1. Tìm hiểu yêu cầu thực tế và yêu cầu quản lý tại cơ quan
Ngân hàng nông nghiệp cấp 3 Ngọc Tảo, trực thuộc ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam . Hiện nay trong cơ quan có các phòng ban nh Phòng kế toán - ngân quỹ, Phòng tín dụng .... Tổng số cán bộ trong toàn cơ quan là 12 ngời hiện tại công việc quản lý Hồ sơ cán bộ đợc giao trực tiếp cho phòng kế toán thực hiện thông qua phơng pháp thủ công bằng tay. Khi có nhân viên mới vào cơ quan thì phải cập nhật hồ sơ vào tủ hồ sơ sau đó từ tủ hồ sơ ta có thể lấy ra để xem xét các thông tin của nhân viên đó nếu có thiếu sót gì thì đa ra để sửa chữa và điều chỉnh cho phù hợp chính xác.
Trong quá trình công tác nếu có biến động thông tin của nhân viên nh chuyển đổi phòng ban, chuyển công tác.... thì dữ liệu phải đợc cập nhật
Định kỳ hàng tháng, hàng quý, năm phải thống kê, in báo cáo phục vụ cho công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan.
Thống kê in ấn dữ liệu tại thời điểm bất kỳ nào về bất kỳ nhân viên nào theo yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo.
Trong thời điểm hiện tại cơ quan còn quản lý theo công tác thủ công dẫn đến tốn nhiều thời gian và công sức cho việc cập nhật, sao chép, sửa chữa, xoá, tim kiếm thông tin do đó không đáp ứng đợc yêu cầu về thời gian và độ chính xác của các bảng báo cáo điều này làm ảnh hởng và gây khó khăn cho cán bộ
lu trữ hồ sơ do vậy để khắc phục nhợc điểm trên đòi hỏi phải có hệ thống quản lý mới.
Yêu cầu của hệ thống mới là phải thiết kế một hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ mới cho cơ quan và hệ thống đó phải đợc ứng dụng thực tế và ứng dụng tin học một cách khả thi, đáp ứng đợc nhu cầu đặt ra trong thời kỳ mới, phải thuận tiện an toàn hiệu qủa cao. Vì thế, để thực hiện đợc các mục tiêu trên thì hệ thống cần phải làm đợc những công việc sau:
+/ Cập nhật thông tin hồ sơ phải nhanh chóng thuận tiện và chính xác cao. +/ Xem, Sửa, Xoá một cách rõ ràng
+/ Tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng chính xác
+/ Chơng trình sử dụng đơn giản nhiều ngời có thể sử dụng đợc.
2. Các thông tin đầu vào