Giám đốc công ty
Phó giám đốc
Ghi chỳ :
Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng nên có đặc trng là vừa duy trì hệ thống trực tuyến ở toàn doanh nghiệp, vừa kết hợp với việc tổ chức các phòng, các bộ phận chức năng ở cấp doanh nghiệp. Trong đó quyền ra mệnh lệnh quản trị thuộc cấp trởng trực tuyến và cấp trởng chức năng. Cách tổ chức này có u điểm là gắn việc sử dụng các chuyên gia ở các bộ phận chức năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn giữ đợc tính thống nhất quản trị ở mức độ nhất định. Lãnh đạo cao nhất là chủ tịch hội đồng quản trị. Các phó giám đốc chức năng giúp việc cho giám đốc khi giám đốc đi vắng hoặc uỷ quền. Ngoài ra mỗi phó giám đốc còn có những quyền hạn và nghĩa vụ sau:
Phó giám đốc kinh doanh:
- Hỗ trợ giám đốc điều hành doanh nghiệp
- Thay mặt giám đốc kíy kết các hợp đồng kinh tế khi có uỷ quyền của
giám đốc.
- Nhận kế hoạch nhân sự của các phòng ban và lên kế hoạch tuyển dụng
và thay mặt giám đốc ký kết các hợp đồng lao độn, bố trí nhân sự…
- Kiểm tra, giám sát điều chỉnh tiến độ công việc của các phòng ban.
Phó giám đốc kỹ thuật.
- Triển khai, theo dõi và giám sát kỹ thuật, quản lý nhân sự phòng mình,
thực hiện các yêu cầu công việc có liên quan đến kỹ thuật của phòng kinh doanh (phòng kinh doanh thông báo thông tin về yêu cầu của khách hàng cho phòng kỹ thuật đáp ứng).
Quan hệ trực tuyến
- Nhận báo cáo kỹ thuật của các đội đồng thời phối hợp với các phòng ban khác nh phòng dự án, phòng kế toán để lên kế hoạch bàn giao, nghiệm thu và thanh toán.
- Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về chất lợng sản phẩm cũng nh chất l-
ợng dịch vụ của công ty
Phòng dự án :
- Tìm kiếm thị trờng, tìm kiếm khách hàng.
- Tiếp kách, giao dịch, đàm phán với khách hàng giá hợp đồng, tiến độ
thực thi hợp đồng
- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, báo cáo theo năm và theo quy định của cấp trên.
Phòng xuất nhập khẩu:
- Lên kế hoạch các loại nguyên vật liệu, thết bị cần nhập để lên kế hoạch phục vụ cho lĩnh vực thơng mại và dịch vụ của công ty.
- Quản lý quá trình xuất nhập vật t, hàng hoá phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty.
- Lập và quản lý hồ sơ và lên kế hoạch để công ty sửa chữa, bảo hành,
bảo dỡng.
Phòng kế toán :
- Xây dựng các kế hoạch tài chính theo quý và năm: nh doanh thu, chi
phí, các loại quỹ, vay vốn và sử dụng vốn, mua bán vật t, hàng hoá. Đề xuất (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
xử lý chiếm dụng vốn….
- Quản lý công tác kế toán tài chính:
+ Tổ chức thực hiện việc phân bổ kế hoạch tài chính đã đợc giám đốc
phê duyệt .
+ Giám sát các hoạt động tài chính, các khoản thu chi, các khoán kế
toán phát sinh.
+ Lập và phân tích các báo cáo tài chính.
- Tiến hành các thủ tục thanh quyết toán theo quy định của công ty và
quy định chung của Chi cục thuế.
- Cân đối các nguồn tiền mặt phục vụ cho việc thanh quyết toán tiền l-
- Tổ chức phổ biến, đào tạo và bồi dỡng nghiệp vụ kế toán, chế độ chính sách mới về kế toán tài chình hiện hành của Nhà nớc cho công ty.
- Tổ chức lu trữ, quản lý các tài liệu kế toán đúng theo quy định của
Nhà nớc và của công ty.
Phòng hành chính:
- Xây dựng mô hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
cho phù hợp với thực tế của công ty. Tiến hành kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty.
- Đảm bảo các yếu tố vật chất cho hoạt động của các phòng ban.
- Quản lý, tổ chức, hớng dẫn các đơn vị thực hiện tốt trách nhiệm xã
hội, vấn đề liên quan đến đạo đức kinh doanh và văn hoá doanh nghiệp.
-Quản lý chế độ chính sách đối với ngời lao động: Tiền lơng, tiền th-
ởng, phạt, bảo hiểm…
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện đào tạo, tuyển dụng nguồn nhân lực
theo yêu cầu của công ty.
Phòng thiết kế:
- Nhận yêu cầu của khách hàng, lên phơng án thiết kế sơ đồ (sơ đồ mạng
văn phòng, sơ đồ hệ thống camera…)
- Hớng dẫn bộ phận kỹ thuật thi hành theo đúng sơ đồ đề ra, và có trách nhiệm kiểm tra chéo với bộ phận kỹ thuật
Phòng bảo hành:
- Có trách nhiệm bảo hành các linh kiện thay thế cho khách hàng.
- Có trách nhiệm thông báo thời hạn bảo hành đối với khách hàng về sản phẩm bảo hành (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.5.8 Xây dựng triết lý kinh doanh
Triết lý kinh doanh thể hiện quan điểm chủ đạo của những nhà lãnh đạo về sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Thông thờng nói tới triết lý kinh doanh là ngời ta hay đề cập đến sứa mệnh, mục tiêu của doanh nghiệp cũng
và phá triển của nó. Với các nội dung cơ bản trên, triết lý kinh doanh nh kim chỉ nam hớng doanh nghiệp, các bộ phận cũng nh mọi cá nhân hành động trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của nó. Do tính chất định hớng quan điểm dài hạn và vai trò đặc biệt quan trong này mà lãnh đạo doanh nghiệp phải xây dựng triết lý kinh doanh từ khi tạo lập doanh nghiệp. Trong suốt quá trình phát triển, tùy theo sự thay đổi của môi trờng kinh doanh mà những ng- ời lãnh đạo doanh nghiệp có thể nghiên cứu, xem xét điều chỉnh triết lý kinh doanh cho phù hợp.
Mặc dù STD cha có một triết lý kinh doanh rõ ràng nhng ban lãnh đạo đang rất cố gắng xây dựng một triết lý kinh doanh cho phù hợp với định hớng của STD.
II - Phân tích và đánh giá công tác quản trị của công ty 1. Đánh giá công tác quản trị tiêu thụ hàng hoá của công ty.
Để kế hoạch kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học của công ty STD đợc hoàn thiện công ty đã có những biện pháp rất hữu hiệu trong việc bán hàng, đây là khâu cuối trong toàn bộ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh mà Công ty STD xây dựng nên do đó kế hoạch có đợc thực hiện hay không đ- ợc phản ánh qua khâu này.
* Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm
Trong nền kinh tế hiện đại ngày nay, hầu hết các nhà kinh doanh đều không bán hàng trực tiếp đến ngời tiêu dùng cuối cùng. Việc bán hàng trực tiếp đòi hỏi rất nhiều nguồn lực và tài chính và nhân lực. Với mục đích phân phối hàng rộng khắp hoàn thành kế hoạch bán hàng, đa hàng đến thị trờng mục tiêu, đem lại hiệu quả cao. Công ty STD đang cố gắng xây dựng một hệ thống phân phối tối u, góp phần quyết định trong việc mang lại những thành quả kinh doanh cho công ty. Hiện công ty đang sử dụng kênh phân phối sau:
Kênh 1: Công ty bán hàng trực tiếp cho khách hàng thông qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty (Showroom)
Qua những gian hàng của công ty tại các hội trợ triển lãm, qua các đơn đặt hàng, tiếp thị qua điện thoại và bán hàng thông qua các dự án lớn của các doanh nghiệp. Trong kênh này đạt hiệu cao là bán hàng qua đơn đặt hàng và dự án vì các đơn đặt hàng hầu nh xuất phát từ khách hàng truyền thống đó là các dự án của doanh nghiệp Nhà nớc, và của cả những doanh nghiệp vừa và nhỏ khác. Công ty đã tham dự các hội trợ về máy tính và các thiết bị tin học
nh Expo''2000…. Nh vậy kênh phân phối này đem lại hiệu quả nhất định cho
công ty trong việc hoàn thiện kế hoạch kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học.
Kênh 2: Công ty bán hàng thông qua đại lý bán lẻ.
Đây là kênh phân phối đem lại cho công ty doanh số lớn và đang đợc công ty sử dụng một cách hiệu quả, có sự chú trọng phát triển. Kênh này có u điểm là hạn chế chi phí lu thông hàng hoá từ công ty đến khách hàng tiêu dùng cuối cùng, tránh sự gia tăng về giá. Sau nhiều nỗ lực, đến nay hệ thống này đã lên tới con số hàng trăm đại lý và cửa hàng giúp công ty kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học hiệu quả. Phát triển kênh này là hớng đúng đắn đem lại hiệu quả cao trong việc thực hiện kế hoạch đề ra.
Kênh 3: Công ty bán hàng thông qua hệ thông dại lý phân phối và đại lý bán lẻ
Kênh này đợc công ty sử dụng phổ biến. Các đại lý phân phối này hoạt động tơng đối tốt, ý thức đợc tầm quan trọng trong việc phát triển hệ thống phân phối, công ty có tính toán sử dụng một phần vốn để cố gắng xây dựng tầm vóc tối u của lực lợng bán và đẩy mạnh công suất bán. Hiện tại các đại lý đợc ban giám và phòng Kế hoạch của công ty quản lý theo vùng và đợc hởng sự u đãi cao. Hàng hoá đợc công ty vận chuyển đến tận kho đại lý, mối quan hệ giữa công ty và đại lý rất thân thiện, việc quản lý các đại lý đợc thực hiện theo phơng châm “mềm dẻo, linh hoạt, đôi bên cùng có lợi”. Nhờ đó công ty đã xây dựng đợc niềm tin ở các đại lý, tạo cho sự yên tâm trong quá trình
Không chỉ kết hợp với các đại lý để thúc đẩy lợng bán ra, công ty STD còn kết hợp với đối thủ cạnh tranh của mình nhằm mang lại doanh số và lợi nhuận cho cả hai công ty, đồng thời tăng cờng sự có mặt của sản phẩm tại thị trờng.
Ngoài ra các nhân viên bán hàng và giới thiệu hàng hóa ở phòng trng bày sản phẩm đợc công ty tuyển chọn kỹ lỡng qua các lớp nghiệp vụ ngắn hạn. Các cán bộ, công nhân viên của công ty khi ký kết hợp đồng với các đơn vị khách hàng đều đợc hởng % ngoài lơng chính. Những nỗ lực của công ty trong việc xây dựng kênh phân phối đã đem lại những hiệu quả tích cực. Hiện nay công ty đang cố gắng phát huy những yếu tố thuận lợi trên nhằm ngày càng hoàn thiện hệ thống phân phối của mình. Nhìn chung so với công ty tin học khác đang có mặt trên thị trờng thì FPT có một hệ thống phân phối tơng đối rộng lớn, có hiệu quả, đợc tổ chức có tính khoa học.
2. Đánh giá công tác mua hàng
Thông thờng vào ngày 15 hàng tháng các cán bộ phụ trách sản phẩm lập kế hoạch kinh doanh cho tháng sau, trong trờng hợp đặc biệt nh mức tiêu thụ tăng đột biến làm cho lợng hàng trong kho giảm đến mức báo dộng thì tr- ởng phòng kế hoạch kinh doanh lập tức yêu cầu giám đốc sản phẩm lập kế hoạch mua vào nếu có nguy cơ thiếu hụt, hoặc kế hoạch thúc đẩy hoạt động bán hàng nếu ứ đọng hàng. Do đó lợng máy tính và các thiết bị tin học sẽ nhập vào căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ trong kỳ tới nên kế hoạch kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học của công ty gồm kế hoạch mua hàng và kế hoạch bán hàng.
3. Đánh giá công tác quản trị nhân sự
Công tác quản trị nhân sự của công ty tơng đối tốt. Đối với đội ngũ nhân viên của mình công ty kiểm soát chặt chẽ khả năng làm việc, những nhân viện không làm đợc việc sẽ không ký tiếp hợp đồng. Trên cơ sở các hoạt động kinh doanh công ty luôn rà soát xem cần bao nhiêu nhân viên cho mỗi
4. Đánh giá phơng pháp hoạch định
Công ty STD chuyên kinh doanh các mặt hàng máy tính và các thiết bị tin học do vậy mục đích đặt ra cho công ty là: đẩy mạnh công cuộc tin học hoá trong cả nớc, phổ cập tin học cho các tầng lớp dân chúng, u tiên đặc biệt cho ngành giáo dục, tham gia phát triển các ứng dụng tin học phục vụ công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc và phục vụ nhu cầu sử dụng tin học trong nhân dân.
Ngời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và giúp Giám đốc điều hành bộ máy kinh doanh là ngời phụ trách khối hỗ trợ
Việc lập kế hoạch kinh doanh diễn ra theo trình tự sau:
Bớc 1: Thu thập thông tin
Các giám đốc sản phẩm nghiên cứu thị trờng sản phẩm mình đảm nhiệm, thị trờng mua của công ty STD liên quan chặt chẽ đến thị trờng tin học trên thế giới, nguồn hàng chính của công ty là nhập khẩu từ nớc ngoài đặc biệt là từ các hãng của Mỹ. Qua đó họ thu thập phân tích và xử lý số liệu bên trong nội bộ công ty và bên ngoài thị trờng.
Trong nội bộ doanh nghiệp, thu thập các thông tin từ các bản báo cáo, bản kê khai sản phẩm trong các kỳ trớc. Từ bên ngoài thị trờng, thu thập các thông tin về các nhà cung cấp, nhu cầu của thị trờng về dòng sản phẩm này, khả năng tiêu thụ sản phẩm, các đối thủ cạnh tranh, tâm lý thị hiếu ngời tiêu dùng hay cả những vấn đề về môi trờng kinh tế, chính trị, văn hoá có liên quan đến hoạt động kinh doanh sản phẩm này, trong đó đặc biệt quan trọng là môi trờng kinh doanh của những nhà cung ứng đầu vào cho STD. Để có đ- ợc các thông tin trên, các cán bộ phụ trách sản phẩm có thể thu thập qua sách báo, tạp chí chuyên ngành tin học, qua các phơng tiện thông tin đại chúng, trao đổi với những nhà cung ứng, nhà phân phối, các khách hàng... Họ có thể khuyến khích những ngời phân phối bán lẻ và những ngời" đồng minh" khác
tin từ các nhà cung cấp thông tin, cũng có thể xây dựng một đội ngũ chuyên trách về thu thập thông tin và phổ biến thông tin hàng ngày. Các thông tin thu thập đợc phải tạo điều kiện dễ dàng cho việc đa ra các quyết định cơ bản. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bớc 2: Xây dựng mục tiêu
Căn cứ các thông tin đã phân tích và xử lý ở bớc 1, các cán bộ phụ trách sản phẩm phải xác định mục tiêu cần thực hiện trong kỳ kế hoạch. Các mục tiêu này phải phù hợp với chức năng và nhiệm cụ của công ty cũng nh khả năng thực tế của công ty. Các mục tiêu có thể là: duy trì và mở rộng thị trờng truyền thống các sản phẩm máy tính và máy tính cá nhân, xâm nhập thị trờng mới, tăng số lợng máy tính xách tay, các thiết bị hỗ trợ, tối đa hoá doanh thu, tối đa hoá lợi nhuận hay cũng có thể là tiêu thụ hết hàng ứ đọng... Một mục tiêu kế hoạch đúng đắn sẽ đảm bảo tính cụ thể, định hớng, tính khả thi và tính hệ thống.
Bớc 3: Lên kế hoạch
Sau khi xác định đợc các mục tiêu, họ bắt đầu đi vào lập kế hoạch mua, bán các sản phẩm của mình theo tháng, quí hoặc theo năm tuỳ thuộc vào mặt hàng và thời kỳ kinh doanh.
Bớc 4: Đánh giá, kiểm tra kế hoạch
Trởng phòng kế hoạch tiến hành kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh nếu cần thiết và bảo vệ kế hoạch kinh doanh này trớc ban giám đốc tuân thủ các qui định của tiêu chuẩn ISO 9002. Sau đó giao nhiệm vụ đến từng cán bộ, công nhân viên thực thi các kế hoạch đề ra, bao gồm các bộ phận: hợp đồng, bộ phận thanh toán, bộ phận vận chuyển, bộ phận liên quan đến bảo hiểm,...
5. Đánh giá phơng pháp tổ chức
Sức mạnh của STD là sức mạnh chất xám, sức mạnh của nguồn nhân lực ở