Phải trả ngời bán là những khoản phải trả cho ngời cung cấp vật t, hàng hoá, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản. Ngoài ra, nó còn phản ánh số tiền đặt trớc, ứng trớc cho ngời cung cấp. Kế toán phải trả ngời bán sử dụng các chứng từ sau:
- Hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng của bên bán, phiếu nhập kho, các chứng từ thanh toán, phiếu chi tiền, (giấy báo nợ) và các chứng từ (thanh toán) lập kho ứng trớc tiền hàng. Số d Có thể hiện số d còn lại ở cuối kỳ cha thành toán cho ngời bán. Số d Nợ còn lại cuối kỳ thể hiện số tiền mà Công ty đã ứng trớc cho ngời cung cấp.
Để theo dõi các khoản nợ phải trả ngời bán, kế toán sử dụng tài khoản 331 - "Phải trả cho ngời bán".
Tài khoản này phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời nhận thầu. Vì vậy ở tài khoản này phản ánh cả khoản ứng trớc hoặc trả thừa cho ngời bán và ngời nhận thầu.
Kết cấu của tài khoản này nh sau:
Bên Nợ:- Phản ánh số tiền đã trả cho ngời bán và ngời nhận thầu. - Số tiền ứng trớc cho ngời bán và ngời nhận thầu.
- Số chiết khẩu hoặc giảm giá hàng bán mà ngời bán thỏa thuận trừ vào nợ phải trả. - Trị giá hàng hoá thiếu hụt hoặc trả lại ngời bán chấp nhận trừ vào nợ phải trả
Bên Có: Phản ánh số tiền phải trả ngời bán và ngời nhận thầu. D Có: Phản ánh số tiện nợ phải trả ngời bán và ngời nhận thầu.
TK này có thể có số d bên Nợ, phản ánh số tiền ứng trớc cho ngời bán hoặc số tiền đã trả quá cho ngời bán.
- Trình từ kế toán các nghiệp vụ về nợ phải trả ngời bán khi phát sinh đợc phản ánh tại Công ty với các bút toán sau:
+ Nhận TSCĐ, khối lợng xây lắp hoàn thành, hàng hoá vật t, lao vụ của ngời nhận thầu hoặc của ngời bán cha trả tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 211, 241, 156, 152,…
Có TK 331 Phải trả cho ngời bán.
Nợ TK 331
Có TK 111, 311, 341…
+ Khi đợc trừ chiết khấu hoặc giảm giá hàng đợc ngời bán thỏa thuận trừ vào nợ phải trả, kế toán ghi:
Nợ TK 331
Có TK 152, 156, .…
Công ty thanh toán theo nhiều hình thức khác nhau, nếu là hàng khan hiếm thì phải ứng trớc tiền hàng cho ngời cung cấp…
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ để vào sổ chi tiết 331, theo dõi riêng cho từng đối tợng cung cấp đồng thời phản ánh vào NKC. Cuối quỹ tổng hợp lại lấy số liệu vào sổ cái TK 331.
Ví dụ: Ngày 20/12/00 Công ty mua NL của Minh ly6 về nhập kho trị giá 65.000.000 đ đã trả bằng tiền mặt 40.000.000 đ sau đó 1 ngày (VAT 5%)
Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu chi . kế toán phản ánh vào NKC với bút toán sau:…
a) Nợ TK 152 : 65.000.000 Nợ TK 1331 : 3.250.000 Có TK 111 : 40.000.000 Có TK 331 : 28.250.000 b) Khi trả tiền Nợ TK 331 : 30.000.000 Có TK 111 : 30.000.000
Căn cứ vào chứng từ ban đầu vào sổ chi tiết thanh toàn với ngời bán.
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
N.T
.N Chứng từSố Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số d
hiệu N.T.N Nợ Có Nợ Có … …. …. Số d đầu kỳ 4438 16.12 Mua NL về nhập kho 152 56.500.000 35 17.12 Trả tiền mua NLHD 4438 Cộng số phát sinh Số d cuối kỳ .… 111 30000000 Công nợ phải trả khách hàng (Đến ngày 26/12/2000) Đơn vị: 1000 đồng
thanh toán Nhà máy Gang thép Thái Nguyên 34.602.700
Chi nhánh Bắc Ninh 20.579.200
Nhà máy Xi măng Bút Sơn 70.850.988 10.000.000
TNHH - Hoàng Anh 11.409.200 5.000.000
Công ty XL Sông Đà 809 4.120.000
Công ty XL Sông Đà 311 48.000 48.000
Công ty cổ phần Xây dựng Hà Nội 2.190.200 Công ty Xây dựng Bắc Giang 627.000 Công ty t vấn và xây dựng đờng thủy I 88.197.000
Công ty XL Sông Đà 800 1.500.000 1.500.000
Chi nhánh Ninh Bình 5.182.400 3.000.000
Chi nhánh Tuyên Quang 5.513.900 3.000.000
Công ty XL Sông Đà 806 3.857.400
Công ty XL Sông Đà 807 5.698.100
Cộng 22.548.000
Công nợ phải trả khách hàng
Đơn vị: 1000 đồng Chi tiết: Công ty
Chứng từ Diễn giải TKĐ Ư Phát sinh D cuối Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1748 5/12 Mua NVL về nhập kho cha trả tiền 152 5.920.000 1926 8/12 Mua CCDCvề nhập kho đã thanh toán bằng TM 111 1.562.500 35 17/12 Trả tiền HĐ : 4438 ……….. 111 3.000.000 Cộng 20.579.20 0 31.079.200 10.500.000
Sau khi phản ánh vào NKC kế toán căn cứ vào NKC và các sổ chi tiết lên sổ cái TK 331
Sổ cái Tài khoản : 331
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Phát sinh
Số d đầu kỳ 134741678
1748 5/12 Mua NVL cha trả tiền 152 59.200.000
1926 8/12 Trả tiền mua NVL 111 15.625.000 4438 16/12 Mua Na của HP 152 57.859.950 35 17/12 Trả tiền HĐ 4438 111 30.000.000 … … … Cộng số phát sinh 400878579 10558160838 Số d cuối kỳ 10021540581 b. Phải trả khác
Phải trả khác bao gồm những khoản: giá trị tài sản thừa cha xác định đợc nguyên nhân. Tính trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ. Các khoản khấu trừ lơng của CNV theo quy định. Các khoản đi vay đi mợn mang tính chất tạm thời…
Phải trả khác sử dụng các loại chứng từ sau: Biên bản kiểm kê tài sản, biên bản xử lý tài sản thừa, bảng tính BHXH, BHYT, KPCĐ và các chứng từ thanh toán nh: phiếu thu, phiếu chi…
- Tài khoản sử dụng : TK 338 - Phải trả, phải nộp khác.
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp khác cho các cơ quan pháp luật, các tổ chức đoàn thể xã hội, cấp trên về các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản khấu trừ vào lơng
TK 338 có 6 tiểu khoản chi tiết 3381 Tài sản chờ xử lý 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế
3387 Doanh thu nhận trớc. 3388 Phải nộp khác.
- Những nghiệp vụ xảy ra tại Công ty về khoản trả khác ngoài các khoản trích theo lơng đã hạch toán ở phần 3 còn có:
+ Khi kiểm kê tài sản. Nếu thừa cha xử lý:
Nợ TK 111, 152… Có TK 3381.
Khi đã rõ nguyên nhân căn cứ vào biên bản xử lý thừa: Nợ TK 3381
Có TK 111, 3388, 721…
Ví dụ: Theo biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt. Thủ quỹ thấy thiếu 4.856.800 cha rõ nguyên nhân.
Một thời gian sau phát hiện đợc nguyên nhân là do ghi thiếu một phiếu thu, nội dung thu hồi tạm ứng thừa. Thủ quỹ ghi bổ sung.
Nợ TK 1111 : 4.856.800 Có TK 3381 : 4.856.800 Nợ TK 3381 : 4.856.800
Có TK 141 : 4.856.800
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ có liên quan để vào sổ chi tiết 338, vào NKC sau đó lấy số liệu vào sổ cái TK 338
Sổ chi tiết tài khoản 3388- Tháng 12/2000.
Chứng từ Diễn giải TK
đối ứng Phát sinh D cuối kỳ
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
Số d đầu kỳ 711976577
2 09 4/12 Thu tiền bảo hành
máy tính thừa 111 10.000.000
17 15/12 Trích 1% KPCĐ cho
công đoàn cơ sở 111 360.000 19 18/12 Thu hồi tạm ứng thừa ……… 1111 4.856.800 Cộng số phát sinh Số d cuối kỳ
Sổ cái tài khoản
Quý IV/2000
Tài khoản: 338 - Phải trả phải nộp khác
Chứng từ Diễn giải TK
đối ứng Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
Số d đầu kỳ
…. ….
09 4/12 Thu tiền bảo hành máy
tính 111 10.000.000
15 15/12 Khoản nộp lên cấp trên về
các khoản trích theo lơng 334 27.668.000 29 19/12 Phải trả Bút Sơn
………
336 780.700.000 0
Cộng 808368000 10000000