II. CÁC BIỆN PHÁP CƠ BẢN
4.1. Mục đích chung
Trong công ty hiện nay khoản mục chi phí chung của công ty còn nhiều hạn chế, khoản chi phí này chiếm một tỷ lệ lớn trong giá thành xây lắp, chính vì thế việc giảm chi phí này sẽ góp phần đáng kể trong việc hạ giá thành công trình. Trong dự toán, chi phí chung là một khoản mục chi phí gián tiếp, thường được tình theo % chi phí nhân công. ở công ty, khoản mục chi phí chung thực tế tăng so với dự toán và chi phí quản lý doanh nghiệp qua các năm đều tăng lên về con số tuyệt đối.Nếu công ty có những định mức, kế hoạch chi tiêu hợp lý sẽ tiết kiệm được một khoản tiền lớn cho công ty và hạ được giá thành sản phẩm.
Có nhiều nhân tố khác nhau ảnh hưởng tới mức độ chi phí của khoản mục chi phí chung. Khi phân tích khó có thể phân biệt mức độ ảnh hưởng của một nhân tố ra khỏi ảnh hưởng của các nhân tố khác, bởi các nhân tố có mối liên hệ biện chứng hữu cơ với nhau, ảnh hưởng của mỗi nhân tố tới mức độ chi phí có thể bih che lấp ảnh hưởng của nhân tố khác. Chính vì yếu tố này, các giải pháp mang tính linh hoạt, mang tính chung chung, khó lượng hóa.
4.2. Phương thức tiến hành
Để thực hiện tốt công tác giảm giá thành thông qua việc giảm chi phí chung thì cần phải giảm các chi phí như: chi phí phục vụ thi công, hành chính, quản lý … Đối với chi phí phục vụ thi công về lều lán trại phục vụ cho sinh hoạt của công nhân phải tận dụng những nhà có sẵn, tránh xây dựng làm phát sinh chi phí chung.
Để hạ chi phí chung, trong các năm tiếp theo công ty khồng nên bổ xung thêm lao động để tránh phát sinh tăng chi phí quản lý và cũng tránh hiện tượng lúc rỗi việc vẫn phải trả lương, với lao động trực tiếp nếu có nhu cầu ta nên đi thuê theo nhu cầu của công việc và ký hợp đồng theo thời gian hoàn thành công việc. Ngoài ra để quản lý có hiệu quả chi phí chung và chi phí quản lý công ty nên xây dựng một cơ chế linh hoạt rõ ràng hiệu quả, quy định rõ ràng quyền hạn trách nhiệm ở từng vị trí, quy đinh các định mức chi phí đi lại cần thiết. Đối với các đội xây dựng cần khoán các chỉ tieu hàng tháng xuống đội và phải không
được vượt quá số đó. Đồng thời phải tích cực kiểm tra các khoản chi tiêu đó.Ví dụ đội trưởng đội xây dựng được khoán tiến điệ thoại liên lạc hàng tháng là 300000đ/ tháng. Nếu quá số đó thì phải tự chịu.
Ví dụ
Như chuyến công tác mở rộng thị truờng của trưởng phòng hành chính kỹ thuật năm 2005 ở tỉnh Lào Cai, trong việc mở rộng thị trường ở tỉnh lào cai của phòng đã tiêu tốn của công ty hàng chục triệu đồng:
Tháng 1/2005 chi phí 2.500.000đ/ tuần, tháng 5/2005 chi phí là 3.500.000đ/3 ngày, tháng 12/2005 chi phí là 1.500.000đ/2ngày. Tổng cộng việc mở rộng thị truờng của phòng là 7.500.000đ, trong khi đó đến năm 2006 công ty vẫn chưa nhận được một hợp đồng xây dựng nào ở tỉnh Lào Cai. Như vậy đây là chi phí chung khi phân bổ vào các công trình thi công năm 2005 sẽ tăng lên là 10% × 7.500.000 = 750.000đ. Đây chỉ là một ví dụ cho việc tăng chi phí chung trong các công trình xây dựng. Vậy để giảm các chi phí này thì công ty cần có quy định rõ ràng về công tác mở rộng thị trường như chi phí mở rộng thị trường của phòng nào sẽ do phòng đó quản lý và tự chịu trách nhiệm ( hạch toán nội bộ ). Nếu công tác mở rộng thị trường thành công thì sẽ tính vào chi phí của công trình đó, do công ty trịu trách nhiệm, còn nếu không ký được hơp đồng mới thì đơn vị cử người đi mở rộng thị trường sẽ phải tự chịu trách nhiệm về khoản chi phí đo. Như trên công ty có thể hạ được chi phí là 75.000.000đồng.
Nếu thực hiện tốt công tác này sẽ làm cho công tác hạ giá thành các công xây dựng của công ty đạt hiệu quả.