- Phương thức nhờ thu D/P Điện chuyển tiền – T/T
13Nhận được sự chấp thuận của đơn vị tổ chức về thiết kế gian hàng
8 Lập kế hoạch ngân sách chi tiết 7 – 5 tháng
9 Đặt chỗ ở khách sạn 5 tháng
10 Lựa chọn lần cuối các sản phẩm mang đi trưng bày 5 tháng
11 Quyết định về chiến dịch quảng bá sản phẩm 5 tháng
12 Chuẩn bị danh sách gửi thư 5 tháng
13 Nhận được sự chấp thuận của đơn vị tổ chức về thiết kế gian hàng hàng
4 tháng
14 Lấy báo giá của công ty giao nhận 4 tháng
15 Gửi mẫu catalog cho đơn vị tổ chức 4 tháng
15 Gửi mẫu catalog cho đơn vị tổ chức 4 tháng
18 Chỉ định nhân viên phụ trách gian hàng 4 tháng
19 Đặt vé máy bay, phương tiện đi lại phục vụ cho chuyến đi 4 tháng20 Sắp xếp người tiếp đón, nhân viên bản địa, người phiên dịch 3 tháng 20 Sắp xếp người tiếp đón, nhân viên bản địa, người phiên dịch 3 tháng 21 Chuẩn bị thẻ ra vào cho nhân viên và doanh nghiệp tham dự hội
chợ
3 tháng
22 Tổng kết danh sách gửi thư 3 tháng
23 Gửi thông cáo báo chí cho đơn vị tổ chức hội chợ và các báo chí thương mại thương mại
3 tháng24 Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ nhất) 2 tháng 24 Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ nhất) 2 tháng
25 Giao hàng triển lãm cho đại lý giao nhận 1 tháng
26 Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ hai) 1 tháng27 Lập danh sách khách hàng chào hàng qua điện thoại 2 tuần 27 Lập danh sách khách hàng chào hàng qua điện thoại 2 tuần
28 Hàng gửi đi triển lãm tới được hội chợ 10 ngày
29 Các nhân viên tham gia đoàn tới được hội chợ 2 ngày
Trước khi tham gia hội chợ, bạn nên chuẩn bị những tài liệu cần thiết giới thiệu về doanh nghiệp (ví dụ như danh mục hàng cung cấp, bảng giá, catalog, địa chỉ trang web, tờ rơi, danh thiếp…) để phát cho khách tham quan và các doanh nghiệp nhập khẩu tại hội chợ. Bạn nên mang theo catalog giới thiệu sản phẩm vì như thế khách hàng sẽ hiểu rõ hơn, nhanh hơn về tất cả các sản phẩm của bạn.
Ngoài ra, nếu bạn có thể mời những khách hàng tiềm năng đến thăm gian hàng thì việc đó có ý nghĩa rất quan trọng. Nhất là ở những hội chợ thương mại quốc tế qui mô lớn, nếu là doanh nghiệp mới tham gia thì bạn rất khó thu hút sự chú ý của khách tham quan và người nhập khẩu. Vì thế, bạn nên gửi thư mời tới những nhà nhập khẩu và khách hàng tiềm năng trước khi đến hội chợ, thông báo vị trí gian hàng và thu hút họ đến thăm gian hàng của bạn.