1. Khái quát về công ty T&T
2.3. Hệ thống kênh phân phối hiện có
2.3.1. Hệ thống kênh phân phối.
Do đặc thụ sản phẩm nên cấu trúc kênh phân phối của T&T chí có hệ thống kênh gián tiếp, chưa hình thành kênh trực tiếp. Sản phẩm xe máy được phân phối qua các trung gian, đại lý tới tay khách hàng. T&T đã xây dựng chi nhánh tại cả ba vùng Bắc, Trung, Nam để nhằm tiến hành mở rộng thị trường và phân phối sản phẩm. Mỗi chi nhánh của T&T có trách nhiệm phụ trách việc tìm kiếm và phát triển mạng lưới phân phối trong phạm vi của mình.
- Tại miền Bắc: + Công ty TNHH T&T.
Địa chỉ: số 18 Hàng Chuối- Hai Bà Trưng- Hà Nội.
Tel: (84-4) 9721776 - 9721777 - 9721779 - Fax: (84-4) 9721775. + Công ty TNHH T&T Hưng Yên.
Địa chỉ: Thị trấn Bần Yên Nhân- Mỹ Hào- Hưng Yên.
Tel: (84-321) 942216 - 942217 - 942218 - Fax: (84-321) 942367. - Tại miền Trung: + Chi nhánh công ty TNHH T&T tại Đà Nẵng. Địa chỉ: số 20 Lê Thánh Tôn- Hải Châu- Đà Nẵng.
Tel: (84-511) 817573 - Fax: (84-511) 817564.
- Tại miền Nam: Công ty TNHH T&T Hồ Chí Minh.
Địa chỉ: số 60 - 62 Cách mạng tháng 8- Quận 3- TP Hồ Chí Minh. Tel: (84-8) 9350115 - Fax: (84-8) 9304176.
Dưới các công ty thành viên là mạng lưới các đại lý, cửa hàng của công ty phụ trách việc phân phối sản phẩm tới khách hàng.
Kênh phân phối của Công ty TNHH T & T được mô tả sơ đồ sau:
Kênh phân phối mà công ty sử dụng chủ yếu là qua các nhà phân phối trung gian. Điều này có thể được giải thích là do nguồn vốn của công ty chưa cao, việc tổ chức phân phối còn hạn chế nên việc sử dụng kênh phân phối qua các nhà trung gian sẽ đảm bảo cho việc tiết kiệm chi phí và chuyên nghiệp hơn. Việc sử dụng các nhà trung gian sẽ giúp điều phối được sản phẩm xe máy tới các đối tượng khách hàng tốt hơn.
Việc sử dụng loại kênh này có ưu điểm:
- Phát triển một mạng lưới tiêu thụ rộng rãi đạt hiệu quả cao trong việc tiêu thụ, đặc biệt có thể mở rộng thị trường tới những vùng xa xôi.
- Tận dụng được nguồn lực của các trung gian đặc biệt là mạng lưới bán hàng của các khách hàng công nghiệp.
- Tiết kiệm được thời gian và chi phí giao dịch do một phần công việc được tiến hành bởi các trung gian.
Người tiêu dùng Công ty T&T
Nhà phân phối Công ty thành viên tại các vùng
( Bắc, Trung, Nam)
Tuy nhiên loại kênh này cũng có những hạn chế:
- Do số lượng các thành viên nhiều nên khó kiểm soát được địa điểm phân phối dẫn tới việc chồng chéo lên nhau tại các địa phương.
- Công ty có thể gặp phải rủi ro do hàng hoá tồn kho ở chỗ của các đại lý.
- Mối quan hệ giữa các thành viên tham gia kênh lỏng lẻo, mức độ hợp tác giữa các thành viên với nhau kém.
Chi nhánh phải tự đảm nhận việc tổ chức mạng lưới kênh phân phối để tiêu thụ sản phẩm tại khu vực thị trường do mình phụ trách. Để tạo điều kiện cho chi nhánh trong công tác tiêu thụ sản phẩm công ty không ký hợp đồng đại lý mới với những đơn vị nhận làm đại lý trong khu vực thị trường của chi nhánh chỉ trừ trường hợp khả năng hoạt động của chi nhánh tại đó yếu và công ty thấy cần phải mở thêm đại lý để đẩy mạnh tiêu thụ.
Quy trình bán hàng cho các đại lý:
Trách nhiệm Quy trình Mô tả
- Giám đốc - Phòng kinh doanh -Giám đốc/ Phó giám đốc -Ban giám đốc -Phòng kinh doanh -Phòng tài vụ -Kho thành phẩm -Bảo vệ
-Giấy đăng ký xin làm đại lý
-Giấy phép kinh doanh của đơn vị nhận làm đại lý
-Giấy chứng nhận tài sản của bên nhận đại lý -Hợp đồng đại lý
-Thế chấp tài sản
-Lệnh xuất hàng -Hoá đơn chứng từ -Sổ theo dõi xuất hàng
Lựa chọn nhà phân phối.
Nhà phân phối phải có các đặc điểm:
- Phải nằm ở vị trí trung tâm của vùng và phải có vị trí thuận lợi để tiện giao dịch hiện phát triển mạng lưới bán hàng công ty có ba chi nhánh đặt tại Hà Nội, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh
- Hệ thống kho bãi của nhà phân phối phải đảm bảo tiêu chuẩn và phải được bố trí ở những vị trí giao thông thuận lợi để tiện cho việc vận chuyển.
Ký hợp đồng phân phối
Giao hàng Lựa chọn đại lý
Quyền hạn của nhà phân phối:
- Được toàn quyền tổ chức việc phân phối và tiêu thụ sản phẩm trong khu vực thị trường mình phụ trách.
- Được quyền thanh toán chậm với công ty.
- Được công ty hỗ trợ chi phí để thực hiện các hoạt động xúc tiến khuyếch trương sản phẩm, cũng như hỗ trợ chi phí để mở rộng mạng lưới tiêu thụ.
Trách nhiệm của nhà phân phối:
- Hàng tháng, quý, năm phải nộp báo cáo bán hàng, báo cáo tài chính, báo cáo về tình hình thị trường cho công ty.
- Phối hợp với công ty trong công tác quảng cáo, hội trợ…
- Chịu trách nhiệm pháp lý về hàng hoá và tiền hàng, thanh toán tiền hàng cho công ty theo đúng thời gian mà hai bên đã thoả thuận.
- Phối hợp và tạo điều kiện cho cán bộ của công ty làm nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, đôn đốc việc tiêu thụ sản phẩm tại khu vực thị trường mà mình phân phối.
Lựa chọn đại lý.
Đại lý của công ty rất đa dạng có thể là một doanh nghiệp nhà nước, có thể là một công ty tư nhân, công ty TNHH hoặc một hợp tác xã, theo số liệu năm 2006 thì công ty có 21 đại lý thuộc quyền kiểm soát trực tiếp của công ty. Khi một đơn vị muốn làm đại lý cho công ty phải có:
- Quyết định thành lập doanh nghiệp do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp.
- Đăng ký kinh doanh.
- Có tài sản thế chấp để đảm bảo khả năng thanh toán. - Đơn xin làm đại lý.
Tuy nhiên trên thực tế thì vấn đề kiểm tra hệ thống kho bãi của đại lý bị xem nhẹ.
Quyền hạn và trách nhiệm của đại lý.
- Đại lý thực hiện việc bán hàng theo đúng giá do công ty quy định. - Giao hàng tại kho của công ty hoặc tại kho của đại lý, vận chuyển trên phương tiện của công ty hoặc đại lý( cước phí tính theo quy định của cơ quan Nhà nước liên quan).
- Phương thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt, séc hoặc ngân phiếu.
- Hoa hồng đại lý: 0.7% trên giá bán sản phẩm tại kho của công ty (không kể thuế VAT).
- Hàng tháng phải nộp báo cáo bán hàng và báo cáo kiểm kê hàng tồn kho cho công ty.
- Thời hạn hoàn thành việc bán hàng tối đa cho từng lô hàng tối đa không quá 45 ngày kể từ ngày nhận hàng. Nếu quá thời hạn trên mà đại lý chưa tiêu thụ được hàng thì công ty tạm ngừng việc cấp hàng để đại lý tập trung tiêu thụ.
2.3.2. Đánh giá sự vận động của các dòng chảy trong kênh phân phối.
T&T đã tổ chức được đội ngũ xe vận tải của chính công ty để nhằm việc phân phối sản phẩm tới các đại lý và nhà phân phối. Sau khi nhận được đơn đặt hàng của các nhà phân phối/ đại lý, các chi nhánh có nhiệm vụ báo lên công ty mẹ. Sau đó sản phẩm được đưa tới kho hàng của chi nhánh và được tiếp tục chuyển tới tới kho hàng của nhà phân phối/ đại lý. Các nhà phân phối khi phân phối cho đại lý thì sản phẩm được chở tới các đại lý và từ đây các đại lý sẽ thực hiện phân phối tới khách hàng.
Hiện tại, hệ thống kho hàng của công ty và nhà phân phối là rất tốt, đảm bảo chất lượng trong khâu dự trữ, đáp ứng được nhu cầu, đòi hỏi của khách hàng. Tuy nhiên, trong thời gian tới, với dự định mở rộng thêm thị trường công ty cần có kế hoạch mở rộng, phát triển hệ thống kho hàng tạo điều kiện cho việc đưa hàng hóa tới tay khách hàng tốt hơn.
2.3.2.2. Dòng đàm phán.
T&T Nhà phân phối Người tiêu dùng
T&T
Nhà phân phối
Người tiêu dùng Đại lý Chi nhánh
Đám phàn giữa Công ty với các thành viên kênh: Khi lựa chọn cho mình các đại diện cung ứng sản phẩm mới rồi công ty tiến hành đàm phán với họ để thỏa thuận về loại sản phẩm công ty cung cấp, mức hoa hồng mà họ được hưởng, sự trợ giá, chiết khấu cho đơn hàng theo số lượng mà họ mua. Công ty đưa ra quy định đối với mức giá bán cho khách khách hàng của mình và đặt đặt ra các biện pháp xửa phạt đối với những thành viên vi phạm các điều khoản đã kí trong hợp đồng.
Đám phán giữa các thành viên kênh với nhau và với các khách hàng: Giữa các thành viên kênh phân phối của T&T cũng diễn ra các đàm phàn, về khu vực thị trường mà mình kinh doanh, mức độ cung ứng dịch vụ cho khách hàng… và họ tiến hành đàm phán với khách hàng của mình về mức giá sản phẩm, về các dịch vụ khách hàng sẽ nhận được khi mua sản phẩm, về phương thức thành toán sau khi khách hàng mua hàng.
2.3.2.3. Dòng chuyển quyền sở hữu.
Quyền sở hữu sản phẩm của công ty được chuyển tới khách hàng thông qua hệ thống kênh phân phối của công ty, qua các nhà phân phối và đại lý.
2.3.2.4. Dòng vận động thông tin.
Do tầm quan trọng của thông tin trong việc thực hiện các hoạt động Marketing, công ty xây dựng dòng thông tin xuyên suốt toàn bộ hệ thống phân phối của Công ty và mang tính hai chiều giúp công ty thu nhận được các thông tin về thị thị trường, về tình hình tiêu thụ sản phẩm, nhu cầu thị trường, về các thông tin phản hồi của khách hàng đối với các sản phẩm của công ty đồng thời giúp công ty đưa ra được những đề xuất, kiến nghị về giải pháp đáp ứng nhu cầu thị trường.
Thông tin trong dòng vận động được truyền theo hướng sau:
Công ty cung cấp cho khách hàng, cho các trung gian thương mại của mình các thông tin về giá cả, chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng, chủng loại, tính năng … qua website của công ty http://www.ttgroup.com.vn của sản phẩm đồng thời tiến hành thu thập lại những thông tin phản hồi trực tiếp từ khách hàng về việc tiêu dùng sản phẩm và từ các trung gian về tình hình thị trường, nhu cầu thị trường, về ý kiến phản hồi của khách hàng trong việc tiêu thụ sản phẩm để tự đó công ty có giải pháo hoàn thiện hơn nữa cho sản phẩm của mình.
Các trung gian đón nhận những thông tin từ công ty cung cấp và truyền đạt lại cho các trung gian cấp dưới, cấp dưới truyền tiếp cho khách hàng và tiến hành thu thập thông tin phản hồi
2.3.2.5. Dòng xúc tiến trong kênh phân phối.
Hoạt động xúc tiến của T&T mới chỉ được thực hiện rất yếu ớt qua việc quảng bá trên trang chủ của T&T, qua băng dôn tại những chương trình T&T tài trợ, qua hoạt động của đội bóng đá T&T. T&T chưa thực sự quan tâm, đầu tư vào hoạt động quảng bá dẫn đến việc khách hàng, thị trường chưa biết nhiều về công ty, về các sản phẩm của T&T.