Kế toân trưởng Kế toân tiền lương Kế toân công nợ Kế toân thanh toân Thủ quỹ Kế toân tổng hợp
Trín cơ sở từng phần kế toân, việc phđn chia câc chứng từ tạo lập tại phòng kế toân câc câc bộ phận khâc tạo lập tương ứng với độ phât sinh của câc nghiệp vụ kinh tế.
Hiện nay chi nhânh sử dụng hình thức kế toân "Chứng từ ghi sổ"đđy lă một trong những hình thức đơn giản dễ ghi chĩp, đối chiếu, kiểm tra.
Hăng ngăy khi có nghiệp vụ kinh tế phât sinh nhđn viín kế toân phụ trâch từng phần hănh. Căn cứ văo câc chứng từ gốc đê được kiểm tra, lập câc chứng từ ghi sổ
Đối với nghiệp vụ kinh tế phât sinh nhiều, thường xuyín chứng từ gốc sau khi kiểm tra được ghi văo bảng kí, định kỳ hoặc cuối thâng căn cứ văo bảng kí lập chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển đến kế toân trưởng ký duyệt rồi chuyển đến kế toân tổng hợp với đầy đủ câc chứng từ gốc kỉm theo để bộ phận năy ghi văo sổ đằng ký chứng từ ghi sổ vă sau đó ghi văo sổ câi vă bâo câo kế toân.
* Trình tự luđn chuyển chứng từ được trình băy qua sơ đồ sau:
B. PHƯƠNG PHÂP HẠCH TOÂN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ TỔNG HỢP ĐĂ NẴNG CHI NHÂNH QUẢNG NAM : TƯ TỔNG HỢP ĐĂ NẴNG CHI NHÂNH QUẢNG NAM :
1. Hạch toân nhập vật liệu:
a. Vật liệu chính: lă đối tượng lao động, đđy lă đối tượng để lao động vă mây móc tâc động văo. Vật liệu chính lă cơ sở vật chất chủ yếu để cấu thănh nín thực thể của sản phẩm.
Muốn duy trì cường độ sản phẩm đều đặn thường xuyín , bảo đảm sản lượng tiíu thụ không bị ứ đọng vốn do tồn vật liệu, phải sử dụng đầu văo có hiệu quả trong đó NVL chiếm tỷ trọng lớn trong câc yếu tố cấu thănh nín giâ thănh sản phẩm của công trình.
Nhập vật liệu thủ kho vă người giao hăng tiến hănh kiểm tra chất lượng của NVL sau đó lăm giấy đề nghị nhập kho vật tư. Kế toân lăm phiếu nhập. Căn cứ văo nghiệp vụ phât sinh để định khoản cho chính xâc.
Công ty Cổ phần Vật tư Cộng hoă xê hội chủ nghĩa Việt Nam Tổng hợp tại Quảng Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
PHIẾU ĐỀ NGHỊ NHẬP VẬT TƯ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ câi Sổ kế toân chi tiết Bảng cđn đối KT
Bâo câo kế toân
Ghi chú: Ghi hằng ngăy Ghi cuối thâng Đối chiếu Bảng kí ghi Nợ(Có) Chứng từ gốc Sổ kế toân chi tiết
Họ vă tín: Nguyễn Văn Sơn Lý do nhập: Nhập kho dự trữ
TT Tín vật tư ĐVT Số lượng Đơn giâ Thănh tiền
1 2 3
Tôn La Pong Thĩp lâ mạ kẽm Tôn mău sóng vuông
Kg Kg M 240 97 320 25.400 40.000 90.480 5.616.000 3.880.000 9.753.600 Cộng 19.249.600
Viết bằng chữ: mười chín triệu hai trăm bốn mươi chín ngăn sâu trăm đồng y. Ngăy 31/5/2005
Người đề nghị Phòng KT-KH Kế toân trưởng Giâm đốc
(ký, họ tín) (ký, họ tín) (ký, họ tín) (ký, họ tín)
Khi vật liệu mua ngoăi nhập kho giâ mua NVL được tính = giâ ghi thực trín hoâ đơn + Chi phí liín quan thu mua (bốc dỡ, vận chuyển)
Trình tự thủ tục nhập kho được thực hiện như sau: Tất cả NVL trước khi mua phải ghi nhận giấy đề nghị nhập NVL trình lín phòng kỹ thuật nếu được phòng kỹ thuật chấp nhận thì đề nghị nhập nguyín vật liệu.
Căn cứ văo số lượng thực tế thủ kho tiến hănh lăm thủ tục nhập kho. Số lượng căn cứ văo số lượng ghi trín hoâ đơn để thủ kho ghi văo cột thực nhập của phiếu nhập kho.
PHIẾU NHẬP KHO
Ngăy 31 thâng 5 năm 2005 Họ tín : Nguyễn Văn Sơn
Nhập kho : 12 Phan Bội Chđu - Tam Kỳ
T T
Tín nhên hiệu quy câch phẩm chất vật tư, hăng
ĐVT Số lượng Đơn giâ T.tiền Yíu cầu Thực nhập 1 2 Tôn la pong Thĩp lâ mạ kẽm Kg Kg Nhập Nhập 240 97 23.40 40.000 5.616.000 3.80.000
3 Tôn mău sóng vuông Thuế GTGT 10%
M Nhập 230 30.480 9.753.000 1.924.960
Cộng : 21.174.560
Viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu một trăm bảy mươi bốn ngăn năm trăm sâu mươi đồng chẵn.
Kế toân trưởng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tín) (Ký, họ tín) (Ký, họ tín)
Đồng thời kế toân định khoản như sau: Nợ TK 152 19.249.600 Nợ TK 133 1.924.960
Có TK 331 10.587.280 Có TK 112 10.587.280 Khi viết phiếu nhập kho thì kế toân viết 3 liín . Liín 1: giao cho thủ kho để ghi văo thẻ kho
. Liín 2: Giao cho người nhận để ghi sổ kế toân bộ phận. . Liín 3: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
Căn cứ văo phiếu nhập kho kế toân vật tư văo sổ nhập vật tư để theo dõi tổng hợp văo sổ chi tiết vật tư để theo dõi chi tiết.
SỔ NHẬP VẬT TƯ
TT thângNgăy Diễn giải ĐVT SL TT
1 2 3
31/5/05 Nhập kho của NV Sơn Nhập kho của NV Sơn Nhập kho của NV Sơn Thuế GTGT 10%
Tôn la pong Thĩp lâ mạ kẽm Tôn mău sóng vuông Thuế GTGT 10% Kg Kg M 240 97 320 5.616.000 3.80.000 9.753.000 1.924.960 Cộng 21.174.560
Viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu một trăm bảy mươi bốn ngăn năm trăm sâu mươi đồng chẵn.
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tín vật liệu: Dầu chạy mây Thâng 5/2005 ĐVT: Lít
Chứng
từ ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải Đối ứng Đơn giâ Nhập Xuất Tồn
Số Ngăy TK Chi
tiết SL TT SL TT SL TT
001/C/05 1/PN 03/05 Hoă nhập nhiín liệu 331 4.300 967 4.158.100
1/NCL 05/05 Xuất nhiín liệu cho PX 331 4.100 110 451.000 4/KC 08/05 Xuất nhiín liệu lăm nhă 331 4.100 87 356.700 7/PN 12/05 Sơn nhập nhiín liệu 112 4.100 1.073 4.613.900
PX843 20/05 Nhận nhiín liệu chạy mây 531 4.300 829 3.564.700 PX746 24/05 Bình xe 74K 2564 nhận 331 4.300 700 3.010.000 10/PN 31/05 Sơn nhập nhiín liệu 331 4.300 1.000 430.000
Cộng 3.040 13.072.00 0 1.726 7.382.40 0 1.81 4 5.689.600
Song song với phòng kế toân ở kho cũng mở thẻ kho để theo dõi vă đối cheieú hăng thâng, hăng ngăy hay định kỳ, thủ kho giao nhận chứng từ xuất, nhập đưa về phòng kế toân. Kế toân kiểm tra đối chiếu chứng từ ghi đơn giâ tính ra số tiền để ghi văo thẻ vật liệu cuối thâng cộng vă đối chiếu thẻ.
THẺ KHO
Công ty cổ phần Vật tư Mẫu số 06-TV
Tổng hợp tại Quảng Nam Ban hănh theo QĐ Số 1411TC/CĐK
Ngăy 1/12/1995 của BTC
TT
Chứng từ
Ngăy
thâng Diễn giải
Số lượng Ký xâc nhận Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất A B C D E 1 2 3 4
1 04/05 30/5 Nguyễn Văn Sơn nhập tôn ta phong
240 khối 2 6/05 NV.Sơn nhập thĩp lâ
mạ kẽm 971khối 3 9/05 NV.Sơn nhập tôn
mău sâng vuông 320khối 4 10/5 Trần Ngọc nhập
ximăng
16tấn 5 14/5 Hoăng nhập sắt fi12 10 tấn 6 17/5 Trần Hải nhập sơn 62 thùng 7 19/5 Hoăi nhập cât xđy 12 khối
Thẻ kho sau khi nhập xong chuyển xuống phòng kế toân để căn cứ ghi sổ kế toân. Kế toân vật tư sau khi nhận được phiếu nhập kho sẽ lín bảng kí nhập vật tư. BẢNG KÍ NHẬP VẬT TƯ Chứng từ Diễn giải 152/112 152/331 133/331,112 (10%) Số Ngăy PN-01 4/05 Nhập tôn la phong 5.616.000 561.600 PN-02 6/05 Nhập thĩp lâ mạ kẽm 3.880.000 388.000 PN-03 9/05 Nhập tôn mău sâng
vuông 1.091.280 8.662.320 975.360 PN-04 Trần Tuấn nhập thĩp buộc 1.073.000 107.300 PN-05 10/05 Trần Ngọc nhập ximăng 9.742.000 974.200 PN-06 14/05 Hoăn nhập sắt fi12 90.000.000 9.000.000 PN-07 15/05 Khoa nhập tôn mău 18.727.000 1.872.700 PN-08 17/05 Trần Hải nhập sơn 12.816.000 1.281.600 PN-09 19/05 Hoăi nhập cât xđy 987.000 98.700 PN-10 28/05 Công ty TNHH Trung
Hoă nhập nhiín liệu 10.817.000 10.817.000
Cộng 22.477.280 140.934.320 16.354.160
Theo bảng kí nhập vật tư kế toân định khoản thâng 5/2005 như sau: + Nợ TK 152 22.477.280 Nợ TK 133 2.247.728 Có TK 112 24.725.008 + Nợ TK 152 140.934.320 Nợ TK 133 14.093.432 Có TK 112 155.027.752
Từ bảng kí nhập vật tư chúng ta lín được chứng từ ghi sổ số 01 như sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 01 Ngăy 31 thâng 5 năm 2005
Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Số Ngăy Nợ Có
PN-02 6/05 Nhập thĩp lâ mạ kẽm 152 112 3.880.000 PN-03 9/05 Nhập tôn mău sâng vuông 152 112,3
31
9.753.000 PN-04 Trần Tuấn nhập thĩp buộc 152 112 1.073.000 PN-05 10/05 Trần Ngọc nhập ximăng 152 331 9.742.000 PN-06 14/05 Hoăn nhập sắt fi12 152 331 90.000.000 PN-07 15/05 Khoa nhập tôn mău 152 331 18.727.000 PN-08 17/05 Trần Hải nhập sơn 152 331 12.816.000 PN-09 19/05 Hoăi nhập cât xđy 152 331 987.000 PN-10 28/05 Công ty TNHH Trung
Hoă nhập nhiín liệu 152 112 10.817.000
Cộng 163.411.600
b. Hạch toân nhập vật liệu khâc:
Đối với vật liệu phụ, nhiín liệu, phụ tùng thay thế... khi nhập phải căn cứ văo giấy đề nghị của nơi sử dụng phòng kỹ thuật xĩt thấy hợp lý sẽ tiến hănh lăm phiếu nhập vă phương phâp hạch toân giống như vật liệu chính.
2. Hạch toân xuất nguyín vật liệu:
Ở công ty Cổ phần vật tư tổng hợp tại Quảng Nam thì NVL xuất kho chủ yếu lă để xđy dựng vă bân cho câc công trình xđy dựng do đó hạch toân nghiệp vụ năy đòi hỏi phải phản ânh đầy đủ chính xâc nguyín vật liệu xuất kho. Về số lượng giâ trị, chủng loại vă đối tượng sử dụng nhằm bảo đảm tính chính xâc trong công việc tính giâ thănh.
Thủ tục xuất kho phòng kế toân gồm 3 liín: . Liín 1: phòng kế toân giữ
. Liín 2: Giao cho thủ kho.
. Liín 3: Giao cho đội lăm thủ tục nhập kho.
Sua 15 ngăy thủ kho tập hợp câc phiếu xuất kho chuyển lín phòng kế toân, kế toân vật tư ghi đơn giâ tính thănh tiền ghi bảng tổng hợp xuất vật tư.
Ví dụ: Xuất vật liệu để lăm nhă tình thương cho bă mẹ Việt Nam anh hùng với số tiền 17.427.000đ.
Có TK 152 17.427.000
Đối với vật liệu phụ mua trong thâng đê nhập kho kế toân căn cứ văo hoâ đơn kiím phiếu xuất kho, giâ mua của vật liệu bao gồm giâ mua trín hoâ đơn nín toăn bộ giâ thănh vật liệu nhập kho sẽ đưa văo sử dụng bằng giâ thănh trín hoâ đơn của nguyín vật liệu đê mua.
Công ty cổ phần Vật tư PHIẾU XUẤT KHO AV/2003-B Tổng hợp tại Quảng Nam (Kiím vận chuyển nội bộ) Quyển 410
Ngăy 29/5/1995 Họ tín người vận chuyển: Trần Anh Phương tiện vận chuyển :Xe tải
Xuất tại kho: 12 Phan Bội Chđu - Tam Kỳ
TT Tín vật tư sản phẩm
ĐVT Số lượng Đơn giâ Thănh tiền Yíu
cầu Thực xuất
A B C 1 2 3 4=2x3
1 Tôn la pong Kg 200 200 23.400 4.680.000 2 Thĩp lâ mạ kẽm Kg 67 67 40.000 2.680.000 3 Tôn mău sâng vuông M 270 270 30.000 8.229.600 4 Thĩp buộc Kg 10 10 97.000 970.000 5 Ximăng Tấn 10 10 600.000 6.000.000 6 Sắt fi 12 Tấn 7 7 9.000.000 63.000.000 7 Tôn mău M 40 40 300.000 12.000.000 8 Sơn (tường) Thùng 50 50 210.000 10.500.000 9 Cât xđy M3 15 15 30.000 450.000 10 Nhiín liệu Lít 1.000 1.000 4.000 4.000.000 Cộng 112.509.600
Viết bằng chữ: Một trăm mười hai triệu năm trăm lẻ chín ngăn sâu trăm ngăn đồng chẵn.
Kế toân trưởng Người giao hăng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tín) (Ký, họ tín) b(Ký, họ tín)
Kế toân định khoản:
Nợ TK 621 111.509.600 Nợ TK 642 1.000.000
Xuất nguyín vật liệu xong thủ kho đânh giâ đầy đủ nguyín vật liệu theo giâ hạch toân thì việc xâc định giâ trị vật liệu xuất dùng theo giâ thực tế cho từng đối tượng sử dụng kế toân cănc ứ văo chứng từ xuất kho vă bảng tính giâ thănh thực tế NVL để lập bảng phđn bố NVL. NVL được dùng lăm phđn bổ như sau: BẢNG PHĐN BỔ NGUYÍN VẬT LIỆU Thâng 05/2005 Ghi nợ TK Ghi có TK Tổng cộng 152 138 141 331 621 4.680.000 1.250.000 5.930.000 621 2.680.000 756.000 3.436.000 621 8.229.600 1.015.000 9.244.600 621 970.000 107.000 877.000 621 6.000.000 2.000.000 8.000.000 621 63.000.000 10.740.000 73.740.000 621 12.000.000 12.000.000 621 10.500.000 479.600 10.979.600 621 450.000 450.000 621 3.000.000 1.000.000 4.000.000 621 1.000.000 1.000.000
Sau khi câc số liệu trín bảng tổng hợp vă bảng phđn bố nguyín vật liệu cho câc đối tượng xuất dùng trong thâng thì kế toân lập bảng kí chứng từ Có TK 152.
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 02 Ngăy 31 thâng 5 năm 2005
Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Số Ngăy Nợ Có
PX-01 07/05 Xuất tôn lợp nhă 621 152 4.680.000 PX-02 Xuất thĩp lâ mạ kẽm 621 152 2.680.000 PX-03 10/05 Xuất thĩp buộc cofa 621 152 970.000 PX-04 12/05 Xuất ximăng cho công
trình đang thi công 621 152 6.000.000 PX-05 14/05 Xuất tôn mău sâng vuông 621 152 8.229.600 PX-06 20/05 Xuất sắt fi12 lăm móng 621 152 63.000.000 PX-07 22/05 Xuất tôn mău 621 152 12.000.000 PX-08 24/05 Xuất sơn tô tường 621 152 10.500.000 PX-09 27/05 Xuất cât xđy cho công
trình 621 152 450.000
PX-10 29/05 Xuất nhiín liệu cho xe
công tâc 642 152 3.000.000 29/05 Xuất nhiín liệu cho xe
vận chuyển 1.000.000
Cộng 112.509.600
Trình tự hạch toân xuất nguyín vật liệu chính còn câc vật liệu phụ vă nhiín liệu khi xuất cũng tương tự như NVL chính.
BẢNG KÍ GHI CÓ TK 152
Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi Nợ TK liín quan
Ngăy Số
7/1/05 1 Xuất tôn lợp nhă 4.680.000 4.680.000 7/1/05 2 Xuất thĩp lâ mạ kẽm 2.680.000 2.680.000 10/1/05 3 Xuất thĩp buộc cofa 970.000 970.000 12/1/05 4 Xuất ximăng cho công
trình đang thi công 6.000.000 6.000.000 14/1/05 5 Xuất tôn mău sâng
vuông 8.229.600 8.229.600 20/1/05 6 Xuất sắt fi12 lăm móng 63.000.000 63.000.000 22/1/05 7 Xuất tôn mău 12.000.000 12.000.000 24/1/05 8 Xuất sơn tô tường 10.500.000 10.500.000 27/1/05 9 Xuất cât xđy cho công
trình 450.000 450.000
29/1/05 10 Xuất nhiín liệu cho xe
công tâc vă vận chuyển 4.000.000 3.000.000 1.000.000
Cộng 112.509.600 111.509.600 1.000.000
Sau khi có được bảng kí ghi có TK 152 kế toân tổng hợp có thể lín chứng từ ghi sổ.
SỔ CÂI TK 152
Ngăy 31/5/2005
NT ghi sổ
CT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền
Số Ngăy Nợ Có
SDĐK
31/5/ 05 PN-01 4/05 Nhập tôn la phong 112 5.616.000 PN-02 6/05 Nhập thĩp lâ mạ kẽm 112 3.880.000 PN-03 9/05 Nhập tôn mău sâng vuông 112,331 9.753.000 PN-04 Trần Tuấn nhập thĩp
buộc
112 1.073.000 PN-05 10/05 Trần Ngọc nhập ximăng 331 9.742.000 PN-06 14/05 Hoăn nhập sắt fi12 331 90.000.000 PN-07 15/05 Khoa nhập tôn mău 331 18.727.000 PN-08 17/05 Trần Hải nhập sơn 331 12.816.000 PN-09 19/05 Hoăi nhập cât xđy 331 987.000 PN-10 28/05 Công ty TNHH Trung
Hoă nhập nhiín liệu 331 10.817.000
PX-01 07/05 Xuất tôn lợp nhă 621 4.680.000 PX-02 Xuất thĩp lâ mạ kẽm 621 2.680.000 PX-03 10/05 Xuất thĩp buộc cofa 621 970.000 PX-04 12/05 Xuất ximăng cho công
trình đang thi công 621 6.000.000 PX-05 14/05 Xuất tôn mău sâng vuông 621 8.229.600 PX-06 20/05 Xuất sắt fi12 lăm móng 621 63.000.000 PX-07 22/05 Xuất tôn mău 621 12.000.000 PX-08 24/05 Xuất sơn tô tường 621 10.500.000 PX-09 27/05 Xuất cât xđy cho công
trình
621 450.000
PX-10 29/05 Xuất NL cho xe công tâc
vă vận chuyển 621,642 4.000.000
Tổng cộng : 163.411.600 112.509.600
Trong quâ trình hạch toân ta lín được sổ câi lúc năy kế toân tổng hợp cộng số phât sinh Nợ vă phât sinh có trừ cho nhau thì lấy được số dư cuối thâng 5 năm 2005.
Số phât sinh Nợ : 163.411.600 Số phât sinh Có : 112.509.600
Tổng Nợ - Tổng Có = 163.411.600 - 112.509.600 = 50.902.000
Kế toân tổng hợp định khoảng số dư cuối thâng 5 năy vă đưa văo số dư