- Phương thức nhờ thu D/P Điện chuyển tiền – T/T
2 Chi phí sản xuất/ mua sản phẩm/ hàng trưng bày
hàng trưng bày
Lô 1 1,500 1,500.00
3 Chi phí thuê gian hàng m2 12 160 1,920.00
4 Chi phí dựng gian hàng m2 12 100 1,200.00
5 Xây dựng catalô chữ 1 170 170,00
6 Chuẩn bị tài liệu marketing Lô 1 500 500.00
7 Cước vận tải đường biển Lô 1 300 300.00
7 Vé máy bay người 2 750 1,500.00
8 Khách sạn Đêm 8 150 1,200.00
9 Đồ ăn ngày 8 700.00
10 Chi phí đi lại tại Đức ngày 8 500.00
11 Chi phí liên lạc ngày 8 200.00
Tổng cộng 9,786.00
Lưu ý:
Ở ví dụ trên, bạn có thể thấy chi phí cước vận chuyển đường biển rất thấp vì những đơn vị tham gia triển lãm được nhận mức giá tốt do tập hợp hàng hoá cùng với hàng của các đơn vị tham gia triển lãm khác để vận chuyển cả container đến Frankfurt theo hình thức từ cửa đến cửa. Thông thường, chi phí vận chuyển cao hơn nhiều (nhất là khi vận chuyển hàng đến gian hàng triển lãm)
Đặt phòng khách sạn sớm vì giá thuê phòng sẽ tăng lên rất cao trong thời gian diễn ra hội chợ.
Không chỉ có đơn vị tổ chức hội chợ mới cung cấp dịch vụ thuê chỗ và gian hàng, bạn có thể hỏi văn phòng đại diện của các đơn vị này hoặc các công ty hội chợ triển lãm khác tại nước diễn ra hội chợ.
Kiểm tra lại các tiểu mục trong bảng tổng chi phí bao gồm cả chi phí vận chuyển hàng trưng bày tới gian hàng với đơn vị tổ chức hội chợ hoặc văn phòng đại diện của đơn vị đó. Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam phải trả chi phí rất cao để vận chuyển hàng trưng bày từ cổng Trung tâm triển lãm vào tới gian hàng (đặc biệt là ở các hội thương mại Mỹ). Nhiều khi, bạn còn phải trả tiền dịch vụ lau dọn gian hàng sau hội chợ.
Bạn có thể thoả thuận với các công ty Việt Nam khác tham gia triển lãm cùng sử dụng chung một gian hàng lớn. Điều này sẽ giúp bạn có ưu thế khi thương lượng với đơn vị tổ chức hội chợ.
Trước khi diễn ra hội chợ, bạn nên suy nghĩ xem sản phẩm nào có thể bán được và sản phẩm nào nên tặng cho khách hàng (lưu ý rằng các đơn vị tổ chức hội chợ thường không cho phép bạn làm điều này).
Một gian hàng bố trí, trưng bày hợp lí chắc chắn sẽ thu hút được sự quan tâm của khách hàng. Sau đây là một số cách để bạn có một gian hàng trưng bày sản phẩm thành công:
Thu thập kích thước chính xác của gian hàng và chuẩn bị bản thiết kế phác thảo để gian hàng đẹp, lạ mắt và sáng tạo trước khi đến hội chợ. Suy nghĩ cách trưng bày sản phẩm (cách kê bàn, giá để hàng ...).
Lựa chọn hàng mẫu và giới thiệu một vài bộ sưu tập sản phẩm độc đáo nhất của doanh nghiệp. Đừng cố gắng giới thiệu tất cả những sản phẩm doanh nghiệp bạn có mà thay vào đó nên sắp xếp hàng trưng bày theo chủ đề hoặc theo bộ sưu tập sử dụng những màu sắc và hình dáng cụ thể. Đừng biến gian hàng trưng bày thành nhà kho để hàng.
Đặt những sản phẩm có kích thước lớn ở những chỗ dễ nhìn nhằm thu hút sự chú ý của khách thăm quan. Có rất nhiều người đến đây để thăm quan hàng trăm gian hàng với cách bố trí, trưng bày khác nhau nên họ không đủ thời gian để dừng quá lâu ở một gian hàng nào đó. Vì thế bạn hãy cố gắng thu hút được sự quan tâm của khách hàng với những mặt hàng thật nổi bật và độc đáo .
6.4 Tại hội chợ
Thành công khi tham gia hội chợ không chỉ phụ thuộc vào cách thức quảng bá và công đoạn chuẩn bị kỹ lưỡng trước hội chợ mà còn phụ thuộc vào cách ứng xử của đội ngũ nhân viên trong suốt thời gian diễn ra hội chợ. Nên bố trí những cán bộ quản lý kinh doanh có kinh nghiệm tại gian hàng để khi khách hàng thắc mắc có thể đưa ra câu trả lời đầy đủ, chính xác từ đó gây dựng mối quan hệ cá nhân:
Đào tạo nhân viên (kiến thức về sản phẩm và giao tiếp): Đội ngũ nhân viên kinh doanh phải được đào tạo để có thể trả lời được tất cả các câu hỏi, thắc mắc của khách hàng về quá trình sản xuất, sự điều chỉnh hay thay đổi có thể áp dụng đối với sản phẩm, giá cả…. Ngoài ra đội ngũ nhân viên phải luôn nhiệt tình và niềm nở trong ứng xử khi tiếp đón khách tới thăm quan gian hàng.
Các nhân viên không nên chỉ ngồi quanh gian hàng, đợi khách đến liên hệ mà phải chủ động tiếp cận với khách hàng, hỏi thêm thông tin về sở thích, loại hình doanh nghiệp, vị trí, chức năng của họ trong công ty (tham khảo thêm:
phiếu điều tra khách thăm quan). Có được
những ý kiến của khách thăm quan gian hàng sẽ giúp các đơn vị trưng bày triển lãm định hướng được nội dung sẽ bàn bạc sau đó.
Luôn trung thực và thực tế. Không được đưa ra câu trả lời không chính xác và cũng không hứa những việc mà bạn không thể làm được sau đó.
Ghi chép lại cẩn thận những thông tin, ý kiến của khách thăm quan vào phiếu điều tra. Luôn nhớ cầm theo phiếu này để khi cần có thể bổ sung thông tin cần thiết.
Không nên có quá nhiều đơn vị trưng bày trong một gian hàng (tuỳ thuộc vào diện tích của gian hàng nhưng với diện tích từ 18-30 m² thì hai đơn vị là hợp lí nhất).
Luôn đeo thẻ ra vào. “Áo dài” có thể là một lựa chọn trang phục hợp lý cho phái nữ.
Khi nói tiếng Anh hay bất kỳ ngôn ngữ nào khác cần diễn đạt từ tốn và rõ ràng. Với nhiều người Châu Âu, rất khó để nghe và hiểu được điều người châu Á muốn nói. Cách tốt nhất để người nước ngoài có thể hiểu được bạn là thuê sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài làm phiên dịch viên trong suốt thời gian diễn ra hội chợ.
Luôn luôn giữ vệ sinh gian hàng sạch sẽ và ngăn nắp.
6.5 Sau hội chợ
Những mối liên hệ bạn có được trong thời gian hội chợ sẽ là bước khởi đầu để bạn phát triển quan hệ hợp tác kinh doanh. Trong rất nhiều trường hợp, bạn phải liên hệ đi liên hệ lại với khách hàng rồi mới có thể ký kết được hợp đồng. Việc lên kế hoạch theo dõi danh sách mối quan hệ có được trong hội chợ sẽ giúp bạn đạt được những kết quả mong muốn. Ngay từ khi bắt đầu, bạn phải xác định việc liên hệ với những khách hàng đã trao đổi tại hội chợ sẽ được thực hiện như thế nào, khi nào và do ai thực hiện (phòng kinh doanh, đội ngũ bán hàng, văn
phòng đại diện).
Khi theo dõi các khách thực tế và tiềm năng đã tới tham gia gian hàng, bạn nên:
Gửi lời cảm ơn vì sự quan tâm của khách hàng
Gửi tất cả các tài liệu hoặc báo giá như đã hứa
Bổ sung thêm những thông tin mà khách hàng quan tâm như đã ghi trong phiếu điều tra
Sắp xếp các buổi gặp
Chỉ định nhân viên hoặc đội ngũ bán hàng tổng hợp những thông tin thu được tại hội chợ Tham gia hội chợ thương mại quốc tế rất tốn kém; vì thế các đơn vị tham gia triển lãm nên tận dụng thời gian để thăm quan một số cửa hàng hoặc gặp gỡ các nhà nhập khẩu ngay sau khi hội chợ kết thúc. Việc thăm quan các cửa hàng sẽ giúp bạn xác định được xu hướng tiêu dùng hiện tại là gì, những sản phẩm nào được bán trên thị trường, xu hướng nào sắp hết mốt. Ngoài ra, việc đi thăm các cửa hàng và các nhà nhập khẩu cũng giúp cho bạn xác định được đơn vị đó là cửa hàng bán lẻ hay là chuỗi cửa hàng để xúc tiến bán hàng có hiệu quả, xem họ có quan tâm đến sản phẩm bạn chào bán không và tính toán xem liệu có đáng để bạn bố trí thời gian gặp gỡ, quảng bá sản phẩm của mình không. Cần lưu ý tới sự khác biệt giữa các cửa hàng, những lợi thế cạnh tranh và cách thức thu hút khách hàng của họ. Hãy cảm nhận “không khí” bên trong cửa hàng, những đặc điểm làm nổi bật những lợi thế cạnh tranh (như: mẫu mã hiện đại và “ấn tượng”, giá cả hợp lý, dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt), cách thiết kế sàn cửa hàng, cách sắp xếp, trưng bày sản phẩm, và tìm hiểu giá cả...