- Hiệp hội cần đưa ra những chủ trương biện phỏp thớch hợp: Hiệp hội quảng cỏo bao gồm: Cỏc doanh nghiệp quảng cỏo cú đăng ký kinh doanh hợp lệ, đại diện cỏc doanh nghiệp chủ quảng cỏo, cỏc tổ chức chủ phương tiện quảng cỏo. Ở đõy, cỏc doanh nghiệp chủ phương tiện quảng cỏo cú chủ sở hữu cỏc bảng, biển quảng cỏo, cỏc đơn vị bỏo chớ nhận đăng quảng cỏo trờn ấn phẩm của mỡnh... Cỏc chủ quảng cỏo như Coca Cola, Biti"s... Ở Việt Nam hiện cú trờn 700 doanh nghiệp, 400 tờ bỏo và tạp chớ, trờn 60 đài phỏt thanh và truyền hỡnh tham gia hoạt động quảng cỏo. Hiện nay xuất hiện tỡnh trạng cạnh tranh khụng lành mạnh giữa cỏc đơn vị quảng cỏo mà trong đú cú nhiều doanh nghiệp làm cả về lĩnh vực tổ chức sự kiện. Do đú hiệp hội cần cú trỏch nhiệm đối với tỡnh trạng này. Hiệp hội cần đưa ra những đề xuất kiến nghị đối với cơ quan quản lý nhà nước về những quy chế cú tớnh cực đoan, từ đú tạo ra mụi trường cạnh tranh lành mạnh, một mụi trường trong đú cỏc cụng ty cú thể học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, giỳp đỡ hợp tỏc với nhau cựng phỏt triển, đưa ngành tổ chức sự kiện lờn một tầm cao mới. Mới đõy, hiệp hội quảng cỏo Hà Nội đó ra đời để thực hiện cỏc dự ỏn thiết thực phục vụ sự kiện lễ kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội, cung cấp thụng tin về cụng nghệ, chế độ chớnh sỏch kịp thời để cỏc hội viờn nõng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời quảng bỏ hỡnh ảnh Hà Nội với bạn bố trong nước và quốc tế nhằm thu hỳt đầu tư….Như vậy, hiệp hội quảng cỏo phải luụn đưa ra những chủ trương, biện phỏp để xõy dựng và phỏt triển ngành tổ chức sự kiện.
- Hiệp hội cần cú những quy định rừ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ đối với cỏc hội viờn, phối hợp với cơ quan Nhà nước hướng dẫn chỉ đạo để cỏc doanh nghiệp tổ chức sự kiện hoạt động đỳng hướng, đỳng với phỏp luật
Thụng qua việc nghiờn cứu toàn bộ thị trường quảng cỏo trong đú đi sõu vào lĩnh vực tổ chức sự kiện để thấy được thực trạng cung cầu và tỡnh hỡnh cạnh tranh của dịch vụ này trờn thị trường. Qua đú ta thấy được thị trường tổ chức sự kiện ngày càng trở nờn sụi động đặc biệt là mấy năm gần đõy. Cụng ty TNHH Quảng cỏo và Thương mại Thanh cũng làm về lĩnh vực này và trong hai năm gần đõy cũng đạt được doanh số nổi bật. Đề tài trờn đó đưa ra thực trạng tổ chức sự kiện của cụng ty và những giải phỏp hoàn thiện để giỳp cụng ty cú thể tiến đến những dịch vụ trọn gúi và hoàn chỉnh, đạt được hiệu quả về sự kiện mà họ tổ chức với chi phớ thớch hợp. Xu hướng tiến tới những dịch vụ trọn gúi và hoàn chỉnh này đang là mục tiờu mà cỏc doanh nghiệp hướng tới để tồn tại được trờn thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt. Hiệp hội quảng cỏo và cơ quan nhà nước cần tạo mọi điều kiện để cỏc doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và cạnh tranh lành mạnh trờn thị trường, thỏa món tốt nhất nhu cầu của khỏch hàng
Cụng ty quảng cỏo Thanh là một cụng ty quảng cỏo đó và đang hũa nhập vào xu thế phỏt triển chung của thị trường với nhiều lĩnh vực hoạt động: tư vấn và xõy dựng thương hiệu, tổ chức sự kiện, thiết kế và in. Đú là ba mảng chớnh để cụng ty xõy dựng được nhận thức tớch cực về thương hiệu trong tõm trớ khỏch hàng, đạt được mục tiờu kinh doanh trờn thị trường, đứng vững được trờn thị trường cạnh tranh đầy khốc liệt như hiện nay, làm nờn một thương hiệu vững mạnh trờn thị trường
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...1
1.1 Thị trường tổ chức sự kiện...3
Hiện nay, thị trường tổ chức sự kiện cạnh tranh đó đến hồi quyết liệt. Ngày càng cú nhiều cụng ty hoạt động và phỏt triển với tốc độ chúng mặt, từ vài doanh nghiệp trong những năm 1990, đến nay con số này đó lờn tới 1.000. Mấy năm gần đõy, cú nhiều cụng ty cũng đó nhận thức được tầm quan trọng của việc xõy dựng thương hiệu – một hoạt động sống cũn, một phần khụng thể thiếu được của mỗi doanh nghiệp trờn bước đường hỡnh thành và phỏt triển cỏc hoạt động kinh doanh. Họat động tổ chức sự kiện được cỏc doanh nghiệp quan tõm nhiều vỡ đa số cỏc doanh nghiệp đều cú những hoạt động cần nhiều đến tổ chức sự kiện. Nhiều cụng ty quảng cỏo vỡ thế cũng đó kốm thờm cả dịch vụ tổ chức sự kiện. Cho nờn cạnh tranh găy gắt là một điều khụng thể trỏnh khỏi. Sau đõy là một số doanh nghiệp vừa và nhỏ cựng cạnh tranh về lĩnh vực này:...19
1.2. Hoạt động kinh doanh của cụng ty...24
2.1 Khỏi quỏt về tổ chức sự kiện...32
2.2 Phõn tớch thực trạng tổ chức sự kiện...37
3.1 Với cụng ty...52
3.2 Với cơ quan nhà nước...56
3.3 Với hiệp hội quảng cỏo...58
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giỏo trỡnh Tổ chức sự kiện
Chủ biờn: PGS.TS Lưu Văn Nghiờm 2. Giỏo trỡnh marketing dịch vụ
PGS.TS Lưu Văn Nghiờm
3. Cỏc quy định của phỏp luật về hoạt động quảng cỏo Bộ văn húa – thụng tin. Cục văn húa – thụng tin cơ sở 4. Trang web: http://www.google.com.vn
5. Trang web: http://www.thanhs.com
Phụ lục số 01
Chơng trình Tổ chức lễ ra mắt
8h30 9h00:– Đón tiếp Khách tại Khách sạn
+ Đội ngũ lễ tân (Nam/ Nữ ngời mẫu hoặc nhân viên công ty mặc đồng phục công ty/ đeo huy hiệu công ty (hoặc đeo băng chéo In tên công ty)/ đứng hai bên cổng chào chào đón khách và dẫn khách đến bàn đăng kí.
+ Lu y khách VIP và Phóng viên có bàn Lễ tân riêng, quà riêng, tặng quà ngay khi đăng ky.
9h00 9h10:– Khai mạc buổi lễ:
+ MC giới thiệu khách mời. (Lu y tên và chức danh đầy đủ của khách VIP).
+ MC giới thiệu Ông (Bà) Giám đốc/ / lên đọc diễn văn khai mạc…
buổi lễ.
9h10 9h25:– Phát biểu Khai mạc: Ông..., Giám đốc Công ty phát biểu.
+ Báo cáo về tình hình phát triển công ty, phơng hớng trong giai đoạn tiếp theo.
9h 25 9h35:– Phát biểu của cơ quan chủ quản cấp trên (MC Giới thiệu)
9h35 - 9h40: BLĐ Công ty đáp từ
9h40 10h00:– Chơng trình ca nhạc (theo yêu cầu)
+ MC Giới thiệu 01 Ca sĩ dòng nhạc Semi-Classic biểu diễn làm mềm không khí buổi lễ
10h00 10h25:– Lễ ra mắt Công ty
+ MC trình bày lời dẫn cho sự ra mắt của Công ty.
+ Giới thiệu Ban L nh đạo Công ty mới ra mắtã (nhạc nền)
+ Nổ Sâm-panh và pháo Confetti (do lễ tân thực hiện). + Rót Sâm-panh tại tháp Sâm-panh trên sân khấu.
+ Lễ tân phục vụ khách (bê Sâm-panh, vang rót sẵn ra phục vụ khách tại bàn)
10h25 10h45 – Phát biểu của BGĐ Công ty
+ Phát biểu về Tầm nhìn và Sứ mệnh của Công ty trong giai đoạn tiếp theo.
+ Diễn văn cảm ơn
+ Mời Khách dùng tiệc Buffet chia vui.
10h30-12h00: Tiệc Buffet (tại địa điểm hội nghị). Ca sĩ biểu diễn (theo yêu cầu)
11h30-1h00:
Tiệc Buffet (tại địa điểm hội nghị). Ca sĩ biểu diễn (theo yêu cầu)
Phụ lục 02
DANH MụC ĐầU VIệC Dự KIếN TT DANH MụC CÔNG VIệC
Dự KIếN
Bên thực
hiện Thời gian thực hiện Ghi chú khác Chi phí
A Công tác tổ chức và triển khai
1
Xác định số lợng Khách mời và danh sách khách
mời Doanh nghiệp
Trớc ít nhất 15 ngày
2
Ký hợp đồng với nhà cung cấp đồng bộ (nếu
yêu cầu) Doanh nghiệp Trớc ít nhất 01 tháng 3
Chọn lựa Cơ quan báo chí
phát ngôn Doanh nghiệp trớc ít nhất 20 ngày
3.1
Chọn Danh sách đầu báo
đăng tin về Lễ ra mắt Doanh nghiệp
Đăng tin trớc 02 ngày và sau 1 ngày so với ngày tổ chức sự kiện
Dựa trên thông tin cung cấp của Công ty tổ chức sự kiện hoặc cơ quan báo chí phát ngôn.
3.2 Chọn đầu báo viết bàI về Doanh nghiệp Doanh nghiệp Đăng bàI viết trớc ít nhất 05 ngày
3.3
Soạn thông tin (t liệu/ ảnh) cung cấp cho cơ quan báo chí phát ngôn (đễ làm
Thông cáo báo chí) Trớc 07 ngày
3.4
Duyệt phơng án thiết kế và chọn ngày đăng Quảng cáo
về doanh nghiệp trớc ít nhất 15 ngày
4
Chọn lựa Kênh truyền hình và phơng án ghi
hình phát sóng Doanh nghiệp trớc ít nhất 15 ngày
4.1
Chọn hoặc đặt hàng sản xuất Trailer giới thiệu về
Doanh nghiệp VTV + DN trớc ít nhất 15 ngày
phát Trailer Quảng cáo tr- ớc chơng trình phát sóng 5 Đặt chỗ hoặc xác định địa điểm chính thức để nhà cung cấp đặt chỗ Doanh nghiệp hoặc Cty tổ
6
Xây dựng chơng trình chi
tiết Doanh nghiệp Trớc ít nhất 7 ngày
tham khảo thêm phụ lục 01
7 Soạn thảo tài liệu gửi Khách tham dự hội nghị Doanh nghiệp Trớc ít nhất 5 ngày B Công tác thực hiện
8 Yêu cầu thiết kế / Duyệt thiết kế và tiến hành đặt hàng sản xuất 8.1 Giấy mời (thiết kế và in)
Cty tổ chức sự kiện
Trong vòng 20 ngày
Bộ ấn phẩm quảng cáo (Bìa Folder/ Catalog/Túi đựng quà tặng/ Card/ Phong bì) Cty tổ chức sự kiện Trong vòng 20 - 30 ngày 8.2 Quà tặng lu niệm Cty tổ chức sự kiện hoặc DN đặt hàng nhà
cung cấp Trong vòng 20 -30 ngày
VD: Lọ hoa Pha lê/ Biểu tợng DN bằng đồng gắn nổi (thời gian thực hiện khoảng 1 tháng)/ Bộ Sổ tay năm mới…
8.3
Thiết kế tổng thể tại Buổi Lễ
Cty tổ chức sự kiện
8.3.1 Băng rôn/ Banner chính Tại bục Phát biểu
8.3.2 Cổng chào
8.3.3 Banner thả dọc
8.3.4 Banner ngang hoặc Stand
8.4 Hoa tại buổi lễ Khách sạn
8.4.1 Hoa càI ngực đại biểu Khách sạn
8.4.2 Hoa trong và ngoàI sảnh Khách sạn
9 Đội ngũ lễ tân đón khách
Doanh nghiệp hoặc Cty tổ
chức sự kiện trớc ít nhất 7ngày
Đồng phục (băng chéo) của Lễ tân/ Lễ tân đón khách thuê Đội ngời mẫu 10 MC giới thiệu chơng trình
Doanh nghiệp hoặc Cty tổ
chức sự kiện trớc ít nhất 7ngày 11
Gửi giấy mời và xác nhận
lại lợng khách Doanh nghiệp trớc ít nhất 5-7ngày
12 Xem xét thực đơn và ký đặt hàng với địa điểm tổ chức Doanh nghiệp trớc ít nhất 5-7ngày 13 13
Tổng duyệt, nhận các sản
phẩm đặt hàng Doanh nghiệp trớc ít nhất 3 ngày
14 Trang trí tại hội thảo Cty tổ chức sự kiện Trong ngày
15
Tổng duyệt kịch bản/ chốt lại tất cả các thông tin với
cơ quan báo chí phát ngôn. Doanh nghiệp trớc ít nhất 2 ngày
Lu ý chuẩn bị Thông cáo báo chí và phong bì cho phóng viên đợc mời, gửi trớc khi khai mạc buổi lễ
Phụ lục 03
địa điểm tổ chức hội thảo dự kiến
tt Khách sạn Chất l-ợng KS địa chỉ số lợng khách tối đa Đơn giá Các dịch vụ, sản phẩm đi kèm
Lớp học Chữ U Nhà hát Phòng họp Máy chiếu OHP hoặc Slide Màn hình Máy chiếu LCD Micro đứng Micro Không dây Bục phát biểu Giấy bút cho Khách Bánh ngọt, trà Bảng chỉ dẫn Hoa trang trí Ăn tra Buffet Đồ uống
1 Melia ***** 44 Lý Thờng Kiệt, HN 150 180 200 X X X 80$++/ buổi X X X X X X X X 8-10$++
2 Sofitel ***** Số 1 đờng Thanh Niên, HN X X X X X X X X X
3 Nikko ***** Lê Duẩn - HN 110 120 130 X X X X X X X X X X X
5 Hilton Hanoi ***** 1 Lê Thánh Tông, HN 180 250 300 X X X X X X X X X X X
Ghi CHú Giá cha bao gồm
5% Phí dịch vụ 10% thuế VAT 3% phí Quảng cáo
Phụ lục 01 lịch công việc
TT Ngày tháng Tháng 12 tháng 1 - 2008 tháng 2
Lịch công việc 13 14 cn 16 17 18 19 20 21 cn 23 24 25 26 27 28 cn 30 31 1 2 3 4 cn 6 7 8 9 10 11 cn 13 14 15 16 17 18 cn 20 21 22 23 24 25 cn 27 28 29 30 1 10 20 28
A Công tác tổ chức và triển khai
1 Xác định số lợng Khách mời và danh sách khách mời 2
Ký hợp đồng với nhà cung cấp
đồng bộ (nếu yêu cầu) 3
Chọn lựa Cơ quan báo chí phát
ngôn
3.1 Chọn Danh sách đầu báo đăng tin về Lễ ra mắt
3.2
Chọn đầu báo viết bài về Doanh
nghiệp
3.3
Soạn thông tin (t liệu/ ảnh) cung cấp cho cơ quan báo chí phát
ngôn (đễ làm Thông cáo báo chí)
3.4
Duyệt phơng án thiết kế và chọn ngày đăng Quảng cáo về doanh nghiệp
4
Chọn lựa Kênh truyền hình và
phơng án ghi hình phát sóng
4.1
Chọn hoặc đặt hàng sản xuất Trailer giới thiệu về Doanh
5
Đặt chỗ hoặc xác định địa điểm chính thức để nhà cung cấp đặt
chỗ 6 Xây dựng chơng trình chi tiết 7 Soạn thảo tài liệu gửi Khách tham dự hội nghị
B Công tác thực hiện
8 Yêu cầu thiết kế / Duyệt thiết kế và tiến hành đặt hàng sản xuất 8.1 Giấy mời (thiết kế và in)
Bộ ấn phẩm quảng cáo (Bìa Folder/ Catalog/Túi đựng quà
tặng/ Card/ Phong bì) 8.2 Quà tặng lu niệm 8.3 Thiết kế tổng thể tại Buổi Lễ
8.3.
1 Băng rôn/ Banner chính
8.3.
2 Cổng chào
8.3.
3 Banner thả dọc
8.3.
4 Banner ngang hoặc Stand 8.4 Hoa tại buổi lễ
8.4.
1 Hoa càI ngực đại biểu
8.4.
2 Hoa trong và ngoàI sảnh 9 Đội ngũ lễ tân đón khách
10 MC giới thiệu chơng trình
11 Gửi giấy mời và xác nhận lại lợng khách
12 Xem xét thực đơn và ký đặt hàng với địa điểm tổ chức
13 Tổng duyệt, nhận các sản phẩm đặt hàng
14 Trang trí tại hội thảo
15 Tổng duyệt kịch bản/ chốt lại tất cả các thông tin với cơ quan báo chí phát ngôn.
16 Thanh lý, tổng kết và thanh quyết toán Date line - Ngày dự kiến
thực hiện
Ngày chủ nhật - thời gian đợc tính là số ngày làm việc (trừ ngày Lễ - CN
Ngày 1 Tết dơng lịch
Ngày thực hiện chơng trình
Các ngày Highlight cuối cùng là Date line.
Các ngày Highlight đầu tiên là ngày khởi động chơng trình
Các ngày Highlight là thời gian thực hiện chơng trình