II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT
2. Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho từng thời kỳ hợp lý
kỳ hợp lý và chi tiết
Kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực là kế hoạch có thể đưa người được đào tạo lên vị trí cao hơn trong tương lai, đồng thời cũng làm phong phú, đa dạng hoá công việc của các cán bộ. Chính vì vậy, Phòng Tổ chức – Hành chính cần đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp giúp cho Nhà máy chủ động thực hiện mục
tiêu một cách nhanh nhất. Do vậy, để có một quy trình đào tạo bài bản và hợp lý hiệu quả thì việc lập kế hoạch đào tạo là một tất yếu.
Xây dựng kế hoạch đào tạo đảm bảo các yêu cầu sau:
- Kế hoạch đào tạo không chỉ đưa ra được số lượng, chất lượng của những cán bộ - những người được đào tạo mà còn lập đượ kế hoạch cho những cán bộ kế cận tức là những người cótiềm năng đáp ứng được công việc.
- Kế hoạch đào tạo phải dựa trên kế hoạch nguồn nhân lực của Nhà máy, tức là tuỳ thuộc vào từng thời kỳ cụ thể trên cơ sở chiến lược sản xuất kinh doanh lập ra kế hoạch đào tạo cho Nhà máy.
- Kế hoạc đào tạo thường được xây dựng bởi bộ phận chuyên trách nhân sự, đồng thởi phải là những người có kinh nghiệm và đảm nhận vai trò tập hợp, lựa chọn thông tin chính xác, tạo sự thống nhất giữa mục tiêu và hành động trong đào tạo
Cụ thể cần phải thay đổi các bước trong quá trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
* Thay đổi cách thức xác định nhu cầu đào tạo:
Việc nhận thức đúng vai trò của xác định nhu cầu đào tạo trước mắt và lâu dài cho công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẽ có tránh được những tổn thất, hậu quả về sự lãng phí thời gian, chi phí và nhân lực. Xác định nhu cầu đào tạo không chỉ đơn thuần là xác định về số lượng đào tạo, nội dung, hình thức đào tạo, thời gian, chi phí… mà cụ thể phòng Tổ chức – hành chính cần tập trung hơn nữa vào việc phân tích công việc, đánh giá tình hình thực hiện công việc và kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Đánh giá thực hiện công việc là một trong những nội dung quan trọng để xác định nhu cầu đào tạo được chính xác.
Cụ thể, đối với người lãnh đạo, quản lý thì cần có những yếu tố như: Trình độ cao, khả năng tổ chức quản lý, giao tiếp xã hội, có nghị lực, uy tín, có sáng kiến tìm tòi nghiên cứu, cải tiến các phương pháp điều hành, có tinh thần trách nhiệm cao.
Còn đối với cán bộ - người lao động thì cần: trình độ chuyên môn nhất định, chăm chỉ, sáng tạo, nhiệt tình, suy nghĩ độc lập.
Ngoài ra Nhà máy có thể áp dụng các phương pháp khác bằng cách quan sát khả năng thực hiện công việc, tác phong làm việc, lượng hoá bằng cách cho điểm. Trên cở sở này, bộ phận nhân sự kết hợp chặt chẽ với lãnh đạo để đưa ra một cách chính xác nhất về số lượng, đối tượng và loại kiến thức kỹ năng cần được đào tạo.
* Xác định rõ mục tiêu đào tạo cho từng chương trình đào tạo
Mục tiêu đào tạo cần phảiđược chú trọng hơn, không chỉ nêu ra một cách chung chung mà phải được quy định cụ thể bằng văn bản chính thức, phổ biến tới mỗi đối tượng đào tạo. Căn cứ vào kế hoạc sản xuất kinh doanh của Nhà máy, có thể đưa ra các mục tiêu cụ thể cho đào tạo như sau:
- Nhằm trang bị đầy đủ kiến thức kỹ năng cho cán bộ công nhân viên để thực hiện công việc mới, nhiệm vụ mới tốt hơn.
- Nâng cao khả năng quản lý cho toàn bộ độ ngũ lãnh đạo để có thể đáp ứng được tình hình cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kình doanh, đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy trong thời gian tới
Việc xác định mục tiêu rõ ràng cho đào tạo có tác dụng làm cho người học hiểu hơn trách nhiệm của mình đối với Nhà máy và qua đó sẽ tạo động lực để họ cố gắng hết mình trong công việc tiếp thu kiến thức mới.
Trong các chương trình đào tạo, ngoài những kỹ năng chuyên môn nhất định cần phải nâng cao các kỹ năng quản lý nhằm đáp ứng được yêu cầu từng vị trí công việc. Đó là các kỹ năng ra quyết định, kỹ năng đàm phán, kỹ năng tổ chức công việc, kỹ năng quản lý, kỹ năng kinh doanh, tác phong công nghiệp, thái độ làm việc… Đặc biệt là các kỹ năng rất cần thiết cho cán bộ lãnh đạo, cấp cao như Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, trưởng phó các phòng ban. Đây là những kỹ năng quan trọng góp phần thúc đẩy hành vi tích cực của người quản lý đối với cán bộ cấp dưới.
*Linh hoạt, đa dạng hoá các phương pháp đào tạo
Quy mô sản xuất kinh doanh - dịch vụ của Nhà máy thì phương pháp hội nghị, hội thảo, mô phỏng công việc là rấ phù hợp cho cán bộ công nhân viên. Nhà máy nên thường xuyên tổ chức các cuộc hội thảo, thảo luận tại Nhà máy sẽ giúp cho người học có thêm được nhiều kinh nghiệm thực tế từ các tình huống, bài học trên lớp. Đây là phương pháp khá thú vị , hấp dẫn người học, đồng thời học viên có điều kiện tiếp cận các kiến thức mới, phương pháp giảng dạy tiên tiến, hiện đại. Ngoài ra, chi phí giảng dạy của phương pháp này không cao, có thời gian đầo tạo ngắn ngày phù hợp với mọi đối tượng được đào tạo.
* Lập quỹ đào tạo và hạch toán chi phí đầy đủ
Quy mô sản xuất kinh doanh của Nhà máy ngày càng được mở rộng, vì thế nhu cầu đào tạo cũng lớn mạnh và tăng nhanh. Nhà máy nên bổ sung nguồn kinh phí đào tạo và phát triển bằng nhiều cách như: đề nghị các liên doanh góp vốn Nhà máy hỗ trợ một phần kinh phí, tăng tỷ lệ đào tạo, trích quỹ đào tạo và phát triển từ lợi nhuận và doanh thu, bổ sung kinh phí đào tạo từ quỹ khen thưởng phúc lợi hay khuyến khích cán bộ công nhân viên cùng Nhà máy góp kinh phí để mở rộng các hình thức đào tạo sau đó Nhà máy sẽ bù đắp cho họ bằng lương thưởng thông qua thực hiện công việc.
Để quản lý tốt và tiết kiệm được chi phí đào tạo thì Nhà máy cần phải làm rõ các khoản chi phí sau:
- Chí phí đào tạo bao gồm lương giáo viên dảng dạy, phương tiện đào tạo, máy móc thiết bị….
- Chi phí cho học tập bao gồm học phí, tài liệu, đi lại…
- Tiền lương phải trả cho người lao động trong quá trình đào tạo
Với bất kỳ hình thức đào tạo hay ngắn hạn hay dài hạn cũng cần hạch toán chi phí đầy đủ, chính xác. Bộ phận được giao nhiệm vụ lập kế hoạch chi phí cho hoạt động đào tạo thì phải có sổ sách ghi chép, tính toán riêng cho các chi phí này. Việc quản lý tốt chi phí đào tạo sẽ kích thích người học tham gia các khóa đào tạo nhiều hơn của Nhà máy.