I. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cơ Điện Trần Phú 1 Quá trình hình thành Công ty Cơ Điện Trần Phú
2. Đặc điểm tổ chức quản lí sản xuất kinh doanh 1.Đặc điểm tổ chức quản lí.
2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Phòng kế toán của Công ty gồm có 7 ngời mỗi ngời thực hiện một phần hành cụ thể và 4 nhân viên thống kê các phân xởng, có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán thống kê trong toàn bộ Công ty . Đứng đầu là kế toán tr ởng kiêm kế toán tổng hợp, còn lại là kế toán viên dới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán tr- ởng.
Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cơ Điện Trần Phú Dây đồng E2,6mm Kéo nhỏ Bện Dây đôi Bọc hai lợt Bọc một lợt Dây đơn Nhập kho thành phẩm
Phòng kế toán đặt dới sự đạo trực tiếp của phó giám đốc tài chính, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong công ty , cung cấp các thông tin kịp thời về tình tài chính của công ty để ban lãnh đạo công ty luôn có hớng lãnh đạo đúng, chỉ đạo đôn đốc đúng thời điểm tạo điều kiện cho công ty kinh doanh có lãi.
Phòng tài vụ có nhiệm vụ luôn đảm bảo nguyên tắc kế toán là hạch toán đầy đủ kịp thời, chính xác, cán bộ kế toán luôn hoàn thành nhiêm vụ. Thực tế tại phòng kế toán Công ty Cơ Điện Trần Phú số nhân viên quá ít mà khối lợng công việc rất lớn, cán bộ kế toán phải kiêm nhiều việc, công việc phức tạp nặng nề không kém những công nhân sản xuất sản phẩm. Vậy mà phòng kế toán vẫn luôn hoàn thành nhiệm vụ đợc giao.
Ngoài ra để quản lí có hiệu quả thì phòng kế toán của công ty còn có quan hệ mật thiết với các phòng chức năng để phối hợp với nhau cùng hoàn thành công việc đa Công ty từng bớc đi lên trên con dờng kinh doanh.
Phòng kế toán của công ty phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lí thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của công ty. Công ty có các phân xởng nhng không mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng, toàn bộ công việc ghi sổ, lập báo cáo kế toán đều thực hiện ở phòng kế toán trung tâm.
Cụ thể:Các nhân viên thống kê hạch toán theo phiếu nhập kho , hàng hoá, thành phẩm do phòng kế toán lập hàng ngày để chuyển lên phòng kế toán công ty. Các nhân viên thống kê có nhiệm vụ theo dõi từ khâu nguyên liệu vào sản xuất đến lúc giao sản nhẩm hoàn thành cho công ty, yêu cầu phải theo dõi khâu đa nguyên vật liệu vào sản
Kế toán trưởng (KT tổng hợp)
Kế toán
vật tư Kế toán tiền mặt, tạm ứng Kế toán TSCĐ, t.phẩm, t.lương và các khoản trích theo lương Kế toán bán hàng và công nợ Kế toán tiền gửi, tiền vay Thủ quỹ
xuất cho từng mặt hàng, theo dõi sô lợng bán thành phẩm xuất kho cho từng tổ sản xuất và thành phẩm hoàn thành. Đồng thời căn cứ vào số lợng bán thành phẩm hoàn thành và định mức lơng quy định của công ty, nhân viên kinh tế có nhiệm vụ lập bảng tính lơng cho công nhân phân xởng. Khi kết thúc hợp đồng gia công phải lập báo cáo thanh quyết toán hợp đồng cuối quý căn cứ vào sổ theo dõi của mình để lập báo cáo gửi lên phòng kế toán trung tâm, làm cơ sở đối chiếu số liệu giữa phòng kế toán và các nhân viên king tế. Từ các chứng từ nhân viên kinh tế gửi lên, phòng kế toán tiến hành ghi chép, hệ thống hoá, tổng hợp số liệu ghỉ sổ để lập báo cáo tài chính.
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
* Kế toán trởng: là ngời có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị do mình phụ trách – Nói cách khác, kế toán trởng là ngời giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc điều hành.
- Kế toán trởng là ngời chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính của giám đốc doanh nghiệp đồng thời chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của giám đốc tài chính Nhiệm vụ của kế toán trởng là : Tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lợng công tác kế toán nhằm thực hiện 2 chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của đơn vị. Kế toán trởng phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty và chịu trách nhiệm hớng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra công việc của các nhân viên kế toán trong phòng. Hàng, tháng, quý kế toán trởng có nhiệm vụ lập báo cáo, duyệt báo cáo đồng thời chịu trách nhiệm với phó giám đốc tài chính về thông tin kinh tế do mình cung cấp.
- ở Công ty Cơ Điện Trần Phú kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp: thực hiện công tác kế toán cuối kì, giữ sổ cái tổng hợp cho các phần hành, ghi sổ cái tổng hợp cho tất cả cho phần hành và ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo quản trị và báo cáo tài chính theo định kỳ theo yêu cầu công ty
- Vào sổ NKCT và Sổ cái toàn bộ các tài khoản phát sinh hàng tháng.
- Kiểm tra định khoản trên bảng kê toàn bộ các chứng từ phát sinh của công ty - Xác định kết quả kinh doanh, hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, xác định và kết chuyển hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng.
* Kế toán quỹ:
Là ngời có quan hệ trực tiếp với khách hàng, công nhân viên chức và ngân hàng sử dụng nguồn vốn l… u động của doanh nghiệp theo quyết định của giám đốc và kế toán trởng công ty.
- Quản lý tiền mặt và theo dõi huy động vốn - Quản lí quỹ, lập báo cáo quỹ
* Kế toán TSCĐ, thành phẩm , tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Phải cung cấp thông tin về giá vốn, giá phí của toàn bộ sản phẩm, hàng hoá luân chuyển.Tính toán chi phí làm nên gía thành sản phẩm.Tập hợp chi phí và kết chuyển chi phí NVL,chi phí SXC, chi phí bán hàng, chi phí quản lí, chi phí quảng cáo sản phẩm.
Là ngời chịu trách nhiệm tính toán việc, tăng, giảm, khấu hao TSCĐ hàng tháng, chịu trách nhiệm kiểm tra việc bảo dỡng, sữa chữa, đánh giá lại TSCĐ.
-Vào sổ chi tiết tăng , giảm TSCĐ
- Trích khấu hao TSCĐ, hàng tháng, quý lập báo cáo tổng hợp tăng, giảm TSCĐ, vốn kinh doanh, vốn khấu hao.
- Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công để thanh toán tiền lơng cho cán bộ công nhân viên.
* Kế toán tiền mặt, tạm ứng :có trách nhiệm ghi chép các khoản thu chi trong kì, theo dõi tiền tạm ứng và phối hợp với kế toán tiêu thụ thành phẩm để viết hoá đơn.
*Kế toán NVL:
-Theo dõi NVL,CCDC về số lợng, chủng loại, chất lợng nhập xuất tồn kho theo từng loại, từng thứ, từng nhóm khác.
-Cung cấp nhng thông tin về giá trị nhập, xuất tồn để có kế hoạch quản lí về vốn lu động của doanh nghiệp.
-Cung thông tin về tình trạng quản lí vật t trong quá trình sử dụng và sử dụng trên cơ sở định mức tiêu hao, định mức tồn kho để phát hiện thừa, thiếu, kếm phẩm chất để có biện pháp quản lí phù hợp.
* Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: có nhiệm theo dõi tình hình bán
hàng, viết hoá đơn đầu ra và theo dõi các công nợ phải thu của khách hàng và các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nớc.
* Kế toán tiền gửi và tiền vay: có nhiệm vụ theo dõi các khoản tiền vay ngắn hạn, vay trung hạn, vay dài hạn và theo dõi tiền bảo lãnh.
* Nhân viên thống kê các phân xởng: Có nhiệm vụ thống kê tình hình vật t,
tình hình tiêu thụ thành phẩm theo từng loại của phân xởng mình căn cứ vào thẻ kho. Cuối ngày có nhiệm vụ đa lên cho bộ phận kế toán .
Từ đặc điểm sản xuất tập trung, để phù hợp với trình độ quản lí và điều hành của Công ty . Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật kí – chứng từ và ph- ơng pháp hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc ban hành theo quyết định theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/95 của Bộ tài chính.Hệ thống tài khoản hiện nay công ty đanh sử dụng về cơ bản là hệ thống tài khoản của bộ tài chính mới ban hành.
* Hệ thống sổ kế toán.
Công ty Cơ Điện Trần Phú là một Công ty có quy mô tơng đối lớn, hoạt động trên địa bàn tập trung nên phù hợp với mô hình kế toán một cấp. Do trình độ kế toán khá cao và có điều kiện phân công lao động kế toán nên Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật kí chứng từ ”.
Mọi nghiệp vụ phát sinh tại Công ty đều lập chứng từ gốc hợp lệ. Các chứng từ này là cơ sở để kế toán phần hành nhập số liệu, lên sổ chi tiết, bảng kê, nhật kí chứng từ. Hệ thống sổ chi tiết bao gồm một số loại chính mà Công ty đã áp dụng:Bảng phân bổ vật liệu, bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng phân bổ lơng và các khoản trích theo lơng, sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, sổ tài sản cố định…
Hiện nay công ty có trang bị máy vi tính cho công tác kế toán, công ty dùng phần mềm kế toán máy là phần mềm kế toán Fast . Nhng công việc kế toán của công ty không hoàn toàn bằng máy mà có sự kết hợp giữa kế toán thủ công và kế toán máy. Công ty Cơ Điện Trần Phú áp dụng hình thức nhật kí chứng từ, sổ sách kế toán chi tiết vẫn là bảng kê nhật kí chứng từ của hình thức sổ nhật kí chứng từ. Các chứng sẽ là căn cứ để kế toán tiến hành lập bảng kê, nhật kí, sau đó nhập vào máy vi tính. Máy tự tiến hành lên sổ cái, báo cáo theo phần mềm đã lập. Vì vậy công tác kế toán vẫn không giảm đi là bao nhiêu.
+ Nhật kí chứng từ 1: Ghi có tài khoản 111 “Tiền mặt ”
+ Nhật kí chứng từ 2 : Ghi có tài khoản 112 “ Tiền gửi ngân hàng ” + Nhật kí chứng từ số 4: Ghi có tài khoản 331 “ Phải trả cho ngời bán” + Nhật kí chứng từ số 7: Tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp, Ghi có TK 142, TK152, TK153,TK154, TK214, TK334, TK335,TK338, TK621, TK622, TK627.
+ Bảng tổng hợp số phát sinh các tài khoản, phản ánh số phát sinh bên có các tài khoản liên quan đến quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng:TK131, TK155, TK157,TK511, TK632, TK641, TK642.
+Nhật kí chứng từ số 9 : Ghi có TK 211 “ TSCĐ hữu hình”
+Nhật kí chứng từ số 10: Ghi có TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp NN”.
+Bảng kê 1, bảng kê 2 … +Sổ cái
….
Sơ đồ 6: Khái quát công tác kế toán tại Công ty Cơ Điện Trần Phú
Ghi chú
Hàng ngày , căn cứ vào chứng từ gốc kế toán phân loại và sử lý nghiệp vụ xác định định khoản . Sau đó về phần theo dõi trên máy kế toán đa số liệu vào máy , bộ phận theo dõi trên sổ kế toán thủ công phản ánh số liệu vào sổ liên quan. Đối với các nghiệp vụ phát sinh thuộc về phần việc phải phân bổ trên bảng phân bổ chi phí , giá thành ..cùng với việc phản ánh vào bảng kê, NKCT đợc tổng hợp và phân bổ trên bảng
Ch Chứng từ gốc
: Ghi hàng ngày :Ghi cuối tháng : Đối chiếu
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê
Bảng phân bổ
Xử lý nghiệp vụ Kiểm tra chứnh từ Xác định tài khoản ( Đưa số liệu vào máy)
NKCT
phân bổ . Đồng thời ghi các nghiệp vụ kinh tế cần hạch toán chi tiết vào các sổ chi tiết . Cuối kỳ căn cứ vào số liệu bảng kê , NKCT, sổ cái , bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính . ghi sổ cái. Để có kết quả chính xác kế toán tiến hành đối chiếu giữa các sổ có liên quan .