III. Lao động theo trình độ
1. Trình độ chuyên môn 1 Tiến sĩ
2.4. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Ngoại Thương Hà Nội.
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Ban Giám Đốc Giám đốc: Nguyễn Xuân Lu tậ PGĐ Trịnh Thị Đức P.Quan hệ khách hàng P.Ngân quỹ P.Hành chính-Nhân sự P.Kiểm tra Nội bộ PGD số 2 Trần Bình Trọng P. Tổng hợp P.Kế toán tàichính P.Dịch Vụ khách hàng P.Quản lý nợ P.Thanh toán xuất nhậpkhẩu P.Quản lý rủi ro P.Tin học HĐ.Miễn giảmlãi Hội đồng thi đua Hội đồng Lương Các hội đồng Phòng giao dịch P.Thanh toán thẻ P.Tín dụng thể nhân PGĐ Nguyễn Kim Liên HĐ.Xử lý rủi ro PGD số 1 Hàng Bài HĐ.Tín dụng PGD số 3 Hàng Đồng PGD số 5 Linh Đàm PGD số 6 PGD số 7 PGD số 8 Yết Kiêu PGD số 4 Hoàng Cầu
Cơ cấu trực tuyến chức năng đã đem lại cho Ngân hàng một sự điều hành và quản lý chặt chẽ được nguồn nhân lực trong nội bộ Ngân hàng, đã tạo được một sự thống nhất từ trên xuống.
2.4.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban.
Phòng quan hệ khách hàng.
Thu thập các thông tin liên quan đến hoạt động kinh tế đặc biệt trong các lĩnh vực tài chính ngân hàng nhất là hoạt động của các ngân hàng thương mại nhằm xác định vị trí, vị thế và thị phần của Ngân hàng Ngoại thương trên thương trường. Nắm bắt và tìm khách hàng trên cơ sở đó tham mưu và tư vấn cho ban lãnh đạo về chủ trương mở rộng quan hệ với hệ thống khách hàng trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Ngoại Thương theo đúng luật pháp và điều lệ của chi nhánh Ngân hàng Ngoại Thương Hà Nội trong từng giai đoạn.
Nghiên cứu cụ thể các hoạt động của các ngân hàng khác để tìm hiểu tâm lý và thị hiếu của khách hàng, khảo sát thực tế tại các địa bàn khác nhau để xây dựng cơ chế chính sách khách hàng phù hợp với định hướng phát triển của Ngân hàng Ngoại Thương Hà Nội theo từng giai đoạn phát triển kinh tế và chính sách tiền tệ của nước ta. Thực hiện việc đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện công tác khách hàng trong hệ thống Ngân hàng. Tham mưu cho ban lãnh đạo công tác tuyên truyền, quảng cáo của Ngân hàng Ngoại thương.
Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ do Giám đốc giao.
Phòng tín dụng tổng hợp.
Tham mưu, giúp ban giám đốc xây dựng các biện pháp để thực hiện chính sách, chủ trương của Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam và tiền tệ, tín dụng Ngân hàng...
Nghiên cứu phân tích kinh tế địa phương, giúp ban giám đốc tham gia xây dựng chương trình kế hoạch kinh tế xã hội của thành phố và Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
Dự thảo các báo cáo sơ kết tổng kết quý, 6 tháng và năm của chi nhánh để báo ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam, Ủy Ban nhân dân thành phố Hà Nội và giúp giám đốc xây dựng chương trình công tác quý, 6 tháng và năm của chi nhánh. Giúp ban giám đốc về pháp chế của chi nhánh và thực hiện nghiệp vụ về hoạt động thông tin tín dụng.
Thực hiện nghiệp vụ cho vay đối với các thành phần kinh tế theo luật ngân hàng và luật các tổ chức tín dụng, mở tài khoản cho vay, theo giõi hợp đồng tín dụng và tính lãi theo định kì.
Thẩm định và xem xét về bảo lãnh đối với những dự án có mức kí quỹ dưới 100%, chịu trách nhiệm theo giõi, quản lý, thu hồi vốn sau đó chuyển cho các phòng nghiệp vụ liên quan để phát hành thư, bảo lãnh trong và ngoài nước. Điều hòa vốn ngoại tệ và VND. Phối hợp với các phòng xây dựng kế hoạch vốn theo quý, năm. Công bố và lưu giữ tỷ giá mua bán ngoại tệ hàng ngày, lưu trữ và thông báo tỷ giá thống kê tháng, lãi suất huy động và cho vay VNĐ và ngoại tệ. Kinh doanh ngoại tệ và thực hiện nghiệp vụ bán ngoại tệ cho các tổ chức kinh tế.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Phòng thanh toán xuất nhập khẩu.
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ của khách hàng bao gồm L/C và nhờ thu kèm chứng từ.
Phát hành thư, bảo lãnh đối với nước ngoài kể cả việc mở và thanh toán L/C trả chậm với mức kí quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của phòng Tín dụng Tổng hợp thẩm định chuyển đến. Thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đi nước ngoài của khách hàng
Phòng Hành chính – Nhân sự.
Công tác tổ chức cán bộ.
Tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc trong việc bố trí điều động. bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật, tiếp nhận, tuyển dụng cán bộ thuộc diện quản lý của chi nhánh theo quy định của Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam. Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ hàng năm và theo giõi
triển khai thực hiện kế hoạch đó.
Tham mưu giúp việc cho ban giám đốc trong việc xây dựng quy hoạch cán bộ theo yêu cầu của Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam, Ngân hàng nhà nước thành phố Hà Nội.
Hàng năm nhận xét đánh giá, phân loại cán bộ theo quy định của Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam. Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Lưu giữ và quản lý hồ sơ cán bộ theo quy định. Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ và công tác quân sự của cơ quan. Thực hiện công tác thi đua khen thưởng ở cơ quan.
Công tác hành chính và quản trị.
Tham mưu cho ban giám đốc về những vấn đề chung của công tác hành chính, quản trị, xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản, vật liệu thực hiện hợp đồng về điện nước, điện thoại sửa chữa và xây dựng nhỏ của cơ quan.
Trực tiếp quản lý con dấu của cơ quan. Thực hiện công tác hành chính, văn thư lưu trữ, in ấn, telex, fax. Quản lý tài liệu mật và bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho.
Quản lý, bảo quản tài sản của chi nhánh, ô tô, kho vật liệu dự trữ của cơ quan theo đúng chế độ quy định. Thực hiện công tác lễ tân, công việc phục vụ các hoạt động của cơ quan. Thực hiện công tác bảo vệ cơ quan (có phối hợp với phòng có liên quan đến ngành nội chính). Quản lý quỹ, chi tiêu nội bộ của cơ quan.
Phòng kiểm soát nội bộ:
Lập kế hoạch định kì hoặc đột xuất về kiểm tra, kiểm toán nội bộ trình giám đốc duyệt và tiến hành kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy trình thực hiện nghiệp vụ hoạt động kinh doanh và cơ chế an toàn trong kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật và ngân hàng và quy định của ngân hàng Nhà nước, điều lệ tổ chức và các quy định nội bộ của Ngân hàng Ngoại
Đánh giá mức độ đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh và kiến nghị các biện pháp nâng cao khả năng an toàn trong hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Giúp giám đốc thực hiện công tác kiểm toán nội bộ theo quy chế kiểm toán nội bộ đối với doanh nghiệp Nhà nước do Bộ tài chính ban hành, trong công tác giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ và cán bộ của chi nhánh.
Kiến nghị, bổ xung, chỉnh sửa các văn bản quy định của Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam nếu phát hiện có sơ hở, bất hợp lý, dẫn đến không an toàn cho hoạt động kinh doanh của chi nhánh. Làm đầu mối phối hợp với các đoàn thanh tra, các cơ quan kiểm toán trong việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán đối với các hoạt động của chi nhánh.
Phòng quản lý rủi ro.
Tham mưu cho ban lãnh đạo về sử lý các nguồn thông tin liên quan đến các lĩnh vực tín dụng và các rủi ro gặp phải trong kinh doanh. Quản lý việc thu nhận thông tin, xây dựng các biểu mẫu báo cáo phục vụ cho quản trị tín dụng. Phân tích các rủi ro tín dụng qua việc tiếp nhận thông tin từ phòng tín dụng tổng hợp để đưa ra quyết sách đúng đắn phù hợp với nội quy của chi nhánh.
Tùy theo tình hình và tính chất vụ việc phối hợp với các phòng ban liên quan tiến hành tổ chức kiểm tra độc lập theo quy định của Tổng giám đốc để giám sát việc chấp hành chế độ thể lệ các quy định hiện hành về tín dụng, bảo lãnh phân tích tình hình dư nợ, hiệu quả đầu tư.
Phòng dịch vụ ngân hàng.
Bộ phận thông tin khách hàng (Customer Information).
Tiếp nhận và mở các hồ sơ khách hàng mới (Hồ sơ CIF). Tiếp nhận, quản lý và giải quyết các yêu cầu thay đổi về: Chủ tài khoản, địa chỉ, kế toán trưởng, mẫu dấu, mẫu chữ kí. Tiếp nhận và trả lời các thông tin về tài khoản khách hàng như: Số dư tài khoản, hoạt động vào ra chi tiết liên quan đến tài
khoản thông qua nhiều hình thức bao gồm cả giao dịch trực tiếp và thông qua các phương tiện thông tin liên lạc.
Tập hợp và trả sao kê, sổ phụ, bảng kê, phiếu tính lãi, bán ấn chỉ cho khách hàng (các chứng từ có liên quan trả cho khách hàng ). Giải đáp thắc mắc, hướng dẫn quy trình, nghiệp vụ cho khách hàng. Phản ánh tình hình giao dịch và đề xuất chính sách thu hút khách hàng.
Bộ phận dịch vụ khách hàng (Customer service).
Sử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi (VNĐ và ngoại tệ) của mọi đối tượng khách hàng với các loại tiền bằng mọi hình thức: Tiền mặt, chuyển khoản, séc (trừ phần tạo điện). Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền gửi tiết kiệm, kì phiếu, trái phiếu (VNĐ và ngoại tệ). Xử lý các nghiệp vụ thanh toán thẻ và phát hành séc Vietcombank. Xử lý nghiệp vụ mua, chuyển đổi ngoại tệ, séc du lịch bằng mọi hình thức (tiền mặt, ngân phiếu thanh toán hoặc chuyển khoản) và các ngoại tệ theo theo hộ chiếu.
Chi trả kiều hối, chuyển tiền nhanh (Money Gram). Quản lý các đại lý ủy nhiệm thu đổi. Tiếp nhận và kiểm tra tính pháp lý các chứng từ nhờ thu trong nước, ngoài nước và séc đích danh. Trực tiếp thu, chi tiền mặt, séc du lịch liên quan đến các nghiệp vụ trên theo hạn mức do Giám đốc giao.
Phát hành bảo lãnh (dự thầu hoặc đấu thầu) cho khách hàng trong nước kí quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của phòng Tín dụng – Tổng hợp thẩm định chuyển đến. Phát hành và thanh toán thẻ tín dụng quốc tế VisaCard, MasterCard, AmericaExpressCard, JBC... Thu tiền mặt tại chỗ theo yêu cầu với dịch vụ khách hàng đặc biệt.
Phòng quản lý thẻ
Nghiên cứu, hướng dẫn thực hiện các chính sách, chế độ liên quan đến phát hành và thanh toán thẻ.
Quản lý và theo giõi các loại thẻ của chi nhánh. Tiếp nhận thông tin yêu cầu của khách hàng liên quan đến dịch vụ thẻ. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc giao.
Phòng ngân quỹ
Thu chi tiền đồng Việt Nam, Ngân phiếu thanh toán. Thu chi các loại ngoại tệ: Tiền mặt, séc du lịch, giám định tiền thật, tiền giả.
Chuyển tiền mặt và séc du lịch tiêu thụ nước ngoài quan Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam. Quản lý kho tiền, quỹ nghiệp vụ, tài sản thế chấp, các loại chứng từ có giá. Thực hiện chế độ báo cáo về hoạt động thu chi tiền mặt VNĐ, ngoại tệ ngân phiếu và séc. Xử lý các loại tiền mặt thanh toán đã hết hạn không đủ tiêu chuẩn lưu thông.
Phòng kế toán tài chính.
Bộ phận sử lý nghiệp vụ chuyển tiền.
Nhận yêu cầu chuyển tiền từ các giao dịch viên tại Front – End, bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý và sử lý tiếp các yêu cầu liên quan đến nghiệp vụ chuyển tiền của khách hàng gồm:
- Về thanh toán: Liên ngân hàng vãng lai nội bộ Vietcombank, bù trừ và liên ngân hàng nhà nước.
- Hạch toán điện đến từ nước ngoài theo MT10, từ liên ngân hàng nội bộ, từ bù trừ và từ liên ngân hàng nhà nước và chuyển báo cáo cho phòng Dịch vụ Ngân hàng để trả cho đơn vị hưởng hoặc mời khách đến nhận tiền.
- Xử lý các nghiệp vụ nhờ thu: Thanh toán nhờ thu đi đến trong nước và ngoài nước, séc đích danh.
- Tạo các bảng kê trả lương tự động, thực hiện các giao dịch chuyển tiền tự động (AFT), các giao dịch đầu tư tự động.
- Đối chiếu liên ngân nội bộ.
- Quản lý các báo cáo về phần việc của mình.
Quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng và các tài khoản nội bộ trong và bảng tổng kết tài sản bao gồm:
- Nhận và phân loại các báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê liệt kê để chấm và đối chiếu tài khoản.
- Chấm đối chiếu lần lượt từng tài khoản mình phụ trách.
- Sau khi kiểm tra, đối chiếu và tính lãi theo đinhj kì cho khách hàng trên các tài khoản tiền gửi, tiết kiệm, kì phiếu, trái phiếu, chuyển đến kết quả (bao gồm các sổ phụ, phiếu tính lãi, báo có) đến cho các bộ phận quản lý thông tin khách hàng để trả cho khách.
- Đóng và lưu nhật kí chứng từ. - Tra soát, đối chiếu tài khoản.
- Kiểm tra, quản lý các món tiền gửi không kì hạn, có kí hạn, trái phiếu, kì phiếu VNĐ và ngoại tệ của chi nhánh tại trung ương, Các tổ chức tín dụng khác và kho bạc nhà nước.
- Thực hiện nghiệp vụ mật mã (xử lý điện quan Telex và Swift). - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, cân đối theo định kì.
Bộ phận Quản lý chi tiêu nội bộ.
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiêu nội bộ và các nghiệp vụ khác như:
- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ quản lý, giám sát công tác điều chuyển vốn giữa chi nhánh và Trung ương.
- Mở tài khoản theo giõi quản lý tài chính, tài sản cố định, công cụ lao động, tính toán, kiểm tra số thuế phải nộp theo định kì.
- Quản lý thu nhập chi phí của Chi nhánh.
- Tạo tài khoản nội bộ mới: VNĐ, Ngân phiếu, Ngoại tệ. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Thực hiện công tác nghiên cứu và phát triển công nghệ Ngân hàng, cải tiến, bổ sung các chương trình phần mềm hiện đại và lập các chương trình phần mềm mới phục vụ cho hoạt động của chi nhánh Ngân hàng Ngoại Thương Hà Nội.
Quản lý và bảo quản, bảo dưỡng toàn bộ thiết bị tin học của chi nhánh, bảo mật các số liệu trong máy tính và mạng theo quy chế của Tổng giám đốc Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam ban hành. Tiếp nhận các quy trình kĩ thuật và các chương trình phần mềm ứng dụng nghiệp vụ của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam để triển khai tại chi nhánh và có trách nhiệm quản lý các phần mềm như các tài sản khác của cơ quan.
Xây dựng kế hoạch vật tư, trang bị mới và bảo hành thiết bị tin học nhằm phục vụ cho hoạt động hàng ngày và phát triển kĩ thuật tin học tại chi nhánh. Là đầu mối quan hệ với phòng Tin học Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam, các ngân hàng khác trong lĩnh vực công nghệ tin học. Thực hiện công tác công nghệ tin học, quản lý về các chuẩn về mẫu tin, mã hóa đối với các Ngân hàng trên địa bàn về công tác thanh toán và thông tin báo cáo. Thực hiện quản trị mạng của toàn bộ hệ thống mạng. Cài đặt các chương trình phần mềm hệ thống mạng, thiết lập hệ thống bảo mật của hệ thống mạng theo chỉ đạo của Ban giám đốc.
Truyền và tiếp nhận thông tin trong nội bộ cơ quan theo chế độ quy định của Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam và chi nhánh. Chịu trách nhiệm phổ biến và hướng dẫn nghiệp vụ tin học cho các phòng ban khi cần thiết và khi có quy trình mới.
Các phòng giao dịch.
Bộ phận thông tin khách hàng.
Tiếp nhận và mở các hồ sơ khách hàng mới (Hồ sơ CIF). Tiếp nhận quản lý và giải quyết các yêu cầu thay đổi về: Chủ tài khoản, địa chỉ, kế toán