II. Mụ hỡnh Văn hoỏ Doanh nghiệp Cụng ty đang xõy
2.2.Cỏc quy trỡnh chuẩn mực trong thực hiện cụng việc của cỏc bộ
2. Hệ thống cỏc chuẩn mực trong hoạt động của Tam Kim:
2.2.Cỏc quy trỡnh chuẩn mực trong thực hiện cụng việc của cỏc bộ
phận:
Mỗi phũng ban, bộ phận phải tự thiết lập cỏc quy trỡnh thực hiện cụng việc thành cỏc chuẩn mực để đảm bảo chất lượng đề ra, theo một hệ thống quản lý chất lượng cho toàn hệ thống Tam Kim (ISO hoặc hệ thống quản lý tương tự)
2.3. Chuẩn mực về chế độ họp hành:
a. Họp định kỳ:
- Họp kế hoạch hoạt động năm: + Đối tượng: Tất cả cỏc cấp. +Thời gian: Đầu năm.
+ Nội dung: Đề ra kế hoạch hoạt động của năm. -Họp tổng kết hoạt động sỏu thỏng:
+ Đối tượng: Tất cả cỏc cấp.
+ Thời gian: Đầu thỏng 7 hàng năm.
+ Nội dung: Tổng kết hoạt động 6 thỏng đầu năm, đề ra phương hướng hoàn thành kế hoạch trong 6 thỏng cuối năm.
-Họp tổng kết hoạt động năm: + Đối tượng: Tất cả cỏc cấp. + Thời gian: Cuối năm.
+ Nội dung: Tổng kết hoạt động của năm. -Họp xột chế độ lương;
+ Đối tượng: Cấp lónh đạo, Ban Điều hành.
+ Thời gian: Trong thỏng 4 và thỏng 10 hằng năm. + Nội dung: Xột duyệt chế độ lương CBCNV. -Họp định kỳ mỗi thỏng:
+ Đối tượng: Cấp lónh đạo, Hội đồng Quản trị, Cấp liờn bộ phận. + Thời gian: Đầu thỏng.
+ Nội dung: Tổng kết hoạt động thỏng, đề ra kế hoạch thỏng tới và phương hướng giải quyết.
-Họp định kỳ mỗi tuần:
+ Đối tượng: Cỏc phũng, ban, bộ phận. + Thời gian: Đầu tuần.
+ Nội dung: Tổng kết hoạt động tuần, đề ra kế hoạch tuần tới và phương hướng giải quyết.
b. Họp bất thường:
Tựy tỡnh hỡnh, nội dung cụ thể cần thiết phỏt sinh cú thể tổ chức cỏc cuộc họp khỏc nhau, như: họp thống nhất dự ỏn, họp chuẩn bị tổ chức sự kiện…
2.4. Chuẩn mực về chế độ bỏo cỏo:
a. Bỏo cỏo định kỳ:
-Bỏo cỏo tuần:
+ Đối tượng: Cấp phũng, ban, bộ phận (Nhõn viờn bỏo cỏo Trưởng phũng, trưởng bộ phận).
+ Thời gian: Tựy theo điều kiện hoạt động của phũng ban, bộ phận đú (đầu hoặc cuối tuần).
+ Nội dung: Bỏo cỏo việc thực hiện cụng việc tuần trước và kế hoạch cụng việc tuần tới, với mục tiờu, tiến độ rừ ràng.
-Bỏo cỏo thỏng:
+ Đối tượng: Cấp cụng ty ( cỏc Trưởng phũng bỏo cỏo Giỏm đốc, cỏc Trưởng bộ phận chức năng bỏo cỏo chủ tịch HĐQT).
+ Thời gian: Đầu thỏng.
+ Nội dung: Bỏo cỏo tỡnh hỡnh hoạt động thỏng trước và kế hoạch hoạt động thỏng tới của phũng ban, bộ phận phụ trỏch.
+ Đối tượng: Cấp Cụng ty (Cỏc Trưởng phũng bỏo cỏo giỏm đốc, cỏc Trưởng bộ phận chức năng bỏo cỏo chủ tịch HĐQT, Ban Diều hành bỏo cỏo HĐQT) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Thời gian: Đầu thỏng 7/ đầu năm.
+ Nội dung: Bỏo cỏo tỡnh hỡnh hoạt động 6 thỏng đầu năm/ năm trước và kế hoạch hoạt động 6 thỏng cuối năm/ năm sau của phũng ban/ bộ phận/ lĩnh vực phụ trỏch quản lý.
b. Bỏo cỏo bất thường:
Đối tượng, thời gian và nội dung tựy thuộc vào tỡnh huống cụ thể bất thường, cần thiết phải bỏo cỏo.
c. Bỏo cỏo trỡnh bày và bảo vệ Đề ỏn, Dự ỏn:
+ Đối tượng: Người chịu trỏch nhiệm xõy dựng Đề ỏn, Dự ỏn cấy Cụng ty (cú tầm ảnh hưởng đến hoạt động của Cụng ty).
+ Thời gian: Tựy tỡnh hỡnh cụ thể, cú sự thống nhất với Ban Lónh đạo và những người cú liờn quan đến Đề ỏn, Dự ỏn đú.
+ Nội dung: Trỡnh bày, bảo vệ Đề ỏn, Dự ỏn.
2.5. Chuẩn mực trong hoạt động đối nội- đối ngoại:
Chuẩn mực chung theo phương chõm Hoạt động của Cụng ty và theo nguyờn tắc 8 chữ vàng cho:
-Hoạt động đối nội: Đoàn kết, chia sẻ, tương trợ, cộng đồng.
-Hoạt động đối ngoại: Nhiệt tỡnh, thõn thiện, chuyờn nghiệp, linh hoạt.
2.6. Chuẩn mực hoàn thiện hoạt động tuyển dụng:
-Việc tiến hành hoạt động tuyển dụng được quy định, hướng dẫn cụ thể theo Quy trỡnh hoạt động tuyển dụng.
-Thu hỳt tuyển dụng từ hai nguồn: Bờn trong và bờn ngoài Cụng ty. Tuyển dụng bờn ngoài khi phải tỡm kiếm lựa chọn những con người thớch hợp với cụng việc Tam Kim cần mà đội ngũ nhõn sự nội tại khụng thể cung cấp và đỏp ứng được.
-Nhõn sự mới, sau khi được lựa chọn và đó hoàn thành thủ tục gia nhập tổ chức Tam Kim, nhất thiết phỉa qua thời gian thử việc với cỏc nội dung được tiến hành như sau:
+ Đào tạo Văn húa Tam Kim, tỡm hiểu về cụng ty, nội quy, quy chế, thủ tục hành chớnh, chuyờn mụn nghiệp vụ.
+ Giao nhiệm vụ : Rừ ràng, cụ thể, phự hợp về tớnh chất, quy mụ, yờu cầu thực hiện, để sau thời gian thử việc cú thể đỏnh giỏ được.
+ Hướng dẫn: Tạo sự hỗ trợ nhất định, chỳ ý khụng hướng dẫn sõu làm mất tớnh thử thỏch của nhiệm vụ và giảm sự sỏng tạo trong thực hiện cụng việc của nhõn sự.
+ Giỏm sỏt: Theo dừi quỏ trỡnh làm việc của nhõn sự đủ để cú thể đỏnh giỏ chớnh xỏc.
+ Đỏnh giỏ: Toàn diện từ hai phớa, với hai bản đỏnh giỏ độc lập và trao đổi thụng tin trực tiếp của người quản lý nhõn sự và nhõn sự đú.
2.7. Chuẩn mực về cỏc nghi lễ truyền thống trong năm:
Thống nhất về nghi lễ và thời gian tổ chức trong toàn hệ thống cho cỏc sự kiện:
- Tết Dương Lịch.
- Tất niờn: Trước Tết Âm lịch 05 ngày (khoảng 26 hoặc 27/12 Âm lịch). - Lễ Xuõn.
- Gặp mặt đầu Xuõn.
- Ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3.
- Ngày chiến thắng 30/4 và Quốc tế lao động 1/5. - Ngày Quốc tế Thiếu nhi 1/6.
- Ngày Thương binh Liệt sĩ 27/7: Cú hoạt động quan tõm đến cỏc gia đỡnh CBCNV Cụng ty cú người thõn trong gia đỡnh là thương binh liệt sỹ.
- Nghỉ mỏt thỏng 7. - Ngày Quốc khỏnh 2/9. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10. - Ngày thành lập Cụng ty 22/12. - Ngày Giỏng sinh (Noel) 2/12. - Giao lưu, sinh hoạt đầu thỏng:
+ Đối tượng ỏp dụng: Cụng ty, chi nhỏnh Cụng ty.
+ Thời gian: Khoảng một tiếng đầu giờ sỏng thứ 2 tuần đầu tiờn của thỏng. + Nội dung: Giới thiệu nhõn viờn mới, tổ chức sinh nhật chung và cỏc hoạt động khỏc nếu cú.
- Ngày Lập nghiệp Chủ tịch Tam Kim 5/6.
- Ngày thành lập Cụng ty Sao Phương Đụng 30/12.
- Sinh nhật cỏc Bộ phận KD- gắn với cỏc thương hiệu sản phẩm của Tam Kim:
+ Roman điện: thỏng 10. + Sunmax điện: thỏng 8. + Sunmax nước: Ngày 5/4. + Kohan điện: Thỏng 9. + Kohan nước:
+ Monza điện:
2.8. Chuẩn mực về hoạt động của Cụng ty đối với cỏc sự kiện quan trọng trong đời sống cỏ nhõn CBCNV Tam Kim: trong đời sống cỏ nhõn CBCNV Tam Kim:
Đú là cỏc hoạt động thăm hỏi, ngoài cơ sở dựa trờn thiện chớ, tỡnh cảm mọi người núi chung cũn được quy định thành chuẩn mực sau:
a.Cỏc sự kiện Hiếu- Hỷ:
-Đối tượng:
+Sự kiện Hỷ của nhõn sự cụng ty.
+ Sự kiện Hiếu của nhõn sự và người thõn (cha mẹ, vợ chồng, con cỏi). -Ban thăm hỏi: Bắt buộc cú sự tham gia trực tiếp từ ba cấp: Cấp trưởng phũng, Đại diện Ban lónh Đạo và Đại diện Cụng đoàn Cụng ty.
b. Cỏc sự kiện ốm đau, sinh đẻ:
-Đối tượng:
+ Nhõn sự cú người thõn (cha mẹ, vợ chồng, con cỏi) ốm nặng. + Nhõn sự cú con cỏi mới được sinh.
-Ban thăm hỏi: Bắt buộc cú sự tham gia trực tiếp từ hai cấp: Cấp trưởng phũng hoặc người Quản lý trờn một cấp và Đại diện Cụng Đoàn Cụng ty.
c. Cỏc sự kiện Lễ, Tết:
-Đối tượng: Tất cả CBCNV trong Cụng ty.
-Thăm hỏi: Dựa trờn thiện chớ, tỡnh cảm trờn cơ sở quan tõm, chia sẻ tinh thần với văn húa khụng quà biếu (cỏc mún quà chỉ mang tớnh tinh thần, khụng mang tớnh vật chất).
d. Cỏc đối tượng và sự kiện khỏc : Khụng quy định.
2.9. Việc tuõn thủ nội quy, quy chế, Phỏp luật và cỏc thỏa thuận khỏc:
Nghiờm chỉnh tuõn thủ cỏc nội quy, quy chế, Phỏp luật và cỏc thỏa thuận khỏc liờn quan đến cỏc chuẩn mực hoạt động của Cụng ty.
3. Chuẩn mực về Giao tiếp và Truyền đạt thụng tin:3.1. Cỏch thức giao tiờp và truyền đạt thụng tin: 3.1. Cỏch thức giao tiờp và truyền đạt thụng tin:
Mụ hỡnh truyền dọc Mụ hỡnh truyền ngang
Ưu điểm: An toàn Phạm vi ỏp dụng: - Truyền dọc lờn:
+ Cỏc vấn đề tồn tại và mong đợi + Cỏc gợi ý cải tiến
+ Cỏc bỏo cỏo hoạt động tài chớnh kế toỏn
+ Cỏc tranh luận, vướng mắc - Truyền dọc xuống: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ưu điểm: Linh hoạt, nhanh chúng Phạm vi ỏp dụng:
+ Giải quyết cỏc vấn đề liờn quan đến nhiều phũng ban
+ Hợp tỏc giữa cỏc phũng ban + Gợi ý của cỏc phũng chức năng Lưu ý:
Kết quả làm việc phải được bỏo cỏo thường xuyờn cho Quản lý.
Quản lý Quản lý
NV NV NV NV NV NV
Quản lý Quản lý
+ Chiến lược, sỏch lược và mục tiờu + Chỉ dẫn cụng việc
+ Chớnh sỏch, chế độ, quy tắc + Đỏnh giỏ cụng việc
3.2. Hỡnh thức giao tiếp và truyền đạt thụng tin:
Kết hợp hỡnh thức bằng lời núi và bằng văn bản trong giao tiếp và truyền đạt thụng tin. Cụ thể:
-Chủ trương, chớnh sỏch, chỉ dẫn của tổ chức: Giao tiếp và truyền đạt thụng tin bằng lời núi trước, sau đú cú văn bản.
-Điều lệnh hành động mang tớnh nghiệp vụ, hoạt động thường xuyờn : Giao tiếp và truyền đạt thụng tin bằng lời núi, khi cần cú thể bổ sung bằng văn bản.
-Khi muốn thay đổi những vấn đề chu trương, chớnh sỏch , thúi quen… mang tớnh truyền thống: Giao tiếp và truyền đạt thụng tin bằng văn bản trước, sau đú tuyờn truyền bằng lời.
3.3. Kờnh giao tiếp và truyền đạt thụng tin:
- Họp hành, trao đổi cụng việc trực tiếp. - Bảng tin nụi bộ, bản tin nội bộ, website.
- Thụng qua cỏc nghi lễ truyền thống trong năm. - Diễn đàn và tham luận.
- Bỏo chớ.
- Cỏc chương trỡnh truyền thụng khỏc.
- Giao tiếp và truyền đạt thụng tin khụng liờn quan đến sự vụ, cụng việc cụ thể với mục đớch lắng nghe, giải đỏp thụng tin, chia sẻ, duy trỡ kờnh truyền thụng xuyờn suốt
+ Cỏn bộ quản lý cú trỏch nhiệm tiếp xỳc, trao đổi với nhõn sự trực tiếp của mỡnh tối thiểu mỗi thỏng một lần.
+ Ban Lónh đạo và Hội đồng Quản trị cú trỏch nhiệm tiếp xỳc và trao đổi với nhúm nhõn sự được lựa chọn (tựy theo từng giai đoạn cụ thể) tối thiểu 03 thỏng 01 lần.
4. Hệ thống Giỏo dục và Đào tạo:4.1. Phong cỏch Giỏo dục- Đào tạo: 4.1. Phong cỏch Giỏo dục- Đào tạo:
a. Giỏo Dục:
- Giỏo dục một cỏch tự nhiờn, thẩm thấu thụng qua truyền thống (duy trỡ tớnh lịch sử của văn húa cụng ty) thể hiện ở tỏc phong làm việc của nhõn viờn, phong cỏch lónh đạo của người lónh đạo, và đặc biệt là phong cỏch làm việc của nhúm nhõn sự nũng cốt- hỡnh mẫu.
- Giỏo dục thụng qua việc tổng kết, khen thưởng.
b. Đào tạo:
* Đào tạo chớnh thức:
STT Đối tượng Nội dung Người đào tạo
1 Nhõn viờn mới - Nội quy, quy chế, quy trỡnh thực hiện cụng việc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Lịch sử phỏt triển, quy mụ,lĩnh vực hoạt động của Cụng ty.
- Kiến thức, kỹ năng cở bản cho việc thực hiện cụng việc chuyờn mụn
- Năng lực đối mặt với thỏch thức
- Phụ trỏch Nhõn sự Cụng ty
- Trưởng bộ phận
2 Nhõn viờn chớnh thức
- Tư tưởng hoạt động
- Kiến thức, kỹ năng bổ sung nõng cao cho cồn việc chuyờn mụn - Năng lực đối mặt với thỏch thức
Trưởng bộ phận
3 Nhõn viờn nũng cốt
- Tư tưởng hoạt động
- Kiến thức, kỹ năng bổ sung nõng cao cho cồn việc chuyờn mụn
- Trưởng bộ phận - Ban lónh đạo - Ngoài Cụng ty
- Kỹ năng cơ bản chuẩn bị cho cụng việc quản trị
4 Trưởng bộ phận và cỏc vị trớ quản lý khỏc
- Tư tưởng hoạt động
- Kiến thức, kỹ năng nõng cao cụng việc quản trị và theo yờu cầu phỏt triển của Cụng ty
- Ban lónh đạo - Ngoài Cụng ty
5 Ban lónh đạo Kiến thức,kỹ năng nõng cao cụng việc quản lý và theo mục tiờu phỏt triển của Cụng ty, xu hướng phỏt triển của mụi trường kinh doanh…
Ngoài Cụng ty
* Đào tạo khụng chớnh thức:
- Thụng qua việc chia sẻ kinh nghiệm cụng việc đa chiều (Ban lónh đạo - nhõn viờn – nhõn viờn – Ban lónh đạo), hướng dẫn trực tiếp khi thực hiện cụng việc cụ thể, tỡnh huống cụ thể.
- Thụng qua việc giao thực hiện cỏc nhiệm vụ mang tớnh thỏch thức. - Thụng qua việc thỳc đẩy thực hiện cỏc hành động thử nghiệm mang tớnh sỏng tạo.
4.2. Cỏc hỗ trợ Giỏo dục và Đào tạo:
- Tài liệu hướng dẫn chung:
+ Thụng tin Cụng ty và cỏc quy chế liờn quan đến người lao động (Sổ tay nhõn viờn).
+ Tài liệu cung cấp kiến thức, kỹ năng, cỏc quy trỡnh liờn quan đến việc thực hiện cụng việc.
-Thư viện và sỏch tham khảo liờn quan đến cỏc nội dung giỏo dục và đào tạo.
-Đề cương Dự ỏn phỏt triển Văn húa mạnh Tam Kim. -Phũng truyền thống Cụng ty.
III. Đỏnh giỏ mụ hỡnh VHDN Cụng ty đang xõy dựng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1. Một số vấn đề tồn tại của mụ hỡnh VHDN:
- Việc duy trỡ cỏc chuẩn mực, nguyờn tắc gặp ớt nhiều khú khăn, đặc biệt là cỏc nhõn viờn mới vào.
- Chưa cú cỏn bộ chuyờn trỏch về vấn đề đào tạo. Do đú việc đào tạo lại, đào tạo bổ sung cũn gặp nhiều khú khăn.
- Một tỡnh trạng phổ biến ở cỏc cụng ty Việt Nam núi chung và Tam Kim núi riờng là việc thực hiện cỏc chủ trương ở trờn giao xuống cũn chưa được thực hiện một cỏch triệt để.
2. Những thành cụng mà VHDN đó mang lại cho cụng ty:
- Bằng việc tuyờn truyền, thuyết phục…, cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn của cụng ty đó hiểu rừ hơn về Văn húa Tam Kim, đú là những sứ mệnh, những giỏ trị cốt lừi của Cụng ty, từ đú cú ý thức xõy dựng và phỏt huy VHDN, tạo nờn một mụi trường làm việc sụi nổi trong Cụng ty. Văn húa Tam Kim đó thực sự tạo ra một lực hướng tõm chung, là chất keo dớnh tạo nờn sự đoàn kết trong nội bộ cụng ty, từ đú phỏt huy được sức mạnh lớn lao của tập thể, hướng tới xõy dựng Tam Kim thành một tập đoàn kinh tế mạnh của Việt Nam.
- Bằng việc thể chế húa những chuẩn mực trong hoạt động, giao tiếp và truyền đạt thụng tin, hệ thống giỏo dục và đào tạo, cỏc nhõn viờn của Tam Kim trở nờn chuyờn nghiệp hơn trong hoạt động tỏc nghiệp, từ đú nõng cao hiệu quả cụng việc, nõng cao doanh số bỏn hàng và mở rộng thị trường.
- VHDN đó mang lại sự ổn định trong nội bộ Cụng ty, từ ban Lónh đạo đến cỏc phũng ban. Cỏc mõu thuẫn đều được giải quyết trờn cở sở vỡ mục tiờu sứ mệnh của Cụng ty. Sự ổn định là yếu tố quan trọng để cụng ty cú thể vững vàng bước vào những cuộc cạnh tranh trờn thương trường.
- Cỏc hoạt động giao lưu văn nghệ, nghỉ mỏt… được xem là dịp để cụng nhõn viờn trong cụng ty và ban lónh đạo hiểu nhau, hiểu thờm về Văn húa Tam Kim đều được triển khai và thực hiện đều đặn hàng năm tạo nờn bầu khụng khớ phấn khởi thi đua trong toàn bộ Cụng ty.
Chương III: Một số giải phỏp nhằm xõy dựng VHDN ở Cụng ty Cổ phần Tam Kim:
I. Phương hướng xõy dựng VHDN ở Cụng ty Tam Kim trong thời gian tới:
1. Phương chõm xõy dựng VHDN:
1.1 Quỏn triệt quan điểm của Đảng và Nhà nước về xõy dựng văn húa kinh Doanh và VHDN ở Việt Nam:
Chỳng ta đều biết một trong những nột đặc trưng của văn húa kinh doanh là phụ thuộc vào trỡnh độ phỏt triển của kinh doanh. Tuy nhiờn văn húa cú tớnh bảo tồn cũn Kinh doanh cú tớnh năng động. Khi văn húa khụng theo