MARC 21 trong biên mục
Hiện tại hầu hết các thư viện vẫn biên mục bằng tay theo chuẩn MARC 21. Có lẽ do biên mục bằng chuẩn này quá rườm rà do có quá nhiều trường mà trong khi đó chỉ có một số trường và trường con được sử dụng. Vì thế mà đề tài của em sẽ đi sâu về vấn đề nghiên cứu về sách và tạp chí nhiều kỳ với những trường và mã trường con được sử dụng thường xuyên.
Các chức năng chính của biên mục:
- Đặt những giá trị cố định cho các trường tương ứng đối với những tài liệu có thuộc tính giống nhau trong bản ghi biên mục, nhằm giảm bớt thao tác lặp đi lặp lại khi nhập tin cho những trường này.
- Khi bổ sung một tài liệu mới vào kho sách của thư viện, bên cạnh những thông tin về lưu trữ (Ví dụ: tên kho, chỉ số đăng ký cá biệt…), thông tin về số lượng, cần phải khai báo một số thông tin thư mục cơ bản của tài liệu đó như Nhan đề, Năm xuất bản…để làm dữ liệu ban đầu cho quá trình biên mục chi tiết. Người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng theo dõi được các đầu ấn phẩm mới được bổ sung này.
- Nhập mới một bản ghi cho phép người dùng biên mục chi tiết cho một tài liệu trong thư viện. Để nhập mới phải sử dụng cơ chế kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu để hạn chế những nhầm lẫn, sai sót trong quá trình biên mục.
- Tích hợp các nguồn dữ liệu điện tử với bản ghi biên mục để phục vụ cho việc khai thác trực tuyến.
- Sửa chữa lại giá trị của một nhóm trường trong bản ghi biên mục của một tài liệu trong thư viện.
- Xem thông tin biên mục của một nhóm hoặc toàn bộ số bản ghi trong CSDL. Để có thể tái sử dụng toàn bộ hay một phần các thông tin biên mục đã được cập nhập ở một bản ghi có sẵn cho bản ghi mới:
- Trong quá trình biên mục một tài liệu, nếu tìm được thông tin của tài liệu đó trên Internet (do một thư viện nào đó đưa lên) hay tìm được trong một thư viện nào đó, hoặc từ các bản ghi được biên mục từ bên ngoài để có thể dùng lại những thông tin đó cho tài liệu cần biên mục trong thư viện của mình.
- Vì khi biên mục sách theo Marc có rất nhiều trường nên cho phép định nghĩa thêm các trường Marc mới để có thể thêm vào những trường Marc mới theo yêu cầu để phù hợp với thư viện.
5.4. Sơ đồ luồng dữ liệu
Mức 0: Mô tả tổng quát về quản lý thư viện
Mức 1: Mô tả luồng dữ liệu, những cơ bản của quản lý thư viện
Mức 2: Mô tả cụ thể về luồng dữ liệu từng chức năng của Thư viện Mức 2.1: Chức năng quản lý bạn đọc
Hình 10: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý bạn đọc
Mức 2.3: Chức năng biên mục
Hình 12: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng biên mục tài liệu
Mức 2.4: Chức năng mượn trả
Mức 2.5: Chức năng tra cứu
Hình 14: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng tra cứu
Mức 2.7: Báo cáo, thống kê
Hình 16: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng báo cáo, thống kê
Mức 2.8: Quản trị hệ thống