II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH SÀI GÒN AFC CHI NHÁNH
1. Chương trình kiểm toán của Công ty Kiểm toán và Tư vấn Tài chính Sài Gòn AFC Chi nhánh Hà Nộ
Sài Gòn AFC - Chi nhánh Hà Nội
1. 1. Chương trình kiểm toán chung
Dịch vụ kiểm toán là dịch vụ có tính chất kinh doanh và có tính chất nhạy cảm với công nghệ và ngành nghề kinh doanh. Hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ kiểm toán đầy mới mẻ và cạnh tranh gay gắt, công ty Công ty Kiểm toán và Tư vấn Tài chính Sài Gòn AFC - Chi nhánh Hà Nội phải duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng thì mới có thể đứng vững trong thị trường này được. Mối quan hệ mà Công ty Kiểm toán và Tư vấn Tài chính Sài Gòn AFC - Chi nhánh Hà Nội xây dựng với khách hành được dựa trên tiêu thức chất lượng và bí mật thông tin. Để có thể đạt được sự đồng bộ về mặt chất lượng công ty xây dựng quy trình kiểm toán chung. Đối với mỗi loại hình kinh doanh của từng khách hàng thì quy trình kiểm toán này sẽ được vận dụng một cách linh hoạt.
Quy trình kiểm toán chung của Công ty Kiểm toán và Tư vấn Tài chính Sài Gòn AFC - Chi nhánh Hà Nội bao gồm 3 phần: lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và kết thúc kiểm toán.
(1) Lập kế hoạch kiểm toán: Trong giai đoạn này kiểm phải thực hiện các công việc:
- Thu nhập các văn bản pháp lý liên quan đến hoạt động của khách hàng
- Tìm hiểu về tình hình hoạt động kinh doanh
- Tìm hiểu bộ máy tổ chức và hệ thống kiểm soát nội bộ
- Thực hiện các thủ tục phân tích để nhận thấy các yếu điểm của khách hàng trên Báo cáo tài chính.
- Thông qua việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rà soát nhanh việc ghi chép chứng từ sổ sách, kiểm toán viên cân nhắc và lựa chọn mục tiêu kiểm toán. Mục tiêu kiểm toán do kiểm toán viên đưa ra phải đảm bảo các cơ sở dẫn liệu liên quan đến tính đâỳ đủ, tính hiện hữu, tính chính xác, quyền và nghĩa vụ và tính trình bày.
Trong chu trình hàng tồn kho kiểm toán viên phải xác định: việc ghi chép hàng tồn kho các loại vật tư, hàng hoá là thực tế tồn tại, đượcsự quản lý và thuộc quyền sở hữu của Công ty. Đông thời chương trình hạch toán hàng tồn kho được phản ánh đúng theo chính sách kế toán của Công ty và theo chuẩm mực kế toán hàng tồn kho.
- Trên sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kế toán của Công ty kiểm toán viên dự kiến các công việc phải thực hiện. Từ đó dự kiến trình tự kiểm toán cho từng chu trình. Đồng thời phải dự kiến các thủ tục kiểm toán sẽ áp dụng cho từng khoản mục trên Báo cáo tài chính và phạm vi áp dụng các thủ tục kiểm toán này.
- Dự tính thời gian và số nhân viên tham gia kiểm toán
- Tính phí kiểm toán dựa trên thời gian và các chi phí phụ khác. - Thương thuyết và ký hợp đồng với khách hàng.
(2) Thực hiện kế hoạch: kiểm toán viên sử dụng các phương pháp đã được nêu trong phần lập kế hoạch để thu thập các bằng chứng theo trình tự. Các bằng chứng được thu thập theo khoản mục của từng chu trình.
- Tổng hợp các kết quả kiểm toán
- Đàm phán và xử lý các phát hiện sai phạm. - Dự thảo báo cáo kiểm toán và thư quản lý
Như quy trình kiểm toán của Công ty Kiểm toán và Tư vấn Tài chính Sài Gòn AFC - Chi nhánh Hà Nội trên đây cho ta thấy công ty tuân thủ khá chặt chẽ các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và chuẩn mực kiểm toán quốc tế được chấp nhận. Nhưng đây mới chỉ là quy trình chung thực hiện một cuộc kiểm toán, để biết chi tiết hơn vê fkto một chu trình sau đây sẽ xem xét quy trình kiểm toán hàng tồn kho:
1. 2. Chương trình kiểm toán hàng tồn kho
Dựa trên chế độ kế toán Việt Nam và các chuẩn mực, chương trình kiểm toán mẫu của Công ty Kiểm toán và Tư vấn Tài chính Sài Gòn AFC - Chi nhánh Hà Nội được xây dựng nhằm hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên thực hiện kiểm toán. Mặt khác nhằm đáp ứng cho cho mỗi cuộc kiểm toán cũng như các chu trình khác, chu trình kiểm toán hàng tồn kho được xây dựng hoàn chỉnh và mang tính công nghệ, phù hợp với phương pháp kiểm toán chu trình. Nội dung chu trình kiểm toán hàng tồn kho bao gồm: kiến trúc hệ thống kiểm soát, thực hiện phân tích soát xét, kiểm tra chi tiết và kết luận đưa ra cho chu trình. Dưới đây sẽ trình bày nội dung chu trình kiểm toán hàng tồn kho:
Phần 1: Kiểm tra hệ thống kiểm soát
1) Kiểm tra quy chế quản lý hàng tồn kho, chính sách kế toán áp dụng của khách hàng như: Phương pháp hạch toán, phương pháp tính giá, phương pháp và nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
2) Thu nhập các thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ (lập sơ đồ tổ chức bằng hình vẽ hoặc bằng ghi chép). Các chính sách và quy trình kiểm soát trình tự các nghiệp vụ từ khi lập kế hoạch mua hàng đến khi kết thúc.
Việc kiểm tra này phải bao gồm việc xem xét thủ tục thanh toán đối với quá trình mua bán hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Chọn một số nghiệp vụ về nhập xuất kho và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để kiểm tra tính tuân thủ quy chế hệ thống kiểm soát nội bộ từ khi bắt đầu phát sinh đến khi kết thúc. Việc kiểm tra này phải bao gồm việc đánh giá tính tuân thủ theo các quy chế quản lý hàng tồn kho và các quy định của luật pháp. Việc kiểm tra phải ghi chép lại trên giấy tờ làm việc.
Ghi chép lại các sai sót được phát hiện trên giấy tờ làm việc. Công việc này phải được hoàn thành cùng với phầntrình kiểm kê hàng tồn kho.
Phần II: Phân tích soát xét:
1) Phân tích so sánh số dư và cơ cấu số dư hàng tồn kho của năm trước với năm nay.
2) Trên cơ sở loại hình sản xuất kinh doanh của công ty, tính toán và phân tích tỷ trọng hàng tồn kho trên tổng tài sản; tổng số hàng tồn kho/ doanh thu hoặc hàng tồn kho/giá vốn hàng hóa và so sánh với các tỷ suất này với kỳ trước. Xác định nguyên nhân biến động lớn như: Hàng ế đọng do sản phẩm lỗi thời, thay đổi mức quy định trong dự trữ hàng tồn kho hay sản phẩm mất sức cạnh tranh…
3) Phân tích đánh giá cụ thể khoản mụcsản phẩm dở dang, xác định tỷ trọng trong tổng hàng tồn kho và so với kỳ trước. Đánh giá tính chất và sự phù hợp với khoản mục này.
Phần III: Kiểm tra chi tiết
1) Lập bảng tổng hợp về hàng tồn kho theo các khoản mục 2) Tham gia kiểm kê hoặc kiểm kê mẫu
- Kiểm toán viên tham gia và quan sát quá trình kiểm kê hàng tồn kho. - Hoàn thành mẫu kiểm tra quan sát trong kiểm kê
- Trong quá trình kiểm kê, kiểm toán viên phải quan sát nhắm đảm bảo hàng của bên thứ ba không có trong hàng được kiểm kê và hàng tồn kho không bị đếm 2 lần. Mặt khác các hàng được kiểm kê không bao gồm số hàng được nhập kho sau ngày khóa sổ.
(3) Thu nhập báo cáo hàng tồn kho (Báo cáo nhập, xuất, tồn) và đối chiếu các báo cáo này với kết quả kiểm kê
- Tìm các bằng chứng về hàng tồn kho tương ứng để giải thích cho việc chênh lệch giữa sổ sách với kết quả kiểm kê.
(4) Chắc chắn rằng tính đúng kỳ của hàng tồn kho đã được thực hiện bằng cách soát xét các chứng từ doanh thu và mua hàng bao gồm cả hàng mua đang đi đường và các phiếu xuất hàng trong những ngày trước và sau ngày khóa sổ.
- Kiểm tra việc nhập xuất hàng sau thời điểm khóa sổ đã được loại trừ ra khỏi số hàng kiểm kê và tính giá trị xuất trên sổ Cái tài khoản giá vốn hoặc tài khoản giá thành hàng bán.
(5) Kiểm tra hàng tồn kho
- Soát xét bút toán trên sổ cái tài khoản hàng tồn kho trước và sau ngày kiểm kê để đảm bảo rằng tâts cả các bút toán như lượng hàng hoà tồn kho, phân bổ chi phí phân xưởng, điều chỉnh chênh lệch… đã được thực hiện đúng kỳ kế toán.
- Kiểm tra quyền sở hữu của doanh nghiệp về hàng tồn kho thông qua xác nhận của ban quản trị và các đơn vị liên quan.
- Xác nhận về số lượng hàng hóa gửi bán và đối chiếu với sổ sách - Kiểm tra một số hóa đơn mua hàng của các hàng hóa mới nhận được gần nhất mà đã được chép trước khi kiểm kê, liệu các nghiệp vụ này đã được phản ánh trên tài khoản mua hàng và tài khoản phải trả hoặc đã được thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
- Kiểm tra những khoản thanh toán bao gồm cả những hàng hóa trả lại trước thời điểm kiểm kê, nhằm đảm bảo các tài khoản này đã được phản ánh trên các tài khoản mua hàng, tài khoản phải trả và tài khoản vốn bằng tiền.
- Những hóa đơn bán hàng gần nhất được phản ánh trên tài khoản doanh thu và phải thu có phù hợp với phiếu xuất kho đã được lập trước thời điểm kiểm kê.
(6) Phỏng vấn quản đốc phân xưởng liệu có sự thay đổi lớn nào trong phương thức sản xuất của niên độ kế toán hay không, nếu có thì phải xem xét những ản0h hưởng có thể tới giá trị ghi sổ và phản ánh điều kiện đó với chủ nhiệm kiểm toán.
- Chủ nhiệm kiểm toán sẽ quyết định những công việc cần làm thêm để đảm bảo chắc chắn rằng những chi phí mới phát sinh là được phản ánh chính xác trong giá vốn hàng tồn kho.
- Kiểm tra việc hạch toán chi phí đã được sử dụng để tính toán hàng tồn kho (hoặc) không hạch toán chi phí, thì tiến hành những thử nghiệm phù hợp trực tiếp đối với bảng tính giá hàng tồn kho) với:
a)Các hóa đơn mua hàng và các đơn đặt hàng b)Bảng lương
c)Bảng chi phí sản xuất
- Xác định chi phí sản xuất chung đã được hạch toán trong giá trị hàng tồn kho. Xác định xem phương pháp tính của chi phí sản xuất chung có đúng theo chế độ kế toán hiện hành.
(7) Phân tích mối quan hệ giữa hàng tồn kho đối với mua hàng hiện thời và sản xuất hiện thời.
So sánh giá với báo cáo hàng tồn kho của năm trước. (8) So sánh giá với báo cáo tồn kho năm trước (9) Bước kiểm tra thời điểm khóa sổ
- Chắc chắn rằng việc xuất hàng đã được ghi sổ và ghi vào tài khoản giá thành bán hàng trong mối quan hệ chặt chẽ với việc ghi chép hạch toán ở tài khoản phải thu.
- Chắc chắn rằng hàng hóa nhận trước ngày cuối năm mới được ghi tăng hàng tồn kho và tăng khoản phải trả người bán.
- Chắc chắn rằng hàng tồn kho không bị báo cáo nhỏ hơn hoặc lớn hơn hàng luân chuyển giữa các chi nhánh, công ty nội bộ.
- Nếu hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để xác định giá trị hàng tồn kho cuối năm thì phải giải thích xem làm thế nào có thể kiểm tra được thời điểm ghi nhập hàng, xuất hàng cho sản xuất và xuất bán tại thời điểm khóa sổ. (Phương pháp tính giá hàng tồn kho áp dụng).
(10) Kiểm tra cơ sở tính giá hàng tồn kho áp dụng (đặc biệt khoản mục có giá trị lớn) đối chiếu hóa đơn của nhà cung cấp hoặc đối chiếu theo sổ chi tiết hàng tồn kho hoặc theo giá định mức.
- Đảm bảo rằng các chi phí liên quan đến hàng nhập như chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, bảo hiểm… được tính vào giá trị hàng tồn kho.
- Nếu đúng giá định mức thì phải đánh giá xem xét cơ sở xác định giá định mức và phân tích chênh lệch giữa giá định mức với giá thực tế.
(11) Xác định hàng chậm luân chuyển, hư hỏng hoặc lỗi thời,.
- Xem xết kết quả của công việc đã làm trong kiểm kê để xem xét liệu có cần lập dự phòng cho những hàng tồn kho lỗi mốt, cũ nát hoặc vượt quá nhu cầu dự trữ trong kho.
- Chủ nhiệm kiểm toán sẽ phỏng vấn những người có trách nhiệm trong đơn vị, liệu họ có thể biết những ảnh hưởng nào có thể dẫn tới làm giảm giá hàng tồn kho.
- Soát xét báo cáo lỗ lãi theo tổng sản phẩm của khách hàng để soát xét phân tích kỹ lưỡng những loại hàng bị lỗ. Xác định nguyên nhân lỗ, phương
pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Danh mục hàng hóa tồn kho lập dự phòng.
- Soát xét doanh thu theo từng loại hàng sau ngày khóa sổ để đảm bảo rằng giá có bán được tại thời điểm khóa sổ không lớn hơn giá thực tế có thể bán sau ngày khóa sổ.
(12) Xác nhận hàng đại lý hoặc gửi ở nơi thứ ba.
(13) Xác nhận với người mua hoặc người bán trong các trường hợp hàng bán đang đi trên đường và hàng mua đang đi trên đường.
(14) Xác nhận hàng tồn kho được trình bày theo đúng luật và chuẩn mực kế toán.
(15) Kiểm tra chi phí sản xuất (sản phẩm dở dang)
Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ
- Kiểm tra phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành của công ty.
- Trong trường hợp Công ty áp dụng phương pháp tính giá thành phẩm theo phương pháp định mức hoặc giá chuẩn thì phải kiểm tra cơ sở, phương pháp xây dựng định mức hoặc đơn giá.
Phân tích soát xét
- So sánh chi phí sản xuất của năm nay với năm trước
- Phân tích tỷ trọng của các loại chi phí trong sản xuất để từ đó xác định trọng tâm kiểm toán và đưa ra phương pháp kiểm toán phù hợp là phương pháp tiếp cận dựa trên hệ thống và phương pháp kiểm tra cơ bản.
Kiểm tra chi tiết
- Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
+ Chọn mẫu một số loại vật tư chủ yếu để đối chiếu và kiểm tra việc ghi chép vào tài khoản chi phí có phù hợp không?
+ Đối chiếu phiếu xuất kho với phiếu yêu cầu sử dụng vât tư với sự phê duyệt để tìm ra những sai sót trong việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu giữa các tài khoản 621, 627, 641 và 642.
+ Tính toán xác định số đơn vị vật liệu thực tế tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm với định mức hoặc dự toán để phát hiện ra những chênh lệch bất hợp lý đăc biệt là tỷ lệ hao hụt cho phép.
+ Tham chiếu với phần kiểm tra hàng tồn kho ở trên. - Đối chiếu chi phí nhân công trực tiếp
- Nội dung kiểm tra chi tiết được tham chiếu tới phần kiểm tra Tiền lượng phải trả (TK 334). Ngoài ra trong phần này cần tập trung kiểm tra những nội dung sau:
+ Đối chiếu xem xét bảng tính lương, phân bổ tiền lương vào các khoản tính trên tiền lương có được hạch toán vào chi phí cho từng đối tưoựng hay không để tìm ra những sai sót trong hạch toán chi phí nhân công.
+ So sánh chi phí nhân công theo thời gian lao động thực tế với định mức chi phí của một sản phẩm để phát hiện ra những chênh lệch.
+ Đối với các chi phí nhân công thuê ngoài phải kiểm tra kỹ các hợp đồng lao động và phương thức thanh toán, chi trả để tìm ra những dấu hiệu về gian lận như lập Hợp đồng lao động giả…
- Đối với chi phí sản xuất chung:
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định được tham chiếu tới phần kiểm toán Tài sản cố định.
+ Chi phí bằng tiền khác được tham chiếu tới phần kiểm tra tài khoản tiền hoặc có sự kết hợp.
- Kiểm tra chi tiết đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ về hiện vật.