Công tác chỉ đạo lưu trữ
Công tác lƣu trữ bao gồm: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liêu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng và công tác tiêu hủy các hồ sơ, tài liệu lƣu trữ khi hết giá trị.
Phòng lƣu trữ tài liệu của Tổng công ty Sông Đà đƣợc đặt ở tầng 4 rất phù hợp với chức năng của mình. Phòng lƣu trữ đƣợc trang bị những thiết bị cần thiết cho hoạt động thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu nhƣ : máy vi tính, máy hút bụi, quạt thông gió, giá để tài liệu…
Tài liệu lƣu trữ phản ánh tình hình hoạt động của công ty, nguồn tài liệu này giúp cho việc xây dựng các chiến lƣợc kinh tế cũng nhƣ kế hoạch kinh tế của Công ty đƣợc hoàn chỉnh.
Để đảm bảo và hoạt động tốt trong công tác lƣu trữ, dù ở bất kỳ cơ quan nào đều phải thực hiện đúng, đủ, chính xác quy trình, đúng các khâu trong nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ : thu thập tài liệu lƣu trữ vào cơ quan, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, thống kê, kiểm tra, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu.
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty, cán bộ lƣu trữ đã cố gắng hoàn thành nhiệm vụ của mình. Sau một năm thì các đơn vị phải nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ của công ty. Đến nay, công tác lƣu trữ của công ty đã thu thập đƣợc đầy đủ tài liệu từ năm 1965 đến năm 2009 với các cặp hộp tài liệu tƣơng đƣơng với 50m giá tài liệu. Không những khối lƣợng tài liệu mà thành phần tài liệu của các đơn vị trong công ty cũng đầy đủ với các loại tài liệu phong phú, bao gồm tài liệu của:
- Phòng kinh tế - Phòng kế hoạch - Phòng đầu tƣ - Phòng tài chính - Phòng kế toán - Phòng tổ chức đào tạo - Phòng thiết bị công nghệ - Phòng quản lý kỹ thuật - Văn phòng
Ngoài ra còn có tài liệu của các công ty cổ phần và các đơn vị thành viên trong công ty.
Xác định giá trị tài liệu
Trong quá trình hoạt động của công ty, nhiều tài liệu đã đƣợc hình thành nhằm mục đích khác nhau do chức năng, nhiệm vụ của Công ty quy định. Trong đó có những tài liệu khi giải quyết xong công việc thì không cần sử dụng nữa nhƣng có những loại tài liệu cần tiếp tục sử dụng. Thời gian lƣu ngắn hay dài là tùy thuộc giá trị của tài liệu. Vì vậy nên khi đƣa và bảo quản tại kho lƣu trữ phải có sự lựa chọn, xác định giá trị của tài liệu.
Tuy nhiên, ở TCT Sông Đà chỉ có một cán bộ lƣu trữ trong khi công việc lƣu trữ rất nhiều nên việc xác định giá trị tài liệu chƣa đƣợc thực hiện triệt để, vẫn còn nhiều tài liệu trùng lặp.
Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là một biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ chuyên môn của công tác lƣu trữ nhƣ : Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thống kê… để tổ chức khoa học của một phòng lƣu trữ.
Công tác chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phông chữ của cơ quan theo một phƣơng án phân loại khoa học. Để chỉnh lý tốt chúng ta phải tiến hành đầy đủ các khâu nhƣ : Khảo sát tài liệu, thu thập bổ sung tài liệu, xác định và xây dựng phƣơng án phân loại tài liệu… Ngoài ra, còn phải chuẩn bị những phƣơng tiện để chuẩn bị chỉnh lý.
Thống kê và kiểm tra
Thống kê và kiểm tra là áp dụng các biện pháp và các công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng chính xác số lƣợng, chất lƣợng, thành phần nội dung, tình hình tài liệu về hệ thống trang thiết bị bảo quản trong kho. Công tác thống kê giúp cho cán bộ quản lý kho tài liệu dễ dàng hơn, từ đó có kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định và tổ chức phù hợp với công ty.
Việc thống kê hiện nay ở công ty chỉ có sổ nhập tài liệu. Sổ nhập tài liệu dùng để thống kê theo dõi tình hình nhập tài liệu vào lƣu trữ của công ty, quản ký thành phần số lƣợng tài liệu.
Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu là việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Với điều kiện khí hậu của nƣớc ta, có độ ẩm không khí cao cho nên tài liệu dễ bị hỏng. Điều đó ảnh hƣởng
không nhỏ đến việc bảo quản tài liệu lƣu trữ. Vì vậy phòng lƣu trữ đƣợc đặt trên tầng 4 có điều kiện khô thoáng, sạch sẽ và đƣợc trang bị những thiết bị hiện đại đảm bảo điều kiện tốt nhất cho việc lƣu trữ tài liệu.
Tổ chức sử dụng tài liệu
Công tác này là khâu quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lƣu trữ. Tuy nhiên, ở Tổng công ty Sông Đà việc này tƣơng đối khó khăn bởi chỉ có một cán bộ lƣu trữ. Việc tổ chức sử dụng tài liệu chỉ đƣợc thực hiện khi có yêu cầu. Ai có yêu cầu, phòng nào có yêu cầu thì gặp cán bộ lƣu trữ và đề nghị đƣợc xem tài liệu.
Đây chính là hạn chế trong công tác lƣu trữ vì không tổ chức đƣợc phòng đọc. Do vậy, những năm tới Tổng công ty nên bổ sung thêm cán bộ lƣu trữ có trình độ chuyên môn để công tác lƣu trữ đƣợc thực hiện tốt hơn. Mặc dù Tổng công ty Sông Đà có số lƣợng tài liệu tƣơng đối nhiều nhƣng công tác lƣu trữ mới chỉ thực hiện đƣợc nhiệm vụ thu thập tài liệu rồi sắp xếp vào những vị trí nhất định, đánh số thứ tự từng cặp hồ sơ lƣu trữ. Còn việc chỉnh lý tài liệu vẫn còn nhiều hạn chế. Vẫn còn nhiều tài liệu trùng lặp, tài liệu hết giá trị sử dụng trong hồ sơ chƣa đƣợc loại bỏ. Sự phân loại, xác định giá trị tài liệu gần nhƣ chƣa đƣợc thực hiện. Nhìn chung, cán bộ lƣu trữ đã rất cố gắng, nỗ lực để hoàn thành công việc. Nhƣng do công việc của phòng lƣu trữ quá nhiều một cán bộ không thể đảm nhận hết đƣợc. Do vậy, để công tác lƣu trữ đạt kết quả tốt cần bổ sung thêm cán bộ có trình độ chuyên môn về nghành lƣu trữ.