- Doanh thu hay lợi nhuận mang lại do hoạt động tổ chức hội chợ thơng mại Có thể nói rằng, trong nền kinh tế thị trờng hiện nay các doanh nghiệp phải tự hạch toán kinh doanh, tự
3.2.3. xuất hoàn thiện quá trình tổ chức hội chợ thơng mại ở nớc ngoài.
ngoài.
Song song với việc tổ chức các hội chợ thơng mại ở trong nớc, công ty cũng đẩy mạnh việc tổ chức các đoàn tham gia hội chợ thơng mại ở nớc ngoài. Các hội chợ này giúp cho nhà doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận thị trờng nớc ngoài đẩy mạnh xuất khẩu. Việc làm đầu mối cho các doanh nghiệp Việt Nam tham gia hội chợ thơng mại ở nớc ngoài thờng tiến hành theo các bớc sau :
BH 3.2: Quy trình tiến hành tổ chức hội chợ ở nớc ngoài
Với khả năng hiện tại công ty cha tự đứng ra tổ chức hội chợ thơng mại ở nớc ngoài do đó, công ty cũng chỉ làm đầu mối dẫn các đoàn đi tham gia mà thôi. Tuy nhiên, công ty cũng có thể thử kết hợp với các đơn vị tổ chức hội chợ thơng mại ở nớc ngoài để tổ chức hội chợ thơng mại với các chuyên đề về Việt Nam.
Việc tổ chức các đoàn đi tham quan không phải lúc nào cũng mang lại lợi nhuận mà thậm chí còn lỗ nhng công ty vẫn phải duy trì để giữ các bạn hàng truyền thống của mình và từng bớc hoà nhập vào các hoạt động kinh doanh quốc tế. Muốn tổ chức các đoàn này công ty cần lu ý:
Xây dựng thư mời
Trình lên Bộ Thương mại xét duyệt
Gửi thông tin cho các đơn vị tổ chức ở nư ớc ngoài
Xúc tiến các hoạt động ký kết mua, bán
- Khi nhận đợc lời mời từ phía nớc ngoài, công ty luôn phải thậm định kỹ các khả năng thu hút các doanh nghiệp Việt Nam tham gia khả năng mang lại lợi nhuận chio công ty, dự đoán các vớng mắc có thể gặp phải. Chỉ khi các vấn đề trên có thể giải quyết đợc thì công ty mới có quyết định có tổ chức hay không .
- Khi quyết định tham gia công ty phải nghiên cứu kỹ chủ đề của cuộc hội chợ thơng mại đó, đề nghị nhà tổ chức cung cấp hoặc tự thu thập thông tin cần thiết về cuộc hội chợ đó. Từ đó mới xác định đợc các doanh nghiệp có tiềm năng và tiến hành mời. Cách mời không có gì khác đối với các hội chợ trong nớc chỉ có điều công ty cần cung cấp chính xác hơn, đầy đủ hơn.
- Cũng nh các doanh nghiệp nớc ngoài tham gia các hội chợ thơng mại do mình tổ chức, các công ty Việt Nam còn bỡ ngỡ khi tiếp cận với thị trờng nớc ngoài. Do đó, khi tổ chức các đoàn công ty cần cung cấp các dịch vụ trọn gói từ việc lo thủ tục chỗ ăn ở, phiên dịch... tới việc thu thập các thông tin về môi trờng, pháp luật, kinh tế, chính trị, xã hội, thị trờng hàng hoá cho những ngời tham gia.
- Trên cơ sở các doanh nghiệp tham gia ,công ty phải yêu cầu nhà tổ chức cung cấp thông tin về những doanh nghiệp có các lĩnh vực liên quan. Dựa trên dữ liệu này, khi sang trng bày công ty có thể tạo điều kiện cho các doanh nghiệp của mình tiếp xúc với các đối tác nớc ngoài, ký kết hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết.
- Trớc khi mang hàng đi công ty cần hớng dẫn chi tiết về cách trng bày gian hàng, cách tổ chức đón tiếp khách tham quan cho các doanh nghiệp tham gia tao nên một nét riêng cho khu trng bày của đoàn Việt Nam. Công ty luôn coi sự thành công của các doanh nghiệp tham gia là sự thành công của mình có nh vậy mới lôi kéo đợc các doanh nghiệp sẵn sàng tham gia các cuộc hội chợ thơng mại ở khắp nơi trên thế giới.
Hội chợ thơng mại ở nớc ngoài thì đợc chia làm các khu vực riêng ,mỗi n- ớc ở một chỗ khác nhau nên chơng trình hội chợ ta có thể hoàn toàn chủ động. Việc xây dựng, trang trí các gian hàng phải thể hiện rõ phong cách Việt Nam. Mục đích của hội chợ thơng mại không chỉ nhằm giới thiệu sản phẩm của các doanh nghiệp tham gia trng bày mà còn nhằm giới thiệu nền kinh tế, văn hoá xã hội của Việt Nam. Do vậy, công ty có thể kêu gọi sự ủng hộ của Chính phủ, Ban, ngành có liên quan nh: Bộ văn hoá, Phòng thơng mại và Công nghiệp Việt Nam.
Xen kẽ trong những ngày diễn ra hội chợ nên tổ chức các buổi trình diễn giới thiệu về văn hoá của dân tộc Việt Nam .
Khi tổ chức các đoàn bản thân công ty cũng nên trng bày các tài liệu cataloge về các hội chợ thơng mại mình đã và sẽ tổ chức tại Việt Nam. Bằng cách này giúp cho công ty có thể giới thiệu cho các doanh nghiệp có mặt tại hội chợ sự hiện diện của mình và tử đó thuyết phục họ tham gia hội chợ thơng mại do mình tổ chức tại Việt Nam .