II. Một số biện pháp để xây dựng hệ thống quản lý môi trờng ISO 14001 ở
4. Tăng cờng khả năng tiếp cận thông tin và hệ thống thông tin
4.1. Cơ sở nhận thức
Hệ thống thông tin và khả năng tiếp cận thông tin đối với xí nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình quản lý, giúp các doanh nghiệp nắm bắt đợc các cơ hội trong thị trờng cạnh tranh ngày một khắc nghiệt và nó góp phần tích cực vào quá trình thúc đẩy tiến trình áp dụng ISO 14000 vào các doanh nghiệp.
Trong tiêu chuẩn ISO 14001 thừa nhận các doanh nghiệp có nhu cầu thông tin nội bộ và đối ngoại về môi trờng và hệ thống quản lý môi trờng.. Trong đó thông tin nội bộ công khai là rất quan trọng đối với một hệ thống quản lý môi trờng hiệu quả. Thông tin này sẽ tạo ra động lực giúp đỡ các việc hoàn thiện cũng nh tuân thủ tất cả các quy định môi trờng phải áp dụng là yêu cầu tối thiểu của tiêu chuẩn ISO 14001. Bên cạnh đó để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hội nhập đáp ứng đợc yêu cầu của phía đối tác về các quy định pháp luật về môi trờng của họ thì các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cần phải biết đầy đủ các tiêu chuẩn về môi trờng của họ. Trong khi đó, hệ thống thông tin ở nớc ta hiện nay mặc dù so với trớc đã đợc phổ biến khá rộng rãi. Các phơng tiện thông tin khá phong phú, hiện đại, phơng pháp thu thập thông và cung cấp thông tin có nhiều tiến bộ. Song nhìn chung tính chất nhanh nhạy, kịp thời, chính xác đầy đủ hoàn thiện của hệ thống thông tin cha đáp ứng đợc yêu cầu trong điều kiện thị trờng và cuộc cách mạng khoa học công nghệ hiện đại. Hiện nay tại Việt Nam có một khó khăn đối với các doanh nghiệp là do nguồn vốn có hạn, không đủ kinh phí để mua sắm thiết bị phục vụ công tác thông tin nói riêng và chi phí cho các hoạt động tiếp cận, thu thập xử lý thông tin nói chung, trình độ tri thức và năng lực thu thập xử lý thông tin còn hạn chế. Hơn nữa phí truy cập ở nớc ta khá cao. Vì vậy đây sẽ là vấn đề khó khăn cho các doanh nghiệp khi xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý môi trờng theo tiêu chuẩn ISO 14001.
4.2. Biện pháp tiến hành
Cũng nh các doanh nghiệp khác hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hoá, Xí nghiệp môi trờng đô thị huyện Thanh Trì rất cần thông tin một cách cập nhật, đầy đủ và chính xác. Vì vậy trong thời gian tới để khắc phục đợc những khó khăn trong việc truy cập và xử lý thông tin đặc biệt là những thông tin liên quan đến vấn đề môi trờng và quản lý môi trờng. Giúp doanh nghiệp nâng cao đợc hiệu quả của công tác truy cấp và xử lý thông tin, Xí nghiệp môi trờng đô thị huyện Thanh Trì cần phải tiến hành một số vấn đề sau:
- Thành lập bộ phận chuyên trách thu thập và xử lý các thông tin về môi trờng và hệ thống quản lý môi trờng. Với việc đã phân công trách nhiệm cụ thể cho các đơn vị trong việc xác định các yêu cầu pháp luật về môi trờng, kết hợp với việc xác định các khía cạnh tác động tới môi trờng ở các đơn vị bộ phận. Mặt khác, Xí nghiệp môi trờng đô thị huyện Thanh Trì đã áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 14001 mà trung tâm là phòng kế hoạch. Vì vậy chỉ cần các công việc trên giao trách nhiệm quản lý chung cho phòng kế hoạch thì nghiễm nhiên Xí nghiệp môi trờng đô thị huyện Thanh Trì đã có đợc bộ phận chuyên trách thu thập và xử lý các thông tin về môi trờng và quản lý môi trờng. Sau đó phòng kế hoạch sẽ tiến hành cung cấp thông tin đến ngời lao động và các bên liên quan thông qua các phơng tiện thông tin khác nhau nh qua báo đài, vô tuyến cũng nh qua phơng tiện thông tin trong Xí nghiệp.
- Tạo kênh thông tin nội bộ giữa các đơn vị chức năng và giữa các cấp về khía cạnh môi trờng và quản lý môi trờng. Nếu Xí nghiệp môi trờng đô thị huyện Thanh Trì cũng giao trách nhiệm cho phòng kế hoạch nh đã giao cho họ trách nhiệm quản lý chất lợng thì hiệu quả công việc quản lý sẽ cao hơn. Vì với những kinh nghiệm đã có trong quản lý chất lợng phòng kế hoạch sẽ biết phát huy những thuận lợi và khắc phục những khó khăn. Hơn nữa khi giao trách nhiệm quản lý môi trờng cho họ thì Xí nghiệp cũng sẽ tiết kiệm đợc chi phí và bộ máy quản lý lại không cồng kềnh. Kết hợp với việc đã có mạng nội bộ phòng kế hoạch sẽ tạo ra một trang Web về môi trờng trong mạng nội bộ
của Xí nghiệp để cho các phòng ban đơn vị chức năng trong Xí nghiệp khi cần thiết có thể khai thác để thu thập đợc thông tin.
- Nâng cao trình độ của các cán bộ xử lý thông tin, đầu t tài chính để mua sắm, nâng cấp trang thiết bị truy cập và xử lý thông tin trong xí nghiệp. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học công nghệ, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Vì vậy mà việc thu thập thông tin của doanh nghiệp về lĩnh vực môi trờng đợc tiến hành bằng nhiều cách khác nhau.một trong những phơng pháp thu thập thông tin nhanh nhất, chính xác nhất đợc các doanh nghiệp sử dụng đó là việc thu thập trên mạng thông tin toàn cầu. Hiện tại mạng thông tin của Xí nghiệp môi trờng đô thị huyện Thanh Trì cha tham gia vào mạng toàn cầu, nên phần nào đó sẽ gây ảnh hởng đến việc cập nhật thông tin từ bên ngoài nhất là thông tin về môi trờng. Nếu Xí nghiệp đầu t kinh phí cho các bộ phận có liên quan đến việc thu thập thông tin về môi trờng để trang bị cho các đơn vị, bộ phận này trang thiết bị truy cập và xử lý thông tin và tham gia vào mạng toàn cầu. Đồng thời Xí nghiệp có kế hoạch đào tạo cho các cán bộ khai thác và xử lý thông tin đó tuỳ theo trình độ và yêu cầu công việc đòi hỏi mà có thể đào tạo trực tiếp tại Xí nghiệp cũng có thể gửi đi đào tạo tại các lớp đào tạo ngắn hạn, dài hạn về công nghệ thông tin thì tin rằng việc thu thập và xử lý thông tin ở Xí nghiệp môi trờng đô thị huyện Thanh Trì sẽ rất dễ dàng và cập nhật giúp cho việc thực hiện hệ thống quản lý môi trờng theo tiêu chuẩn ISO 14001 đợc thuận tiện.
- Tạo mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan tiêu chuẩn trong nớc, các trung tâm thông tin đầu mối quốc gia và các doanh nghiệp khác để có thể tiếp cận với các thông tin đợc nhanh chóng.