b. Trường hợp có sự phục vụ lẫn nhau giữa các bộ phận sản xuất phụ
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THÁI HOÀ
2.1.1. Sơ lược về quá trình hình thành và hoạt động của công ty.
2.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thái Hòa.
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thái Hòa thành lập và đi vào hoạt động theo Quyết định số 2335 QĐ - TL do UBND Thành phố Hà Nội cấp và giấy phép kinh doanh số 048176 ngày 12/3/1996 do Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Trụ sở chính của Công ty đặt tại D21 Phố Phương Mai – Đống Đa – Thành phố Hà Nội.
Đăng ký hoạt động kinh doanh của Công ty là chế biến nông sản, buôn bán hàng lương thực thực phẩm và các mặt hàng tư liệu sản xuất. Trong đó hoạt động chính của Công ty là sản xuất, chế biến và xuất khẩu cà phê loại Arabica, loại Robusta và cà phê hoà tan. Với số vốn điều lệ là 9.950.000.000 VNĐ.
Cho đến nay sau 10 năm đi vào hoạt động Công ty đã không ngừng lớn mạnh, với quy mô và số vốn ngày càng tăng. Liên tục trong các năm từ năm 2000 đến 2005 Công ty được UBND Thành phố Hà Nội tặng bằng khen về thành tích xuất khẩu. Hiện tại Công ty là một trong các nhà xuất khẩu cà phê chính của Việt Nam.
Cho đến nay Công ty đã mở chi nhánh hoạt động trên cả 3 miền tổ quốc, với một trụ sở văn phòng chính đặt tại D21 Phương Mai, bốn chi nhánh và hai phân xưởng.
- Phân xưởng Giáp Bát
- Phân xưởng Liên Ninh – Thanh Trì - Chi nhánh Sơn La
- Chi nhánh Quảng Trị - Chi nhánh Lâm Đồng
2.1.1.2. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh của Công ty.
Căn cứ vào khả năng của Công ty và nhu cầu của thị trường, Công ty tham gia các hoạt động kinh doanh:
- Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa (cà phê) - Chế biến nông sản
- Buôn bán hàng lương thực thực phẩm - Mua bán máy móc thiết bị phục vụ sản xuất - Và một số hoạt động kinh doanh khác.
Trong đó chế biến nông sản (cà phê) là hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty.
Nhờ có chiến lược phát triển đúng đắn, tập trung vào thị trường xuất khẩu cà phê, cho đến nay Công ty không chỉ lớn mạnh về mặt quy mô mà cả về uy tín. Sản phẩm cà phê Arabica của Công ty chiếm tới gần 80% sản lượng cà phê Arabica xuất khẩu của Việt Nam. Cà phê mang thương hiệu Thái Hòa gồm có cà phê nhân, cà phê hòa tan và cà phê xay. Sản phẩm của Công ty được tiêu thụ một phần tại Việt Nam nhưng chủ yếu vẫn là xuất khẩu đi các nước. Thị trường xuất khẩu của Công ty gồm có Mĩ, EU, Nhật và Singapo…
2.1.2. Sơ lược về tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý tại công ty TNHH Thái Hoà. Hoà.
2.1.2.1. Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh.
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thái Hoà bao gồm trụ sở chính đặt tại Hà Nội và các đơn vị chi nhánh đặt tại các tỉnh trong cả nước và hai xưởng sản xuất. Trong đó bốn chi nhánh của Công ty là các đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập, giữ các vai trò thu mua cũng như chế biến ngay tại vùng nguyên liệu. Hai xưởng sản xuất đặt tại Hà Nội là đơn vị trực thuộc hạch toán
phụ thuộc, giữ vai trò sản xuất các mặt hàng cà phê phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu.
Hoạt động sản xuất kinh doanh của trụ sở chính cũng như của các chi nhánh được phân chia chức năng theo hai bộ phận, là sản xuất và thương mại.
- Bộ phận sản xuất: có nhiệm vụ say, rang, sấy, đóng gói tạo thành các sản phẩm cà phê mang tên Thái Hoà. Bộ phận sản xuất tiến hành hoạt động căn cứ vào các đơn đặt hàng, vào nhu cầu thị trường và tình hình dự trữ của Công ty.
Hoạt động sản xuất được thực hiện ngay tại các phân xưởng của Công ty và các phân xưởng của chi nhánh. Trong đó các chi nhánh sản xuất cà phê nhân Arabica, cà phê nhân Robusta phục vụ xuất khẩu. Với phân xưởng Giáp Bát sản xuất cà phê hòa tan phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của thị trường trong nước, còn phân xưởng Liên Ninh – Thanh Trì sản xuất cà phê nhân Arabica phục vụ xuất khẩu. Vì vậy để thuận tiện cho công tác quản lý, Công ty tách biệt quản lý sản xuất của từng chi nhánh và của từng phân xưởng. Do đó chi phí được tập hợp theo từng phân xưởng cũng như giá thành sẽ cụ thể cho từng sản phẩm, tạo điều kiện thuận tiện cho xác định kết quả kinh doanh theo từng bộ phận sản xuất.
- Bộ phận thương mại: có nhiệm vụ tiến hành hoạt động thu mua cà phê, khai thác các kênh tiêu thụ đặc biệt là hoạt động xuất khẩu sản phẩm cà phê. Ngoài ra bộ phận thương mại còn thực hiện các hoạt động kinh doanh khác như hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác các mặt hàng tiêu dùng và tư liệu phục vụ sản xuất. Tuy nhiên hoạt động tiêu thụ sản phẩm cà phê là hoạt động chính của Công ty.
Giữa hai bộ phận sản xuất và bộ phận thương mại của Công ty luôn có mối quan hệ gắn kết về chức năng. Căn cứ trên kế hoạch tiêu thụ tháng và kế hoạch tiêu thụ tuần của bộ phận thương mại, bộ phận sản xuất tiến hành hoạt động sản xuất chế biến. Đồng thời bộ phận sản xuất luôn quản lý chi tiết theo từng lô hàng, từng đợt sản xuất, từ đó thông báo về tình hình tồn kho sản phẩm và nguyên liệu cho bộ phận thương mại.
2.1.2.2. Đặc điểm về bộ máy quản lý tại Công ty.
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Thái Hoà được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như đảm bảo tính năng động trong điều hành.
Điều hành toàn bộ Công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên là Ban Giám Đốc Công ty, ban Ban Giám Đốc trực tiếp điều hành các phòng ban chức năng. Bộ máy quản lý được phân tách riêng theo trụ sở chính và chi nhánh được phân tách riêng theo trụ sở chính và các chi nhánh. Dưới đây là sơ đồ tóm tắt mô hình tổ chức Công ty.
Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Thái Hòa
a. Ban Giám Đốc Công ty
Là đại diện cao nhất của Công ty, có quyền điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ban Giám Đốc Công ty bao gồm Giám đốc Công ty, giúp việc cho Giám đốc có 2 Phó Giám
Giám đốc Công ty
Phó Giám đốc
Kinh doanh Phó Giám đốc Điều hành
Phòng Tài Chính Kế Toán Phòng Kinh Doanh XNK Phòng Vật Tư Các Chi nhánh Công ty Các Nhà Máy Công ty Phòng Kỹ thuật Phòng Tổ chức hành chính
đốc, 1 Phó giám đốc kinh doanh, 1 Phó giám đốc điều hành. Các phó giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được phân công.
Giám đốc công ty: Chỉ đạo, điều hành toàn bộ mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh toàn công ty. Là đại diện của Công ty trước pháp luật.
Phụ giúp cho Giám đốc có 2 Phó Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách về kinh doanh và Phó giám đốc phụ trách về điều hành công ty.
Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Giúp giám đốc điều hành các công tác kinh doanh. Phó giám đốc kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm bạn hàng, ký kết hợp đồng tiêu thụ, kinh doanh cũng như cung ứng nguyên liệu ban đầu. Đồng thời chịu trách nhiệm quản lý, báo cáo trước giám đốc về tình hình kinh doanh của công ty.
Phó giám đốc phụ trách điều hành: giúp giám đốc điều hành các công tác quản trị trong công ty. Lên kế hoạch hoạt động, phân chia nhiệm vụ giữa các phòng ban, đánh giá và quản lý hoạt động của các nhân viên trong công ty.
b. Các phòng ban chức năng.
Phòng Tổ chức hành chính: Quản lý trực tiếp công tác tổ chức, công tác quản trị hành chính, triển khai, thực hiện các chế độ chính sách, thực hiện công tác quản lý hành chính pháp chế, công văn, thư từ báo chí, phụ trách công tác đào tạo, tuyển dụng và đề bạt CBCNV theo yêu cầu công việc của từng bộ phận, xây dựng định mức tiền lương chung của Công ty, Theo dõi quản lý, thực hiện các nghiệp vụ về chính sách cho người lao động, tổ chức, sắp xếp các cuộc họp, hội nghị lớn của công ty.
Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu: Tổ chức, quản lý, điều hành công tác kinh doanh xuất nhập khẩu. Tìm kiếm, khai thác và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu, phụ trách về các quan hệ quốc tế, việc liên hệ giao dịch với khách hàng, quan hệ với các cơ quan chức năng nhà nước có liên quan, tìm kiếm và khai thác khả năng đầu tư từ bên ngoài.
Phòng Kế toán: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc về hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. Tổ chức và quản lý nguồn
tài chính và thu chi tổng hợp, phân tích các hoạt động kinh tế tài chính trong sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ sở hạch toán kinh doanh về giá cả, tỷ giá xuất nhập khẩu và các định mức trong sản xuất.
Phòng kỹ thuật: Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu và các chỉ tiêu chất
lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất. Đảm bảo sự ổn định của các chỉ tiêu kỹ thuật đã đặt ra, phát triển sản phẩm mới nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Phòng Vật tư: Mua sắm trang thiết bị vật tư cho công ty, đảm bảo chất lượng cũng như số lượng của vật tư, đảm bảo, đáp ứng đủ nguồn hàng để phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
Các chi nhánh & Nhà máy: Trực tiếp sản xuất và chế biến cà phê nhân
xuất khẩu đáp ứng đủ hàng theo yêu cầu của Công ty, đầu tư trang thiết bị máy móc và nhà xưởng hợp lý, đầu tư Khoa học kỹ thuật đảm bảo đủ điều kiện để sản xuất chế biến, thực hiện tốt chu trình chất lượng cà phê để cà phê đạt tiêu chuẩn xuất khẩu theo tiêu chuẩn quy định, đảm bảo sản xuất ổn định về chất lượng và dần nâng cao số lượng qua kinh nghiệm tích luỹ, tạo điều kiện để đảm bảo sản xuất chế biến.
Sản xuất và chế biến cà phê thành phẩm (đồ uống), tìm kiếm bạn hàng để mở rộng thị trường trong nước và xuất khẩu ra thị trường thế giới, khẳng định chất lượng hàng hoá để nâng cao thương hiệu cà phê đồ uống đặc biệt là thị phần ở trong nước.
2.1.3. Đặc điểm về tổ chức kế toán tại công ty TNHH Thái Hoà.
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thái Hòa được tổ chức thành phòng kế toán, đứng đầu phòng kế toán là trưởng phòng kế toán, đồng thời là kế toán trưởng. Phòng kế toán có chức năng quản lý toàn bộ hoạt động kế toán tài chính tại công ty. Đồng thời phòng kế toán cũng tham mưu cho Ban Giám Đốc về kế hoạch tài chính, các chinh sách và chiến lược tài chính kế toán trong ngắn và dài hạn. Phòng kế toán tổ chức và thực hiện hạch toán kế toán Công ty theo chế độ tài chính hiện hành và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty được phân tách theo từng phần hành riêng biệt do các kế toán viên thực hiện. Mỗi nhân viên kế toán đều có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng về khối lượng công tác hạch toán được giao.
Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thái Hòa.
Sơ đồ 2.2 : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thái Hòa
Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: Phụ trách chung công tác kế
toán của Công ty, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động tài chính. Có nhiệm vụ theo dõi và tổ chức điều hành toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Công ty. Chỉ đạo chung công tác kế toán trong hệ thống kế toán (từ các bộ phận trong phòng đến các đơn vị sản xuất trực thuộc).
Kế toán tổng hợp: Thực hiện nhiệm vụ kế toán tổng hợp: Kê khai thuế hàng tháng cũng như quyết toán thuế cuối năm nộp lên Cục thuế thành phố Hà
Các nhân viên kế toán đơn vị trực thuộc Thủ quỹ Kế toán tiền lương Kế toán tài sản cố định Kế toán công nợ Kế toán vật tư sản phẩm Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
Nội; Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm cũng như xác định kết quả kinh doanh trên các phần hành khác chuyển số liệu sang.
Kế toán ngân hàng: Thực hiện các hoạt động liên quan tơi ngân hàng: Làm thủ tục vay vốn, cũng như theo dõi lãi vay; Theo dõi tiền gửi tại tài khoản ngân hàng và các hoạt động khác liên quan.
Kế toán thanh toán: Thực hiện kế toán các hoạt động thanh toán với khách hàng và các nhà cung cấp, lập phiếu thu, phiếu chi.
Kế toán công nợ: Theo dõi và thực hiện kế toán các khoản nợ phải thu và phải trả để có các biện pháp thu hồi cũng như thanh toán thích hợp.
Kế toán vật tư sản phẩm: Theo dõi và kế toán việc nhập kho vật tư sản phẩm, cũng như xuất kho tiêu thụ hoặc phục vụ sản xuất. Từ đó theo dõi quá trình sản xuất tập hợp chi phí phục vụ tính giá thành sản phẩm.
Kế toán tài sản cố định: Theo dõi các nghiệp vụ về tài sản cố định của Công ty; Theo dõi sự tăng giảm tài sản cố định; tính và trích khấu hao tài sản cố định. Đồng thời có trách nhiệm tập hợp số liệu của phòng đưa lên máy tính để kiểm tra số liệu của các báo cáo kế toán và bảng tổng kết tài sản.
Kế toán tiền lương: Tính và lập bảng lương. Đồng thời lập bảng tổng hợp đưa lên máy vi tính để phân bổ và trích lương.
Thủ quỹ: Thực hiện các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt.
Các nhân viên kế toán đơn vị trực thuộc: Đối với hai xưởng sản xuất có nhiệm vụ tập hợp chứng từ phát sinh hàng ngày chuyển lên phòng kế toán của Công ty để đưa lên máy tính. Đối với các chi nhánh các báo cáo về sản xuất và tiêu thụ cũng như kết quả kinh doanh hàng tháng được gửi lên phòng kế toán của Công ty.
2.1.3.2. Vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Thái Hòa.
a. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty.
Trên cơ sở chế độ kế toán do Nhà Nước ban hành, Công ty tiến hành xây dựng chính sách kế toán như sau:
Niên độ kế toán của Công ty trùng với năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12;
Kỳ kế toán là một tháng, cuối tháng lập báo cáo quyết toán và gửi báo cáo theo quy định;
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho, xuất phát từ nhu cầu quản lý của ban lãnh đạo cũng như đặc điểm hàng tồn kho của mình, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho. Đáp ứng được nhu cầu quản lý sát sao hàng tồn kho, đồng thời giúp Công ty đưa ra quyết định điều chỉnh hoạt động thu mua và dự trữ đảm bảo sản xuất kinh doanh. Về phương pháp xác định giá trị hàng hoá xuất kho, Công ty sử dụng giá bình quân cả kỳ dự trữ;
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng, Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ trong tính thuế GTGT;
Chế độ trích lập và phân bổ khấu hao TSCĐ theo Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định ban hành theo Quyết định 206/2003/QĐ- BTC ngày 22/12/2003 của Bộ Tài chính.
Phương pháp tính khấu hao: Phương pháp đường thẳng
Thời gian tính khấu hao: Căn cứ theo “Khung thời gian sử dụng TSCĐ”