Các bút toán cuối kỳ kế toán tập trung hầu hết trong Menu “CÁC BÚT TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ”.
Hình 4.31. Menu các bút toán kết chuyển và phân bổ
∗ Tính lại giá xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền cuối kỳ:
Phần mềm này chỉ tính được giá xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền cuối kỳ. Khi xuất kho hàng hóa, người dùng chỉ cần nhập vào Form định khoản số lượng phát sinh mà không cần nhập số tiền phát sinh. Cuối kỳ, người dùng click vào Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ\Tính lại giá xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền cuối kỳ thì giá xuất kho đã được tính và bổ sung vào các nghiệp vụ xuất kho.
Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá xuất kho khác như FIFO, LIFO, thực tếđích danh và đơn giá bình quân gia quyền mỗi lần xuất. Người dùng cần tính trước đơn giá xuất kho rồi nhập vào Form định khoản khi DN thực xuất kho.
Để tránh việc người dùng nhấp nhằm Menu này khi DN áp dụng phương pháp tính giá xuất kho khác, khi nó được nhấp, bảng thông báo sau sẽ xuất hiện:
Hình 4.32. Thông báo tính lại giá xuất kho
Nếu người dùng nhấp “Yes”, phần mềm sẽ tính lại giá xuất kho. Nhấp “No” thì không tính.
∗ Kết chuyển chi phí trực tiếp (tài khoản 621, 622):
Cuối kỳ kế toán DN cần phải kết các chi phí trực tiếp (tài khoản 621, 622) vào tài khoản 154 để tính giá thành sản phẩm. Trước khi thực hiện việc này, người dùng phải mở
Form “Định nghĩa tài khoản kết chuyển” (Menu Hệ thống\Định nghĩa tài khoản kết chuyển) và tiến hành định nghĩa theo nguyên tắc như sau:
– Tài khoản nhận kết chuyển là tài 154 chi tiết theo tài khoản 621 và 622, dĩ nhiên là tài khoản này phải được khai báo và phải được tạo số dư bằng không. Ví dụ: 621spA hoặc 622spA thì tài khoản nhận kết chuyển là 154spA.
– Mã kết chuyển là “1”.
Hình 4.33. Form định nghĩa tài khoản kết chuyển
Nói về Form “Định nghĩa tài khoản kết chuyển”, người dùng gõ vào combo box “Chọn loại TK” số hiệu tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 của các tài khoản cấp 3 muốn định nghĩa kết chuyển thì thông tin bên dưới sẽ được lọc ra, tạo cho người dùng sự dễ dàng khi
định nghĩa.
Sau khi định nghĩa xong, người dùng chọn Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ\Kết chuyển chi phí trực tiếp, thông báo sau đây sẽ hiện ra:
Hình 4.34. Thông báo khi kết chuyển chi phí trực tiếp
Khi người dùng nhấn “Tiến hành kết chuyển” thì phần mềm sẽ thực hiện kết chuyển, nhấn vào nút “Định nghĩa tài khoản kết chuyển” để mở Form “Định nghĩa tài khoản kết chuyển” và tiến hành định nghĩa, click vào nút để thoát.
Bút toán này được áp dụng trong trường hợp DN xác định được chi phí sản xuất chung cho từng sản phẩm dịch vụ. Điều này chỉ xảy ra khi DN có một hoặc nhiều phân xưởng, mỗi phân xưởng chỉ sản xuất ra một loại sản phẩm mà thôi.
Cũng như trường hợp phân bổ chi phí trực tiếp, trước khi phân bổ, người dùng cần tiến hành định nghĩa tài khoản kết chuyển. Mở Form “Định nghĩa tài khoản kết chuyển” (đã hướng dẫn cách mởở trên) rồi định nghĩa như sau:
– Tài khoản nhận kết chuyển là tài khoản 154 chi tiết theo tài khoản 627. – Mã kết chuyển là “2”.
Sau khi định nghĩa xong, người dùng chọn Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ\Kết chuyển trực tiếp CP SXChung như hình dưới:
Hình 4.35. Kết chuyển trực tiếp chi phí sản xuất chung
Sau khi chọn xong, thông báo sau sẽ hiện ra:
Hình 4.36. Thông báo kết chuyển trực tiếp chi phí sản xuất chung
Người dùng nhấn “Tiến hành kết chuyển”, phần mềm sẽ thực hiện kết chuyển, nhấn “Định nghĩa tài khoản kết chuyển” sẽ mở Form “Định nghĩa tài khoản kết chuyển” để
người dùng định nghĩa, nhấn để thoát.
∗ Tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung:
Khi doanh nghiệp có một hoặc nhiều phân xưởng sản xuất, mà mỗi phân xưởng sản xuất ra nhiều loại sản phẩm dịch vụ khác nhau, khi đó không thể xác định được chi phí sản xuất chung cho từng loại hàng hóa dịch vụ, do đó DN phải tiến hành tập hợp và phân bổ
chi phí sản xuất chung, sau đó kết chuyển chi phí sản xuất chung đã phân bổ vào tài khoản 154 tương ứng để tính giá thành sản phẩm.
Trước khi tập hợp chi phí sản xuất chung, người dùng mở Form “Định nghĩa tài khoản kết chuyển” và định nghĩa như sau:
– Tài khoản nhận kết chuyển là 6279, dĩ nhiên người dùng phải khai báo tài khoản này.
– Mã kết chuyển là “2”.
Sau khi định nghĩa xong, chọn Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ\Tập hợp và phân bổ SXChung\Tập hợp chi phí sản xuất chung, thông báo sau sẽ xuất hiện để nhắc nhở người dùng:
Hình 4.37. Thông báo tập hợp chi phí sản xuất chung
Việc lựa chọn trong thông báo này cũng tương như các trường hợp ở trên. Từ đây về
sau, tác giả không nói nhiều về thông báo này nữa.
Sau khi tập hợp xong chi phí sản xuất chung, người dùng tiến hành phân bổ chi phí này. Phần mềm kế toán Access này chỉ phân bổ chi phí sản xuất chung theo 2 phương pháp: 1. Phân bổ chi phí sản xuất chung theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; 2. Phân bổ chi phí này theo chi phí nhân công trực tiếp. Việc lựa chọn phân bổ theo phương pháp nào tùy thuộc vào quan điểm của từng DN. Hai phương pháp này nằm trong Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ\Tập hợp và phân bổ SXChung\.
Xem hình dưới đây:
∗ Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (tài khoản 521, 531, 532):
Các khoản giảm trừ doanh thu là Chiết khấu bán hàng (521), Hàng bán bị trả lại (531) và Giảm giá hàng bán (532).Trước khi tiến hành xác định kết quả kinh doanh, người dùng cần phải kết chuyển các khoản giảm trừ này vào bên nợ của tài khoản 511 (Phần mềm này sử dụng tài khoản 5111). Sau đó tài khoản này sẽ được kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tương tự như các trường hợp ở trên, người cần phải định nghĩa tài khoản kết chuyển trên Form “Định nghĩa tài khoản kết chuyển”:
– Tài khoản nhận kết chuyển là 5111. – Mã kết chuyển là “3”.
Sau khi định nghĩa xong, chọn Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ\Kết chuyển giảm trừ doanh thu, thông báo ở dưới sẽ hiện ra và người dùng tiến hành kết chuyển.
Hình 4.39. Kết chuyển giảm trừ doanh thu
∗ Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh (tài khoản 911):
Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp cần phải xác định kết quả kinh doanh để làm căn cứ tính thuế thu nhập doanh nghiệp và lập các báo cáo tài chính. Kết quả hoạt động kinh doanh của DN bao gồm 3 hoạt động: 1. Hoạt động kinh doanh chính; 2. Hoạt động tài chính (bao gồm hoạt động đầu tư); 3. Hoạt động bất thường.
Trước hết người dùng cần định nghĩa tài khoản kết chuyển trong Form “Định nghĩa tài khoản kết chuyển”như sau:
– Tài khoản nhận kết chuyển là 9111 (Hoạt động kinh doanh chính), 9112 (Hoạt
động tài chính), 9113 (Hoạt động bất thường). – Mã kết chuyển là “4”
Sau khi định nghĩa xong, chọn Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ\Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh và tiến hành kết chuyển.
Hình 4.40. Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh
∗ Kết chuyển thuế thu nhập doanh nghiệp (821):
Khi thực hiện xong bút toán này, người dùng mới có thể xem và in ra các chứng từ, sổ
sách kế toán và báo cáo tài chính để cung cấp cho nhà quản lý ra quyết định. Chọn CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ\Kết chuyển thuế thu nhập doanh nghiệp, một thông báo sẽ hiện ra, người dùng xác nhận để tiến hành kết chuyển.
Hình 4.41. Kết chuyển thuế thu nhập doanh nghiệp
∗ Xem và in chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính:
Đầu ra của phần mềm kế toán là các chứng từ, sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính.
Đối với phần mềm kế toán Access, có thể xem và in các chứng từ sau: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, đây các các chứng từ cơ bản cần phải có của một DN. Còn một chứng từ không kém phần quan trọng mà phần mềm chưa đề cập, đó là Hóa đơn giá trị gia tăng. Sở dĩ, phần mềm này không đề cập đến Hóa đơn là vì khi xuất hàng hóa đem bán thì DN xuất hóa đơn giá trị gia tăng được viết bằng tay do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành. Chỉ khi được phép của cơ quan này, DN mới được phép xuất Hóa đơn do DN tự phát hành. Các chứng từđã nêu nằm trên Menu Chứng từ
Hình 4.42. Menu Chứng từ
Đối với sổ sách kế toán, DN có thể xem và in các sổ sau:
– Sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký chung cho các tài khoản tổng hợp (tài khoản cấp 1), hai sổ này nằm trong Menu Các sổ kế toán\Sổ nhật ký\.
Hình 4.43. Xem và in sổ nhật ký chung
– Sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng, hai sổ này nằm trong Menu Menu Các sổ kế toán\Sổ chi tiết tài khoản\.
Hình 4.44. Xem và in sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng
– Các sổ chi phí, bao gồm: sổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, sổ chi phí nhân công trực tiếp, sổ chi phí sản xuất chung, sổ chi phí bán hàng, sổ chi phí quản lý doanh nghiệp, không xem và in được sổ chi phí sản xuất dở dang. Các sổ này nằm trong Menu Các sổ kế toán\Sổ chi phí\.
– Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn, khi người dùng chọn Menu Các sổ kế toán\Tổng hợp nhập-xuất-tồn\Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn thì một hộp thoại yêu cầu nhập số hiệu tài khoản để xem hoặc in, người dùng nhập theo yêu cầu của phần mềm là được. Xem hình sau:
Hình 4.45. Nhập số hiệu tài khoản để xem hoặc in bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn
– DN có thể xem sổ Cái của tài khoản bất kỳ, bảng tổng hợp chi tiết của tài khoản bất kỳ, sổ chi tiết của tài khoản bất kỳ. Để xem hoặc in được chúng, người dùng chọn Menu Các sổ kế toán\Các sổ khác (bao gồm các bảng tổng hợp chi tiết), Form “In sổ kế toán” sẽ xuất hiện như sau:
Hình 4.46. Form In sổ tài khoản
Để mở sổ cái, người dùng chọn tài khoản cấp 1 trong List “Tài khoản cấp 1”, sau bấm nút “Mở sổ cái TK”. Để mở sổ chi tiết tài khoản, người dùng chọn tài khoản cấp 3 trong List “Tài Khoản cấp 3”, sau đó bấm nút “Mở sổ chi tiết TK”. Tương tự, để mở bảng tổng hợp chi tiết tài khoản theo cấp 1 hoặc 2, người dùng chọn tài khoản cấp đó sau đó bấm nút tương ứng để mở sổ.
Đối với báo cáo tài chính, DN có thể xem hoặc in các báo cáo sau: Bảng cân đối tài khoản (còn gọi là bảng cân đối số phát sinh), Bảng cân đối kế toán và bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Phần mềm này không lập được Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, đây cũng là khiếm khuyết của phần mềm. Các báo này nằm trong Menu “Báo cáo tài chính”.
Hình 4.47. Menu Báo cáo tài chính
∗ Thêm danh mục kỳ kế toán và chuyển sổ kế toán (đã được trình bày trong mục 4.3.3 chương này).
4.4. Nhận xét, đánh giá
Phần mềm “KeToanAccess.mdb” đã khắc phục được nhiều hạn chế trong việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán tại CTCPVT AG. Như đã giới thiệu ở đầu chương, CTCPVT AG chủ yếu thực hiện làm kế toán thủ công. Nhân viên kế toán của Cty đã tạo ra 2 phần mềm “Tien_Mat_2009.mdb” và “Tam_ung_2009.mdb” để quản lý thu chi tiền mặt và nhập xuất phụ tùng. Công việc kế toán rất là vất vả, mà hai phần mềm trên chỉ làm được một số ít công việc của kế toán. Phần mềm “KeToanAccess.mdb” chẳng những giúp cho Cty theo dõi được việc thu chi tiền mặt, quá trình nhập-xuất-tồn hàng tồn kho, mà còn giúp cho Cty theo dõi được tiền gửi ngân hàng và các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh. Các sổ kế toán, báo cáo tài chính được phần mềm tính toán và cho ra kết quả rất nhanh. Việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính giờđây trở nên nhẹ nhàng và dễ dàng hơn. Như vậy, Việc ứng dụng phần mềm này vào công tác kế
toán chẳng những đã làm được các công việc của hai phần mềm trước đó, góp phần cải thiện công tác kế toán của đơn vị, mà còn mang lại những lợi ích sau:
– Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính được phần mềm tự động tính toán chính xác (với điều kiện người dùng nhập liệu đúng) nên việc truy xuất thông tin kế toán trở nên nhanh chóng, kịp thời.
– Nhân viên kế toán không đòi hỏi am hiểu nhiều về Access, với kiến thức kế toán của mình, họ có thể sử dụng phần mềm này dễ dàng.
– Kế toán viên tại Cty là những người am hiểu về MS Access nên việc áp dụng phần mềm này rất thuận lợi.
– Phần mềm này không yêu cầu hệ thống máy tính của DN quá mạnh, chỉ với máy tính sẵn có của DN đã đã có thể sử dụng được phần mềm.
– Do vậy, việc ứng dụng phần mềm này vào công ty không phải tốn chi phí. – Giúp cho nhân viên kế toán làm quen với môi trường làm việc mới, giúp họ tiếp
cận công nghệ thông tin, dần dần tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp trong DN.
Tuy nhiên, phần mềm này có những hạn chế sau đây:
– Việc tính toán khấu hao tài sản cố định và phân bổ công cụ dụng phải được tính toán trước ở bên ngoài, sau đó mới nhập liệu vào phần mềm.
– Phần mềm chỉ tính toán giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Do đó, người dùng cũng phải tính toán trước giá xuất kho nếu áp phương pháp tính giá xuất kho khác rồi mới nhập liệu vào phần mềm.
– Phần mềm chưa lập được bảng kê Hóa đơn giá trị gia tăng mua vào và bán ra, chưa lập được Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
– Việc thực hiện các bút toán cuối kỳ của phần mềm chưa thực sự thuận tiện và dễ
dàng, nó có thể làm cho người dùng bỏ sót hay thừa một bút toán nào đó, và như
thế kết quảđầu ra có thể sai.
– Đôi khi phần mềm đưa ra những thông báo khó hiểu và không cho người nhập liệu, để giải quyết vấn đề này người dùng cần thoát khỏi Form nhập liệu bằng bất cứ giá nào, sau đó mở lại Form và tiến hành nhập liệu. Điều này dễ gây cho người dùng cảm giác khó chịu.
– Khi DN có nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh, cần phải chi tiết thêm tài khoản, điều đó nhiều khi buộc DN phải sửa đổi hệ thống tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 của DN, đểđảm bảo dữ liệu các năm trước không bị thay đổi, DN phải sao chép phần mềm này và sử dụng phần mềm sao chép để làm kế toán trong kỳ sau.
Điều này gây phiền toái cho người dùng.
Vì vậy, để sử dụng phần mềm có hiệu quả, người dùng cần phải chú ý các vấn đề sau: – Đọc kỹ phần “Chú ý quan trọng” trong Menu Help trước khi tiến hành nhập liệu. – Trong quá trình nhập liệu, nếu thấy xuất hiện các thông báo bằng tiếng Việt thì hãy đọc kỹ trước khi quyết định, nhất là những thông báo có tiêu đề là “Chú ý quan trọng” và có dòng thông báo màu xanh.
– Người dùng phải thật cẩn thận khi nhập liệu vào Phần mềm, nhất là trong lúc
định khoản.
– Phần mềm kế toán này chỉ là công cụ cho người làm kế toán, cuối kỳ các chứng từ, sổ sách kế toán phải được in ra và tiến hành lưu trữ. Việc sửa sai sổ kế toán
được thực hiện theo chuẩn mực kế toán hiện hành và Quyết định số 15 của Bộ
Chương 5 KẾT LUẬN
Qua nghiên cứu cho thấy, hiệu quả ứng dụng tin học vào công tác kế toán của công ty