1. Thanh toán không dùng tiền mặt:
1.3 Thanh toán bằng thẻ:
1.3.1 Tài khoản sử dụng:
Do Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang là ngân hàng đại lý của Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam trong việc phát hành và thanh toán thẻ nên công việc hạch toán các giao dịch thẻ chủ yếu là các khoản phí. Tài khoản sử dụng trong hạch toán chủ yếu gồm:
- Tài khoản 430301001: phí thường niên, phí phát hành, phí mất cắp thẻ Master. - Tài khoản 430301002: phí thường niên, phí phát hành, phí mất cắp thẻ Visa. - Tài khoản 430301004: phí thường niên, phí phát hành, phí mất cắp thẻ Amex. - Tài khoản 430301011: phí phát hành thẻ ATM.
- Tài khoản 140701101: tiền cho vay + phí rút tiền mặt thẻ Master - Tài khoản 140701102: tiền cho vay + phí rút tiền mặt thẻ Visa. - Tài khoản 140701104: tiền cho vay + phí rút tiền mặt thẻ Amex - Tài khoản 410107001: lãi thẻ tín dụng.
- Tài khoản 460203001: phạt late charge. - Tài khoản 460203998: phạt over limit.
- Tài khoản 170402001: tạm ứng tiền mặt tại quầy thẻ Master - Tài khoản 170402002: tạm ứng tiền mặt tại quầy thẻ Visa - Tài khoản 170102004: tạm ứng tiền mặt tại quầy thẻ Amex
1.3.2 Qui trình hạch toán:
Hiện nay Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam là ngân hàng thương mại có mạng lưới thanh toán thẻ rộng khắp cả nước, dịch vụ thẻ của Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam chiếm ưu thế hơn nhiều so với các ngân hàng thương mại khác nhờ trang bị được cơ sở vật chất hiện đại, với một hệ thống các máy giao dịch tự động ATM được đặt ở hầu hết các chi nhánh, và các cơ sở chấp nhận thẻ. Tham gia hệ thống thanh toán thẻ của Ngân Hàng Ngoại Thương còn có Ngân Hàng TMCP Phương Nam và Ngân Hàng TMCP Mỹ Xuyên. Trung tâm thanh toán thẻ tự động hạch toán tất cả các giao dịch của khách hàng, các ngân hàng đại lý không phải hạch toán. Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang cũng là ngân hàng đại lý nên chỉ hạch toán khi tiến hành thu phí phát hành thẻ ATM (thẻ ghi nợ connect 24) và thanh toán sao kê hàng tháng đối với thẻ tín dụng quốc tế, tạm ứng tiền mặt khi khách hàng đến ngân hàng dùng thẻ tín dụng để rút tiền, và hạch toán khi tiếp quĩ cho các máy ATM thuộc chi nhánh quản lí.
- Khi làm thủ tục phát hành thẻ cho khách hàng (đối với thẻ ghi nợ Connect 24), giao dịch viên tiến hành thu phí theo biểu phí hiện hành của Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam và hạch toán như sau:
Nợ TKTG khách hàng: số tiền phí phát hành
Có TK 430301011 - VAT 10%: số tiền phí phát hành
Bút toán cũng dùng để hạch toán cho các trường hợp phát hành lại thẻ, phát hành lại số PIN, phát hành thẻ phụ.
ngân hàng phụ trách) nếu đủ điều kiện khách hàng sẽ phải ký quỹ một khoản tiền nhất định tùy theo nhu cầu sử dụng thẻ của khách hàng, ngân hàng sẽ mở tài khoản ký quỹ cho khách hàng, tài khoản này giống như tài khoản tiền gửi vẫn được hưởng lãi. Số tiền ký quỹ đúng bằng với hạn mức tín dụng mà ngân hàng cấp cho chủ thẻ. Trường hợp khách hàng dùng tài sản thế chấp hoặc tín chấp để phát hành thẻ tín dụng thì bộ phận tín dụng của Ngân hàng sẽ tiến hành thẩm định giá trị tài sản của khách hàng đem thế chấp và bộ phận thẻ sẽ căn cứ trên hồ sơ thẩm định của bộ phận tín dụng và cấp cho chủ thẻ một hạn mức tín dụng tương ứng với giá trị tài sản đem thế chấp. Hạn mức tín dụng tối đa của thẻ Master và Visa là 90 triệu đồng, thẻ Amex là 250 triệu đồng.
- Khi khách hàng dùng thẻ ghi nợ Connect 24 giao dịch tại máy ATM, hệ thống thanh toán thẻ sẽ tự động hạch toán, và in chứng từ. Các giao dịch bằng thẻ ghi nợ Connect 24 tại các máy ATM đều không tốn phí
+ Giao dịch rút tiền mặt:
Nợ TKTG khách hàng: số tiền khách hàng rút
Có TK 110103xxx (tiền mặt tại máy ATM số …): số tiền khách hàng rút Hạn mức rút tiền đối với thẻ ghi nợ cao nhất 2.000.000 đồng cho mỗi lần rút và số tiền cao nhất khách hàng được rút trong ngày là 20.000.000 đồng.
+ Giao dịch chuyển khoản: có thể chuyển khoản trong cùng một chi nhánh hoặc khác chi nhánh đều được
Nợ TKTG khách hàng (chi nhánh 1) Có TKTG khách hàng (chi nhánh 2)
Đối với thẻ tín dụng quốc tế do Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam phát hành thì giao dịch rút tiền mặt tại máy ATM thì phải tốn phí 4% trên số tiền rút và tối thiểu là 50.000 đồng.
- Khi khách hàng dùng thẻ tín dụng để thanh toán tiền hàng hóa dịch vụ tại các cơ sở chấp nhận thẻ, hệ thống thanh toán thẻ của Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam sẽ tự động hạch toán tạm ứng và chuyển vào tài khoản của cơ sở chấp nhận thẻ, máy đọc thẻ của cơ sở chấp nhận thẻ sẽ tự động in ra hóa đơn gồm 3 liên: 1 liên cơ sở chấp nhận thẻ
giữ, 1 liên khách hàng giữ, và liên còn lại cơ sở chấp nhận thẻ gửi về cho chi nhánh Ngân Hàng Ngoại Thương tại địa phương đó giữ, chi nhánh sẽ dùng hóa đơn trên để đối chiếu với sổ phụ đến từ trung ương. Trung tâm thẻ và ngân hàng đại lý sẽ thanh toán với nhau theo phương thức thanh toán vốn đã thỏa thuận giữa 2 bên:
Hiện nay trên địa bàn tỉnh An Giang có 10 đơn vị chấp nhận thẻ do Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang quản lí , các đơn vị chấp nhận thẻ này được trang bị máy đọc thẻ nối mạng trực tiếp với trung tâm thanh toán thẻ của Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam, trường hợp khách hàng dùng thẻ của ngân hàng khác phát hành (thẻ ATM) nhưng có tham gia hệ thống thanh toán thẻ của Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam giao dịch thì phải tốn phí, phí này trung tâm thanh toán thẻ của Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam tự động thu khi khách hàng thực hiện giao dịch:
+ Giao dịch rút tiền mặt: 4.000 đồng + Giao dịch chuyển khoản: 3.000 đồng + Giao dịch thanh toán: 3.000 đồng
- Khi khách hàng dùng thẻ tín dụng quốc tế (thường là thẻ Master và thẻ Visa của ngân hàng khác phát hành) đến ngân hàng (Ngân Hàng Ngoại Thương An Giang) thực hiện giao dịch rút tiền mặt, giao dịch viên tiến hành hạch toán như sau:
+ Đối với thẻ Master:
Nợ TK 170402001: Số ngoại tệ chi cho khách hàng cộng với phí rút tiền mặt Có TK 430302001: số phí giao dịch 4%
Có TK 110101001: số ngoại tệ chi ra cho khách hàng + Đối với thẻ Visa:
Nợ TK 170402002 Có TK 430302002 Có TK 110101001
+ Đối với thẻ Amex: Nợ TK 170402004
Có TK 430302004 Có TK 110101001
Trong trường hợp này tất cả các khoản phí đều thu bằng ngoại tệ. Nếu khách hàng nhận tiền bằng đồng Việt Nam thì hệ thống sẽ tự động tạo bút toán giao dịch mua bán ngoại tệ (bút toán ẩn) theo tỷ giá mua chuyển khoản tại thời điểm giao dịch.
Ví dụ:
Khách hàng dùng thẻ Visa rút tiền tại ngân hàng với số tiền 1000USD, yêu cầu nhận bằng VND, giả sử tỷ giá mua chuyển khoản tại thời điểm giao dịch là 1 USD =15.798 VND giao dịch viên hạch toán và in ra phiếu hạch toán như sau:
Nợ TK 170402002: 1040 USD Có TK 430302002: 40 USD
Có TK 110101001: 15.798.000 VND Bút toán đầy đủ của giao dịch trên là + Nợ TK 170402002: 1040 USD
Có TK 430302002: 40 USD
Có TK 250101001: 1000 USD (tài khoản mua bán ngoại tệ/VND của chi nhánh)
+ Nợ TK 250101001: 15.798.000 VND Có TK 110101001: 15.798.000 VND
- Hàng tháng khi thanh toán sao kê thẻ tín dụng quốc tế hạch toán:
+ Lãi thẻ tín dụng:
Nợ TKTG khách hàng
+ Phạt late charge (phạt nợ quá hạn):
Nợ TKTG khách hàng
Có TK 460203001 - phạt late charge
+Phí phát hành, phí thường niên, phí mất cắp…
Đối với thẻ Master:
Nợ TK khách hàng Có TK 430301001
Đối với thẻ Visa:
Nợ TKTG khách hàng Có TK 430301002
Đối với thẻ Amex:
Nợ TKTG khách hàng Có TK 430301004
+ Cho vay ngắn hạn và phí rút tiền mặt:
Đối với thẻ Master:
Nợ TKTG khách hàng Có 140701101
Đối với thẻ Visa:
Nợ TKTG khách hàng Có TK 140701102
Đối với thẻ Amex:
Nợ TKTG khách hàng Có TK 140701104
+ Phạt over limit (phạt thanh toán vượt hạn mức):
Nợ TKTG khách hàng Có TK 460203998
Ví dụ 1:
Sao kê của một khách hàng có nội dung như sau: giao dịch rút tiền mặt là 3.500.000 đồng (tốn phí 140.000 đồng). Số dư kỳ trước phải thanh toán là 1.804.149,15 đồng và trong kỳ này khách hàng đã thanh toán sao kê kỳ trước là 500.000 đồng, và lãi phải trả của kỳ này là 20.854,16.
Như vậy kỳ sao kê lần này khách hàng phải trả số tiền tổng cộng là:
3.500.000 + 140.000 + 1.804.149,15 + 20.854,16 - 500.000 = 4.965.003,31 đồng Trường hợp nếu khách hàng trả hết số dư nợ kỳ này thì hạch toán như sau:
Nợ TKTG khách hàng: 4.965.003,31 đồng Có TK 140701102: 4.944.149,15 đồng Có TK 410107001: 20.854,16 đồng
Nếu khách hàng chỉ thanh toán số tiền tối thiểu là 993.000,66 (20% tổng số dư nợ phải trả), số này có in trên sao kê mà ngân hàng gửi cho khách hàng mỗi tháng. Hạch toán như sau:
Nợ TKTG khách hàng: 993.000,66 đồng Có TK 140701102: 972.146,5 đồng Có TK 410107001: 20.854,16 đồng
Số tiền còn lại khách hàng nợ ngân hàng thì sẽ được tính lãi và in trên kỳ sao kê tiếp theo.
Ví dụ 2:
Sao kê thẻ Visa của khách hàng có nội dung là: số tiền phải trả trong kỳ là 31.897.927 trong đó phạt nợ quá hạn là 2.002.201 đồng, số khách hàng đã vay trong kỳ để thực hiện giao dịch là 29.151.151 đồng, lãi phải trả trong kỳ là 744.575 và khách hàng đã thanh toán hết số dư nợ trên. Bút toán của sao kê này như sau:
Nợ TKTG khách hàng: 31.897.927 đồng Có TK 460203001: 2.002.201 đồng Có TK 140701102: 29.151.151 đồng Có TK 410107001: 744.575 đồng
Ví dụ 3:
Trong tháng 1, khách hàng A dùng thẻ Visa giao dịch với tổng số tiền là 2.080.800,01 đồng trong đó tiền tiền vay là: 2.000.000 đồng, phí rút tiền mặt là 80.000 đồng và lãi là 800,01 đồng. Như vậy trong tháng 1 khách hàng A phải trả tổng số tiền là 2.080.800,01 đồng và nếu không trả hết thì tối thiểu cũng phải thanh toán cho Ngân hàng 20% tổng số tiền phải trả. Nếu khách hàng A không trả hoặc trả số tiền dưới 20% trên thì phải chịu phạt late charge trong tháng 2 và số tiền phạt late charge được tính bằng 3% của số tiền tối thiểu phải trả trong tháng, tối thiểu là 50.000 đồng
3% x 20% x 2.080.800,01 = 12.484,8 đồng nhỏ hơn số tiền phạt tối thiểu nên Ngân hàng sẽ thu 50.000 đồng
Đồng thời trong tháng 2 khách hàng còn phải trả khoản lãi thẻ tín dụng, giả sử lãi suất tại thời điểm này là 9,6%/năm:
Lãi suất khách hàng phải trả (9,6% x 2.000.000 x 30)/360 = 16.000 đồng và cộng với lãi của tháng trước là 800,01 đồng.
Bút toán hạch toán cụ thể như sau:
Nợ TKTG của khách hàng: 2.146.800 đồng
Có TK 460203001: 50.000 đồng (phạt late charge) Có TK 410107001: 16.800 đồng (lãi phải trả)
Có TK 140701102: 2.080.000 đồng (phí rút tiền mặt và tiền vay)
- Hàng ngày xem xét số dư tiền mặt tại máy ATM để kịp thời tiếp quỹ cho máy, qui trình tiếp quỹ cho máy ATM qua các giai đoạn sau:
Nợ TK 110103998 - tiền mặt tại hộp casstette Có TK 110101001 - tiền mặt tại quỹ chính
+ Lập giấy đề nghị xuất casstette (Giám đốc duyệt), sau đó hạch toán tiền từ hộp casstette thành tiền trên đường đi tiếp quỹ ATM (số tiền mang đi tiếp quỹ)
Nợ TK 110103997 - tiền mặt trên đường đi tiếp quỹ ATM Có TK 110103998 - tiền mặt tại hộp casstette
+ Lập báo cáo nạp tiền cho máy ATM (phòng duyệt), sau đó hạch toán tiền trên đường vào máy ATM (số tiền đã nạp vào máy)
Nợ TK 110103xxx - tiền mặt tại máy ATM
Có TK 110103997 - tiền mặt trên đường đi tiếp quỹ ATM
+ Thu hồi quỹ tại máy ATM, lập biên bản kiểm quỹ (phòng duyệt), hạch toán tiền mặt tại máy ATM vào quỹ chính (số tiền thu hồi từ máy ATM).
Nợ TK 110101001 - tiền mặt tại quỹ chính
Có TK 110103xxx - tiền mặt tại máy ATM số…