Trước hết cần tìm hiểu Quy chế trả lương của văn phòng Tổng công ty: Quy chế trả lương của Văn phòng Tổng công ty được căn cứ theo Nghị định số 206/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ quy định quản lý, lao động, tiền lương và thu nhập trong các công ty Nhà nước; Thông tư hướng dẫn số 07/2005/TT- BLĐTBXH ngày 05/01/2005 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội; Quyết định số 128-QĐ/TW ngày 14/12/2004 của Ban bí thư TW Đảng về chế độ tiền lương đối với cán bộ , công chức, viên chức cơ quan Đảng, mặt trận và các đoàn thể; Công văn số 4320/LĐTBXH ngày 29/12/1998 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội về việc hướng dẫn quy chế trả lương trong doanh nghiệp nhà nước; Nghị định số 94/2006/NĐ-CP ngày 07/09/2006 của Chính phủ về việc điều chỉnh mức lương tối thiểu chung.
2.2.1.1. Những nguyên tắc chung:
■ Thực hiện phân phối theo lao động:
● Lao động tại bộ máy cơ quan Văn phòng Tổng công ty có hai chức năng: Chức năng quản lý cấp trên đối với đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty và
chức năng trực tiếp sản xuất – kinh doanh để tạo ra doanh thu nhằm hoàn thành kế hoạch hàng năm của Tổng công ty. Tiền lương là chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí quản lý cần phải được hạch toán để tổ chức thực hiện theo nguyên tắc:
● Tiền lương phụ thuộc vào kết quả kinh doanh của từng người lao động, từng bộ phận của cơ quan Văn phòng Tổng công ty.
● Công việc đòi hỏi trình độ quản lý, chỉ đạo kỹ thuật, chuyên môn cao, tay nghề giỏi, đóng góp nhiều vào hiệu quả quản lý và kinh doanh của Tổng công ty thì được trả mức lương tương xứng.
● Việc phân phối tiền lương không theo hình thức phân phối bình quân, hệ số cấp bậc công việc của người có tiền lương cao nhất và người có tiền lương thấp nhất do Văn phòng Tổng công ty lựa chọn và quyết định theo quy định tại Nghị định 26/NĐ-CP ngày 20/06/1993, cụ thể là Lựa chọn hệ số giãn cách giữa nhóm công việc phức tạp nhất và đơn giản nhất từ 7,66 đến 15,32 (Bội số tiền lương cao nhất là 15,32, bội số tiền lương thấp nhất là 7,66).
● Quỹ tiền lương được phân phối trực tiếp cho từng người lao động làm việc tại bộ máy Văn phòng Tổng công ty. Đối với các đơn vị phụ thuộc Tổng công ty sẽ giao đơn giá tiền lương hàng năm và có quy chế trả lương và sổ lương riêng.
● Tiền lương và thu nhập hàng tháng của CBCNV Văn phòng Tổng công ty được ghi vào sổ lương của cơ quan Văn phòng Tổng công ty theo quy định tại Thông tư số 15/LĐTBXH –TT ngày 10/04/1997 của Bộ Lao động – Thương binh và xã hội. ■ Quy chế trả lương được thông qua hội nghị cán bộ lãnh đạo, Chủ tịch Công đoàn Tổng công ty và trưởng các phòng ban Tổng công ty và được phổ biến công khai đến từng người.
2.2.1.2. Nguồn hình thành quỹ tiền lương:
- Quỹ tiền lương thực tế được xác định theo đơn giá tiền lương được Tổng công ty duyệt hàng năm.
- Quỹ tiền lương trích từ các nguồn thu của Tổng công ty và hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh hàng năm.
- Quỹ tiền lương dự phòng năm trước chuyển sang.
2.2.1.3. Sử dụng quỹ tiền lương:
Để đảm bảo quỹ tiền lương không vượt chi so với quỹ tiền lương được hưởng hoặc được dồn quỹ lương vào cuối năm. Lựa chọn cơ cấu chia quỹ tiền lương hàng năm như sau:
- Quỹ tiền lương trả trực tiếp cho CBCNV hàng tháng, hàng quý bằng 80% tổng quỹ lương được hưởng theo tháng đó, quý đó.
- Tiền ăn trưa cho CBCNV thực hiện theo thông tư số 15/1999/TT-LĐTBXH ngày 22/06/1999 (Không tính theo đơn giá tiền lương).
- Quỹ khen thưởng từ quỹ lương bằng % tổng quỹ lương có thể chi vào các dịp lễ tết, hoặc sơ kết, tổng kết hàng quý, hàng năm (sau khi quyết toán lương).
- Quỹ dự phòng cho năm sau bằng 5% tổng quỹ lương hàng năm.
2.2.1.4. Quy định trả lương gắn với kết quả lao động:
Tổng công ty lựa chọn phương pháp trả lương theo hướng dẫn tại văn bản số 4320/LĐTBXH của Bộ Lao động Thương binh và xã hội (cách 2) cho cán bộ cơ quan Văn phòng vừa theo hệ số mức lương cơ bản của từng người (gọi là lương phần cứng). Vừa theo hiệu quả cuối cùng của bậc công việc từng người, từng bộ phận (lương phần mềm).
Công thức tính lương cho từng người như sau: Ti = Tci + Tmi
Trong đó: - Ti là tổng quỹ lương được hưởng.
- Tci là tiền lương thời gian tính theo hệ số lương cơ bản (phần cứng) - Tmi là tiền lương được chia theo cấp bậc công việc (phần mềm) ■ Tiền lương phần cứng (Tci):
Tiền lương phần cứng được tính trên cơ sở lương cơ bản (Dựa vào hệ số lương của từng người và mức lương tối thiểu quy định cho từng thời kỳ của Nhà nước) và hệ số điều chỉnh của Tổng công ty (theo từng thời kỳ). Tci được tính như sau:
Tci = ni x Ti x h
Trong đó: - ni là số ngày công trong tháng (theo bảng chấm công)
- Ti là tiền lương 1 ngày công theo mức lương và phụ cấp (nếu có của từng người)
- h là hệ số điều chỉnh áp dụng cho phần cứng (có tính đến chỉ số sinh hoạt cho từng thời kỳ). Năm 2007: h = 1,8 ( hệ số này thay đổi theo từng thời kỳ. Và năm 2008 thì hệ số h = 2.
■ Tiền lương phần mềm (Tmi): Tiền lương phần mềm được tính theo nhóm cấp bậc công việc
Căn cứ để xác định tiền lương phần mềm:
- Căn cứ vào mức độ phức tạp của công việc, trình độ, kinh nghiệm đối với từng vị trí được phân công.
- Căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc được giao.
- Mức độ hoàn thành doanh thu theo đơn giá tiền lương được phê duyệt.
Việc tính lương phần mềm theo cấp bậc công việc không phụ thuộc vào hệ số lương (cơ bản) cao hay thấp của từng người. Làm việc gì được hưởng lương theo cấp bậc công việc đó.
Tiền lương phần mềm được tính như sau:
Tmi = i 1 . . . D n D n Tc T i m j j J ∑= − Trong đó: - i thuộc j - m là số CBCNV Văn phòng
- Tc là tổng quỹ lương phần cứng, lương thời gian khác.
- T là tổng quỹ lương được hưởng theo mức độ hoàn thành kế hoạch doanh thu trong tháng (theo đơn giá tiền lương được HĐQT phê duyệt và kết quả kinh doanh của Tổng công ty).
- Mức độ phức tạp của công việc, trình độ, kinh nghiệm đối với từng vị trí phân công: Đánh giá bằng hệ số điểm (d1i), tính theo mức độ từ 10 đến 80 điểm.
- Tầm quan trọng và tính trách nhiệm đối với công việc: Đánh giá bằng hệ số điểm (d2i), tính theo mức độ từ 5 đến 55 điểm.
- Mức độ hoàn thành công việc được giao: Hệ số k. + Hoàn thành xuất sắc công việc: k = 1,2 + Hoàn thành: k = 1
+ Chưa hoàn thành: k = 0,7
Ba yếu tố trên kết hợp làm cơ sở xác định hệ số tiền lương (Di) để tính lương phần mềm của từng người.
Công thức tính như sau: Di = 2 1 2 1 d d i d i d + + x k
Trong đó: - Di là hệ số tiền lương tổng của từng người.
- (d1i + d2i) là tổng số điểm mức độ phực tạp và tính trách nhiệm của từng người.
- (d1 + d2) là tổng số điểm mức độ phức tạp và tính trách nhiệm tối thiểu nhất của công việc được giao
Bảng 2.3: Xác định bảng hệ số điểm theo cấp bậc công việc áp dụng (trang bên)
(Nguồn: Phòng Tổ chức lao động)
Phụ cấp trách nhiệm cho các chức danh Chủ tịch Công đoàn, Bí thư Đảng Uỷ, Bí thư đoàn thanh niên cơ quan Văn phòng Tổng công ty hoạt động kiêm nhiệm và các phụ cấp trách nhiệm khác được áp dụng theo các văn bản của Nhà nước và chỉ được tính trong lương phần cứng.
2.2.1.5. Quy định thanh toán tiền lương:
● Hàng tháng thanh toán tiền lương cho CBCNV làm 2 kỳ: - Kỳ I: Tạm ứng lương vào ngày 15 hàng tháng;
- Kỳ II: Thanh toán tiền lương cả tháng vào ngày 5 của tháng sau.
● Hàng tháng các trưởng phòng chịu trách nhiệm lập bảng giao việc và đánh giá mức độ hoàn thành công việc được giao của từng người và theo dõi chấm công đúng thực
TT Chức danh Phương án chia lương mới
1i 2i k i
1 Chủ tịch HĐQT, TGĐ (bổ nhiệm từ 3 năm trở lên) 80 55 9
2
Chủ tịc Phó HĐQT, TGĐ (bổ nhiệm dưới 3 năm) 71 55 8.4 3 Phó TGĐ, uỷ viên HĐQT (bổ nhiệm từ 3 năm trở lên) 55 44 6 4 Phó TGĐ, uỷ viên HĐQT (bổ nhiệm dưới 3 năm) 46 44 6 5 Kế toán trưởng TCT (bổ nhiệm từ 3 năm trở lên) 41 44 5,7 6 Kế toán trưởng TCT (Bổ nhiệm dưới 3 năm) 35 44 5,3 7 Trưởng phòng; Chuyên viên cao cấp; Chủ tịch CĐ( Bổ
nhiệm từ 3 năm trở lên)
41 25 4,4
8 Trưởng phòng; Chuyên viên cao cấp; Chủ tịch CĐ( Bổ nhiệm dưới 3)
35 25 4
9 Kế toán trưởng Văn phòng TCT (bổ nhiệm từ 3 năm trở lên)
32 25 3,8
10 Kế toán trưởng Văn phòng TCT (bổ nhiệm dưới 3 năm) 26 25 3,4 11 Phó phòng, chuyên viên chính (bổ nhiệm từ 3 năm trở
lên)
32 19 3,4
12 Phó phòng, chuyên viên chính ( bổ nhiệm dưới 3 năm) 26 19 3 13 Chuyên viên (có thời gian công tác từ 3 năm trở lên) 20 16 2,4 14 Chuyên viên (có thời gian công tác dưới 3 năm 17 16 2,4 15 Trung cấp, lái xe (có thời gian công tác từ 3 năm trở lên) 16 14 2 16 Trung cấp, lái xe (có thời gian công tác dưới 3 năm) 13 14 1,8
tế thời gian làm việc của người mình quản lý làm cơ sở cho việc thanh toán lương công bằng, hợp lý, và nộp cho phòng Tổ chức lao động vào ngày cuối tháng để phòng Tổ chức lao động tổng hợp, trình và phê duyệt.
● Những ngày nghỉ lễ, nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng có lương … được trả theo chế độ nhà nước quy định.
● Những ngày nghỉ ốm, con ốm mẹ nghỉ, thai sản, nghỉ dưỡng …, phụ cấp làm đêm theo chế độ hiện hành.
2.2.1.6. Quy định thanh toán tiền lương làm thêm giờ:
Tổng công ty thực hiện trả lương làm thêm giờ theo hướng dẫn tại thông tư số 12/2003/TT-BLĐTBXH ngày 30/5/2003 của Bộ Lao động Thương binh và xã hội. Việc thanh toán tiền lương làm thêm giờ đối với CBCNV là rất hạn chế, trừ các trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác quá cấp bách, quá cần thiết. Và phải được Tổng giám đốc duyệt kế hoạch làm thêm giờ từ đầu tháng (mẫu kèm theo)
Bảng 2.4: Bảng đăng ký kế hoạch thêm giờ Tháng……. năm ….. Tên đơn vị: Phòng, Ban………
TT Họ và tên Ghi chi tiết nội dung công việc làm thêm giờ
Số giờ làm thêm
Tổng giám đốc duyệt Trưởng phòng ký
Cuối tháng phải được Tổng giám đốc duyệt số thời gian thực tế làm thêm giờ nằm trong kế hoạch làm thêm giờ đầu tháng.
Bảng 2.5: Bảng thanh toán tiền lương làm thêm giờ Tháng…… năm… Tên đơn vị: Phòng, Ban……….
TT Họ và tên Ghi chi tiết nội dung công việc đã làm
Ngày giờ bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc
Số giờ làm thêm Tổng giám đốc duyệt Trưởng phòng ký Hàng tháng, phòng Tổ chức lao động căn cứ vào phiếu làm thêm giờ của mỗi phòng để tính tiền lương làm thêm giờ và thanh toán vào bảng lương hàng tháng. Tiền lương làm thêm giờ không nằm trong quỹ tiền lương từ đơn giá được duyệt mà hạch toán vào giá thành theo quy định hiện hành.
■ Chi tiết quy định làm thêm giờ:
● Nhân viên phục vụ được tính thêm giờ như sau:
Hưởng 02h làm thêm cho mỗi ngày làm việc và việc trả lương cho 02h làm thêm được tính theo giờ làm việc bình thường.
Làm thêm thực tế vào ngày nghỉ và ngày lễ được hưởng lương theo đúng quy định của Nhà nước về làm thêm giờ.
● Lái xe được tính thêm giờ như sau:
Ngày nghỉ và ngày lễ, nếu lái xe chỉ trực mà không trực tiếp lái xe được hưởng 100% lương của ngày làm việc bình thường.
Ngày nghỉ và ngày lễ, nếu thực tế có lái xe, được hưởng theo đúng quy định của Nhà nước về làm thêm giờ.
● Các chức danh khác được hưởng làm thêm giờ không quá 200h/1 năm. Và tính lương theo đúng quy định của Nhà nước về làm thêm giờ.
● Không áp dụng chế độ làm thêm giờ đối với chức vụ lãnh đạo (từ phó phòng trở lên)
● Việc làm thêm giờ nhất quyết phải được Tổng giám đốc duyệt.
● Tiền lương làm thêm giờ không nằm trong quỹ lương từ đơn giá được duyệt mà hạch toán vào giá thành theo quy định hiện hành.
2.2.1.7. Một số quy định kèm theo chế độ trả lương:
● Về quỹ lương hàng tháng: Xác định bằng 80% kế hoạch quỹ lương theo đơn giá tiền lương được duyệt.
● Lương của Hội đồng quản trị được tính trên cơ sở nguồn chi từ quỹ lương Hội đồng quản trị được Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt trong đơn giá tiền lương (được hạch toán riêng).
● Lương của CBCNV văn phòng Tổng công ty được tính trên cơ sở nguồn chi từ quỹ lương văn phòng được Tổng công ty phê duyệt trong đơn giá tiền lương.
Để chia lương đơn giản, đảm bảo tính chính xác thì đã có quy đinh: Hệ số đánh giá mức độ phức tạp của công việc được giao và mức độ trách nhiệm với công việc được giao của từng người giữ ổn định trong một thời gian nhất định (Trường hợp đặc biệt có thể thay đổi đối với từng người, từng phòng khi nhiệm vụ thay đổi).
2.2.1.8. Đơn giá tiền lương:
Đơn giá tiền lương được tính bằng số tiền lương trên 1000đ đơn vị doanh thu. Tại Văn phòng Tổng công ty, đơn giá tiền lương trong những năm qua như sau:
- Căn cứ vào các Quyết định, Nghị định liên quan và kết quả doanh thu thực hiện năm 2005 của Văn phòng Tổng công ty (Phòng Kế toán Tài chính cung cấp).
- Văn phòng Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam thực hiện quyết toán quỹ tiền lương năm 2005 như sau:
Bảng 2.6: Bảng quyết toán quỹ tiền lương năm 2005
Tổng quỹ lương thực hiện số tiền: 8.098.642.900đồng
(Tám tỷ, chín mươi tám triệu sáu trăm bốn hai ngàn chín trăm đồng) (Nguồn: Phòng Tổ chức Lao động)
Tức là, năm 2005 Văn phòng Tổng công ty đó tính đơn giá là 40đ/1000đ doanh thu. Ứng với doanh thu thực hiện như thế nào thì quỹ tiền lương sẽ được tính tương đương như thế ấy.
Chỉ tiêu DT thực hiện Đơn giá % được
hưởng ĐG
Tổng TL thựchiện
1.DT kế hoạch
2. DT thực hiện 150 tỷ đồng202.466.073.46đ 40đ/1000đ40đ/1000đ 100%100% 6.000.000.000đ8.098.642.900đ
Số tiền lương thực hiện trên là lương phải trả của Văn phòng Tổng công ty trên cơ sở đảm bảo yếu tố :
- Lợi nhuận 2005 cao hơn so với năm 2004. - Nộp ngân sách theo đúng quy định.
- Tốc độ tăng năng suất năm 2005 cao hơn tốc độ tăng tiền lương năm 2005. - Tổng tiền lương trên là cơ sở để hạch toán và phân bổ chi phí tiền lương trong chi phí của Văn phòng năm 2005.
Năm 2006, Văn phòng Tổng công ty được quyết toán tiền lương như sau
Bảng 2.7: Bảng quyết toán quỹ lương năm 2006
Chỉ tiêu DT thực hiện Đơn giá % được
hưởng ĐG Tổng TL thực hiện
1.DT kế hoạch
2. DT thực hiện 193.253.150.327 đ180 tỷ đồng 50đ/1000đ50đ/1000đ 100%100% 9.626.575.150đ9.00.000.000đ
Cộng 9.626.575.150
Như vậy tổng quỹ lương thực hiện số tiền là: 9.626.575.150đ.
(Chín tỷ, sáu trăm hai sáu triệu, năm trăm bảy lăm nghìn, một trăm năm mươi đồng)
(Nguồn: Phòng Tổ chức Lao động)
Năm 2007, Văn phòng Tổng công ty được quyết toán tiền lương như sau:
Bảng 2.8: Bảng quyết toán quỹ lương năm 2007
Chỉ tiêu DT thực hiện Đơn giá % được
hưởng ĐG Tổng TL thực hiện 1.DT kế hoạch 2. DT thực hiện 250 tỷ đồng 293,45 tỷđồng 55đ/1000đ55đ/1000đ 100% 100% 13.750.000.000đ 16.139.750.000đ Cộng 16.139.750.000đ
Như vậy tổng quỹ lương thực hiện năm 2007 là: 16.139.750đ
(Nguồn: Phòng Tổ chức Lao động).
Các yêu cầu về tổng quỹ lương cũng phải đảm bảo tương ứng so với các năm sau và với doanh thu đạt được của năm đó.