đến người cung cấp hàng hố, dịch vụ
Trước khi bắt đầu chi, căn cứ vào dự tốn năm được giao, dự kiến chương trình cơng tác quý tới, các định mức tiêu chuẩn chi và biểu mẫu dự tốn, đơn vị sử dụng ngân sách lập nhu cầu chi quý gửi cơ quan tài chính đồng cấp. Cơ quan tài chính tiến hành xem xét, thẩm tra đề nghị chi của đơn vị trên nhiều phương diện như: mục đích chi, chế độ, định mức, tiêu chuẩn chi; đối chiếu với dự tốn chi hàng năm của đơn vị, tồn quỹ Ngân sách nhà nước và khả năng nguồn thu trong quý … Nếu thấy phù hợp thì chấp nhận và thơng báo mức chi cho đơn vị trong quý. Nhu cầu chi quý là hạn mức cao nhất mà đơn vị được phép sử dụng trong quý theo từng nhĩm mục cụ thể. Việc xem xét, chấp thuận và cấp phát kinh phí hàng quý theo nội dung trên là việc kiểm sốt trước các khoản chi tiêu của Ngân sách nhà nước, bảo đảm cho ngân sách luơn được thăng bằng, ngăn chặn ngay từ đầu những khoản chi tiêu lãng phí.
Khi dự tốn chi hàng quý đã được chấp nhận và được thơng báo, đơn vị cĩ tồn quyền quyết định chi tiêu trong phạm vi dự tốn. Trước khi được phép trả tiền cho người cung cấp hàng hố, dịch vụ đơn vị phải thực hiện đầy đủ các thủ tục thanh tốn và phải được thủ trưởng đơn vị quyết định chi. Kho Bạc Nhà Nước tiến hành kiểm tra, kiểm sốt tính hợp pháp của các tài liệu và lệnh xuất quỹ ngân sách của các chủ tài khoản. Sau khi kiểm tra, kiểm sốt các hồ sơ, chứng từ do đơn vị gửi đến, nếu thấy hợp lệ, hợp pháp thì Kho Bạc Nhà Nước xuất quỹ
Ngân sách nhà nước để chi trả trực tiếp cho người thụ hưởng là chủ nợ thực sự của Quốc gia theo hai hình thức là cấp tạm ứng và cấp thanh tốn.
− Đối với hình thức cấp phát, thanh tốn trực tiếp các khoản chi Ngân sách nhà nước qua Kho Bạc Nhà Nước cho cơng việc hồn thành, việc thanh tốn các khoản nợ của nhà nước địi hỏi phải xác định chính xác số tiền phải trả cho từng đối tượng cụ thể. Do đĩ, cần phải cĩ đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ và hợp pháp để chứng minh số nợ đĩ là xác thực. Nghĩa là, nội dung các khoản chi phải phù hợp với dự tốn Ngân sách nhà nước đã được duyệt; hàng hố, dịch vụ cung cấp phải bảo đảm đúng theo số lượng và chất lượng đã cam kết trong hợp đồng; hồ sơ, chứng từ phải đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp; chiết tính và kế tốn số tiền bảo đảm chính xác.
Như vậy, theo phương thức thanh tốn, chi trả cho cơng việc hồn thành thì người cung cấp chỉ được trả tiền sau khi đã cung cấp đủ hàng hố, dịch vụ theo đúng những cam kết đã được thoả thuận. Thực hiện thanh tốn, chi trả theo hình thức này cĩ những ưu điểm như tránh được rủi ro trong quá trình sử dụng cơng quỹ; tạo điều kiện cho cơ quan quản lý nhà nước xác nhận một cách dễ dàng việc thực hiện chi Ngân sách nhà nước; thúc đẩy những nhà cung cấp sớm hồn thành cơng việc theo số lượng và chất lượng đã cam kết.
Đối với những khoản chi cĩ giá trị lớn và thời gian tiến hành cơng việc kéo dài, việc thanh tốn cho cơng việc hồn thành gặp khĩ khăn, cĩ thể thanh tốn theo từng giai đoạn cơng việc hồn thành. Tất nhiên để được thanh tốn, đơn vị chủ cơng trình cũng như nhà thầu phải chứng minh là đã thực hiện được một phần cơng việc trong hợp đồng đã ký. Tuỳ theo tính chất cơng việc, đơn vị dự tốn cĩ thể ấn định trong hợp đồng số tiền phải thanh tốn trong từng giai đoạn và thời gian giữa hai lần thanh tốn. Song phải bảo đảm nguyên tắc số tiền thanh tốn của
từng giai đoạn luơn nhỏ hơn giá trị của phần cơng việc đã thực hiện và được khấu trừ vào số tiền thanh tốn cho giai đoạn cơng việc tiếp theo.
− Phương thức cấp tạm ứng : đối với một số khoản chi khơng thể áp dụng phương thức chi trả trực tiếp từ Kho Bạc Nhà Nước cho cơng việc hồn thành như mua sắm dụng cụ, thiết bị cĩ giá trị rất lớn, hoặc phải trả tiền nhập từ nước ngồi, đặc biệt cĩ một số khoản chi nhỏ nhưng lại thường xuyên phát sinh thì các đơn vị dự tốn cĩ thể áp dụng phương thức thanh tốn ứng trước. Tr6en cơ sở hợp đồng và các hồ sơ chứng từ cĩ liên quan, đơn vị dự tốn làm thủ tục yêu cầu Kho Bạc Nhà Nước chuyển tiền thanh tốn theo thể thức cấp tạm ứng, hoặc trực tiếp nhận tiền mặt để đáp ứng các nhu cầu chi của mình. Sau khi thực hiện chi, đơn vị phải báo cáo số thực chi với Kho Bạc Nhà Nước. Kho Bạc Nhà Nước tiến hành kiểm tra, kiểm sốt nếu xét thấy phù hợp thì chấp nhận chuyển khoản tạm ứng sang cấp phát thanh tốn cho đơn vị. Kho Bạc chỉ cấp tạm ứng cho lần tiếp theo nếu đơn vị đã thanh tốn hết các khoản tạm ứng của lần trước. Trường hợp đặc biệt, khoản tạm ứng chưa được thanh tốn, đơn vị cĩ thể được thanh tốn trong tháng sau, quý sau, song chỉ trong thời gian chỉnh lý quyết tốn.
Phương thức cấp phát tạm ứng hiện cịn một số hạn chế và tồn tại nhất định, xong trước mắt chưa thể xố bỏ ngay được. Vì vậy, cần hạn chế tối đa phạm vi và đối tượng áp dụng phương thức cấp phát này; đồng thời cần tăng cường cơng tác kiểm tra, kiểm sốt để bảo đảm các khoản tạm ứng được sử dụng đúng chế độ.