7 Bố cục khố luận
3.2.1 Tổ chức cán bộ
Cán bộ là trung tâm hạt nhân của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Cán bộ Thƣ viện đĩng vai trị rất quan trọng, mọi hoạt động của Thƣ viện đều do cán bộ Thƣ viện thực
hiện. Ngƣời cán bộ Thƣ viện cần cĩ tri thức khoa học, trình độ chuyên mơn cao, để hồn thành nhiệm vụ thu thập, xử lý cập nhật thơng tin, nghiên cứu nhu cầu tin của bạn đọc và tƣ vấn cho họ hồn thành các nhu cầu thơng tin, tìm kiếm và sử dụng thơng tin. Trung tâm phải khơng ngừng quan tâm đến cơng tác đào tạo đội ngũ cán bộ của mình trên cả hai mặt số lƣợng và chất lƣợng.
- Tuyển dụng thêm nguồn cán bộ cĩ chất lƣợng cao tinh thơng về nghiệp vụ thơng tin thƣ viện, thành thạo về tin học, ngoại ngữ.
- Bổ sung thêm số cán bộ cho phịng xử lý nghiệp vụ, hiện nay, phịng này mới chỉ cĩ 2 ngƣời làm cơng tác xử lý nghiệp vụ. Với yêu cầu hiện tại, Trung tâm cần bổ sung thêm cần ít nhất 3 cán bộ cho phịng nghiệp vụ, đƣợc phân bổ vào các vị trí sau: 1 cán bộ cho cơng việc làm thẻ, dán nhãn, mã vạch, dán chip điện tử cho sách; 1 cán bộ cho cơng việc phân loại, định từ khố, tĩm tắt (hiện nay mới cĩ 1 ngƣời); 1cán bộ bổ sung thêm cho việc nhập biểu ghi xây dựng CSDL (hiện nay vị trí này cũng mới chỉ cĩ 1 ngƣời). Với số lƣợng cán bộ tạm chấp nhận nhƣ ở trên mới đảm bảo tính ổn định, năng suất, hiệu quả cơng việc của phịng nghiệp vụ.
- Triển khai chƣơng trình đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ thƣ viện nhằm nâng cao trình độ chuyên mơn nghiệp vụ, cĩ kỹ năng khai thác và tổ chức thơng tin, cĩ khả năng thích nghi và vận hành hệ thống trang thiết bị hiện đại của trung tâm. Việc đào tạo đội ngũ cán bộ phải luơn nhìn nhận sự phát triển của hoạt động thƣ viện dƣới tác động của CNTT làm kim chỉ nam cho các chƣơng trình đào tạo nguồn nhân lực của Trung tâm. Các biện pháp thực hiện: 1. Thiết kế chƣơng trình, nội dung các khố đào tạo và huấn luyện (phối
hợp với các chuyên gia, các tổ chức trong và ngồi nƣớc).
2. Mời chuyên gia của một số trung tâm thơng tin tƣ liệu cĩ uy tín và trình độ phát triển cao, cĩ đặc điểm tƣơng đồng với Trung tâm ở trong nƣớc để tổ chức các khố huấn luyện, hội thảo chuyên đề cho cán bộ
lãnh đạo và chuyên viên thƣ viện (Trung tâm học liệu Huế, Trung tâm học liệu Đà Nẵng, Thƣ viện Đại học Bách khoa Hà Nội…)
3. Tổ chức đồn đi nghiên cứu, học tập thực tế với khoảng thời gian ngắn hạn về mơ hình thƣ viện hiện đại và hệ thống thƣ viện trung tâm phát triển trong nƣớc (Trung tâm học liệu Huế, Trung tâm học liệu Đà Nẵng, Thƣ viện Đại học Bách khoa Hà Nội…)
4. Trong khẳ năng cho phép nên tổ chức đồn đi nghiên cứu, học tập thực tế cũng với khoảng thời gian ngắn hạn về mơ hình thƣ viện hiện đại và hệ thống thƣ viện trung tâm ở một số đại học đa ngành của các Đại nƣớc ngồi. (Ví dụ ở Mỹ nhƣ Thƣ viện William T. Young – Kentucky U., Thƣ viện Hongkong University of Sciences and Technology, hoặc Châu Âu là nơi mà cĩ mơ hình hiện đại Trung tâm cĩ thể học hỏi). - Chuyên mơn hố đội ngũ cán bộ trong từng khâu trong hoạt động thơng tin -
thƣ viện. Tổ chức đội ngũ cán bộ theo từng phịng ban để thuận tiện trong cơng tác nghiệp vụ.
- Thƣờng xuyên mở các lớp đào tạo, hƣớng dẫn bạn đọc sử dụng thƣ viện để họ dễ dàng tiếp cận với loại hình thƣ viện mới (thƣ viện điện tử). Giúp họ cĩ thể sử dụng các phƣơng tiện hiện đại trong quá trình tìm kiếm thơng tin, để phát huy hết lợi thế mà Thƣ viện cĩ cũng nhƣ giúp cán bộ thƣ viện dễ dàng trong vấn đề quản lý bạn đọc.
- Để khai thác tối đa năng lực của hệ thống thơng tin, ngồi các hình thức học theo lớp, cần tăng cƣờng việc tự đào tạo và tự nghiên cứu thực hành của mọi thành viên về cơng nghệ thơng tin.
Tĩm lại đào tạo đội ngũ cán bộ phải hƣớng vào tiềm năng sự phát triển của hoạt động thƣ viện dƣới tác động của cơng nghệ thơng tin. Do đĩ Trung tâm TT-TV cần thiết kế chƣơng trình, nội dung các khố đào tạo và huấn luyện bằng cách phối hợp với các
chuyên gia trong và ngồi nƣớc cĩ nhiều kinh ngiệm. Lựa chọn cán bộ cho các khố đào tạo, huấn luyện và tổ chức các khố học cho các chuyên viên của Trung tâm TT-TV.
3.2.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật
- Trung tâm cĩ một cơ sở vật chất hiện đại, việc hồn thiện hệ thống cơ sở vật chất này theo hƣớng :
- Lắp đặt hệ thống cổng từ phù hợp với hệ thống cửa ra vào của mỗi phịng đọc mở. Cần trang bị thêm hệ thống mắt từ để thuận tiện hơn trong quá trình kiểm sốt tài liệu. Cụ thể:
1. Cổng từ phải khơng đƣợc nhỏ hơn cửa ra vào của phịng đọc, cần thiết kế cổng từ cĩ cùng kích thƣớc với cửa ra vào và nếu cĩ thể thì nên đặt cổng từ trùng với của ra vào.
2. Hiện tại hệ thống mắt từ cịn quá ít, chỉ đƣợc bố trí ở một vị trí giữa cổng từ nếu bạn đọc đƣa sách thấp hơn hoặc cao hơn vị trí đĩ mắt từ khĩ cĩ thể phát hiện đƣợc. Cần lắp thêm mắt từ cho các vị trí chân và đỉnh của cổng từ để tăng khả năng kiểm sốt của cổng từ.
3.2.3 Bổ sung vốn tài liệu
Nguồn tài liệu của Trung tâm hiện nay khá phong phú, đáp ứng phần lớn nhu cầu của NDT trong Nhà trƣờng. Bên cạnh phát triển VTL truyền thống, Trung tâm cần tập trung chủ đạo vào những vấn đề sau:
- Việc bổ sung - trao đổi nguồn tin phù hợp với yêu cầu đào tạo là rất khĩ. Vì thế, Trung tâm cần cĩ sự kết hợp chặt chẽ với các nhà khoa học, các khoa trong trƣờng để xây dựng một chính sách bổ sung hợp lý đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin. Tạo nguồn tin và phát triển nguồn lực thơng tin nhằm đáp ứng nhu cầu của một thƣ viện hiện đại và khơng bị lỗi thời.
- Đầu tƣ kinh phí để mua thêm tài liệu điện tử để phịng đọc điện tử đi vào hoạt động hiệu quả hơn trong thời gian tới đáp ứng nhu cầu bạn đọc. Nguồn kinh
phí chủ yếu từ nhà trƣờng ngồi ra cĩ thể thu hút sự đầu tƣ của các tổ chức trong và ngồi nƣớc.
- Hàng năm Trung tâm TT-TV cần cĩ một chính sách hợp lý trong việc đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thơng tin thƣ viện. Cĩ chính sách bổ sung - trao đổi nguồn tin hợp lý phục vụ cơng tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học trong nhà trƣờng.
- Quan tâm đến việc cập nhật thơng tin về khoa học cơng nghệ, cơng nghệ thơng tin, khoa học liên ngành để cĩ những sản phẩm và dịch vụ thơng tin phù hợp với nhu cầu ngƣời dùng tin trong nhà trƣờng và xu thế phát triển của thời đại.
3.2.4 Cơng tác xử lý tài liệu và xây dựng CSDL
- Hồn thiện hơn nữa hệ thống CSDL thƣ mục phục vụ cho tra cứu tin của bạn đọc đƣợc tốt. Trong tƣơng lai gần cần đẩy mạnh xây dựng CSDL tồn văn đáp ứng nhu cầu tra cứu tin của bạn đọc trên hệ thống mạng của trƣờng cũng nhƣ trên hệ thống Internet.
- Trung tâm cần tích cực phát triển các sản phẩm cĩ thể đƣa lên mạng nhƣ: Các loại CSDL, bản tin điện tử, các sản phẩm sử dụng cơng nghệ thơng tin hypertext, multimedia…kết hợp với âm thanh và hình ảnh.
- Trong quá trình lập biểu ghi CSDL cần quan tâm đặc biệt đến việc định từ khĩa. Việc định từ khĩa chính xác sẽ giúp cho việc khai thác CSDL cĩ hiệu quả, cĩ ảnh hƣởng quan trọng đến kết quả của việc tìm tin và chất lƣợng của CSDL. Do vậy, để thực hiện đƣợc cơng việc này, ngồi việc bố trí các cán bộ cĩ năng lực xử lý tài liệu, lập biểu ghi, đánh từ khĩa, nên chăng Trung tâm cần một cán bộ chuyên trách để hiệu đính và kiểm tra lỗi chính tả trên máy và quản trị các CSDL khác. Việc đánh từ khĩa khơng nên chỉ dựa vào tiêu đề của tài liệu mà cần chú trọng đến nội dung cơ bản của tài liệu.
- Trung tâm cần phải xây dựng cho mình bộ từ khố riêng làm cơng cụ định từ khố cho cán bộ xử lý nghiệp vụ, hạn chế đƣợc hiện tƣợng mất tin, nhiễu tin khi tra tìm tài liệu. Trƣớc mắt, Trung tâm nên tham khảo Bộ từ khố quy ƣớc do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn hoặc Bộ từ khố Khoa học Cơng nghệ do Trung tâm thơng tin Khoa học và Cơng nghệ Quốc gia xuất bản. - Mở rộng đối tƣợng xử lý thơng tin, quan tâm đến việc xử lý thơng tin các
dạng tài liệu phi văn bản phục vụ nhu cầu đa dạng của bạn đọc về việc tìm kiếm thơng tin nhƣ: Tranh ảnh, bản đồ, biểu đồ, các tài liệu nghe nhìn, đĩa CD - ROM, các dữ liệu…
3.2.5 Sản phẩm và dịch vụ Thơng tin - Thư viện
- Củng cố và gia tăng chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ sẵn cĩ trên cơ sở nhu cầu của ngƣời dùng tin.
- Phát triển các dịch vụ thơng tin cĩ giá trị gia tăng nhƣ dịch vụ phổ biến thơng tin chọn lọc, dịch vụ tƣ vấn thơng tin, các dịch vụ trọn gĩi.
- Quảng bá và giới thiệu hoạt động dịch vụ, sản phẩm của thƣ viện trên trang web, trong các cuộc họp và trực tiếp tới ngƣời dùng tin.
3.2.6 Đào tạo người dùng tin
Tổ chức các buổi tập huấn theo nhĩm ngƣời dùng tin vì lứa tuổi, khả năng nắm bắt, tính chất, mức độ nghiên cứu của họ khơng giống nhau. Hơn nữa ngƣời dùng tin của trƣờng là đối tƣợng cĩ nhiều biến động nhất là sinh viên, nhu cầu tin của họ thay đổi theo năm học, ngành học. Do vậy cơng tác này, đƣợc coi là một trong những hoạt động chuyên mơn mang tính thƣờng xuyên của thƣ viện.
NDT trƣớc hết phải là ngƣời biết tra cứu thơng tin qua các hệ thống tra cứu thơng tin qua các hệ thống tìm tin truyền thống và tìm tin hiện đại, mục lục điện tử, qua mạng và sau đĩ phải biết đƣa ra những nhu cầu thơng tin cần cung cấp.
Giới thiệu cơ cấu các ban, các kho tài liệu, các phịng,các phƣơng thức phục vụ và khả năng đáp ứng nhu cầu tin của thƣ viện.
Cách thức tìm tin, tra cứu thơng tin qua hệ thống mục lục truyền thống và hiện đại (qua máy tính, qua mạng...): Phƣơng thức lựa chọn thơng tin; Cách thức mơ tả sắp xếp thƣ mục…
Mở lớp huấn luyện, lớp ngắn hạn, đào tạo chuyên sâu giúp họ biết cách sử dụng bộ máy tra cứu tìm tin hiện đại và các CSDL hiện cĩ.
3.2.7 Cơng tác đối ngoại
Trong thời đại bùng nổ thơng thơng tin dẫn đến giá cả và các loại hình tài liệu gia tăng một cách nhanh chĩng. Do vậy, cần cĩ sự hợp tác, quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngồi nƣớc nhằm chia sẻ, trao đổi nguồn lực thơng tin, tiết kiệm ngân sách, khắc phục khĩ khăn về kinh phí bổ sung tài liệu. Vì vậy:
- Trung tâm cần phải liên hệ, hợp tác với các khoa, bộ mơn trong trƣờng để thu nhận những kết quả nghiên cứu của sinh viên, học viên, cán bộ, giáo viên Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải.
- Hợp tác với các thƣ viện của các trƣờng (nhƣ Thƣ viện Trƣờng Đại học Xây dựng, Thƣ viện Trƣờng Đại học Kiến trúc, Thƣ viện Đại học Bách khoa) cĩ nội dung đào tạo cùng chuyên ngành để phát triển nguồn lực thơng tin liên kết, phối hợp hoạt động thơng tin, khai thác nguồn tin về chuyên ngành giao thơng.
- Tiến hành quan hệ hợp tác với các nhà Xuất Bản, các cơ quan phát hành để kịp thời bổ sung những tài liệu mới xuất bản thuộc diện bổ sung của thƣ viện. - Mở rộng quan hệ hợp tác với các tổ chức cá nhân ở nƣớc ngồi để bổ sung
những tài liệu nƣớc ngồi chứa đựng thơng tin cĩ giá trị khoa học cao, mang tính mới, phản ánh những thành tựu khoa học kỹ thuật mới nhất trên thế giới.
- Thiết lập bộ phận cho mƣợn giữa các thƣ viện để phục vụ ngƣời dùng tin. Mở rộng quan hệ hợp tác với bên ngồi giúp thƣ viện làm giàu thêm, phong phú thêm nguồn vốn tƣ liệu của mình. Đồng thời qua những mối quan hệ đĩ mà thƣ viện học tập đƣợc nhiều kinh nghiệm trong quá trình tổ chức và hoạt động.
KẾT LUẬN
Trải qua hơn 60 năm xây dựng và phát triển, Trung tâm Thơng tin - Thƣ viện trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải đã gĩp phần khơng nhỏ vào sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trƣờng. Trung tâm đã tiến hành các biện pháp đổi mới về chính sách, hồn thiện cơ cấu tổ chức và hoạt động nhằm bám sát các mục tiêu và chƣơng trình đào tạo của nhà trƣờng, đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy của NDT tại Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải Hà Nội.
Bằng sự cố gắng nỗ lực, đồn kết, sáng tạo, năng động của tập thể cán bộ nhân viên, sự quan tâm chỉ đạo của Ban lãnh đạo Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải, sự giúp đỡ tài trợ của các tổ chức trong và ngồi nƣớc, Trung tâm Thơng tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải đã đạt đƣợc nhiều thành tựu to lớn, cung cấp thơng tin – tƣ liệu kịp thời, nhanh chĩng cho NDT Nhà trƣờng. Bên cạnh những thành tựu đã đạt đƣợc, Trung tâm cịn cĩ một số hạn chế nhất định cần khắc phục từng bƣớc hồn thiện cơ cấu, tổ chức và hoạt động tiến tới đƣa Trung tâm Thơng tin - Thƣ viện trở thành thành một thƣ viện điện tử trong tƣơng lai gần, thực sự phục vụ đắc lực sự nghiệp cơng nghiệp hố - hiện đại hố ngành giao thơng vận tải nƣớc ta.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
TÀI LIỆU IN
1. Báo cáo tổng kết năm 2007 của Trung tâm Thơng tin Thƣ viện Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải Hà Nội.
2. Đồn Phan Tân. Thơng tin học.- H.: ĐHQG HN, 2001.- 337 tr.
3. Đồn Phan Tân. Tin học trong hoạt động Thơng tin - Thƣ viện: Giáo trình dành cho sinh viên ngành Thơng tin - Thƣ viện và Quản trị thơng tin.-H: ĐHQGHN, 2001.
4. Dự án xây dựng Trung tâm tài nguyên Thơng tin -Thƣ viện nhằm nâng cao năng lực đào tạo, nghiên cứu của trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải / Bộ GD& ĐT. Dự án giáo dục đại học
5. Hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Thƣ viện điện tử và quản lý tích hợp nghiệp vụ Thƣ viện ILIB 3.6 / Cơng ty Tin học CMC
6. Nguyễn Thị Huyền. Cơng tác phát triển vốn tài liệu tại Trung tâm Thơng tin-Thƣ viện Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải: Khố luận tốt nghiệp .- H: KHXH&NV, 2005 .- 58 tr.
7. Những điều cần biết về Trung tâm Thơng tin- Thƣ viện // Đại học Giao thơng Vận tải.- 2006.- số 135;136. - tr. 34
8. Phan Văn, Nguyễn Huy Chƣơng. Nhập mơn khoa học thƣ viện và thơng tin.- H.: ĐHQG HN, 1997.- 299 tr.
9. Quyết định số 668/QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trƣởng Bộ Đại học và trung học chuyên nghiệp về tổ chức, hoạt động của thƣ viện các Trƣờng Đại học.
10. Sản phẩm và dịch vụ thơng tin / Trần Mạnh Tuấn.- Hà Nội, 1998.-317 tr.
11. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng Trung tâm tài nguyên thơng tin thƣ viện Đại học Giao thơng Vận tải / Trung tâm Thơng tin-Thƣ viện Đại học Giao thơng Vận tải. – H: Giao thơng Vận tải, 2007, .- 59 tr.