6. Bố cục của khoá luận
2.2.4.Điều kiện làm việc
Phƣơng tiện và các điều kiện làm việc phục vụ công tác là các yếu tố không thể thiếu để cán bộ, nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đƣợc giao.
Nhân sự tốt và điều kiện làm việc tốt là hai yếu tố quyết định đến sự thành công trong công việc. Cùng với sự phát triển của kinh tế, khoa học kỹ thuật công nghệ ngày càng phát triển kéo theo điều kiện làm việc của con ngƣời ngày càng hiện đại, đầy đủ và phong phú cả về số lƣợng lẫn chất lƣợng.
Càng ngày các nhà lãnh đạo càng quan tâm, chú trọng đến việc áp dụng các phƣơng tiện làm việc tiên tiến vào công việc, phục vụ hữu dụng cho con ngƣời trong công việc, giúp giảm thời gian làm việc, giảm sức ngƣời và nâng cao năng suất và chất lƣợng công việc.
Đối với Văn phòng HĐND và UBND huyện, việc mua sắm bao gồm định mức và kinh phí mua trang thiết bị và phƣơng tiện làm việc đƣợc thực hiện theo quyết định số 170/2006/QĐ - TTg ngày 18/07/2006 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc ban hành quy định, tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phƣơng tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nƣớc.
Lãnh đạo văn phòng và nhân viên thừa hành nhiệm vụ của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà sử dụng những trang thiết bị tài sản của văn phòng theo đúng phạm vi, giới hạn quyền sử dụng của mình, sử dụng có mục đích, đem lại hiệu quả hoạt động tối ƣu nhất cho văn phòng và có trách nhiệm bảo vệ trang thiết bị văn phòng.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có trách nhiệm báo cáo về tình hình sử dụng, quản lý trang thiết bị văn phòng theo yêu cầu của các cấp, các ngành có thẩm quyền.
Hình 2.4: Trang thiết bị làm việc
STT TRANG THIẾT BỊ SỐ LƢỢNG ĐƠN VỊ
1 Máy tính để bàn 09 Bộ
2 Máy tính xách tay 03 Chiếc
3 Máy photocopy 03 Cái
4 Máy in 09 Cái
5 Máy điều hòa 08 cái
6 Máy chiếu 01 Cái
7 Máy fax 01 Cái
8 Máy hủy tài liệu 06 Cái
9 Máy phát điện 01 Cái
10 Điện thoại bàn 10 Cái
11 Bàn làm việc 10 Bộ
12 Bàn tiếp khách 04 Bộ
13 Bán ghế phòng họp 50 Bộ
14 Tủ hồ sơ,tài liệu 10 Cái
15 Quạt 10 Cái
16 Ô tô 04 Chiếc
17 Loa đài 02 Bộ
18 Máy scan 03 Cái
(Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)
Qua bảng kê trên cho thấy trang thiết bị văn phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đã đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng của lãnh đạo và nhân viên trong văn phòng. Điều này làm tăng hiệu quả công việc của văn phòng, góp phần vào việc nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo của Thƣờng trực HĐND và UBND huyện.
2.3. Nội dung hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.
2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin
Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là nơi tiếp nhận thông tin chủ yếu của Thƣờng trực HĐND và UBND huyện, là nơi tiếp xúc giữa nhân dân với UBND huyện. Bởi vậy hoạt động thu thập và xử lý thông tin của Văn phòng rất quan trọng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin:
Hình 2.5:Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin
Bước 1: Thu thập thông tin
Khi thu thập thông tin, đầu tiên phòng xác định nhu cầu về thông tin của UBND huyện. Bởi vì số lƣợng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng nhƣng không phải tất cả các thông tin đó đều có giá trị nhƣ nhau, đây là vấn đề cốt lõi trong quản lý thông tin của văn phòng. Đây là cơ sở trong việc hình thành thông tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định của Thƣờng trực HĐND và UBND huyện. Nguồn thông tin đến văn phòng bao gồm:
- Thông tin từ Trung ƣơng, từ UBND tỉnh (thông qua các công văn) Thu thập thông tin
Phân tích và xử lý thông tin Bảo quản,lƣu trữ thông tin Truyền đạt, phổ biến thông tin
- Thông tin từ các xã,tập thể,cơ quan,ban,ngành. - Thông tin từ các đơn vị phối hợp
- Thông tin từ báo chí,internet,đài truyền hình.... - Thông tin từ nhân dân.
Ngoài ra văn phòng còn cần phải thu thập thêm các thông tin theo yêu cầu của thƣờng trực HĐND và UBND huyện.
Bước 2: Phân tích và xử lý thông tin
Đây là công việc đòi hỏi ngƣời làm công tác thông tin phải sử dụng sự hiểu biết của mình để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lƣợng thông tin đã thu nhận để đƣa ra các thông tin đầu ra cung cấp cho lãnh đạo. Yêu cầu của công việc này là phải tổng hợp đƣợc tình hình, phản ánh đúng bản chất sự việc, do đó phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, hệ thống chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu, so sánh, đánh giá để có đƣợc những thông tin đảm bảo yêu cầu đặt ra. Nhân viên văn thƣ khi làm công tác xử lý thông tin phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Đồng thời phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn, thiếu cơ sở khoa học.
Bước 3: Truyền đạt, phổ biến thông tin
Các thông tin đầu vào sau khi đƣợc phân tích, xử lý, cho các thông tin đầu ra cần đƣợc truyền đạt, phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các phòng ban, bộ phận, đối tƣợng cần thiết thông qua các hình thức truyền đạt nhƣ: văn bản, cuộc họp, hội nghị, phổ biến trao đổi qua điện thoại hoặc trực tiếp….
Để việc truyền đạt và phổ biến thông tin nhanh chóng, kịp thời đến các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện có thể sử dụng công nghệ thông tin (hệ thống mạng internet nội bộ, điện thoại nội bộ). Do đó, giảm bớt đƣợc thời gian và chi phí trong quá trình chuyển phát thông tin.
Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thông tin
Vì thông tin không phải chỉ đƣợc sử dụng một lần hoặc một vài lần mà cần phải đƣợc lƣu trữ bảo quản để sử dụng lâu dài. Do vậy thông tin phải đƣợc bảo quản, lƣu trữ theo các phƣơng pháp khoa học và theo yêu cầu của nghiệp vụ lƣu trữ, bảo quản thông tin. Có các phƣơng pháp bảo quản nhƣ sau:
+ Qua hệ thống máy tính điện tử
+ Sắp xếp vào các cặp, tủ tài liệu ngăn nắp, gọn gàng.
Vai trò
Đối với Văn phòng HĐND và UBND huyện với chức năng chủ yếu là tham mƣu, tổng hợp cho lãnh đạo UBND huyện thì thông tin có vai trò rất quan trọng quyết định đến hiệu quả công tác tham mƣu của văn phòng, và điều này ảnh hƣởng trực tiếp tới chất lƣợng quản lý, chỉ đạo điều hành của UBND huyện. Vì thông tin chính là cơ sở để lãnh đạo đƣa ra quyết định quản lý.
Thông tin mà văn phòng thu thập đƣợc không những liên quan đến hoạt động của văn phòng mà còn liên quan đến UBND huyện, do đó mà chất lƣợng thông tin đóng một vai trò rất quan trọng.
Thông tin đƣợc thu thập chính xác, kịp thời giúp lãnh đạo đƣa ra các quyết định hợp lý, đúng đắn, hiệu quả, giúp hiệu quả quản lý ngày càng nâng cao. Ngƣợc lại, thông tin sai lệch, thiếu chính xác sẽ dẫn đến những sai lầm và gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Thông tin còn là công cụ đắc lực cho Văn phòng trong việc xây dựng chƣơng trình, kế hoạch.
Kết quả thực hiện
Trong thời gian qua công tác thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin đƣợc văn phòng thực hiện một cách nghiêm túc, đúng quy trình giúp cho thông tin luôn đƣợc cập nhập thƣờng xuyên, không có tình trạng thông tin nhận đƣợc đã cũ hoặc sai lệch.
Đảm bảo thông tin đến lãnh đạo UBND huyện là thông tin chính xác, đã đƣợc phân tích kỹ, đảm bảo tính chính xác của UBND khi ra quyết định.
Truyền tải thông tin đến đúng đối tƣợng tiếp nhận.
Văn phòng rất quan tâm đến thông tin phản hồi, điều này giúp văn phòng nhận biết đƣợc những khuyết điểm, thiếu sót trong hoạt động của mình để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hạn chế
số hạn chế: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Truyền tải thông tin đôi khi không đảm bảo thời gian, do văn phòng thiếu biên chế và từ năm 2008 đến nay, dự án cải tạo và nâng cấp quốc lộ 18A đoạn Mông Dƣơng - Móng cái làm giao thông không thuận tiện, thƣờng xuyên tắc đƣờng làm ảnh hƣởng tới việc tiếp nhận và truyền tải thông tin của Văn phòng.
2.3.2. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản
Hình 2.6: Quy trình soạn thảo văn bản.
Bước 1: Chuẩn bị
- Xác định mục đích của văn bản: Khi dự định ban hành một văn bản cần xác định rõ văn bản ban hành giải quyết vấn đề gì.
- Xác định nội dung và tên loại văn bản: Xác định vấn đề cần trình bày, từ đó xác định biểu mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo.
- Xác định độ mật, độ khẩn của văn bản.
- Xác định đối tƣợng nhận văn bản: Xác định đối tƣợng mà văn bản sẽ tác động đến.
- Thu thập và xử lý thông tin: Tập hợp thông tin, cần lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác, loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng lặp hoặc có độ tin cậy thấp.
Bƣớc này là bƣớc quan trọng để soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu.
Bước 2: Soạn bản thảo văn bản
Dựa trên những thông tin đã thu thập và xử lý ở trên, nhân viên văn thƣ tiến hành trình bày, sắp xếp các thông tin trên theo đúng thể thức và kỹ thuật
Chuẩn bị Duyệt bản thảo,
sửa chữa, bổ sung
Đánh máy, nhân bản
Soạn thảo văn bản
Kiểm tra, ký và ban hành văn bản
theo quy định. Văn bản ở bƣớc này gọi là bản thảo.
Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung.
Nhân viên văn thƣ sau khi hoàn thành việc soạn thảo văn bản trình văn bản lên Chánh văn phòng duyệt bản thảo.Trong trƣờng hợp văn bản do UBND huyện ban hành thì Chánh văn phòng trình Chủ tịch UBND huyện duyệt bản thảo.
Bản thảo văn bản đƣợc duyệt về nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Nếu có gì cần sửa chữa, bổ sung thì nhân viên soạn thảo tiến hành sửa theo yêu cầu. Sau đó lại trình Chánh văn phòng xem xét lại.
Trong văn bản đƣợc duyệt, ngƣời duyệt phải ghi ý kiến 4 nội dung sau: duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký ngƣời duyệt. Vị trí ghi ở lề trái, dƣới số và ký hiệu văn bản.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Bản thảo sau khi duyệt đƣợc chuyển đến nhân viên đánh máy. Việc đánh máy, nhân bản phải đƣợc thực hiện ngay tại cơ quan, tuyệt đối không đƣợc đánh máy, nhân bản ngoài cơ quan.
Việc đánh máy phải đảm bảo những yêu cầu:
- Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Đánh máy, nhân bản đúng số lƣợng quy định.
- Giữ gìn bí mật nội dung và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định.
Bước 5: Kiểm tra, ký văn bản và ban hành văn bản (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chánh văn phòng hoặc nhân viên văn thƣ soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của văn bản. Chánh văn phòng phải ký nháy vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản đó.
Thẩm quyền ký văn bản: Chánh văn phòng có quyền đƣợc ký tất cả những văn bản của Văn phòng HĐND và UBND và có thể giao cho Phó chánh văn phòng ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách.
trình lãnh đạo UBND huyện ký. Văn phòng có trách nhiệm về việc phát hành và lƣu trữ văn bản.
Ngƣời có thẩm quyền ký văn bản phải ký đúng chữ ký đã ký và thông báo số lƣợng bản chính cần ban hành do ngƣời ký văn bản quyết định. Không ký bẳng mực đỏ, bút chì hoặc bằng mực dễ phai.
Sau khi ký, đóng dấu lên chữ ký, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản.Chuyển văn bản đến các cá nhân, phòng ban có liên quan. Sau đó, phải có kế hoạch theo dõi việc tổ chức thực hiện để kịp thời điều chỉnh rút kinh nghiệm trong việc ban hành văn bản mới.
Vai trò:
Công việc của văn phòng chủ yếu là thông qua văn bản, do đó văn bản đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của văn phòng.
Văn bản là phƣơng tiện truyền đạt, phổ biến thông tin và lãnh đạo ra quyết định quản lý giúp công việc đƣợc giải quyết một cách chính xác, nhanh chóng, đúng đƣờng lối, chính sách.
Kết quả thực hiện
Việc thực hiện nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đƣợc thực hiện nghiêm ngặt theo đúng quy định tại Nghị định 101/CP ngày 23 tháng 09 năm 1997 của Chính phủ quy định “Thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản” và đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày theo Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005.
Thực hiện tốt việc rà soát nội dung,thể thức văn bản trƣớc khi trình lãnh đạo có thẩm quyền xem xét, phê chuẩn hoặc thông qua. Thực hiện rà soát lại toàn bộ văn bản trƣớc khi ban hành, chỉ đạo việc sao in văn bản và lƣu trữ theo đúng quy định pháp luật.
2.3.3. Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản 2.3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến 2.3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
Quy trình tiếp nhận và quản lý văn bản đến
Hình2. 7: Quy trình quản lý văn bản đến
Bước 1: Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn bản
Tất cả văn bản đến đều đƣợc tập hợp tại Văn thƣ Văn phòng HĐND và UBND huyện để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ .
- Nhận văn bản: Khi văn bản đƣợc gửi đến Văn phòng, nhân viên văn thƣ có trách nhiệm kiểm tra văn bản mới nhận, nếu không thuộc UBND huyện thì phải gửi trả lại nơi gửi. Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất thì phải lập biên bản ngay với sự chứng kiến của ngƣời đƣa văn bản.
- Phân loại văn bản:
+ Loại vào sổ đăng ký: Là những công văn, giấy tờ gửi cho UBND huyện, các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện hoặc những ngƣời có chức vụ lãnh đạo trong UBND huyện, lãnh đạo cơ quan trực thuộc UBND huyện
+ Loại không phải vào sổ đăng ký: Thƣ riêng, bản tin, báo, tạp chí.
+ Loại bóc bì: Các văn bản ngoài bì đề tên Chi nhánh, chức danh lãnh đạo của Chi nhánh, không có dấu mật.
+ Loại không đƣợc bóc bì : Các văn bản ghi tên đích danh lãnh đạo cơ Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn bản Đóng dấu đến Vào sổ đăng ký văn bản đến Đôn đốc, theo dõi
việc giải quyết văn bản
Trình, chuyển giao văn bản
đến
Loại không phải vào sổ đăng ký
Loại phải vào sổ đăng ký
Chuyển trực tiếp cho ngƣời nhận
quan, phòng ban, đơn vị hoặc cá nhân ; Bì thƣ riêng cá nhân ; Hồ sơ đấu thầu ; Bì gửi cho các đoàn thể, cơ quan trong đơn vị ; Các văn bản có đóng dấu “Mật”.
- Bóc bì phải khéo để không bị rách văn bản bên trong. Đối với công văn có dấu mật thì không đƣợc bóc bì, phải chuyển ngay cho ngƣời có trách nhiệm giải quyết (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đối với văn bản thƣờng: Khi tiến hành bóc bì văn bản, cán bộ văn thƣ phải lấy văn bản ra nhẹ nhàng tránh làm rách văn bản , phải đối chiếu ký hiệu văn bản đã đƣợc ghi bên ngoài phong bì với số ký hiệu văn bản xem có khớp nhau không?
Bước 2: Đóng dấu đến
Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thƣ, ghi nhận ngày,