- Doanh thu hay lợi nhuận mang lại do hoạt động tổ chức hội chợ thương mại Có thể nói rằng, trong nền kinh tế thị trường hiện nay các doanh nghiệp phải tự hạch toán kinh doanh, tự
3.2.2.xuất hoàn thiện quá trình tổ chức hội chợ thương mại trong nước của Vitex
trong nước của Vitex .
Hiện nay để quá trình tổ chức hội chợ thương mại trong nước diễn ra nhanh chóng và có kết quả Vitex đã tiến hành một quy trình gồm 10 bước trong đó có 8 bước trước hội chợ, một bước trong hội chợ và một bước sau hội chợ. Việc thực hiện theo đúng quy trình này đã đem lại cho Vitex những thành công. Tuy nhiên, nếu theo quy trình đó thì công tác lập dự án và ký kết hợp đồng chưa được coi trọng cho nên có một số hội chợ thương mại sau khi hạch toán mới thấy bị lỗ và do không quy định dứt khoát về tiền giao hàng nên dẫn đến tình trạng là không lấy được tiền trước khi kết thúc hội chợ. Quy trình thực hiện như BH 3.1. Nghiên cứu thị trường Xây dựng dự án Xin phép tổ chức Xây dựng thư mời Lựa chọn v à mời khách Kết thúc v àđánh giá Quảng cáo v in à Cataloge Thuê đất gi n dà ựng gian h ngà Tiến h nh à hội chợ Ký kết hợp đồng
BH3.1: Đề xuất quá trình tiến hành tổ chức hội chợ thương mại trong
nước
* Hoạt động trước hội chợ .
• Bước 1: Nghiên cứu thị trường .
Dựa trên những nguồn thông tin thu thập được công ty cần nghiên cứu xu thế phát triển kinh tế của thị trường, thị hiếu tiêu dùng để lựa chọn chủ đề hội chợ cho phù hợp. Người tổ chức phải nghiên cứu kỹ lưỡng môi trường kinh tế xã hội, các xu hướng phát triển của nền kinh tế, các yêu cầu thị trường, dánh giá khả năng tiêu thụ sản phẩm, tìm ra các vấn đề nổi trội nhất để thông qua đó xây dựng chủ đề cho hội chợ thương mại. Có một chủ đề hay, hợp lý với tình hình kinh tế xã hội là một trong những yếu tố thu hút người tham gia. Bởi lẽ người tham gia khi đưa ra quyết định tham gia hội chợ thương mại thì cái mà họ chú ý đến đầu tiên là chủ đề của hội chợ đó có phù hợp với mục tiêu marketing của họ hay không. Hiện nay công tác này đã được quan tâm hơn và đã có những chuyển biến đáng mừng trong đó phải kể đến sự thành công của hội chợ triển lãm quốc tế về mỹ phẩm, thời trang và quà tặng vào dịp 8-3 và thời trang cưới tháng 8.
• Bước 2: Xây dựng dự án.
Để tiến hành xây dựng dự án công ty lập lần lượt các kế hoạch cho các công việc phải làm: Xin phép tổ chức, mời các Doanh nghiệp tham gia, phân công rõ ràng công việc cho các phòng ban bộ phận. Nếu các chỉ tiêu của hội chợ, đưa ra các mặt được và những tình huống có thể xảy ra trong hội chợ.
• Bước 3: xin phép tổ chức .
Công ty sau khi lên danh mục các hội chợ thương mại sẽ tổ chức, phải đệ trình lên các cấp có thẩm quyền để xét duyệt. Cụ thể là Chính phủ đã giao cho Bộ thương mại cấp giấy phép và quản lý các hội chợ thương mại. Việc xin phép tổ chức cần phải được làm trước khi hội chợ diễn ra là 1 năm nhằm tránh tình trạng không xin được giấy phép mà phải hoãn hội chợ lại gây mất uy tín cho công ty.
• Bước 4: Xây dựng thư mời.
Trong bước này, ngoài việc cung cấp các thông tin cần thiết về hội chợ thương mại, cần đặc biệt chú ý đến việc cung cấp các thông tin về thị trường,
môi trường, chính sách, pháp luật.Thông tin càng chi tiết càng có tính thuyết phục hơn với người tham gia vì vậy trước khi tổ chức hội chợ thương mại công ty cần thu thập mọi thông tin liên quan đến nó. Các thông tin này chủ yếu đề cập đến các khía cạnh sau:
- Các chính sách pháp luật có liên quan.
Nếu có những trở ngại trong chính sách pháp luật của Chính phủ. Hàng hoá bị cấm nhập khẩu thì dù doanh nghiệp có tham gia hội chợ thì cũng không có ích lợi gì. Bên cạnh đó còn có các vấn đề liên quan như: Thuế, an toàn về hàng hoá, chất lượng hàng hoá, điều lệ về an toàn sức khoẻ.
- Sức cạnh tranh .
Trước khi xâm nhập vào một thị trường mới các công ty luôn muốn tìm kiếm các thông tin về đối thủ cạnh tranh, giá cả của họ, mặt mạnh, yếu của họ. Một thị trường có tiềm năng lớn, sự cạnh tranh còn chưa mạnh mẽ sẽ có sức hút lớn với các chúng tôi tham gia hội chợ thương mại .
- Những yêu cầu của thị trường .
Người tham gia cần những thị trường về quy cách đóng gói, chất lượng, cách thức trình bày.Trên thực tế đôi khi phải đổi mới những sản phẩm để đáp ứng kịp thời yêu cầu của thị trường. Ngay cả khi chưa kịp đổi mới sản phẩm thì trong thời gian hội chợ thương mại họ cũng phải tạo ra những đặc điểm, kiểu cách phục vụ để làm hài lòng khách hàng .
- Những mạng lưới phân phối hàng.
Doanh nghiệp tham gia hội chợ thương mại phải tìm những thông tin về mạng lưới phân phối hàng để xác định được khách hàng mục tiêu của mình trong và sau thời gian hội chợ diễn ra.
- Vận tải và thủ tục hải quan.
Công ty cung cấp các thông tin về vấn đề này sẽ tạo điều kiện cho người tham gia vận chuyển hàng một cách tốt nhất bằng những phương tiện phù hợp với những gía cả tương ứng. Đồng thời có thể giúp họ tính toán được các chi phí và thời gian để hoàn thành các thủ tục vận chuyển, hải quan.
Để thuyết phục các công ty tham gia hội chợ cần cung cấp cho họ những chỉ dẫn về quy mô, tốc độ tăng trưởng thị trường cho các loại sản phẩm .
Công ty phải nghiên cứu, xem xét để hiểu biết tường tận những lĩnh vực của thị trường, những ngành công nghiệp khác cũng như nhu cầu đa dạng của khách hàng.
• Bước 5: Lựa chọn và mời khách.
Đây là công việc quan trọng nhất trong các bước bởi vì số lượng các doanh nghiệp tham gia sẽ quyết định sự thành công của hội chợ. Công ty phải lựa chọn các doanh nghiệp tham dự cẩn thận vì nếu lĩnh vực kinh doanh của họ không phù hợp với chủ đề của hội chợ thì lời mời là vô ích. Sau khi lựa chọn thì công ty mới tiến hành các biện pháp tiếp cận và mời khách thích hợp.
Để quá trình mời khách có hiệu quả công ty xem xét những vấn đề:
+ Nếu khách mời là những doanh nghiệp đã từng tham gia hội chợ thương mại do công ty tổ chức thì cần phải có những chính sách ưu đãi giá cả và cả chỗ trưng bày nhằm thu hút họ tham gia các hội chợ tiếp theo.
+ Với những khách hàng tham gia lần đầu công ty cần cung cấp cho họ đầy đủ các chi tiết về hội chợ thương mại và khi cần có thể cho nhân viên trực tiếp phân tích cho họ thấy được những lợi ích khi tham gia hội chợ .
+ Với doanh nghiệp nước ngoài, công ty chưa thể có đủ điều kiện để tiếp xúc và tiến hành thuyết phục như đối với các doanh nghiệp trong nước, do vậy công ty vẫn phải mời thông qua các tham tán hay các trung gian thương mại của nước ta ở nước ngoài hay thông qua các đơn vị kinh doanh tổ chức hội chợ thương mại ở nước sở tại mà công ty có mối liên hệ làm ăn. Nội dung thư mời phải tỏ ý sẵn sàng giải đáp các thắc mắc và cung cấp các thông tin về môi trường, thị trường kinh doanh và hàng hoá, hàng tiêu dùng, nhu cầu tiêu dùng của khách hàng trong khu vực diễn ra hội chợ thương mại .
• Bước 6: Ký kết hợp đồng.
Sau khi doanh nghiệp quyết định tham gia hội chợ thì họ cần làm các thủ tục và thu 1/2 tổng gía trị hợp đồng. Số còn lại sẽ thu vào trước ngày khai mạc hội chợ. Cần phải dứt khoát tình trạng hội chợ thương mại kết thúc rồi mà tiền hàng vẫn chưa lấy hết.
• Bước 7: Quảng cáo và in Cataloge.
Sau khi ký kết các hợp đồng và mời đủ khách công ty sẽ tiến hành làm cataloge giới thiệu về hàng hoá tham gia vào hội chợ thương mại do công ty tổ chức. Thường xuyên có những thông tin quảng cáo trên đài, báo chí , truyền hình về các cuộc hội chợ thương mại được tổ chức. Với việc làm như vậy có thể giảm bớt thời gian cũng như chi phí cho việc đi mời trực tiếp nhất là đối với doanh nghiệp ở xa.
• Bước 8: Thuê đất và giàn dựng gian hàng.
Khi có kế hoạch tổ chức hội chợ thương mại công ty phải có những công việc cụ thể về: việc thuê địa điểm tổ chức, tránh tình trạng gần đến thời gian tổ chức mới đi tìm địa điểm để thuê.
Việc giàn dựng gian hàng phải chú ý đến những tiêu chuẩn nhất định. Tổng thể toàn khu vực hội chợ phải toát lên sự cân đối hài hoà có tính thẩm mỹ cao, tạo môi trường văn minh cho quan hệ giao tiếp giữa các doanh nghiệp và khách tham quan bằng những công việc cụ thể sau:
+ Nền nhà: Trải thảm với những mầu sắc thích hợp tạo điều kiện cho khách hàng đi lại dễ dàng, giảm bớt tiếng ồn ào và khả năng bốc bụi trong nhà, tránh được trơn ngã khi đi nhanh và cho trẻ em.
+ Tường: Ngoài những yêu cầu về độ bền, tính kinh tế, tính vệ sinh, độ cách âm, cách nhiệt còn phải chú ý đến mầu sắc cho tường hài hoà với mầu sắc của nền nhà và trần nhà. Thông thường người ta sử dụng bằng gỗ dán phoóc.
+ Trần nhà: Lắp đặt thêm các thiết bị chiếu sáng, tăng cường tính sinh động của hội chợ, khả năng hấp dẫn cũng như sự trang trọng của hội chợ .
+ Diện tích một gian hàng tiêu chuẩn là 9m2 với chiều cao 2,5m. Việc bố trí các gian hàng phải thật khoa học sao cho khách tham quan chỉ phải đi một vòng mỗi một khu là họ có thể ngắm hết các gian hàng mà không phải quay lại nhiều lần. Nên chăng áp dụng các gian hàng theo chủng loại sản phẩm sẽ giúp khách tham quan tìm được sản phẩm mình cần xem ở gian hàng nào một cách nhanh nhất. Bên cạnh đó, công ty cần tạo điều kiện thuận lợi cho những doanh nghiệp muốn tự xây dựng gian hàng theo tiêu chuẩn của riêng họ.
• Bước 9: Tiến hành hội chợ.
Trong thời gian diễn ra hội chợ thương mại các nhân viên của công ty thường trực ở khu vực hội chợ thương mại để giúp đỡ và giải quyết những khúc mắc của các nhà trưng bày đảm bảo gian hàng được an toàn trong mọi thời gian, tạo điều kiện cho khách tham quan. Ngoài ra công ty còn tổ chức các buổi hội thảo gắn với chủ đề của hội chợ thương mại, mở tiệc chiêu đãi tạo môi trường thuận lợi cho các nhà trưng bầy và các đơn vị có liên quan gặp gỡ trao đổi.
Sau khi hội chợ được khai mạc công ty tiến hành một cuộc phỏng vấn dưới dạng trả lời các câu hỏi đã được nhà tổ chức chuẩn bị trước. Người được phỏng vấn sẽ là nhóm khách tham quan và các đơn vị doanh nghiệp tham gia hội chợ thương mại này. Nội dung các câu hỏi sẽ xoay quanh vấn đề về sản phẩm, giá cả, cách thức tổ chức, trưng bày. Sau đó công ty sẽ tập hợp các bản phỏng vấn để rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau.
* Hoạt động sau hội chợ
• Bước 10: Kết thúc và đánh gía.
Sau khi hội chợ thương mại kết thúc công ty phải làm một số thủ tục sau: + Làm thủ tục tái xuất cho những lô hàng của khách hàng trưng bày . + Tháo gỡ các gian hàng và vận chuyển hàng hoá trưng bày ra khỏi khu vực hội chợ .
+ Phổ biến những tin tức bổ ích về thị trường đã thu thập trong thời gian diễn ra hội chợ.
+ Thanh khoản với hải quan về các hàng hoá bán trong hội chợ thương mại và các hàng quà tặng.
+ Gửi thư cám ơn tới tất cả những người đã giúp đỡ công ty tổ chức hội chợ thương mại thành công .
+ Quyết toán moị chi phí đã bỏ ra trong hội chợ.
Mặt khác công ty cần đánh giá phản ứng của khách hàng tham gia , thái độ của họ với từng khâu trong quá trình tổ chức, có như vậy mới có thể rút ra kinh nghiệm hoàn thiện cho những cuộc tổ chức hội chợ thương mại lần sau. Ngay sau khi hội chợ thương mại kết thúc công ty có thể gửi các ấn phẩm khác và lịch hội chợ sau để mời họ tham gia .