II. Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty
2. Đầu t− mua sắm thêm máy móc thiết bị mới
khoa học kỹ thuật trong quản lý và thi công xây dựng nhằm nâng cao chất l−ợng công trình.
Mặc dầu hiện nay, năng lực máy móc thiết bị của công ty tuy đã đ−ợc chú trọng, đầu t− đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh song năng lực về máy móc thiết bị của công ty vẫn ch−a thật đầy đủ để phục vụ xây dựng cho nhiều công trình, đặc biệt là những công trình lớn. Vì vậy, công ty phải đầu t− mua sắm thêm máy móc thiết bị, thay thế một số thiết bị mới là hết sức cần thiết, tránh tình trạng phải đi thuê máy ngoài nhiều làm ảnh h−ởng tới tiến độ thi công.
Bên cạnh đó, máy móc thiết bị là phần cốt lõi của công nghệ. Do đó, đổi mới máy móc thiết bị, kết hợp với việc đào tạo, nâng cao tay nghề của công
nhân sẽ góp phần làm tăng năng suất lao động, nâng cao chất l−ợng công trình.
- Hiện nay, công ty có thể chọn một trong các biện pháp sau hoặc kết hợp các biện pháp với nhau để đổi mới công nghệ nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của công ty:
+ Làm đề án trình lên Tổng công ty phê duyệt để vay vốn mua máy móc thiết bị thi công, đáp ứng ngay yêu cầu hiện tại và t−ơng lai.
+ Chuyển giao công nghệ thông qua liên doanh với n−ớc ngoài hoặc gia công hợp tác làm hàng xuất khẩu với n−ớc ngoài.
+ Vay ngân hàng và bằng vốn tự có mua công nghệ thiết bị hiện đại ở n−ớc ngoài để đầu t− vào một số khâu trọng điểm của dây chuyền hoặc cả dây chuyền.
+ Để tránh lãng phí, công ty có thể tận dụng công suất hiện có của các dây chuyền công nghệ thông qua việc phân công sản xuất. Đối với những máy móc thiết bị đã quá cũ không còn phù hợp với yêu cầu nên mạnh dạn thanh lý giảm nhẹ khấu hao.
- Phát động phong trào thi đua phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật cho toàn thể cán bộ công nhân viên toàn công ty.
Trong tất cả các giải pháp trên, thì giải pháp vay vốn của Tổng công ty là có tính thiết thực hơn cả. Công ty sẽ trả lãi vay cho Tổng công ty theo tỷ lệ lãi vay là 3,8%/năm, cùng với nó là trả vốn theo giá trị trích khấu hao hàng năm. Cụ thể:
Theo tính toán và dự báo của công ty, trong năm 2004, nếu phải đi thuê máy móc thiết bị phục vụ thi công thì công ty phải thuê với tổng giá trị là 529,582 triệu đồng và trong t−ơng lai giá trị này sẽ lớn hơn. Do đó, công ty cần mua ngay các máy móc thiết bị sau:
Tên thiết bị Số l−ợng Giá/1 đơn vị Tổng giá trị (nghìn đ) Thời gian khấu hao(năm) Dàn dáo 28 bộ 7.800/bộ 218.400 6 Cẩu thép 1 1.700.000 1.700.000 10 Máy cắt, uốn thép 1 30.000 30.000 5 Cốp pha ván ép sàn 1100 m2 327/m2 359.700 6 Ôtô tải 1 285.000 285.000 10
Tổng 2.593.100
Hiện tại, công ty đang sử dụng mức khấu hao đều, với số máy móc thiết bị này, giá trị khấu hao t−ơng ứng nh− sau:
G = 218.400 + 359.7006 +1.700.000 + 285.00010 + 30.0005
= 300.850 (nghìn đồng)
Nếu vay bằng toàn bộ nguồn vốn của Tổng công ty, hàng năm công ty phải trả lãi là:
L = 2.593.100 x 3,8% = 98.537,8 (nghìn đồng)
Vậy Tổng số tiền công ty phải trả cho Tổng công ty hàng năm do đi vay để mua máy móc thiết bị là:
300.850 + 98,537 = 399.387,8 (nghìn đồng)
So sánh với số tiền phải trả hàng năm do công ty đi vay để thuê máy móc là:
529.582 - 399.387,8 = 130.194,2 (nghìn đồng)
Nh− vậy, đây là một ph−ơng án khả thi để trình lên Tổng công ty.
Để chắc chắn hơn về luồng tiền đầu t−, công ty nên tính đến dòng tiền trong t−ơng lai:
A = PV r (1+r)
n
(1+r)n - 1 Trong đó:
A: Số tiền phải trích ra hàng năm (A bằng nhau qua các năm). PV: Giá trị hiện tại của đồng vốn.
r: Tỷ lệ lãi suất vốn vay.
Vậy số tiền công ty phải trích ra hàng năm là:
- Đối với số máy móc thiết bị có thời gian khấu hao 5 năm:
A1= 30.000 x 0.038 (1 + 0.038)(1 + 0.038)5 - 1 5
= 5.685,65 (nghìn đồng)
- Đối với số máy móc thiết bị có thời gian khấu hao 6 năm: A2 = (218.400 + 359.700) 0.038 (1 + 0.038)
6
(1 + 0.038)6 - 1 = 109.562,48 (nghìn đồng)
A3 = (1.700.000 + 285.000) 0.038 (1 + 0.038)
10
(1 + 0.038)10 - 1 = 242.301,99 (nghìn đồng)
Vậy tổng số tiền phải trích ra hàng năm là: A = A1 + A2 + A3 = 357.550,12 (nghìn đồng)
So sánh với số tiền công ty bỏ ra để thuê máy móc thiết bị hàng năm thì đối với việc mua máy móc thiết bị công ty sẽ tiết kiệm đ−ợc:
529.582 - 357.550,12 = 172.031,88 (nghìn đồng)
Vậy xét cả hai cách tính thì ph−ơng án này có tính khả thi cao.
3. Tổ chức và sử dụng hợp lý đội ngũ cán bộ công nhân viên, đào tạo đội ngũ cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật và thợ bậc cao, tuyển dụng thêm lao động nhằm nâng cao chất và l−ợng của lao động, tăng khả năng thắng thầu.
- Tr−ớc hết, công ty cần lập kế hoạch tuyển dụng: Kế hoạch tuyển dụng của công ty phải đ−ợc lập dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty, thực trạng nguồn nhân lực, nhu cầu bổ sung nhân lực cho các bộ phận trong công ty. Tuyển dụng ở các tr−ờng trung, đại học, chuyên nghiệp đáp ứng trình độ doanh nghiệp cần.
- Thứ hai, trong công ty phải có kế hoạch sử dụng lao động hợp lý. Công tác này đòi hỏi ban lãnh đạo phải nắm sâu, sát năng lực của các nhân viên để có thể tạo môi tr−ờng thuận lợi, giúp họ phát huy tốt khả năng của mình, góp phần vào sự phát triển công ty. Sử dụng đúng ng−ời đúng việc giúp tăng năng suất lao động, giảm thời gian lao động, giảm chi phí nhân công trong giá dự thầu, tăng khả năng cạnh tranh về giá cho công ty. Chẳng hạn nh−, đối với những cán bộ phòng kỹ thuật lập biện pháp tiến độ thi công thì công ty nên lựa chọn những ng−ời đã trải qua thực tế ngoài công tr−ờng hay là cử họ tham gia vào thi công ở một số công trình để họ có cái nhìn khách quan thực tế hơn. Từ đó sẽ đ−a ra đ−ợc các giải pháp về kỹ thuật có tính khả thi hơn.
Bên cạnh đó, sau mỗi lần tham gia đấu thầu, công ty cũng cần đúc rút kinh nghiệm: đối với những công trình mà công ty tr−ợt thầu, công ty cần phân tích tìm ra nguyên nhân, thiếu sót trong Hồ sơ dự thầu đã lập của công ty
tìm hiểu vì sao thắng thầu để khai thác thế mạnh ở những công trình t−ơng tự, qua đó nâng cao năng lực và kinh nghiệm của các cán bộ lập Hồ sơ dự thầu.
- Thứ ba, đối với công tác đào tạo công ty cần phải:
+ Đào tạo cán bộ nghiên cứu và ứng dụng khoa học: Công ty nên trích ra một phần lợi nhuận của công ty để đầu t− cho lĩnh vực này. Công ty có thể lập ra một phòng chuyên nghiên cứu cải tiến các công nghệ hiện có, đầu t− nghiên cứu ra các máy móc biện pháp thi công mới, tạo ra lợi thế tuyệt đối cho công ty khi công ty tham gia đấu thầu, hàng năm tổ chức các cuộc thi sáng tạo trong toàn công ty với nhiều chủ đề đa dạng phong phú nhằm tạo ra sự h−ng phấn, tính hăng say trong nghiên cứu khoa học của toàn công ty.
+ Việc đào tạo, bồi d−ỡng đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, công nhân kỹ thuật công ty có thể thực hiện các biện pháp sau:
* Tự đào tạo thông qua giảng dạy bổ túc nghề nghiệp, thi nâng cấp, nâng bậc hàng năm. Công ty nên có các cuộc thi tay nghề cho công nhân hàng năm để kiểm tra trình độ một cách toàn diện đội ngũ công nhân của công ty, từ đó có kế hoạch đào tạo lại, đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân.
* Cử các cán bộ đến các tr−ờng trung, đại học tu nghiệp nâng cao trình độ. * Vấn đề bức xúc cần quan tâm đào tạo ngay là: ngoại ngữ, tin học và đội ngũ Marketing.
* Tạo điều kiện cho cán bộ tham dự thầu tham dự các cuộc trao đổi kinh nghiệm, các lớp bồi d−ỡng kiến thức về đấu thầu quốc tế do Tổng công ty tổ chức.
* Tiến hành liên doanh, liên kết với các tập đoàn n−ớc ngoài, qua đó cử các cán bộ công nhân viên của công ty sang học tập kinh nghiệm thực tế từ lao động của các liên doanh hoặc có thể học hỏi, trao đổi lẫn nhau về kiến thức, nghiệp vụ, tay nghề.
* Tổ chức và tạo điều kiện cho các đoàn cán bộ ra n−ớc ngoài để tìm hiểu nghiên cứu, học tập nhằm bổ sung và nâng cao kiến thức.
- Ngoài ra, công ty cũng cần có các biện pháp kích thích ng−ời lao động làm việc với tinh thần tự giác, ý thức trách nhiệm cao, tạo điều kiện để ng−ời lao động tự giác thực thi trách nhiệm. Việc cải tiến chế độ tiền l−ơng và quy định trách nhiệm cho ng−ời lao động phải gắn liền với chất l−ợng sản phẩm.
Các biện pháp đó có thể là:
+ Chính sách thù lao lao động, th−ởng phạt hợp lý, đảm bảo lợi ích của ng−ời lao động.
+ Đề cao lòng tự trọng, l−ơng tâm, đạo đức nghề nghiệp.
+ Khuyến khích trách nhiệm có tính chất chính trị thông qua các tổ chức Đảng, Công đoàn.
4. Hoàn thiện công tác lập Hồ sơ dự thầu - một vấn đề quyết định cho việc xét thắng thầu của dự án.
Thực tế nhiều công trình rất hay sai sót ở khâu thiết kế, dẫn đến bổ sung thiết kế hoặc sửa chữa hiệu đính làm cho dự án đầu t− phải lập lại và phải xét duyệt lại toàn bộ dự án. Chính vì vậy, việc lập giá dự toán tr−ớc hết chủ dự án và công ty phải đọc kỹ để hiểu thật cặn kẽ, chi tiết, tỉ mỉ công trình về mặt thiết kế so với thực tế mình khảo sát đ−ợc.
Một vấn đề đáng đ−ợc quan tâm trong việc quản lý dự án đấu thầu cũng nh− xét chọn thầu ở n−ớc ta là lập dự toán để tính giá bỏ thầu và công ty cần phải theo để phù hợp với môi tr−ờng đấu thầu. Giá thầu là yếu tố quan trọng nhất cho thắng thầu và thi công đạt hiệu quả kinh doanh. Vậy để có giá bỏ thầu đúng với nguyên tắc đấu thầu của công ty là Bỏ thầu thắng nh−ng phải làm đ−ợc . Ng−ời lập giá dự toán đấu thầu cần phải nắm vững về định mức sử dụng, nắm đ−ợc đơn giá nơi công trình thi công từ đơn giá của Sở Tài chính - vật giá và mặt bằng giá trên thị tr−ờng, hiểu rõ ph−ơng án thi công, khả năng tài chính của công ty, chính sách khấu hao máy, sự phối hợp kết hợp giữa các công trình thi công.
Còn việc xử lý giá thầu nên thống nhất ngay từ đầu trong tổ để xử lý từ lúc bắt đầu cho dễ trong việc làm giá, tránh phải sửa đi sửa lại. Những cái mình điều chỉnh thì gắn vào đó là các văn bản thể hiện tính giảm giá là hợp lý để đầy đủ cơ sở thuyết phục chủ đầu t−, tránh hiện t−ợng không biết khi chủ đầu t− hỏi đến những vấn đề mình giảm giá.
Việc cập nhật giá đảm bảo thi công có hiệu quả và có lợi thế cạnh tranh bằng sự đặt hàng với khối l−ợng lớn và nguồn vật liệu ở bạn hàng quen, khai thác đ−ợc nguồn vật liệu đạt yêu cầu chất l−ợng kỹ thuật nh−ng khoảng cách vận chuyển ngắn và giá rẻ cũng là tạo đ−ợc lợi thế cạnh tranh.
- Đối với công ty, cơ cấu quản lý nh− thế là t−ơng đối tốt nh−ng lực l−ợng còn ít, khi công ty tham gia đấu thầu nhiều công trình thì lực l−ợng không đáp ứng nổi. Vậy công ty nên truyền thụ từ những ng−ời có kinh nghiệm sang
những ng−ời ch−a có kinh nghiệm, sau dễ huy động và khi có dự án đấu thầu có sự phối hợp tác chiến bao giờ cũng hơn.
Việc quản lý trong Tổ dự án đấu thầu đòi hỏi Phó giám đốc kinh doanh kiêm chủ nhiệm dự án phải thực hiện đầy đủ quyền lực của mình để cho ng−ời lập ph−ơng án thi công, ng−ời quản lý giá, ng−ời lập hồ sơ có sự phối hợp chặt chẽ trong công việc, từ khảo sát tại bàn và hiện tr−ờng đến công việc lên ph−ơng án thi công và lập giá tối −u cũng nh− việc xử lý giá thầu cuối cùng.
- Tiến độ triển khai công việc phải có lịch rõ ràng thời gian giữa những ng−ời phụ trách các công việc:
+ Ng−ời lập ph−ơng án thi công phải là ng−ời xong đầu tiên để ng−ời làm giá và ng−ời làm các thủ tục hồ sơ có căn cứ. Yêu cầu phải làm xong khi có các yêu cầu kỹ thuật và tình hình cụ thể tại hiện tr−ờng và tình hình công ty.
+ Trong thời gian chờ đợi có ph−ơng án tổ chức thi công, ng−ời làm thủ tục hồ sơ và ng−ời lập giá phải tiến hành thu thập tất cả các thông tin cần thiết cho đấu thầu dự án đó, để khi có ph−ơng án thi công là tiến hành vào công việc của mình khi có đầy đủ tài liệu trong tay.
5. Tăng c−ờng công tác khảo sát hiện tr−ờng.
Khảo sát hiện tr−ờng là một khâu đặc biệt quan trọng trong đấu thầu, đảm bảo thành công thắng thầu đúng thực tế nhất từ đó đảm bảo có hiệu quả kinh doanh cao. Công ty nên tăng c−ờng công tác đi khảo sát cho tổ làm dự án thầu và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tổ hoàn thành nhiệm vụ. Khảo sát hiện tr−ờng công trình cần chú ý đến các vấn đề về địa chất công trình, mặt bằng giá, nguồn khai thác nguyên vật liệu đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và hợp lý hoá khoảng cách vận chuyển, địa điểm tập kết nguyên vật liệu, lán trại cho cán bộ công nhân viên thi công công trình, mức sống dân c−... Công tác khảo sát hiện tr−ờng đòi hỏi phải trả lời đầy đủ các vấn đề đó, để tạo cơ sở đầy đủ tài liệu cho lập ph−ơng án thi công và lập giá dự thầu đạt độ chính xác cao và phù hợp với thực tế, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và thực trạng công trình, có thể có những ý kiến đề xuất thêm với chủ đầu t− về công trình.
Ngoài ra, tr−ớc khi đi khảo sát hiện tr−ờng công ty phải tiến hành khảo sát tại bàn:
- Đánh giá về dự án: địa điểm tiêu chuẩn thi công, mức nguồn vốn dự định giá trị công trình, khả năng sơ bộ công ty có thể đảm đ−ơng thi công
đ−ợc hay không... để tiến hành mua Hồ sơ mời thầu tránh mất những chi phí không đáng có khi ch−a tính toán kỹ và chi phí quan hệ khi khả năng thắng thầu thấp, các điều kiện bất lợi nh− giá trị công trình nhỏ, địa điểm thi công xa, nguồn vốn ch−a xác định...
- Khảo sát tại bàn còn một vấn đề nữa là việc xem xét kỹ Hồ sơ mời thầu: những vấn đề đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật, bản vẽ, bản tiên l−ợng gồm khối l−ợng hạng mục công trình, các đòi hỏi khác về thủ tục hồ sơ để làm căn cứ cho cuộc khảo sát và lập hồ sơ dự thầu.
6. Hoàn thiện ph−ơng pháp tính giá dự thầu để tạo điều kiện cạnh tranh trong đấu thầu. tranh trong đấu thầu.
Hiện nay, giá của công ty đ−a ra ngày càng cao, vì vậy giá dự thầu ch−a phải là chiến l−ợc cạnh tranh có hiệu quả của công ty. Để giá dự thầu là một thế mạnh trong quá trình tham dự đấu thầu, công ty nên phấn đấu hạ giá thành sản phẩm song song với nó là đ−a ra chiến l−ợc giá cả phù hợp với điều kiện cụ thể của từng công trình và hoàn cảnh của công ty ở từng thời điểm. Muốn hạ giá thành xây lắp công ty phải tiết kiệm hợp lý mọi khoản chi phí thuộc về