II. Một số biện pháp để xây dựng hệ thống quản lý môi trờng ISO 14001 ở
5. Làm tốt công tác quản lý tài liệu
5.1. Cở sở của vấn đề
Tài liệu của hệ thống quản lý môi trờng là các tài liệu đợc thiết lập theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 bao gồm:
- Các quy trình của hệ thống quản lý môi trờng - Các hớng dẫn vận hành máy móc thiết bị - Kế hoạch môi trờng
- Các yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật - Các biểu mẫu
- Và các tài liệu khác cần thiết cho việc vận hành hệ thống quản lý môi trờng nh các tài liệu kỹ thuật, các tiêu chuẩn văn bản pháp quy về môi trờng và các lĩnh vực liên quan.
Đối với các đơn vị, tổ chức đã và đang xây dựng hệ thống quản lý môi trờng thì việc kiểm soát tài liệu là công việc hết sức quan trọng bởi vì mục đích của việc kiểm soát tài liệu là nhằm cung cấp một phơng pháp thống nhất để kiểm soát có hệ thống việc biên soạn/ sửa đổi, xem xét, kiểm tra, phê duyệt, ban hành, phân phối, thu hồi, lu giữ và huỷ bỏ các tài liệu, dữ liệu thuộc hệ thống quản lý môi trờng của tổ chức. Đảm bảo rằng các tài liệu thích hợp đều sẵn có tại những vị trí cần thiết, sẵn sàng cung cấp cho các bộ phận cá nhân khi có nhu cầu sử dụng. Hơn nữa việc kiểm soát tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý môi trờng sẽ giúp tổ chức, đơn vị phân định đợc rõ trách nhiệm, quyền hạn của bộ phận, cá nhân có liên quan đối với việc kiểm soát tài liệu của hệ thống quản lý môi trờng, đảm bảo phù hợp với các yêu cầu tơng ứng của tiêu chuẩn ISO 14001 và góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Xí nghiệp.
5.2. Phơng pháp tiến hành
Để việc kiểm soát tài liệu của Xí nghiệp môi trờng đô thị huyện Thanh Trì đợc tốt, thì tài liệu cần phải đợc chia ra thành tài liệu nội bộ và tài liệu bên ngoài. Các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý môi trờng đó phải thông qua sự quản lý của phòng chuyên trách nh phòng kế hoạch cụ thể nh sau:
* Đối với tài liệu nội bộ
Tài liệu nội bộ là tài liệu của hệ thống quản lý môi trờng do Xí nghiệp ban hành bao gồm sổ tay môi trờng, các quy trình, các hớng dẫn, các biểu mẫu, các chơng trình quản lý môi trờng....Để kiểm soát tài liệu nội bộ của Xí
nghiệp môi trờng đô thị huyện Thanh Trì đợc tốt Xí nghiệp cần tiến hành theo các bớc sau.
Bớc 1: Xác định yêu cầu
Nhu cầu ban hành mới, sửa đổi, xin cấp hay khai thác từ cá nhân, đơn vị, phải đợc lập thành phiếu yêu cầu theo biểu mẫu chung, thống nhất trong đó chỉ rõ nội dung là đề nghị ban hành mới hay sửa đổi hay xin cấp lại hay khai thác và gửi cho phòng kế hoạch căn cứ vào đó thực hiện các bớc tiếp theo.
Bớc 2: Xem xét yêu cầu
Tuỳ theo các yêu cầu khác nhau về loại tài liệu đó mà Xí nghiệp nên có những cách xử lý khác nhau cụ thể:
- Với yêu cầu cấp tài liệu: phòng kế hoạch thực hiện việc in ấn/ sao chụp và phân phối tài liệu đến các đơn vị, bộ phận đã yêu cầu.
- Đối với tài liệu yêu cầu ban hành mới: phòng kế hoạch sẽ chuyển cho đại diện lãnh đạo về môi trờng xem xét, nếu phù hợp thì chỉ định đơn vị có chức năng thích hợp biên soạn tài liệu và gửi phiếu yêu cầu tới đơn vị đó. Nếu xét thấy không phù hợp thì thông báo lại cho đơn vị đã yêu cầu.
- Nếu là yêu cầu sửa đổi: phòng kế hoạch gửi phiếu yêu cầu tới đơn vị đã soạn thảo phiên bản trớc của tài liệu hoặc có chức năng tơng đơng trong tr- ờng hợp đã có sự thay đổi cơ cấu tổ chức (nếu đơn vị yêu cầu sửa đổi không phải là đơn vị đã soạn thảo tài liệu) để xem xét nội dung yêu cầu sửa đổi. Nếu xét thấy không phù hợp thì thông báo lại cho đơn vị đã yêu cầu.
Bớc 3: Soạn thảo tài liệu
Ngời đợc chỉ định tiến hành soạn thảo tài liệu theo nội dung yêu cầu của tài liệu. Trong quá trình soạn thảo ngời đợc chỉ định soạn thảo đó cần phải tuân thủ các hớng dẫn, trình bày của tài liệu. Đồng thời trởng đơn vị có trách nhiệm xem xét lại tài liệu đó trớc khi gửi cho đại diện lãnh đạo về môi trờng xin phê duyệt.
Bớc 4: Phê duyệt tài liệu
liệu. Nếu là tài liệu sửa đổi thì trong quá trình phê duyệt cần tham khảo tài liệu đã đợc ban hành, nếu nội dung tài liệu đạt yêu cầu thì chuyển sang bớc tiếp theo ngợc lại nếu không đạt thì chuyển lại cho đơn vị soạn thảo để điều chỉnh lại nội dung.
Bớc 5: Ban hành và phân phối tài liệu
Phòng kế hoạch áp mã tài liệu theo hớng dẫn đánh mã số tài liệu, cập nhật tài liệu vào danh mục tài liệu, phân phối đến các đơn vị sử dụng và yêu cầu các đơn vị loại bỏ các tài liệu đã lỗi thời.Trởng đơn vị lu giữ tài liệu phải có trách nhiệm quản lý tất cả tài liệu tại đơn vị mình.
* Đối với tài liệu bên ngoài
Trởng các đơn vị xem xét nhu cầu sử dụng các tài liệu bên ngoài tại đơn vị mình và lập danh mục các tài liệu đó theo một biểu mẫu thống nhất sau đó gửi cho đại diện lãnh đạo về môi trờng để xin phê duyệt. Sau khi tài liệu đợc đại diện lãnh đạo về môi trờng phê duyệt thì các đơn vị có trách nhiệm quản lý tài liệu đợc sử dụng ở đơn vị mình. Trong quá trình sử dụng khi có nhu cầu cập nhật trởng các đơn vị có trách nhiệm xem xét cập nhật danh mục tài liệu và trình cho đại diện lãnh đạo về môi trờng phê duyệt bổ sung.
Đối với các văn bản pháp quy và các yêu cầu mà Xí nghiệp phải tuân thủ sau khi đã đợc cán bộ có thẩm quyền xem xét và đại diện lãnh đạo về môi trờng phê duyệt, phòng kế hoạch có trách nhiệm phân công cán bộ sao chụp và phân phối tài liệu đến đơn vị sử dụng. Với các văn bản pháp quy mới ban hành mà nội dung không thay thế hoàn toàn mà chi bổ sung cho một hoặc một số các văn bản đã ban hành thì khi phân phối tài liệu mới phải đính kèm theo bản sao biểu mẫu cũ trong đó phân tích những điểm thay đổi liên quan đến văn bản đó. Khi phân phối văn bản tài liệu mới thì phải thu hồi ngay các văn bản, tài liệu cũ đã hết hiệu lực.
Kết luận
Trong những năm vừa qua, sau khi có chính sách mở cửa, nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển và đã đạt đợc tiến bộ về nhiều mặt với mục tiêu đặt ra là đến năm 2020 là hoàn thành cơ bản trong cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc. Bớc sang thế kỷ 21, Việt Nam đang cố gắng phát huy vai trò là thành viên Liên hợp Quốc, ASEAN, APEC và đang phấn đấu thực hiện tiến trình hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới để sớm trở thành thành viên của WTO. Quá trình hội nhập đa đến cho chúng ta nhiều cơ hội nhng cũng đặt ra không ít khó khăn. Nền kinh tế tăng trởng nhanh đi kèm với những vấn đề ô nhiễm môi trờng nghiêm trọng. Đã đến lúc chúng ta cần phải đa ngay ra những biện pháp để ngăn chặn những hành động gây ô nhiễm môi trờng, chúng ta không thể coi trái đất là nhà máy xử lý khổng lồ với những khả năng vô hạn trong việc tiếp nhận và xử lý một cách có hiệu quả các chất ô nhiễm do con ngời tạo ra và những chất gây bởi các hiện tợng tự nhiên. Hơn nữa, khi kinh tế phát triển, đời sống con ngời ngày càng đợc nâng cao dẫn đến nhu cầu tiêu dùng các sản phẩm thân thiện với môi trờng ngày càng gia tăng buộc các doanh nghiệp phải quan tâm đến vấn đề bảo vệ môi trờng.
Chính vì vậy, với đề tài nghiên cứu này, em mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nâng cao nhận thức cho Xí nghiệp cũng nh đa ra một số các biện pháp nhằm mục đích giúp Xí nghiệp xây dựng hệ thống quản lý môi trờng ISO 14001 của Xí nghiệp quản lý . Nhng những ý kiến này vẫn còn mang nhiều những đánh giá chủ quan,vì vậy em rất mong đợc sự góp ý, phê bình của các thầy cô giáo, các cán bộ phòng kế hoạch Xí nghiệp môi trờng đô thị huyện Thanh Trì để đề tài đợc hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin cảm ơn tới tất cả các thầy cô giáo khoa KTMT-ĐT, các cán bộ phòng kế hoạch Xí nghiệp môi trờng đô thị huyện Thanh Trì đã giúp em thực hiện đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên HOàng VĂN Hà
Tài liệu tham khảo
1. ISO 14000-Những điều các nhà quản lý cần biết (Tom Tibor- Nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật)
2. ISO 14000 và việc thực hiện đối với các nhà xuất khẩu vào thị trờng phát triển (Cục Môi trờng tổ chức dịch vụ và xuất bản)
3. ISO 14000 và sức cạnh tranh của doanh nghiệp
4. Khoá đào tạo Hệ thống quản lý môi trờng theo tiêu chuẩn ISO 14000 ( Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lờng Chất lợng)
5. Xanh hoá công nghiệp: vai trò mới của các cộng đồng, thị trờng và Chính phủ.
6. Tuyển tập các báo cáo tại Hội thảo Thơng mại và Môi trờng
7. Kỷ yếu diễn đàn các nhà quản lý về trách nhiệm ngăn ngừa ô nhiễm công nghiệp
8. Quản lý môi trờng và bộ tiêu chuẩn ISO 14000- Đề tài “áp dụng một số ch- ơng trình thử nghiệm về tiêu chuẩn hệ thống quản lý môi trờng ISO 14001 cho các doanh nghiệp” (Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lờng Chất lợng)
9. Tạp chí bảo vệ môi trờng
10.Tạp chí Tiêu chuẩn Đo lờng Chất lợng 11.Tạp chí công nghiệp
12.Tạp chí Khoa học công nghệ môi trờng 13.Tạp chí thời báo kinh tế Sài Gòn