Phương phỏp kờ khai thường xuyờn: là phương phỏp theo dừi thường xuyờn liờn tục sự biến động nhập xuất thường xuyờn hàng húa trờn sổ tổng hợp.
Đặc điểm của phương phỏp kờ khai thường xuyờn:
- Cú thể tớnh được trị giỏ vật tư, nhập xuất, tồn tại bất kỳ thời điểm nào trờn sổ tổng hợp
- Trong phương phỏp này, nhúm cỏc tài khoản hàng tồn kho được phản ỏnh theo đỳng nội dung của tài khoản tài sản.
- Thường được ỏp dụng ở đơn vị sản xuất và đơn vị kinh doanh thương mại cú giỏ trị vật tư, hàng húa lớn.
Tài khoản sử dụng:
+ TK 152 – Nguyờn vật liệu: tài khoản này cú tớnh chất của TK tài sản, được chi tiết tựy theo yờu cầu quản lý của đơn vị.Kết cấu của tài khoản này như sau:
Bờn Nợ: Phản ỏnh giỏ thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế biến, thuờ ngoài gia cụng, nhận gúp vốn liờn doanh, được cấp hoặc nhập từ cỏc nguồn khỏc. Đồng thời bờn nợ cũn phản ỏnh trị giỏ NVL thừa phỏt hiện khi kiểm kờ.
Bờn Cú: Phản ỏnh giỏ thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bỏn, thuờ ngoài gia cụng chế biến hoặc gúp vốn liờn doanh, trị giỏ NVL được giảm giỏ hoặc trả lại người bỏn. Đồng thời bờn cú cũn phản ỏnh trị giỏ NVL thiếu hụt phỏt hiện khi kiểm kờ.
Dư Nợ: Phản ỏnh giỏ thực tế NVL tồn kho
TK 152 cú thể mở thành cỏc tài khoản cấp 2 để kế toỏn ghi chi tiết theo từng loại, nhúm thứ vật liệu tựy thuộc vào yờu cầu quản lý của doanh nghiệp, thụng thường cỏc doanh nghiệp chi tiết TK này theo vai trũ và cụng dụng của NVL.
+ TK 151 - Hàng mua đang đi đường: TK này được sử dụng để phản ỏnh giỏ trị cỏc loại vật tư, hàng húa mà doanh nghiệp đó mua, đó chấp nhận thanh toỏn với người bỏn nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tỡnh hỡnh hàng mua đang đi đường đó về doanh nghiệp.
+ TK 331 – Phải trả người bỏn: TK này dựng để phản ỏnh mối quan hệ giữa doanh nghiệp với người bỏn, người nhận thầu về cỏc khoản vật tư, hàng húa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đó ký. TK 331 được mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể.
+ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Dựng để phản ỏnh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đó khấu trừ và cũn được khấu trừ.
+ TK 002 – Vật tư, hàng húa nhận giữ hộ, nhận gia cụng: TK này dựng để theo dừi những NVL khụng thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp mà doanh nghiệp chỉ giữ hộ, nhận gia cụng theo cỏc họp đồng gia cụng.
Ngoài ra kế toỏn tổng hợp NVL cũn sử dụng cỏc TK liờn quan khỏc như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 128, TK 222, TK 411, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642…
Phương phỏp hạch toỏn:
a) Hạch toỏn tổng hợp tăng NVL:
* Mua NVL (nhập mua NVL trong nước )
Trường hợp 1: Vật tư và húa đơn cựng về trong kỳ: căn cứ vào phiếu nhập kho, húa đơn và chứng từ thanh toỏn (nếu đó thanh toỏn) kế toỏn ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu doanh nghiệp tớnh thuế theo phương phỏp khấu từ)
Cú TK 111 – Tiền mặt
Cú TK 112 – Tiền gửi ngõn hàng Cú TK 331 – Phải trả người bỏn Cú TK 311 – Vay ngắn hạn Cú TK 141 - Tạm ứng
Nếu: Vật tư thừa so với húa đơn: sẽ cú hai cỏch để sử lý giỏ trị vật tư thừa so với húa đơn:
Cỏch 1 : Nhập theo số thực nhận: ---> Phản ỏnh giỏ trị nhập:
Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị thực nhập Nợ TK 133: VAT theo húa đơn
Cú TK 331: Tổng giỏ thanh toỏn theo húa đơn Cú TK 338 (1, 8): Giỏ trị thừa chờ sử lý ---> Xử lý số thừa:
+ Nếu đồng ý mua nốt số thừa:
Nợ TK 133: VAT của số thừa Nợ TK 3381: Giỏ trị thừa
Cú TK 331: Tổng số tiền phải trả thờm + Nếu trả lại số thừa cho người bỏn:
Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị thừa Cú TK 3381: Giỏ trị thừa
+ Khụng xỏc định được nguyờn nhõn thừa: Nợ TK 3381: Giỏ trị thừa
Cú TK 711: Giỏ trị thừa
Cỏch 2: Nhập theo số trờn húa đơn: ---> Phản ỏnh giỏ trị vật tư nhập:
Nợ TK 152(chi tiết): Giỏ trị theo húa đơn Nợ TK 133: VAT
Cú TK 331: Tổng giỏ trị thanh toỏn
Đồng thời ghi đơn:
Nợ TK 002 : giỏ trị thừa. ---> Xử lý giỏ trị thừa:
+ Nếu mua số thừa:
Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị thừa Nợ TK 133: VAT của giỏ trị thừa
Cú TK 331: Tổng giỏ trị thanh toỏn.
Đồng thời ghi đơn:
Cú TK 002: Giỏ trị thừa + Trả lại người bỏn ---> ghi đơn:
Cú TK 002: Giỏ trị thừa
+ Khi khụng xỏc định được nguyờn nhõn thừa: Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị thừa
Cú TK 711: Giỏ trị thừa
Đồng thời ghi đơn:
Cú TK 002: Giỏ trị thừa
Nếu: Vật tư thiếu so với húa đơn:
---> Phản ỏnh giỏ trị thực nhập NVL:
Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị thực nhập Nợ TK 133: VAT (theo húa đơn) Nợ TK 1381 (1388): Giỏ trị thiếu
Cú TK 331: Tổng giỏ thanh toỏn ---> Sử lý giỏ trị thiếu khi mua:
+ Bỏo cho bờn bỏn để chuyển nốt giỏ trị cũn thiếu: Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị thiếu
Cú TK 1381: Giỏ trị cũn thiếu + Khụng nhận tiếp số cũn thiếu:
Nợ TK 331: Tổng số tiền
Cú TK 1381: Giỏ trị thiếu Cú TK 133: VAT của số thiếu + Khụng phải lỗi của bờn bỏn:
Nợ TK 1388: Cỏ nhõn bồi thường Nợ TK 811/632: Tớnh vào chi phớ Cú TK 1381: Giỏ trị thiếu
Nếu: Được chiết khấu hàng mua:
+ Chiết khấu thanh toỏn được hưởng:
Nợ TK 111, 112, 331: Chiết khấu thanh toỏn được hưởng Cú TK 515: Chiết khấu thanh toỏn được hưởng + Chiết khấu thương mại: Trừ vào giỏ hàng mua
Nợ TK 111, 112, 331: Tổng tiền được chiết khấu Cú TK 152: Giỏ trị được chiết khấu Cú TK 133: VAT
+ Nếu được giỏm giả hoặc trả lại vật tư cho người bỏn: Nợ TK 111, 112, 331: Tổng tiền được giảm
Cú TK 152: Trị giỏ vật tư được giảm Cú TK 133: VAT
Trường hợp 2: Vật tư về trước, húa đơn về sau: Khi vật tư về, lưu phiếu nhập kho vào tập hàng chưa cú húa đơn. Nếu trong kỳ, húa đơn về, hạch toỏn hũan toàn tương tự trường hợp 1. Nếu cuối kỳ húa đơn vẫn chưa về, kế toỏn phản ỏnh theo giỏ tạm tớnh.
Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị vật tư theo giỏ tạm tớnh Cú TK 331: Giỏ tạm tớnh
Khi húa đơn về vào kỳ sau, kế toỏn phản ỏnh thuế GTGT và điều chỉnh giỏ tạm tớnh.
+ Nếu giỏ tạm tớnh lớn hơn giỏ trờn húa đơn ---> Điều chỉnh giảm giỏ tạm tớnh và phản ỏnh thuế Nợ TK 152 (chi tiết): Chờnh lệch Cú TK 331: Chờnh lệch (GHI ĐỎ GIÁ TRỊ CHấNH LỆCH) Nợ TK 133: VAT Cú TK 331:
+ Nếu giỏ tạm tớnh nhỏ hơn giỏ trờn húa đơn ---> Bổ sung phần chờnh lệch và phản ỏnh thuế
Nợ TK 152 (chi tiết): Chờnh lệch Cú TK 331: Chờnh lệch
Nợ TK 133: VAT
Cú TK 331:
Trường hợp 3: Húa đơn về trước, vật tư về sau: Khi đú lưu húa đơn vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường. Nếu trong kỳ vật tư về, hạch toỏn như trường 1. Nếu đến cuối kỳ vật tư chưa về, kế toỏn ghi:
Nợ TK 151: Giỏ trị vật tư Nợ TK 133: VAT
Cú TK 331, 111, 112: Tổng giỏ thanh toỏn Kỳ sau khi vật tư về, kế toỏn ghi:
Nợ TK 152: Giỏ trị vật tư (nếu vật tư nhập kho)
Nợ TK 621, 627, 641, 642: Gt vt xuất dựng khụng qua kho Cú TK 151: Giỏ trị vật tư.
Chỳ ý: Cỏc trường hợp chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toỏn, giảm giỏ hàng bỏn, hàng bỏn bị trả lại, thừa, thiếu đối với húa đơn ở cỏc trường hợp 2 và 3 hạch toỏn tương tự như trường hợp 1.
* Nhập khẩu NVL: Giỏ trị NVL nhập khẩu bao gồm tổng số tiền phải thanh toỏn cho người bỏn, thuế nhập khẩu phải nộp, chi phớ thu mua, vận chuyển, lưu kho…. Phản ỏnh giỏ trị NVL:
Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giỏ NVL nhập khẩu
Cú TK 111, 112, 331..: Tổng số tiền phải thanh toỏn cho người bỏn.
Nếu hàng nhập khẩu dựng vào sản xuất hàng húa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ thuế thỡ thuế GTGT của hàng nhập khẩu sẽ được kế toỏn ghi:
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Cú TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Nếu hàng húa nhập khẩu dựng vào sản xuất kinh doanh hàng húa, dịch vụ khụng chịu thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương phỏp trực tiếp hoặc dựng vào hoạt động sự nghiệp, chương trỡnh, dự ỏn, hoạt động văn húa phỳc lợi…được trang trải bằng nguồn kinh phớ khỏc, thỡ thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp được tớnh vào giỏ trị hàng húa mua vào:
Nợ TK 152 (chi tiết):
Cú TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu * Được cấp NVL, nhận vốn liờn doanh
Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị NVL Cú TK 411: Giỏ trị NVL * Được viện trợ, biếu tặng
Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị NVL Cú TK 711: Giỏ trị NVL
* Nhập vật tư từ thuờ ngoài, gia cụng chế biến, tự sản xuất Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị NVL
Cú TK 154: Giỏ trị NVL * Vật tư thu hồi từ sản xuất hoặc thanh lý TS...
Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị NVL
Cú TK 154: Giỏ trị NVL (thu hồi từ sản xuất) Cú TK 711: Giỏ trị NVL (thanh lý TS..) * Vật tư khụng sử dụng hết, nhập lại kho
Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị NVL nhập lại kho Cú TK 621, 627, 641, 642…
* Nhập vật tư từ cho vay mượn
Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị NVL Cú TK 1388: Giỏ trị NVL
* Nhập vật tư nhận do nhận lại vốn gúp liờn doanh bằng vật tư
Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị NVL
Cú TK 128, 222: Giỏ trị NVL * Kiểm kờ thừa vật tư:
Nợ TK 152 (chi tiết): Giỏ trị NVL kiểm kờ thừa Cú TK 3381: Giỏ trị NVL kiểm kờ thừa * Đỏnh giỏ tăng NVL:
Nợ TK 152 (chi tiết): Chờnh lệch đỏnh giỏ tăng NVL Cú TK 412: Chờnh lệch đỏnh giỏ tăng NVL
b) Hạch toỏn tổng hợp giảm NVL:
* Xuất vật liệu sử dụng ở cỏc bộ phận:
Nợ TK 621, 627, 641, 642: Giỏ trị NVL xuất cho sản xuất Nợ TK 241, 811: Giỏ trị NVL xuất bỏn hoặc cho XDCB
Cú TK 152 (chi tiết): Ghi theo giỏ trị xuất.
* Xuất gúp liờn doanh, đầu tư vào cụng ty liờn kết: Giỏ trị vốn gúp liờn doanh, liờn kết do hội đồng liờn doanh, liờn kết đỏnh giỏ.
Nợ TK 223 - Đầu tư vào cụng ty liờn kết (Theo giỏ đỏnh giỏ lại) Nợ TK 222 - Vốn gúp liờn doanh (Theo giỏ đỏnh giỏ lại)
Nợ TK 811 – Chi phớ khỏc (Nếu giỏ đỏnh giỏ lại của vật tư, hàng hoỏ nhỏ hơn giỏ trị ghi sổ của vật tư, hàng hoỏ)
Cú cỏc TK 152
Cú TK 711 – Thu nhập khỏc (Nếu giỏ đỏnh giỏ lại của vật tư hàng hoỏ lớn hơn giỏ trị ghi sổ của vật tư, hàng hoỏ).
* Xuất thuờ ngoài gia cụng chế biến:
Nợ TK 154: Giỏ trị NVL xuất
Cú TK 152 (chi tiết): Giỏ trị NVL xuất * Xuất cho vay, cho mượn:
Cú TK 152 (chi tiết): Giỏ trị NVL xuất * Trả lại vốn gúp liờn doanh:
Nợ TK 411: Giỏ trị NVL xuất
Cú TK 152 (chi tiết): Giỏ trị NVL xuất * Xuất vật liệu viện trợ, biếu tặng:
Nợ TK 431: Giỏ trị NVL xuất
Cú TK 152 (chi tiết): Giỏ trị NVL xuất * Xuất vật liệu bỏn: Kế toỏn ghi đồng thời 2 bỳt toỏn
+ Phản ỏnh giỏ trị xuất:
Nợ TK 632: Giỏ trị ghi sổ NVL xuất bỏn
Cú TK 152 (chi tiết): Giỏ trị ghi sổ NVL xuất bỏn + Phản ỏnh giỏ bỏn:
Nợ TK 111, 112, 131: Giỏ cả bỏn cả VAT Cú TK 511: Giỏ bỏn chưa cú VAT Cú TK 3311: VAT
* Đỏnh giỏ giảm NVL:
Nợ TK 412: Chờnh lệch đỏnh giỏ giảm TS
Cú TK 152 (chi tiết): Chờnh lệch đỏnh giỏ giảm TS * Kiểm kờ thiếu NVL:
+ Phản ỏnh giỏ trị NVL thiếu khi kiểm kờ:
Nợ TK 1381: Giỏ trị NVL thiếu khi kiểm kờ
Cú TK 152 (chi tiết): Giỏ trị NVL thiếu khi kiểm kờ + Xử lý số thiếu:
Nợ TK 111, 112, 1388, 334: (cỏ nhõn bồi thường) Nợ TK 632, 811: Tớnh vào chi phớ
Sơ đồ hạch toỏn nguyờn vật liệu theo phương phỏp Kờ khai thường xuyờn TK 152 (chi tiết) TK 411 TK 111, 112, 331 TK 621, 627, 641, 642 TK 515 TK 111, 112, 331 TK 133 Xuất sử dụng Chiết khấu TM, GGHB, HB trả lại được hưởng
CK thanh toỏn được hưởng Được cấp, nhận vốn liờn doanh TK 151
Vtư & húa đơn cung về Vtư đi đường
Cuối kỳ
Vtư đi đường về nhập kho