- Quy tắc đánh số thẻ Th viện:
Niên khoá (0000) + số thứ tự của thẻ trong niên khoá đó (<10000) Ví dụ: 199800030: Năm 1998 số thứ tự là 30
- Quy tắc đánh mã lu trữ (đanh só đăng ký cá biệt):
Ngôn ngữ +Kích cỡ + “-“ +Loại kho + Mã kho + “/” + số thứ tự của tài liệu trong sổ đăng ký của loại kho đó
Ví dụ: AV-D5/300: là tài liệu Ngôn ngữ : Tiéng Anh
Loại : Vừa
Kho loại : Thuộc kho đọc Mễ trì Số thứ tự : 300
- Một bản tài liệu phải đợc trả lại theo nguyên trạng nh khi nó đợc cho mợn - Một bản tài liệu không đợc mợn quá 30 ngày kể từ ngày mợn (trừ giáo trình)
- Một bản tài liệu chỉ đợc trả lại sau ít nhất là một ngày nếu mợn về - Nếu làm rách tài liệu thì bị phạt
Loại tài liệu
Cỡ tài liệu Tiền phạt
Lớn 500đ/ trang
Vừa 300đ/trang
Nớc ngoài Lớn 600
đ/ Trang
Vừa 400đ/Trang
- Nếu làm mất tài liệu thì bị phạt gấp đôi giá tiền ghi trong tài liệu
- Nếu bạn đọc làm mất thẻ thi phải làm lại, bạn đọc phải có thẻ thì mới m- ợn đợc tài liệu
- Tiến trình mợn tài liệu:
-
Yêu cầu là thẻ thư viện
yêu cầu trả tài liệu còn nợ
Đưa tài liệu cho bạn đọc Nhận yêu cầu từ
bạn đọc (nhận phiếu yêu cầu) Yêu cầu mượn tài liẹu của bạn đọc kiểm tra thẻ thư viện Còn nợ tài liệu kiểm tra khả năng cho mượn Tài liệu được đưa cho bạn đọc có khả năng Không có khả năng Có thẻ Không có thẻ Không nợ Có nợ
sơ đồ tiến trình nghiệp vụ cho độc giả mượn tài liệu Thao tác thực hiện
- Tiến trình bổ sung quản lý tài
Đặt tài liệu cho nhà xuất bản Nhận yêu cầu cần
bổ sung tài liệu Các yêu cầu cần bổ sung tài liệu Duyệt bổ sung tài liệu Tài liệu được lưu vào
Chấp nhận Không chấp nhận Lập danh mục tài liệu và đăng ký xét duyệt Có tài liệu mới Nhận các danh mục tài liệu mới từ nhà
cung cấp Nhận tài liệu từ nhà xuất bản Đăng ký tổng quát Có tài liệu tài trợ ù các nhà tài trợ Nhận tài liệu từ các nhà tài trợ, tổ chức Phân kho
Phân loại và lên biên mục Tạo số đăng ký
cá biệt
Ghi ký hiệu vào tài liệu(Dán mã số và đóng dấu)
Tạo và lập danh sách các danh mục tài liệu (tạo Chuyển tài liệu
đến các kho Sắp xết tài liệu vào các kho Xét duyệt các nguồn tài liệu tài trợ Không chấp nhận chấp nhận
Khoá luận tốt nghiệp (1998-2000) khoa CNTT- ĐHKHTN
3.1.5.Xác định các chức năng của hệ thống
• Hệ thống đợc xây dựng cần phải đảm bảo hỗ trợ tối đa cho ngời sử dụng, qua quá trình khảo sát thực tế tại Th Viện Đại Học Quốc Gia Hà Nội và phân tích chức năng nghiệp vụ ở trên ta thấy các chức năng của hệ thống đáp ứng đợc các yêu cầu sau:
-Cập nhật và lu giữ các thông tin về tài liệu. -Đảm bảo tính an toàn, toàn vẹn cho CSDL.
-Tổ chức phân loại, sắp xếp, lu trữ sách một cách hợp lý, khoa học để tiện cho việc khai thác và, tra cứu, thống kê khi cần thiết.
-Quản lý đợc quá trình mợn tài liệu của độc giả.
-Quản lý hệ thống các đối tợng phân quyền sử dụng chơng trình và khai thác tài liệu.
-Phải có khả năng đáp ứng mỗi khi có đối tợng cần thêm, bớt, hoặc thay đổi dữ liệu về sách hoặc danh sách ngời sử dụng.
• Để thực hiện đợc các yêu cầu nêu ra ở trên thì hệ thống phải có các chức năng sau:
-Cập nhật: Đa vào CSDL các dữ liệu về: sách, bạn đọc (bạn đọc và thẻ), chi tiết mợn trả, nhà xuất bản, vị trí để sách. Mỗi một chức năng cập nhật phải đảm bảo đợc các tính năng: thêm, sửa, xoá.
-Tra cứu: tra cứu theo các trờng: tên tài liệu, tác giả, nhà xuất bản, thể loại, chủ đề.
-Quản lý mợn trả.
-Thống kê: Các chức năng thống kê phục vụ cho các báo cáo hoạt động của Th Viện, hỗ trợ ra quyết định cho ngời quản lý Th Viện.
3.2.Mô hình và mối quan hệ giữa các thực thể.
Việc chọn mô hình dữ liệu cho hệ thống thực sự ảnh hởng trực tiếp và quan trọng tới các bớc xây dựng và triển khai hệ thống sau này. Mô hình quan hệ đợc chọn cho hệ thống quản lý Th viện vì những u điểm sau: Đơn giản, hiệu quả, tính độc lập rất cao giữa các đối tợng, đợc nhiều phần mềm về cơ sở dữ liệu hỗ trợ, thuận tiện cho việc khai thác dữ liệu và đáp ứng đợc yêu cầu truy xuất thông tin trên Web.