Các thực thể đợc xác định là một một đối tợng có thật mang thông tin cần thiết cho hệ thống. Tên của thực thể phải thể hiện kiểu hay lớp của các đối tợng. Một thực thể phải có ít nhất hai thuộc tính trong đó có một thuộc tính làm khoá. Thuộc tính phục vụ cho việc đánh giá chất lợng, xác định, phân loại, đánh giá số l- ợng hay biểu diễn trạng thái của thực thể.
Qua việc phân tích các thông tin của hệ thống, ta thấy hệ thống gồm những thực thể sau:
♦ Thực thể Sách: Là nguồn tài liệu chính mà Th viện sử dụng để phục vụ bạn đọc, ta thấy thực thực thể này có các thuộc tính:
- Mã sách - Tên sách - Tên tác giả - Tên nhà xuất bản - Năm xuất bản - Lần xuất bản - Tập số - Số lợng - Ngôn ngữ sử dụng - Ngày nhập - Số trang - Giá tiền
- Kích cỡ
♦ Thực thể luận văn: Là nguôn t liệu đợc cung cấp từ các cơ quan chủ quản có quan hệ với Th viện, các thuộc tính cần lu trữ của thực thể này là:
- Mã luận văn - Tên luận văn
- Tên cơ quan chủ quản - Ngôn ngữ sử dụng - Tác giả - Năm thực hiện - Ngày nhập về - Số trang - Nội dung tóm tắt - Từ khoá - Số bản sao
Trong đó thuộc tính mã luận văn đợc chọn làm định danh
♦ Thực thể Tạp chí: Đây là nguồn t liệu cung cấp cho Th viện dùng để làm tài liệu tham khảo, giải trí. Các thuộc tính cần lu trữ để quản lý đối với thực thể này là:
- Số định kỳ - Tên nhà xuất bản - Số trang - Ngôn ngữ sử dụng - Giá tiền - Số lợng
Trong đó thuộc tính tên nhà xuất bản và số định kỳ đợc chọn làm định danh Sau khi đã có t liệu nhập về Th viện phải phân loại t liệu và đánh mã số, dán mã, đóng dấu để thuận lợi cho việc quản lý mợn trả, thống kê khi đó ta cần quản lý thực thể là bản sách.
♦ Thực thể Bản Sách: Bản Sách là mục tiêu quản lý số một của của Th viện nên thực thể này là trung tâm của hệ thống và có liên kết các thực thể khác. Từ thực tế, ta thấy thực thể sách có các thuộc tính sau:
- Mã lu trữ - Mã sách
- Ngày lập chỉ mục (có tạo số đăng ký cá biệt) - Mã vị trí
- Số đăng ký cá biệt
Trong đó, thuộc tính mã lu trũ và số đăng ký cá biệt đợc chọn làm định danh.
♦ Thực thể Bạn đọc: Lu giữ các thông tin để Th viện quản lý độc giả và kiểm soát việc mợn sách của độc giả đó. Thực thể này gồm các thuộc tính sau:
- Họ tên - Ngày sinh - Chức vụ - Số thẻ đọc - Địa chỉ - Ngày cấp thẻ - Ngày hết hạn sử dụng - Tên cơ quan chủ quản - Mã mức u tiên
Thuộc tính số thẻ đọc đợc chọn làm định danh.
♦ Thực thể Nhà xuất bản: Nhà xuất bản có quan hệ với Th viện về mặt cung cấp sách. Nhà xuất bản có thể thông báo cho Th viện về kế hoạch xuất bản của mình để Th viện chủ động đặt sách hoặc có thể xuất bản sách theo đơn đặt hàng riêng của Th viện. Vì vậy nhà xuất bản cần đợc quản lý nh một thực thể riêng biệt. Thực thể nhà xuất bản gồm các thuộc tính sau:
- Tên nhà xuất bản - Địa chỉ
- Điện thoại - Fax.
Thuộc tính Tên nhà xuất bản đợc chọn làm định danh.
♦ Thực thể Cơ quan chủ quản: Lu giữ thông tin về các cơ quan có tham gia quan hệ với Th viện. Gồm các thuộc tính sau:
- Tên cơ quan chủ quản - Địa chỉ
- Điện thoại - Fax
Thuộc tính Tên cơ quan chủ quản đợc chọn làm định danh.
♦ Thực thể Kho sách: Th viện có thể có nhiều kho sách ở nhiều vị trí khác nhau. Thực thể Kho sách đợc đa vào quản lý trong hệ thống giúp cho việc mợn trả sách đợc thuận tiện hơn. Kho sách có các thuộc tính sau:
- Mã kho - Địa chỉ kho - Tầng
- Phòng - Giá
Thuộc tính Mã kho đợc chọn làm định danh.