7 Bố cục khố luận
2.2.6 Quan hệ đối ngoại, trao đổi thơng tin
Mở rộng quan hệ hợp tác là biện pháp gĩp phần nâng cao hoạt động thơng tin thƣ viện. Trải qua nhiều năm hoạt động, Trung tâm thƣờng xuyên mở rộng quan hệ hợp tác với các tổ chức cá nhân, cơ quan Thơng tin - Thƣ viện nhằm học hỏi kinh nghiệm, trao đổi tài liệu, chia sẻ thơng tin.
Trung tâm đã cĩ quan hệ hợp tác chặt chẽ với hầu hết các thƣ viện trong và ngồi nƣớc nhƣ: Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, tổ chức Hiệp hội quốc tế IFLA và một số phịng văn hố của Đại sứ quán nƣớc ngồi tại Việt Nam.
Với việc mở rộng quan hệ hợp tác Trung tâm đã nhận đƣợc rất nhiều sự trợ giúp trong qúa trình hoạt động Thơng tin - Thƣ viện, trao đổi và chia sẻ nguồn tin, tạo điều kiện thuận lợi cho Trung tâm nâng cao trình độ chuyên mơn nghiệp vụ.
Nhìn chung các hoạt động thơng tin thƣ viện tại TTTT – TV ĐHGTVT đã cĩ những bƣớc chuyển biến rõ rệt, đang từng bƣớc đƣợc hiện đại hố và khẳng định đƣợc vai trị của mình trong việc phục vụ Nhà trƣờng thực hiện nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, các hoạt động này vẫn cịn cĩ những hạn chế, cịn cĩ những mặt tồn tại mà chƣa khắc phục đƣợc. Chính vì vậy cần phải cĩ những giải pháp thích hợp và khả thi để từng bƣớc cải thiện các hoạt động của thƣ viện, tạo điều kiện cho Trung tâm hoạt động ngày một tốt hơn, thoả mãn nhu cầu khai thác sử dụng thơng tin của NDT tại Nhà trƣờng.
CHƢƠNG 3
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THƠNG TIN – THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THƠNG VẬN TẢI 3.1 Nhận xét
Trung tâm Thơng tin Thƣ viện Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải hơn 60 năm hoạt động và trƣởng thành đã đĩng vai trị quan trọng trong cơng việc thu thập, lƣu giữ và bảo quản vốn tài liệu, cung cấp thơng tin và tƣ liệu, phục vụ chƣơng trình đào tạo của Nhà trƣờng. Từ khi thành lập đến nay, Trung tâm đã khơng ngừng chuyển đổi cơ cấu tổ chức và hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu của ngƣời dùng tin, là cán bộ, giảng viên, sinh viên trong quá trình học tập và giảng dạy.
Bằng các hoạt động của mình, Trung tâm đã gĩp phần khơng nhỏ vào việc nâng cao chất lƣợng đào tạo của Nhà trƣờng, cung cấp đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý và kỹ sƣ cĩ đủ năng lực xây dựng đất nƣớc. Trong quá trình hoạt động Trung tâm đạt đƣợc nhiều thành tựu to lớn nhƣng cũng cịn nhiều khĩ khăn phải khắc phục.
3.1.1 Đội ngũ cán bộ
Những ưu điểm:
- Trung tâm đã tuyển dụng đƣợc một đội ngũ cán bộ trẻ, cĩ trình độ chuyên mơn nghiệp vụ thơng tin - thƣ viện, tin học, và chuyên ngành giao thơng vận tải cao. Hầu hết họ cĩ bằng từ đại học trở lên.
- Trình độ chuyên mơn của đội ngũ cán bộ Trung tâm bao gồm hai nhĩm chuyên mơn chính là: chuyên mơn TT - TV và chuyên mơn về ngành giao thơng vận tải. Với cơ cấu cán bộ nhƣ vậy đã đảm bảo cho mọi hoạt động của Trung tâm đạt hiệu quả cao.
Những hạn chế
- Đội ngũ cán bộ thƣ viện cịn thiếu chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu cả về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng, trình độ chuyên mơn nghiệp vụ của cán bộ cịn nhiều
hạn chế. Trung tâm chƣa đào tạo đƣợc một đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực thơng tin – thƣ viện bởi vậy chƣa tạo ra đƣợc các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin. Chƣa cĩ sự chuyên mơn hố trong các khâu nghiệp vụ, chƣa phân cơng đƣợc đội ngũ cán bộ theo từng phịng.
- Trình độ ngoại ngữ của các cán bộ Trung tâm cĩ hạn, gây khĩ khăn cho cơng tác bổ sung, xử lý tài liệu, nhất là tài liệu chuyên ngành bằng tiếng Anh. - Số lƣợng đội ngũ cán bộ vẫn cịn mỏng, nhất là ở các phịng xử lý nghiệp vụ,
phịng đọc điện tử.
3.1.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Những ưu điểm:
Trung tâm đã sở hữu một hệ thống trang thiết bị hiện đại, đồng bộ:
- Trung tâm đã xây dựng một khơng gian thƣ viện ( gồm 4 tầng với diện tích 4000 m2) thống mát với trang thiết bị hiện đại nhƣ máy tính, máy điều hồ, camera, máy in, máy phơtơ, cổng từ…Hệ thống trang thiết bị hiện đại khơng gian thƣ viện rộng đáp ứng nhu cầu học tập của 1000 ngƣời/lƣợt trong cùng một lúc. Đến với trung tâm bạn đọc đƣợc phục vụ trong một mơi trƣờng hiện đại, đây chính là điều kiện thuận lợi để phát huy tối đa năng lực của bạn đọc. - Hệ thống an ninh cổng từ đƣợc trang bị cho các phịng đọc mở (phịng đọc
sách tiếng Việt; phịng đọc sách ngoại; phịng báo, tạp chí, luận án) đã kiểm sốt đƣợc vốn tài liệu thƣ viện, hạn chế tối đa thất thốt. Cùng với việc ứng dụng thiết bị kiểm sốt nhƣ mã vạch, chíp vi xử lý, Trung tâm đã xây dựng một chu trình tự động trong cơng tác lƣu thơng, giảm thiểu thời gian và cơng sức của cán bộ thƣ viện, cũng nhƣ gĩp phần phục vụ và kiểm sốt bạn đọc.
Những hạn chế:
- Cán bộ thƣ viện cũng nhƣ ngƣời dùng tin cịn nhiều bỡ ngỡ trong quá trình sử dụng hệ thống các trang thiết bị hiện đại.
- Hệ thống cổng từ nhỏ hơn so với cửa của các phịng đọc gây khĩ khăn cho việc kiểm sốt; việc lắp đặt mắt từ trên cổng từ cịn ít (chỉ cĩ ở một vị trí đĩ là ở giữa cổng), mặt khác do độ bao quát của mắt từ cĩ hạn nên nếu bạn đọc cầm sách ra ngồi mà khơng cho qua khu vực quan sát của mắt từ thì mắt từ khĩ cĩ thể phát hiện đƣợc.
- Một số trang thiết bị chƣa đƣợc sử dụng và phát huy hết tác dụng.
3.1.3 Cơng tác bổ sung phát triển vốn tài liệu
Những ưu điểm:
- TTTT – TV ĐHGTVT đã tích luỹ đƣợc một khối lƣợng lớn VTL với trên 100000 bản sách.
- Trong quá trình xây dựng VTL , Trung tâm đã bổ sung các mơn loại tài liệu tƣơng đối đầy đủ, nhất là các tài liệu về chuyên ngành đào tạo của Nhà trƣờng rất phong phú, đáp ứng nhu cầu tin của NDT trong Nhà trƣờng. Qua đĩ đã phát huy đƣợc vai trị và nhiệm vụ của một TTTT – TV chuyên ngành.
- Các nguồn bổ sung rất phong phú và đa dạng, phong phú về loại hình, bên cạnh các tài liệu truyền thống, các tài liệu hiện đại rất đƣợc quan tâm bổ sung bằng việc mua các CSDL từ nƣớc ngồi.
Những hạn chế:
- Thƣ viện chƣa xây dựng đƣợc chính sách, chiến lƣợc bổ sung, đến nay vẫn chƣa cĩ nguồn kinh phí cố định trong việc bổ sung VTL mà phụ thuộc vào nhu cầu thực tế cuả bạn đọc.
- Các tài liệu thuộc lĩnh vực khoa học xã hội cịn chƣa đƣợc quan tâm, số lƣợng cịn quá ít, trong khi đĩ, nhu cầu của bạn đọc lại thƣờng xuyên phát sinh nhằm tìm tài liệu này với mục đích tìm hiểu, giải trí.
- Mối quan hệ hợp tác quốc tế để tạo nguồn trao đổi, biếu tặng tuy đã đƣợc quan tâm nhƣng vẫn cịn lỏng lẻo và chƣa cĩ sự phối hợp bổ sung với các thƣ viện khác cùng chuyên ngành để trao đổi nguồn lực thơng tin.
- Đội ngũ làm cơng tác bổ sung quá mỏng, chỉ cĩ một ngƣời.
3.1.4 Cơng tác xử lý tài liệu
Những ưu điểm:
- Trong quá trình xử lý tài liệu Trung tâm đã sử dụng phần mềm tin học ILIB 3.6 và với module mƣợn liên thƣ viện tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình biên mục tài liệu trong nƣớc và nƣớc ngồi, đã giúp cán bộ tiết kiệm thời gian biên mục và đảm bảo chất lƣợng cho các biểu ghi.
- Nhìn chung hoạt động xủ lý kỹ thuật tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu đã đạt đƣợc một số kết quả cao, Trung tâm đã xử lý đƣợc một số lƣợng sách, báo lớn để đƣa ra phục vụ bạn đọc, xây dựng 3 cơ sở dữ liệu về sách, báo, tạp chí và luận án, luận văn. Các cơ sở dữ liệu đang đƣợc bổ sung hồi cố và cập nhật những thơng tin mới nhằm phản ánh đầy đủ thơng tin cả về nội dung, hình thức tài liệu.
Những hạn chế:
- Trình độ ngoại ngữ của cán bộ xử lý tài liệu cịn nhiều hạn chế. Đây là một yếu tố làm giảm chất lƣợng xử lý và khai thác nguồn tin cung cấp cho NDT. - Trung tâm chƣa cĩ bộ từ khố riêng. Định từ khố tự do hiện nay tạo lên sự
thiếu tính thống nhất, thiếu tính chặt chẽ. Nhiều từ khố quá dài, đa nghĩa và đồng nghĩa. Vì vậy cùng một tài liệu nhƣng đƣợc mỗi cán bộ thƣ viện tạo ra các từ khố khác nhau.
Ví dụ: Định từ khố cho tài liệu "Giáo trình tin học đại cƣơng”. - Cĩ cán bộ định từ khố là:
+ Tin học; Ngơn ngữ lập trình. - Cĩ cán bộ định từ khố là:
- Hệ thống CSDL của trung tâm đang trong quá trình xây dựng nên cịn nhiều thiếu sĩt, chƣa phản ánh đƣợc vốn tài liệu của trung tâm, gây khĩ khăn trong quá trình truy cập. Hiện nay trung tâm mới hồn thiện CSDL thƣ mục, cịn các loại CSDL dƣới dạng tồn văn đang trong quá trình hồn thiện chƣa đƣa vào sử dụng nhiều.
3.1.5 Cơng tác tổ chức kho
Những ưu điểm
- Đã tổ chức đƣợc một kho tài liệu phù hợp với nhu cầu học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên.
- Các kho đƣợc sắp xếp hợp lý, hiện đại, tƣơng đối sạch sẽ và gọn gàng
- Nắm vững đƣợc các ƣu và nhƣợc điểm của kho đĩng và kho mở nên Trung tâm thơng tin thƣ viện đã tiến hành phân loại kho sách của mình thành các kho đĩng và kho mở để phục vụ tốt hơn nhu cầu của độc giả nhƣ kho phịng mƣợn đƣợc tổ chức là kho đĩng do khối lƣợng tài liệu lớn và khơng ngừng gia tăng cịn các kho khác đƣợc sắp xếp theo hình thức kho mở để phục vụ tốt hơn nhu cầu tìm kiếm tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu cảu cán bộ, giảng viên và sinh viên.
- Vốn tài liệu nhập vào Trung tâm đƣợc tiến hành xử lý theo một trật tự khoa học và nghiêm ngặt trƣớc khi đƣợc xếp giá. Do vậy Trung tâm đáp ứng yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chĩng, chính xác và bảo quản vốn tài liệu đƣợc lâu dài.
Những hạn chế
- Vốn tài liệu sinh viên mƣợn về phải mất tiền khấu hao nên ảnh hƣởng đến tần xuất bạn đọc lên thƣ viện.
- Kho sách tham khảo tài liệu cịn ít mà chủ yếu vẫn phục vụ cho cán bộ và giảng viên nên chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của sinh viên trong học tập, nghiên cứu.
3.1.6 Cơng tác bảo quản vốn tài liệu
Những ưu điểm
- Trung tâm Thơng tin Thƣ viện Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải đã đầu tƣ những trang thiết bị hiện đại để bảo quản vốn tài liệu nhƣ: Hệ thống máy hút bụi ở các phịng, các bình bọt chống cháy, hệ thống báo cháy tự động, các thang máy riêng để vận chuyến sách báo, hệ thống quạt thơng giĩ trong mỗi kho sách để chống ẩm cho kho sách.
- Cơng tác vệ sinh kho sách, chống mối mọt và chuột, cơn trùng đƣợc tiến hành thƣờng xuyên đều đặn trong kho sách của Trung tâm.
- Nhờ những phƣơng pháp giáo dục bạn đọc một cách trực tiếp và qua các quuy chế nghiêm ngặt của Trung tâm mà đã giảm đƣợc đáng kể hiện tƣợng mất và rách sách, tài liệu đƣợc bảo quản ngày càng tốt hơn.
Những hạn chế
- Tuy đã cĩ những biện pháp nghiêm ngặt đề phịng mất mát, rách nát nhƣng vẫn xảy ra tình trạng vẽ bậy ra sách.
- Do phịng đọc tầng 5 và phịng đọc tầng 6 là kho mở vẫn thƣờng xuyên xảy ra hiện tƣợng mất mát và xé tài liệu, tài liệu cũng nhanh chĩng xuống cấp do ý thức của bạn đọc chƣa tốt.
3.1.7 Hoạt động khai thác và sử dụng thơng tin
Những ưu điểm
- Trung tâm cĩ các dịch vụ cung cấp thơng tin phong phú đa dạng dƣới nhiều hình thức khác nhau, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của NDT
- Tồn bộ các cơ sở dữ liệu cĩ trong Trung tâm đƣợc bạn đọc khai thác và sử dụng cĩ hiệu quả cho quá trình học tập, làm luận văn tốt nghiệp của sinh viên và làm việc của càn bộ, giáo viên trong trƣờng.
- Cơng tác tổ chức và tìm kiếm thơng tin tại Thƣ viện đã đƣợc quan tâm đúng mức, đƣợc đầu tƣ nguồn nhân lực, kinh phí, thời gian tƣơng xứng với điều kiện
của Thƣ viện. Hiện nay bộ máy tra cứu của trung tâm chủ yếu là tra cứu hiện đại thơng qua phần mềm ILIB cho phép NDT tra cứu dễ dàng thuận tiện, bao gồm : tra cứu bằng từ khố, nhan đề, tên tác giả…
Những hạn chế
- Các CSDL mua từ nƣớc ngồi hầu hết là bằng tiếng Anh gây khĩ khăn cho NDT khi mà trình độ ngoại ngữ của họ cịn hạn chế, do đĩ chƣa phát huy khai thác tối đa những nguồn thơng tin quý giá này.
- Ngƣời dùng tin thiếu kiến thức cơ bản về tra cứu tin để cĩ thể sử dụng vào khai thác thơng tin, nhất là khi tìm tin trên máy. Nhiều sinh viên chỉ biết với phƣơng thức tra cứu đơn giản, chƣa biết cách tra cứu nâng cao, tìm tin theo biểu thức. Việc lựa chọn từ khố, ngơn ngữ tìm tin của NDT cịn thiếu kinh nghiệm hay chƣa chính xác dẫn đến việc truy xuất thơng tin bị hạn chế.Chƣa cĩ các guider hƣớng dẫn cụ thể việc tra cứu cho từng CSDL, từng phân hệ tra cứu, từng chế độ tìm.
Nhìn chung các hoạt động thơng tin thƣ viện tại TTTT TV ĐHGTVT đã cĩ những bƣớc chuyển biến rõ rệt, đang từng bƣớc đƣợc hiện đại hố và khẳng định đƣợc vai trị của mình trong việc phục vụ Nhà trƣờng thực hiện nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, các hoạt động này vẫn cịn cĩ những hạn chế, cịn cĩ những mặt tồn tại chƣa thể khắc phục ngay đƣợc do những yếu tố khách quan và chủ quan. Chính vì vậy cần phải cĩ những giải pháp thích hợp và khả thi để từng bƣớc cải thiện các hoạt động của thƣ viện, tạo điều kiện cho thƣ viện hoạt động ngày một tốt hơn, thoả mãn nhu cầu khai thác sử dụng các loại thơng tin của NDT tại Trung tâm.
3.2 Kiến nghị
3.2.1 Tổ chức cán bộ
Cán bộ là trung tâm hạt nhân của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Cán bộ Thƣ viện đĩng vai trị rất quan trọng, mọi hoạt động của Thƣ viện đều do cán bộ Thƣ viện thực
hiện. Ngƣời cán bộ Thƣ viện cần cĩ tri thức khoa học, trình độ chuyên mơn cao, để hồn thành nhiệm vụ thu thập, xử lý cập nhật thơng tin, nghiên cứu nhu cầu tin của bạn đọc và tƣ vấn cho họ hồn thành các nhu cầu thơng tin, tìm kiếm và sử dụng thơng tin. Trung tâm phải khơng ngừng quan tâm đến cơng tác đào tạo đội ngũ cán bộ của mình trên cả hai mặt số lƣợng và chất lƣợng.
- Tuyển dụng thêm nguồn cán bộ cĩ chất lƣợng cao tinh thơng về nghiệp vụ thơng tin thƣ viện, thành thạo về tin học, ngoại ngữ.
- Bổ sung thêm số cán bộ cho phịng xử lý nghiệp vụ, hiện nay, phịng này mới chỉ cĩ 2 ngƣời làm cơng tác xử lý nghiệp vụ. Với yêu cầu hiện tại, Trung tâm cần bổ sung thêm cần ít nhất 3 cán bộ cho phịng nghiệp vụ, đƣợc phân bổ vào các vị trí sau: 1 cán bộ cho cơng việc làm thẻ, dán nhãn, mã vạch, dán chip điện tử cho sách; 1 cán bộ cho cơng việc phân loại, định từ khố, tĩm tắt