- Thiết kế phần mềm Mã hóa
3.1.Yêu cầu người sử dụng hệ thống 1 Mô tả bài toán
3.1.1. Mô tả bài toán
Bài toán quản lý kho tại công ty TNHH Quốc Minh như sau:
• Các phân xưởng sản xuất lên kế hoạch yêu cầu cung cấp vật tư, lập phiếu yêu cầu cung cấp vật tư gồm danh sách và số lượng vật tư cần cung cấp.
• Nếu số lượng vật tư còn đủ trong kho thì phòng vật tư sẽ cho tiến hành xuất cho sản xuất.Nếu không đủ phòng vật tư sẽ làm phiếu yêu cầu mua vật tư.
• Phiếu yêu cầu được trình giám đốc phê duyệt sau đó được gửi sang phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm tìm hiểu thông tin về vật tư đó: giá cả, chất lượng, nơi sản xuất, thời gian giao hàng… sau đó lập báo cáo.
• Báo cáo được trình lên giám đốc, nếu được duyệt, phòng kế toán cấp tạm ứng và tiến hành mua vật tư.
• Vật tư mua về được phòng vật tư kiểm tra chất lượng. nếu không đảm bảo chất lượng thì liên hệ với nhà cung cấp.Nếu không đủ số lượng thì yêu cầu cấp thêm.
• Vật tư đủ yêu cầu sẽ được lưu vào kho để phục vụ cho sản xuất.
• Dựa vào định mức sản xuất phòng vật tư sẽ cấp dần vật tư cho các phân xưởng sản xuất theo tiến độ sản xuất.
3.1.2.Các nghiệp vụ quản lý kho 3.1.2.1. Nghiệp vụ nhập kho vật tư
Sau khi có yêu cầu mua vật tư phòng kinh doanh đặt mua vật tư, vật tư mua về sẽ được bộ phận giao hàng của nhà cung cấp đem đến kho cùng với hoá đơn bán hàng, giấy báo nhận hàng cùng với một số chứng từ khác. Vật tư trước khi nhập kho sẽ được kiểm tra chất lượng cũng như số lượng vật tư. Sau khi nhập kho người quản lý kho sẽ viết phiếu nhập kho , phiếu nhập kho được gửi lên phòng kinh doanh, phòng kế toán và lưu kho. Những vật tư không đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng sẽ được gửi lại bộ phận giao hàng. Cuối tháng thủ kho sẽ lên báo cáo nhập vật liệu.
3.1.2.2.Nghiệp vụ xuất kho vật tư
Kế hoạch sản xuất được chuyển đến bộ phận sản xuất. Hàng ngày các bộ phận sản xuất sẽ lĩnh vật tư theo yêu cầu sản xuất thực tế của mình. Vật tư lĩnh sẽ được ghi vào phiếu lĩnh vật tư. Phòng vật tư có trách nhiệm kiểm tra vật tư tồn kho thực tế. Sau đó tiến hành xuất vật tư, cập nhật dữ liệu vào tệp phiếu xuất. Cuối tháng thủ kho sẽ lên báo cáo về số lượng xuất trong tháng. Mỗi một sản phẩm đều có định mức vật tư nhất định nếu bộ phận sản xuất dùng vượt quá giới hạn quy định của vật tư nào thì sẽ phải làm báo cáo giải trình lên phòng vật tư.