"Tiêu thụ là điều kiện tồn tại và phát triển" đó chính là tâm niệm của ban lãnh đạo công ty, vì vậy mọi quýet định đa ra đều nhằm mục đích thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá của công ty.
Công tác tiêu thụ luôn đợc đảm bảo đó là nhờ sự phối hợp nhịp nhàng, linh hoạt giữa các bộ phận phòng ban trong công ty, công ty đã giữ dợc uy tín và đã tạo mối quan hệ với khách hàng trong những năm qua. Chính vì vậy, trong cuộc cạnh tranh với các sản phẩm cùng loại trên thị trờng, sản phẩm của công ty luôn giữ vị trí quan trọng, điều đó tạo cho hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây đạt nhiều thành tích.
Hiện nay phơng thức bán hàng chủ yếu là: _ Bán buôn _Bán lẻ Với hai hình thức thanh toán: _Bán hàng thu tiền ngay
_Bán hàng thu tiền chậm
*Đối với hình thức bán buôn: Diễn ra chủ yếu đối với khách hàng đợc lựa chọn:
• Khách hàng là pháp nhân kinh tế: Doanh nghiệp Nhà nớc, Công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty cổ phần và doanh nghiệp t nhân. • Điều kiện để trở thành khách hàng theo thông t
số30/1999/TT_BTM ngày 09/09/1999 của Bộ Thơng Mại.
Đây là hoạt động bán hàng chính, hàng năm đem lai doanh thu lớn nên rất đợc chú trọng.
Hoạt động bán buôn khi thực hiện cần phải có hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và công ty. Trong hợp đồng có các nội dung chính sau:
_Chủng loại và số lợng hàng tháng _Giá bán sản phẩm
_Phơng thức vận chuyển hàng, địa điểm giao nhận hàng _Thời gian thanh toán tiền hàng
_Nếu mua hàng theo phơng thức thanh toán chậm phải có thế chấp tài sản cầm cố, bảo hành... theo quy định của pháp luật
_Trách nhiệm của mỗi bên...
Đây là những căn cứ chủ yếu nhất để bên bán giao hàng hoặc khi có phát sinh các tranh chấp về kinh tế dễ dàng giải quyết. Một hợp đồng mua bán phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng TC_KT, thủ tục ban đầu liên quan đến các điều khoản thoả thuận giữa hai bên do phòng kinh doanh đảm nhận, phòng TC_KT sẽ thực hiện các bớc tiếp theo nh giao hàng, thu tiền bán hàng, hạch toán vào sổ sách kế toán. Hợp đồng mua bán đợc lập thành 3 bản:
+ Một bản phòng kinh doanh giữ lại
+Một bản gửi tới phòng kế toán làm căn cứ viết hoá đơn bán hàng và phiếu xuất
+ Một bản khách hàng giữ
Bán hàng theo đơn đặt hàng hoặc thông qua ký kết hợp đồng kinh tế tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong hoạt động kinh doanh của công ty. Mặt khác,
công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua bán hàng hoá, rất thuận lợi cho công tác tiêu thụ nói riêng và công tác kinh doanh nói chung.
*Đối với hình thức bán lẻ: Việc mua bán diễn ra đơn giản hơn, đợc tiến hành trực tiếp giữa khách hàng với bộ phận bán hàng của công ty. Trong hình thức này khách hàng phải thanh toán toàn bộ tiền khi nhận hàng.
*Đối với thanh toán nhận:
- Căn cứ quy định trên hợp đồng thuốc lá bao và và khả năng thanh toán của khách hàng, lập văn bản đề nghị mức thế chấp của khách hàng trình Giám đốc phê duyệt. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, mức nợ có thể đợc điều chỉnh.
- Lập hồ sơ xin thế chấp: Có đầy đủ quy định về thế chấp đã đợc lãnh đạo công ty duyệt nh: Hợp đồng mua bán thuốc lá bao, giấy tờ hợp pháp có giá trị bằng tiền (thẻ tài sản, kỳ phiếu, trái phiếu). Đơn xin cầm cố tài sản, thế chấp tài sản...
- Phòng ban TC_KT tổ chức tiến hành xác minh, định giá tài sản thế chấp, bảo lãnh và lập thành biên bản trình Giám đốc duyệt. Sau khi hợp đồng thế chấp tài sản, hợp đồng bảo lãnh tài sản đợc ký kết phải có chứng nhận của phòng công chứng các tỉnh hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố, quận, huyện.
-Xác định mức nợ:
Tài sản ký quỹ, cầm cố: Mức nợ tối đa bằng 100% trên tổng giá trị tài sản Tài sản dùng thế chấp là bất động sản: Mức độ nợ tối đa bằng 70% tổng giá trị tài sản
Bảo lãnh ngân hàng: Mức độ nợ tối da bằng 100% tổng giá trị bảo lãnh, thời gian đợc ghi nhận nợ trớc 15 ngày tính từ thời gian ghi trên văn bản bảo hành ngân hàng hết hiệu lực.
Ngoài ra công ty còn nhận tiền ứng trớc của khách hàng, sau đó thực hiện hợp đồng giao hàng cho khách hàng theo yêu cầu.
2.4.1 Kế toán doanh thu.
Công ty Thơng mại thuốc lá trong mọi trờng hợp xuất bán hàng hoá đều đ- ợc xác định là tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng, có nghĩa là khách hàng đều thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Công ty là đơn vị kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, toàn bộ hàng hoá của công ty đều thuộc đối tợng chịu thuế GTGT và với cùng
một mức thuế 10% cho mọi hàng hoá. Vì vậy, doanh thu bán hàng của công ty chính là toàn bộ số tiền bán hàng không bao gồm thuế GTGT.
Hoá đơn GTGT xác nhận số lợng, đơn giá, số tiền bán và tổng giá thanh toán của hàng xuất kho, hoá đơn do kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên:
Liên 1: Lu ở phòng kinh doanh (sau này gửi cơ quan thuế)
Liên 2: Khách hàng giữ làm căn cứ đi đờng và hạch toán ở đơn vị khách hàng
Liên 3: Lu tại phòng TC_KT làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Cụ thể: mẫu hoá đơn GTGT cho nghiệp vụ xuất bán hàng hoá của công ty cho công ty Thơng Mại Du Lịch Yên Bái.
Mẫu số: 01GTKT-2LN.
Hoá Đơn (GTGT)
Ngày 05/10/2004 Số: 0072934
Đơn vị bán hàng: Công ty Thơng mại Thuốc lá.
Địa chỉ: 10 Yết Kiêu, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Tài khoản: 710A-00117
Điện thoại: 9439841. MS: 0101045913
Họ và tên ngời mua:
Đơn vị: Công ty Thơng Mại Du Lịch Yên Bái. Địa chỉ:
Hình thức thanh toán: thanh toán chậm.
Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV
tính
Số lợng Thuốc lá điếu VINATABA (Sài Gòn)
...
Bao 25000 6850
Trừ chiết khấu bán hàng:
Cộng tiền hàng: 171250000
Thuế suất GTGT: 10% Cộng thuế GTGT: 17125000
Tổng cộng tiền thanh toán: 188375000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám tám triệu ba trăm bảy mơi lăm nghìn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
+ Chứng từ kế toán sử dụng chủ yếu trong kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu bán hang hoá gồm:
Hoá đơn GTGT.
Các chứng từ thanh toán ( Phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, uỷ nhiệm thu, giấy báo có ngân hàng, bản sao kê của ngân hàng...)
Tờ khai thuế GTGT. Thẻ quầy hàng.
Chừng từ kế toán liên quan khác nh phiếu nhập kho hàng trả lại... + Tài khoản sử dụng:
TK51113: Doanh thu thuốc lá bao tại chi nhánh. TK51113CT: Doanh thu thuốc lá bao tại công ty
TK51113GL: Doanh thu thuốc lá bao tại cửa hàng Gia Lâm TK51113QT: Doanh thu thuốc lá bao tại cửa hàng Quán Thánh TK51113TX: Doanh thu thuốc lá bao tại cửa hàng Thanh Xuân TK51113YK: Doanh thu thuốc lá bao tại cửa hàng Yết Kiêu TK511132: Doanh thu dịch vụ vận chuyển
TK531: Hàng bị trả lại TK 532: giảm giá bán hàng.
+ Sổ sách kế toán sử dụng gồm: Các bảng kê TM, bảng kê TGNH, chứng từ hàng hoá bán ra, bảng kê nhập_xuất_tồn hàng hoá, ...
Căn cứ vào hoá đơn GTGT do thủ kho chuyển đến, phòng kinh doanh lập Hoá đơn xuất bán hàng hoá, tại phòng kế toán kế toán tiêu thụ đồng thời với việc hạch toán giá vốn là hạch toán doanh thu, số liệu từ đây sẽ vào các sổ liên quan nh sổ chi tiết TK 511, chứng từ ghi sổ và vào các báo biểu khác nh: báo cáo bán hàng.
Cuối tháng đợc tập hợp trên Sổ Cái TK 511( xem phần phụ lục). Mặt khác doanh thu có thể dợc lấy chi tiết cho từng loại hàng hoá, từng cửa hàng từ báo cáo bán hàng . Mẫu sổ chi tiết TK 511 (xem biểu 1.3).
Từ số liệu của sổ chi tiết TK 511, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả.
Thuế GTGT đầu ra đợc kế toán tiêu thụ kê khai theo mẫu sau đây: (xem biểu 1.4).