2. Thực trạng kếtoỏn nghiệp vụ NVL-CCDC tai Cụng ty Cổ phần cơ khớ may
2.1.2. Đỏnh giỏ NVL
Ở cụng ty Cổ phần cơ khớ may Gia Lõm, NVL được đỏnh giỏ theo giỏ thực tế - Đối với NVL nhập kho: Cụng ty sử dụng giỏ thực tế để xỏc định giỏ trị NVL nhập kho. Giỏ thực tế NVL Nhập kho là giỏ mua chưa cú thuế GTGT cộng chi phớ liờn quan (chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản...)
- Đối với NVL Xuất kho: Cụng ty tớnh giỏ NVL xuất kho theo giỏ hạch toỏn. Theo phương phỏp này toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tớnh theo giỏ hạc toỏn. Cuối kỳ kế toỏn sẽ tiến hành điều chỉnh từ giỏ hạch toỏn sang giỏ thực tế
Trang 38
Giỏ vốn thực tế nhập kho
Đơn giỏ bỡnh quõn sau mỗi lần nhập của từng loại VL Trị giỏ thực tế tồn kho trước nhập Trị giỏ thực tế nhập kho Số lượng tồn kho
trước khi nhập Số lượng nhập kho
Trong đú giỏ mua theo húa đơn
là giỏ khụng cú Thuế GTGT
Giỏ vốn thực tế VL xuất kho: Cụng ty ỏp dụng theo giỏ bỡnh quõn sau mỗi lần nhập (Thực hiện trong chương trỡnh kế toỏn trờn MVT ngay sau khi viaats phiếu nhập) theo cụng thức:
Ngày 10/03/2008 mua thộp lỏ CT3, S= 1.5 của cụng ty Thương maị Thỏi Sơn 10.000 Kg, trị giỏ 62.300.000 đ. Hàng đó về nhập kho số lượng tồn kho trước khi nhập là 2.000đ, trị giỏ là 12.400.000đ .
Phương phỏp này cú ưu điểm là : Khi xuất kho đó biết hết giỏ của NVL- CCDC. Do vậy, cuối kỳ sẽ bớt được khõu điều chỉnh và giỏ trị tồn kho cuối kỳ sẽ sỏt với giỏ thực tế trờn thị trường.
2.2 Hạch toỏn chi tiết NVL- CCDC tại cụng ty cổ phần cơ khớ may Gia Lõm Hạch toỏn chi tiết NVL- CCDC là 1 bộ phận quan trọng trong tổ chức hạch toỏn NVL- CCDC. Do đặc điểm SX của cụng ty là SX nhỏ sửa chữa, chủng loại vật tư phức tạp và tổ chức kế toỏn tập trung nờn cụng ty ỏp dụng phương phỏp kế toỏn chi tiết là PP the song song. Việc ghi sổ được thực hiện ở 2 nơi là kho và P. Kế toỏn. CĂn cứ để ghi sổ là cỏc phiếu N- X kho, húa đơn kiờm phiếu Xuất Kho và cỏc chứng từ khỏc.
a. Thủ tục nhập kho VL
Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế định mức vật tư kĩ thuật và tiến độ giao hàng cho khỏch, bộ phận mua hàng (thuộc P. KD) lập giấy mua hàng trỡnh Giỏm Đốc duyệt theo mẫu bảng 2.2( trớch theo thỏng 1 năm 2008).
Sau khi được duyệt P. KD cử cỏn bộ mua hàng đi khảo sat, kớ kết mua bỏn hoặc lập bỏo giỏ rồi làm thủ tục Xin mua vật tư. Nếu mua với số lượng nhiều, P. KD làm hợp đồng mua bỏn vật tư theo phương thức “ Mua tại cửa kho” ,
Giỏ mua theo húa đơn Thuế nhập khẩu nờu cú = + + ĐGBQ sau mỗi lần nhập của thộp lỏ CT3 S=1.5 12.400.000 + 62.300.000 2.000 + 1.000 6.225 đ = = = + + -
người bỏn sẽ chở vật tư đến cửa kho của cụng ty giao hàng theo hợp đồng đó kớ kết giữa 2 bờn: nếu mua với số lượng ớt, cỏn bộ mua vật tư làm thủ tục tạm ứng tiền đi mua vật tư, sau khi đó được kiểm nhận và hàng nhập vào kho thỡ làm thủ tục thanh toỏn theo quy định của chế đọ kế toỏn và chế độ của cụng ty cụ thể như sơ đồ 2.6
Sơ đồ 2.6 Trỡnh tự nhập kho NVL- CCDC
Tại kho: thủ kho kiểm nhận số thực nhập và cỏn bộ kĩ thuật
kiểm nghiệm chất lượng NVL- CCDC
P.KD căn cứ vào biờn bản kiểm nhận VT để viết phiếu nhập kho
PNK Liờn 2: Thủ kho dựng để ghi vào thẻ kho
và chuyển cho KT VTư ghi sổ
PNK Liờn 1:Lưu ở P.KD P.NK liờn 3: Dựng để
Bỏng 2.2 Cụng ty cổ phần cơ khớ may Gia Lõm
GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ
Số: 05/ KD Đơn vị đề nghị: P. KD
1. Lý do để mua vật tư
STT Tờn, loại SP, HH Số lượng Số hợp đồng, đơn đặt hàng
1 Tủ hồ sơ 5 ngăn kộo (1.5 x 0.8 x 0.6) 1.000 Cỏi HĐ số 01/KD ngày 15 thỏng 1 năm 2008 2. Vật tư cần mua
STT Tờn, loại VT ĐVT SL cần dựng Số tồn kho SL cần mua
1 Thộp gốc 25*25 Kg 60.000 5.000 55.000 2 Thộp lỏ CT3 S=1,5 Kg 42.000 4.000 38.000 3 CT3 S= 2Thộp lỏ Kg 51.000 7.000 44.000 4 Que hàn điện ứ 2.5 Kg 500 50 450 5 Bột sơn tĩnh điện Kg 2.000 200 1.800 6 Gass Bỡnh 100 10 90
(49Kg/Bỡnh)
7 Vũng bi 6001 Vũng 20.000 2.000 18.000
8 Tay nắm tủ Chiếc 5.000 200 4.800
9 Khúa cửa tử Chiếc 5.000 100 4.900
Ngày 05 thỏng 01 năm 2008
Giỏm đốc duyệt Trưởng P.KD
(Kớ) (Kớ)
Bảng 2.3
CễNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ MAY GIA LÂM GIẤY XIN MUA VẬT TƯ
SỐ:10/ KD- MVT Đơn vị đề nghị: P.KD
- CĂn cứ vào nhu cầu vật tư dựng cho SX và giấy đề nghị mua vất tư Số 05/ KD ngày 05/01/2008 đó được Giỏm Đốc duyệt
Căn cứ vào giỏ cả thị trường mà P. KD đó khảo sỏt P.KD đề nghị Giỏm Đốc cho mua vật tư sau đõy:
STT Tờn VT ĐVT SL ĐG Số tiền Thuế VAT người bỏnĐịa chỉ 1 Thộp gúc 25*25 Kg 7.000 6.500 45.500.000 4.550.000 CTTM Thỏi Sơn,Đức Giang 2 Thộp lỏ CT3 S=1.5 Kg 5.000 6.200 31.000.000 3.100.000 3 CT3 S= 2Thộp Lỏ Kg 6.000 6.000 36.000.000 3.600.000 4 Que hàn điện ứ2.5 Kg 180 8.000 1.440.000 144.000 CT XNK Số 6 HBT-HN 5 Bột sơn tĩnh điện Kg 500 52.00 0 26.000.000 2.600.000 CTTNHH Đức Việt
6 (49kg/bỡnh)Gass Bỡnh 10 280.000 2.800.000 280.000 SellGAsCTHH 7 Vũng bi 6001 Vũng 5.000 3.500 17.500.000 1.750.000 CTXNK Số
6 HBT-HN 8 Tay nắm tủ Chiếc 700 2.000 1.400.000 140.000 CTXNK Số
6 HBT-HN 9 Khúa cửa tủ Chiếc 700 5.000 3.500.000 350.000 CTXNK Số 6 HBT-HN
Bảng 2.4
CễNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ MAY GIA LÂM GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 11 thỏng 3 năm 2008
Số: 12/KD Kớnh gửi: Giỏm đốc cụng ty
Tờn tụi là: Nguyễn Đăng Dũng Địa chỉ: Phũng KD
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 20.000.000 (Viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn
Lý do tạm ứng: Mua vũng bi 6001 và que hàn điện 2,5 theo giấy xin mua vật tư số 10/ KD ngày 10/ 3/ 2008
Thời hạn thanh toỏn : Sau khi vật tư được nhập kho tại cụng ty Giỏm Đục Kế toỏn trưởng Phụ trỏch bộ phận Người đề nghị (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Sau khi được Giỏm đốc duyệt cỏn bộ mua hàng chuyển sang P. Kế toỏn viết phiếu chi để mua hàng
Bảng Số: 2.5
cụng ty cổ phần cơ khớ may Gia Lõm ngày 11 thỏng 3 năm 2008
Họ tờn người nhận tiền: Nguyễn Đăng Dũng Địa chỉ: P. KD
Lý do chi: Tạm ứng mua vũng bi 6001 và Que hàn 2,5 Số tiền: 20.000.000
(viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn Kốm theo: Giấy đề nghị tạm ứng
Giỏm Đốc Kế toỏn trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Khi hàng về cụng ty : Bộ phận kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng,QCPC vật tư, làm biờn bản xong chuyển cỏc chứng rừ liờn quan kốm theo Hợp đồng, hoỏ đơn, giấy biờn nhận...đến phũng KD để viết P. NK
Bảng 2.6
Hoỏ Đơn GTGT
N: 0019987 Ngày 12 thỏng 3 năm 2008
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty Thương Mại Thỏi Sơn Địa chỉ: Số 97- Đức Giang- Gia Lõm- Hà Nội Số tài khoản:
Điện thoại:
Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Văn Ngọc
Tờn đơn vị: Cụng ty cổ phần cơ khớ may Gia Lõm
Địa chỉ: Số 104- Vũ Xuõn Thiều- Sài Đồng- Gia Lõm-Hà Nội Số rài khoản:
Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản. MS: 0100385089001
STT Tên HH, DVụ ĐVT Số Lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Thép góc 25*25 Kg 7.000 6.500 45.500.000
3 Thép Lá TC3, S=2 Kg 6.000 6.000 36.000.000 4 Chi phí vận chuyển đ/Kg 18000 30 540.000 Cộng tiền hàng: 113.040.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền Thuế GTGT:11.304.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 124.344.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm hai mơi bốn triêu, ba trăm bốn mơi bốn ngàn đồng chẵn
Ng ười mua hàng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn, đúng dấu)
Bảng 2.7
Cụng ty cổ phần cụng nghiệp may Gia Lõm Biờn bản kiểm nghịờm
Ngày 12 thỏng 3 năm 2008 Số :03/VT
Căn cứ vào hoỏ đơn số 0019987 ngày 12/3 /2008 của cụng ty Thương Mại Thỏi Sơn
Ban kiểm nghiệm gồm:
ễng: Bựi Ngọc Quang- P.Kĩ Thuật- Trưởng ban Bà: Nguyễn Kim Hằng- P.Kỹ thuật- Uỷ viờn Bà: Đỗ Thu Thảo- Thủ kho- Uỷ viờn
Đ• kiểm nghiệm cỏc loại vật tư sau:
STT Tên nhãn hiệu, QCPC Mã số Phơng thức ĐVT SL theo Kết quảSL Ghi chú đúng QCPC SL sai QCPC A B C D E 1 2 3 F 1 Thép góc 022025 Đo, đếm Kg 7000 7000 0 2 Thép lá CT3, S= 1.5 021015 đo,đếm Kg 5000 5000 0
3 Thép lá CT3,S=2 021021 đo đếm Kg 6000 6000 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật rư đảm bảo đỳng QCPC và số lượng theo hoỏ dơn
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Bảng số 2.8
Cụng ty cổ phần cơ khớ may Gia Lõm Phiếu nhập kho
Ngày 12 thỏng 3 năm 2008 Số:18/02 Nợ Tk: 152
Cú Tk:112
Họ tờn người giao hàng: Nguyễn Đăng Ngọc (P. KD)
Theo chứng từ số: HĐ 0019987 ngày 12/ 3/ 2008 của Cụng ty Thương Mại Thỏi Sơn
Nhập tại kho: 02- Chị Phương
STT Tên QC
VT, Mã VT ĐVT Số lợngTheo Đơn giá Thành tiền
chứng từ Thực tế 1 Thép goc 25x25 022025 Kg 7000 7000 6530 45710000 2 Thép lá CT3 S=1.5 021015 kg 5000 5000 6230 31150000
3 Thép lá CT 3, S=2
011020 kg 6000 6000 6030 36180000
Cộng 113040000
(Bằng chữ: Một trăm mười ba triệu khụng trăm bốn mươi ngàn đỗng chẵn) TP.KD Người giao Thủ kho KT.Trưởng Giỏm Đốc (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) (Ký)
a) Thủ tục xuất kho NVL- CCDC
NVL- CCDC sau khi mua về được sử dụng cho mục đớch SXKD trong cụng ty. Khi cú nhu cầu cần dựng đến NVL- CCDC thỡ căn cứ vào kế hoạc SX, lệnh SX, bộ phận SX (bộ phận sử dụng VTư) làm thủ tục xin lĩnh VTư theo mẫu sổ (bảng 2.9) rồi chuyển Trưởng phũng KD duyệt, bộ phận viất phiếu xuất kho VTư ( bảng số 2.10) cho SX theo định mức VTư được duyệt .Trỡnh tự cụ thể như sau:
P.KD căn cứ vào nhu cầu SX, sổ xin lĩnh VT để viết P.XK PX viết phiếu lĩnh VT PXK liên 3: Bộ phận sử dụng NVL- CCDC giữ PXK liên 1:Lu ở
P.KD PXK liên 2: Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho và chuyển cho KT ghi sổ
Tại kho khi nhận được P. XK, Thủ kho xuõt NVL- CCDC căn cứ vào số thực tế xuất để ghi vào cột “ thực xuất” trờn P. XK . Thủ kho và người nhận hàng phải kớ vào P.XK , xỏc nhận số NVL- CCDC thực tế xuất kho
Bảng 2.9
Cụng ty cổ phần cơ khớ may Gia Lõm Sổ xin lĩnh vật tư
Đơn vị lĩnh: PX 1
Ngày , tháng ND công việc Tên VT xin
lĩnh SL P.KD duyệt 13/3/2008 Làm 150 tủ hồ sơ 5 ngăn kéo (Bộ nội Thép lá TC3, S=1.5 6300kg Thép lá TC3, S=2 7650kg Que hàn 2.5 200kg Thép góc 25x25 9000kg
Sổ này được để tập trung tại P. KD, khi cú nhu cầu lĩnh VTư , cỏc bộ phận sử dụng ghi vào sổ trỡnh Trưởng phũng KD duyệt rồi chuyển cho bộ phận viết phiếu
Bảng Số 2.10
Cụng ty cổ phần cơ khớ may gia lõm phiếu xuất kho
Ngày 14 thỏng 3 năm 2008 Số: 030/02 Nợ Tk: 621
Cú Tk:152
Họ tờn người nhận: Lờ Xuõn Tuyến Thuộc đơn vị: PX 1
Lý do xuất: SX 150 tủ hồ sơ 5 ngăn kộo Xuất tại kho: 02- Chị Phương
STT Tên quy
cách, Mã VT ĐVT Số lợngTheo Đơn giá Thành tiền
yêu cầu Thực xuất 1 Thép lá CT3, 021015 Kg 6300 6300 6230 39249000
S=1.5 2 Thép lá CT3,S=2 011020 Kg 7650 7650 6030 461295000 3 Thép góc 25x25 022025 Kg 9000 9000 6530 58770000 Cộng 144148500
Xuất ngày 14 thỏng 1 năm 2008
Phụ trỏch bộ phận sử dụng P.KD Người nhận Thủ kho ( Ký) ( Ký) ( Ký) ( Ký)
Phương phỏp ghi sổ
Với phương phỏp ghi thẻ song song , việc ghi chộp chi tiết nhập, xuất , tồn kho cỏc loại NVL- CCDC ở cụng ty cổ phần cơ khớ may Gia Lõm được tổ chức ở cảc kho và P.Kế toỏn như sau:
-Tại kho: Việc ghi chộp tinh hỡnh N- X- T kho NVL- CCDC do thr kho tiến hành trờn thẻ kho, (bảng số 2.11) và chỉ ghi về mặt số lượng. Mỗi loại NVL- CCDC được ghi chộp, theo dừi trờn 1 thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho sắp xếp theo từng loại NVL- CCDC tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng thẻ để kho ghi chộp, kiểm tra, đối chiếu, quản lý
Khi nhận được cỏc chứng từ Kế toỏn về N- X NVL- CCDC , thủ kho tiến hành kiểm tra cỏc chứng từ hợp lệ, rồi ghi số lượng thực tế N- X kho vào cột số lượng trờn cỏc phiếu nhập, phiếu xuất. Sau đú thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất NVL- CCDC vào thẻ kho.Cuối ngày phải cộng số tồn kho trờn cỏc thẻ kho. Định kỳ , phõn loaị chứng từ N- X , lập phiếu giao nhận chứng từ đớnh kốm chứng từ gốc giao cho Kế toỏn VTư, khi giao CTừ thủ kho cựng kế toỏn ký giao nhận CTừ vào sổ giao nhận CTừ di thủ kho giữ
Bảng số 2.11
cụng ty cổ phần cơ khớ may gia lõm thẻ kho
Ngày lập thẻ:1/1/2008 Kho số :02
Tờn nhón hiệu, quy cỏch VTư: Thộp CT 3 S= 1,5 Mó VTư: 021015
Chứng từ Diễn giải ĐVT Ngày N-
X N X T Xác nhận
N X
Tồn
18/2 A. Ngọc nhập Kg 12/3/2008 5000 9000
30/2 Xuất cho A. Tuyến PX1 Kg 6300 2700
... ... ... ... ... ... ... ... ...
Công Ps Kg 17500 18900
Tồn
31/3/2008 Kg 2600
Cuối thỏng thủ kho cộng, tớnh toỏn số tồn kho của từng thứ VL, SP, HH đối chiếu với P.KD và kế toỏn VTư ,CCDC hay HH, SP khỏc
Bảng số 2.12
Cụng ty cổ phần cơ khớ may gia lõm
Phiếu giao nhận chứng từ N- X VTư , SP, HH Kho số 02- Chị phương Số hiệu CTừ Số danh điểm ĐVT Số lợng VT Thành tiền Ký nhận Số Ngày SL Nhập SL Xuất 18/02 12/3/2008 021015 021020 Kg Kg 5000 6000 31150000 36180000 30/02 14/3/2008 021015021020 KgKg 63007650 3924900046129500
- Tại P. Kế toỏn: Định kỳ 3- 5 ngày KToỏn VTư xuống kho tập hợp chứng từ nhập, xuất VTư, SP, HH phõn loại và tiến hành kiểm tra lại tớnh hợp lý , hợp phỏp của CTừ ,đối chiếu với cỏc CTừ cú kiờn quan sau đú căn cứ vào CTừ
nhập số liệu vào mỏy vi tớnh theo trỡnh tự thời gian 1 cỏch thường xuyờn, liờn tục
Để kế toỏn chi tiết NVL- CCDC và quản lý được từng loại, từng thứ NVL cụng ty sử dụng cỏc sổ kế toỏn như sau?( được thiết kế trong chương trỡnh kế toỏn trờn mỏy vi tớnh)
+ Sổ danh điểm VTư, SP, HH (Bảng số 2.1) + Sổ kế toỏn chi tiết VTư, SP, HH (Bảng số 2.13) +Bảng tổng hợp N- X VTư, SP, HH ( Bảng số 2.14)
Sau khi chuyển Ktoỏn tổng hợp, chương trỡnh kế toỏn tự động tớnh toỏn, tổng hợp tất cả cỏc số liệu trờn cỏc sổ kế túan chi tiết Vl
Bảng 2.13
cụng ty cơ khớ may gia lõm
sổ chi tiết vật tư , sản phẩm, hàng hoỏ Thỏng 3 năm 2008
Tờn VTư: Thộp Lỏ CT3, S= 1.5 M ó VTư: 021015
Kho số; 02
Người quản lý: Trần Thị Phương TK: 1521
Chứng từ Diễn
giải Nhập Xuất Tồn
Số Ngày SL TT SL TT SL TT
18/02 12/3 A.Ngọc nhập 5000 31150000 9000 56070000 30/02 14/3 Xuất cho A.Tuyế n 6300 39249000 2700 16821000 .... .... .... .... .... .... .... .... ... Cộng PS 17500 109025000 18900 117747000 31/3 Tồn cuối tháng 2600 16198000
3.Kế toỏn tổng hợp nvl- ccdc tại cụng ty cổ phần cơ khớ may gia lõm 3,1 Tài khoản kế toỏn sử dụng
Cụng ty cổ phần cơ khớ may Gia Lõm ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn để hạch toỏn hàng tồn kho, tớnh Thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ Mọi biến động của NVL- CCDC được phản ỏnh trờn hai TK là TK 152 “NVL” và TK 153 “CCDC”trong đú TK 152 được chia thành cỏc Tk chi tiết
TK 1521: NVL chớnh TK 1522: NVL Phụ TK 1523: Nhiờn liệu
TK 1524: Phụ tựng thay thế
TK 153 được chi tiết cú 1 TK cấp 2 là TK 1531: CCDC và 1 số TK liờn quan khỏc : TK331, TK111, TK112...
Đối với cỏc nghiệp vụ nhập PS tăng được phản ỏnh vào bờn Nợ, cũn cỏc nghiệp