Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mềm kế toán AFSYS của công ty cổ phần Thơng mại và phần mềm tin học AFSYS là phần mềm chạy trên hệ đièu hành MS Windows (95, NT) vì thế nó kế thừa đầy đủ những gì mà môi trờng Windows hỗ trợ. Nó đợc thiêt kế cho hệ thống đa ngời dùng và có tính bảo mật cao. Cho phép phân quyền sử dụng chi tiết đến các khối chức năng công việc của từng nhân viên. AFSYS đợc thiết kế theo hệ thống mở cho phép ngời dùng lựa chọn, khai báo tham số phù hợp điều kiện đặc thù của từng doanh nghiệp, hệ thống sổ sách báo cáo kế toán phong phú, đa dạng (trên 80 biểu). Đối với đơn vị có nhiều đơn vị thành viên trực thuộc AFSYS có thể giúp bạn công việc tổng hợp số liệu báo cáo của các đơn vị thành viên thành báo cáo chung của toàn doanh nghiệp.
Hàng ngày, căn cứ vào các chúng từ gốc nh: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên lai thu thuế ...kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại. Chứng từ thuộc phần hành nào thì đợc phản ánh tại phần hành đó và đợc bảo quản, lu trữ. Máy tính sẽ xử lý thông tin và lên các loại sổ sách nh các sổ kế chi tiết, sổ cái các tài khoản. Cuối kỳ , máy tính sẽ lập
Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ TM, TGNH Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
các bảng biểu kế toán và các báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ trên máy vi tính đợc thể hiện qua sơ đồ sau.
Việc trang bị vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giảm nhẹ bớt đợc những phần việc đơn giản. Tuy nhiên việc này cũng có một số hạn chế nhất định vì nó phụ thuộc vào kỹ thuật của ngời lập trình phần mềm. Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, điểm nổi bật của phơng pháp này là dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, công việc kế toán đợc phân công đều trong tháng và dễ phân công chia nhỏ. Tuy nhiên nếu việc ghi chép đợc thực hiện bằng ph- ơng pháp thủ công thì việc ghi chép trùng lặp nhiều nên số liệu kế toán phải làm đồng đều, phải thờng xuyên kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót phải sửa chữa trên nhiều sổ. Nhng công ty sử dụng phần mềm kế toán nên không những khắc phục đợc những nhợc điểm mà tiến độ xử lý thông tin, lập các báo cáo và tính toán các chỉ tiêu quản lý nhanh chóng và thuận tiện hơn so với kế toán thủ công, có sử dụng đăng ký chứng từ ghi sổ.
Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để thanh toán hàng tồn kho, đảm bảo cung cấp thông tin thờng xuyên, chính xác về tình hình biến động của hàng hoá nhập kho. Trong hoạch toán chi tiết hàng tồn kho kế toán áp dụng phơng pháp ghi thể song song.