Để thực hiện kiểm toán tuân thủ các kiểm toán viên chủ yếu sử dụng các kĩ thuật kiểm toán: mô tả, đối chiếu, phỏng vấn, so sánh theo đề c… ơng trên đây trên cơ sở nắm vững các chế độ, chính sách chi phối quá trình đầu t của các dự án xây dựng cơ bản và tình hình thực hiện dự án cùng cơ cấu kiểm soát nội bộ.
Khi kiểm toán việc chấp hành các Quy chế quản lý đầu t XDCB đầu tiên các kiểm toán viên kiểm tra quá trình chuẩn bị đầu t. Kiểm toán viên yêu cầu đợc xem các quyết định về đầu t. Đơn vị chủ đầu t đã đa ra các giấy tờ sau:
- Quyết định 70/CV-UB ngày 4/6/1997 của UBND thành phố Hà Nội cho phép Tổng công ty Sông Đà đợc đặt trụ sở tại Hà Nội
- Công văn số 2186/UB-VPTĐ ngày 27/9/1997 của Bộ tài chính thống nhất với Bộ xây dựng về chủ trơng đầu t công trình.
- Quyết định số 440 BXD/KH-ĐTngày 13/10/1998 của Bộ Xây dựng về việc phê duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật công trình với diện tích xây dựng 1560m2, diện tích sàn 8045m2 đợc chia ra thành 2 khối, khối 4 tầng và khối 7 tầng, chủ đầu t là tổng công ty Sông Đà với tổng số vốn đầu t 15.647.000.000đ bằng nguồn vốn tự bổ sung trong đó:
+ Xây lắp : 12.445.000.000 + Thiết bị khác : 2.500.000.000 + KTCB khác : 702.000.000
- Quyết định 305 BXD/KHĐT ngày 20/11/1998 của Bộ trởng Bộ xây dựng về việc phê duyệt dự án với nội dung điều chỉnh chủ đầu t công trình trong quyết định số 440 BXD/KH-ĐT: Công ty Xây lắp Vật t thiết bị thuộc tổng công ty Sông Đà (nay là công ty Sông Đà 12) là chủ đầu t .
- Quyết định số 395 BXD/KHĐT ngày 15/06/1999 của Bộ trởng Bộ xây dựng về việc phê duyệt điều chỉnh quy mô xây dựng, vốn đầu t do công ty xây dựng thêm 2 khu nhà 4 tầng( nhà B và nhà C) cụ thể:
+ Quy mô xây dựng: công trình có diện tích xây dựng 1.702 m2 diện tích sàn là 9.910 m2 đợc chia làm 3 khối trong đó có 2 khối nhà B và C cao 4 tầng.
+ Vốn đầu t: cha tính tiền sử dụng đất và chi phí dự phòng, dự kiến tổng số: 20.950.000.000 đồng trong đó:
Xây lắp : 16.140.000.000đồng Thiết bị : 3.530.000.000đồng KTCB : 1.280.000.000đồng
Đối chiếu nội dung trên với Nghị định số 52/CP của chính phủ ban hành Quy chế quản lý đầu t xây dựng cơ bản, kiểm toán viên kết luận trong giai đoạn đầu t chủ đầu t đã thực hiện đầy đủ và đúng nội dung quy định về quản lý đầu t xây dựng cơ bản vủa nhà nớc.
Tiếp theo, đến giai đoạn thực hiện đầu t, kiểm toán viên đối chiếu tổng dự toán của công trình do bộ xây dựng phê duyệt theo quyết định số 403 BXD/KH- ĐT với giá trị với vốn đầu t thực hiện trên báo cáo quyết toán công trình xây dựng
cơ bản hoàn thành thì thấy chênh lệch tăng 1.981.406.415 đồng. Kiểm toán viên đã đợc đơn vị cho biết đó là do trong quá trình thực hiện đầu t, chủ đầu t đã thay đổi, bổ sung thiết kế so với thiết kế đợc duyệt. Do tổng dự toán vợt gần 9.5% nên đơn vị phải lập dự toán bổ sung và trình HĐQT duyệt. Kiểm toán viên đã xem xét dự toán bổ sung đợc phê duyệt và thấy đúng với quy định của Tổng công ty về quản lý và phân cấp thực hiện đầu t .
Do công trình trên là công trình tự làm nên Tổng công ty không cần tổ chức đấu thầu, kiểm toán viên xem xét các giấy tờ chỉ định thầu và thấy đã đúng với quy định
Tiếp theo để kiểm tra thủ tục nghiệm thu cấp phát vốn: Theo nghị định số 52/CP “việc nghiệm thu từng phần và toàn bộ công trình xây dựng do chủ đầu t tổ chức thực hiện với sự tham gia của các tổ chức t vấn thiết kế, xây lắp cung ứng thiết bị (nếu có) và cơ quan giám định chất lợng theo phân cấp. Đối với những bộ phận, hạng mục hoặc công trình quan trọng có các yêu cầu phòng chống cháy nổ hoặc khi khai thác sử dụng có ảnh hởng xấu đến môi trờng thì khi nghiệm thu đa vào sử dụng phải có văn bản chấp thuận của cơ quan quản lý nhà nóc về những điều nói trên.” Căn cứ vào nội dung trên đây, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra theo biên bản nghiệm thu xem có đầy đủ và hợp lệ không. Kiểm toán viên chọn một số hạng mục công trình đặc biệt là những công trình có giá trị lớn để xem xét. Kết quả cho thấy: nhiều biên bản nghiệm thu không có chữ ký của bộ phận giám sát kĩ thuật, chất lợng; hoá đơn khối lợng xây dựng cơ bản hoàn thành của năm 2002 cha đủ chữ ký cuả các thành phần đã quy định.
Tơng tự nh vậy kiểm toán viên đã kiểm tra các phiếu giá thanh toán, các hoá đơn khối lợng xây dựng cơ bản hoàn thành Tổng cộng số phiếu giá của công… trình mà kiểm toán viên nội bộ đã phát hiện chênh lệch và ghi lại trong sổ tay nh sau :
Công tác nghiệm thu thanh toán, cấp vốn:
+ Tổng dự toán đợc duyệt: 20.950.000.000đ + Tổng số vốn đã thanh toán đến thời điểm 31/12/2002
Theo sổ kế toán : 22.931.406.415 đ Theo phiếu giá kiểm toán đã nhận đợc : 22.424.743.443 đ Cha có phiếu giá : 506.662.972 đ
Trên cở sở nội dung phiếu giá, chứng từ đã thanh toán thì kiểm toán viên thấy chủ đầu t đã hạch toán:
+ Thừa: 32.921.519 đ chi phí sửa chữa của nhà G9 hạch toán vào nhà G10
+ Thiếu: 33.360.000 đ (gồm chi phí thẩm định thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán 5.500.000đ thanh toán đợt 1, tiền di chuyển cây cảnh thanh toán đợt 1: 27.860.000đ)
Nh vậy số thực tế đã thanh toán (kể cả số cha tìm đủ phiếu giá) đến 31/12/2002 là: 22.931.406.415 - 32.921.519 + 33.360.000 = 22.931.844.896đ
Dự toán công trình: theo quyết định số 403 BXD/KHĐT ngày 20/6/1999 Bộ Xây dựng đã phê duyệt tổng dự toán của công trình20.950.000.000 đ và uỷ quyền cho Tổng công ty kiểm tra và ký duyệt dự toán chi tiết.
Về nguyên tắc khi thanh toán khối lợng xây lắp hoàn thành phải căn cứ vào dự toán trúng thầu còn phải căn cứ vào dự toán chi tiết đợc duyệt, còn đối với tr- ờng hợp đấu thầu còn phải căn cứ vào dự toán trúng thầu. Nhng trên thực tế công trình G10 khi thanh toán khối lợng xây lắp hoàn thành chủ đầu t căn cứ vào tổng dự toán đợc Bộ xây dựng phê duyệt và các dự toán bổ sung do Tổng công ty lập. Do đó kiểm toán không có cơ sở dự toán để kiểm tra việc nghiệm thu thanh quyết toán có đúng với dự toán hay không.
Đến đây các kiểm toán viên nội bộ bàn bạc với nhau và thấy rằng: Tính đến thời điểm 31/12/2002 công trình trụ sở giao dịch đã hoàn thành
- Tổng dự toán cha đợc điều chỉnh phê duyệt
Kiểm toán viên yêu cầu công ty Xây lắp vật t vận tải sông đà 12:
- Hoàn chỉnh các thiết kế thay đổi, bổ sung so với thiết kế đã đợc phê duyệt để trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt
- Bổ sung, điều chỉnh tổng dự toán trình Bộ Xây dựng phê duyệt
- Tập hợp đủ phiếu giá, hoàn thành các thủ tục phiếu giá, điều chỉnh các bút toán để hạch toán cho đúng, đủ chi phí xây dựng công trình, chuẩn bị đủ nguồn vốn, lập biên bản nghiệm thu bàn giao công trình đa vào sử dụng, lập hồ sơ tiến hành quyết toán công trình.
Các kiểm toán viên căn cứ trên đề cơng kiểm toán chi tiết các khoản mục trên Báo cáo quyết toán đã lập tiến hành các kỹ thuật kiểm toán theo phần việc đợc phân công bởi trởng đoàn kiểm toán. Cụ thể nội dung công việc có thể chia thành 2 mảng lớn: kiểm toán nguồn vốn đầu t và kiểm toán chi phí đầu t
Việc đầu tiên là kiểm toán viên kiểm tra xem tài khoản nguồn vốn khấu hao tài sản cố định lại của Tổng Công ty xây dựng Sông Đà có đủ để kết chuyển nguồn cho công trình xây dựng cơ bản Trụ sở giao dịch TCT. Kiểm toán viên nội bộ kết luận: nguồn vốn dùng để kết chuyển là có căn cứ hợp lý.
Khoản mục nguồn vốn còn đợc kiểm toán viên xem xét về tính chính xác, hợp lý thông qua việc kiểm toán các phần việc khác. Điều này là phù hợp trong tr- ờng hợp này vì nguồn vốn sử dụng để quyết toán là nguồn vốn khấu hao để lại của Tổng Công ty. Theo logic của kiểm toán viên việc tập hợp chi phí đầu t đúng đắn, hợp lý sẽ đảm bảo cho việc quyết toán vốn. Kiểm toán viên chỉ kiểm tra chi tiết để chắc chắn về tính chính xác của số liệu hạch toán trên khoản mục nguồn vốn đầu t bằng cách tổng cộng các khoản vốn đầu t trên sổ kế toán, đối chiếu số lợng tơng ứng trên bảng tổng hợp quyết toán nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản, đối chiếu với các số tổng cộng trên số chi tiết nguồn vốn đầu t với sổ cái tổng hợp. Đồng thời thông qua kết quả kiểm toán của các phần việc khác kiểm toán viên kết luận đợc tổng mức vốn đầu t thực hiện dự án qua các năm gồm :
- Toàn bộ vốn đầu t thực hiện dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án đầu t đến kết thúc xây dựng đa dự án vào sản xuất, sử dụng.
- Cơ cấu vốn: xây lắp, thiết bị, chi phí khác.
Kiểm toán chi phí đầu t
Khi kiểm toán chi phí đầu t xây dựng và lắp đặt, kiểm toán viên yêu cầu đợc cung cấp dự toán chi tiết đã đợc lập lại. Dự toán chi tiết là cơ sở để thực hiện thi công. Để kiểm tra việc lập kế toán có chính xác không, kiểm toán viên đối chiếu với văn bản pháp lý về định mức và đơn giá cho từng thời kỳ xây dựng. Trợ giúp cho kiểm toán viên trong trờng hợp này là một kỹ s xây dựng với nhiệm vụ bóc tách tiền lơng từ bản vẽ thiết kế và bản vẽ hoàn công để đối chiếu, so sánh với dự toán và quyết toán đợc duyệt.
Việc đối chiếu này không đợc thực hiện đối với mọi khoản chi phí mà đợc tiến hành thông qua một mẫu chọn. Tập hợp kết quả kiểm toán viên đánh giá dự toán đợc lập phù hợp với định mức và đánh giá do Nhà nớc quy định. Tuy nhiên việc thực hiện bớc này trong trờng hợp kế toán đã đợc phê duyệt bởi cấp trên có thẩm quyền sẽ là không cần thiết.
Tiếp theo kiểm toán viên vẫn sử dụng thủ đối chiếu để xem xét báo cáo quyết toán và phát hiện ra chênh lệch. Kết quả đối chiếu đợc ghi chép lại trong sổ tay của kiểm toán viên.
Bảng số 13: Tổng hợp dự án đầu t nhà G10
STT Nội dung Giá trị dự toán Giá trị quyết toán Chênh lệch 1 Xây dựng cơ bản 17.395.001.674 18.226.406.542 831.404.778
2 Thiết bị 3.627.857.382 3.659.817.351 31.959.969
3 Chi phí kiến thiết khác 1.043.140.944 1.045.621.003 2.480.059 Tổng 21.966.000.000 22.931.844.986 965.844.896 Để tìm nguyên nhân chênh lệch kiểm toán viên thảo luận với ban quản lý dự án và đợc cho biết: chi phí xây dựng cơ bản tăng lên do giá vật t, thiết bị nhà thầu cung cấp với giá cao hơn rất nhiều so với giá dự toán trúng thầu. Kiểm toán viên đánh dấu đỏ những ghi chú này trong số tay kiểm toán để tiến hành kiểm tra chi tiết hơn.
Kiểm toán viên yêu cầu đa ra những phiếu giá thanh toán và những biên bản nghiệm thu mà trong thời gian kiểm toán vừa qua kiểm toán viên đã phát hiện thấy thiếu và không đầy đủ về mặt pháp lý sau đó tiến hành chọn một số biên bản nghiệm thu mà kiểm toán viên cho là quan trọng để kiểm tra chi tiết với những thủ tục nh đối chiếu, so sánh, phỏng vấn những nhân viên có trách nhiệm.
Kết quả kiểm toán viên thấy vẫn còn có 3 biên bản nghiệm thu cha đúng thủ tục pháp lý vì thiếu chữ ký của cán bộ kỹ thuật. Ban quản lý cho biết lý do là cha thể thực hiện đợc thủ tục này vì cán bộ đó đi công tác vắng đồng thời ban quản lý cũng yêu cầu đợc “nợ” những văn bản này. Kiểm toán viên chấp nhận ý kiến giải trình và đã ghi lại những điều trên để theo dõi. Bên cạnh đấy, khi lần theo mối quan hệ giữa các chứng từ trong quá trình kiểm tra các phiếu giá đã chọn kiểm toán viên có một số phát hiện nh: tính trùng phí nhân công trong phiếu giá số 27 ngày25/04/2002, áp dụng sai tỷ lệ lãi định mức trong phiếu số 34 ngày 13/7/2002...cũng dự toán kể cả những phần không có trong dự toán nhng lại có trong chi tiết quyết toán kiểm toán viên đã ghi lại một số điều nh:
Bảng số 14: Chênh lệch giữa dự toán và quyết toán
Số hiệu định mức
Nội dung công việc Giá trị dự toán Giá trị quyết toán Chênh lệch Ghi chú 300.223 Bê tông đúc sẵn cọc, từ đá 1x2, vữa M300 57.645.496 64.325.157 6.679.661 áp dụng sai đơn giá 301.211 Cốt thép cột cọc cừ xà dầm giằng, d<= 10mm 37.984.594 41.2174.897 3.230.303 áp dụng sai định mức Tổng 95.630.090 105.540.054 6.909.964
Kiểm toán viên còn yêu cầu kế toán đơn vị cung cấp toàn bộ các giấy tờ về từng đợt quyết toán của từng công trình bao gồm:
+ Biên bản nghiệm thu khối lợng hoàn thành + Phiếu giá khối lợng nghiệm thu, đơn giá thầu + Biên bản quyết toán
Kiểm toán viên đối chiếu theo thứ tự đợt nghiệm thu (số tiền, khối lợng đã nghiệm thu kỳ trớc ở tài liệu đợt sau với số tiền, khối lợng nghiệm thu ở tài liệu tr- ớc) nhằm phát hiện sự hợp lý số liệu giữa các đợt.
Kiểm toán viên tổng hợp những phát hiện và quyết định giảm giá quyết toán những khối lợng áp dụng sai đơn giá và định mức hoặc không có trong thiết kế bị xuất toán và chấp nhận những khối lợng phát sinh tăng so với dự toán có trong thiết kế. Kết quả đợc ghi lại trong sổ tay kiểm toán.
Khi kiểm toán chi phí mua sắm trang thiết bị lắp đặt vào công trình, kiểm toán yêu cầu kế toán cung cấp danh sách các thiết bị cùng các chứng từ liên quan, danh mục thiết bị khi dự toán và tiến hành đối chiếu so sánh với tổng dự toán đợc duyệt, kết quả; không có sự chênh lệch đáng kể giữa dự toán và quyết toán. Kiểm toán viên đánh dấu đỏ các khoản mục thiết bị có giá trị lớn nh: cầu thang máy, điều hoà nhiệt độ. Kiểm toán viên kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến các khoản mục đợc chọn. Đối với hệ thống cầu than máy kế toán đã cung cấp cho kiểm toán viên nội bộ những chứng từ cơ bản sau:
Hồ sơ đấu thầu lắp đặt thang máy với đơn vị trúng thầu và Công ty xây dựng Sông Đà 11.
Hợp đồng kinh tế mua hệ thống cầu thang của Huynđai elevator Company Ltd số ER0201 cùng hồ sơ kỹ thuật liên quan đến thiết bị.
- Biên bản giao nhận thiết bị - Chứng từ vận chuyển.
Các bớc kiểm toán tính tuân thủ Quy chế đấu thầu đối với trờng hợp này đợc tiến hành trong tơng tự nh đã mô tả ở trong phần kiểm toán tuân thủ.
Để kiểm toán chi phí mua sắm thang máy kiểm toán viên kiểm tra Hợp đồng nhập thiết bị ký giữa Công ty xây dựng sông Đà 11 và huynđai Elevator Company Ltd. Về các yếu tố pháp lý của nó, đối chiếu danh mục, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật giữa biên bản giao nhận với Hợp đồng đã ký, kiểm tra việc nhập thiết bị có đúng thời gian quy định không. Các yếu tố đối chiếu đã tỏ ra hợp lý. Kiểm toán viên còn đặc biệt chú ý đến việc áp dụng tỷ giá ngoại tệ. Theo hạch toán của chủ
đầu t tỷ giá ngoại tệ áp dụng cho việc thanh toán cho Công ty Huynđai là