Các đơn vị kế toán cấp trên có các đơn vị kế toán trực thuộc hoặc Tổng công ty nhà nước thành lập và hoạt động theo mô hình không có công ty con, phải lập Báo cáo tài chính tổng hợp, để tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu ở thời điểm lập báo cáo tài chính, tình hình và kết
quả hoạt động kinh doanh trong kỳ báo cáo của toàn đơn vị.
Hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp gồm 4 biểu mẫu báo cáo:
− Bảng cân đối kế toán tổng hợp Mẫu số B 01-DN − Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
− Bản thuyết minh báo cáo tài ch Mẫu số B 09 - DN
3.5.7.2. Báo cáo tài chính giữa niên độ
Báo cáo tài chính giữa niên độ gồm báo cáo tài
i chính giữa niên độ dạng tóm lược. độ dạng đầy đủ và báo cáo tà
(1) Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ, gồm:
− Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B 01a – DN; − Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng
đầy đủ):
− u chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng đầ
− Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc: Mẫu số B 09a – DN. (2) Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng tóm lược, gồm:
− Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng tóm lược): Mẫu số B 01b – DN; − Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng
tóm lược): Mẫu số B 02b – DN;
− Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng tóm lược):
− Bản thuyết minh báo cáo tài chí Mẫu số B 09a – D
3.5.8. Báo cáo tài chính hợp nhất và tổng h 3.5.8.1. Báo cáo tài chính
Công ty mẹ và tập đoàn là đơn vị có trách nhiệm ợp nhất để hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu ở thời điểm lập báo cáo tài chính; tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ báo cáo của đơn vị.
Hệ thống Báo cáo tài chính hợp nhất
− Bảng cân đối kế toán hợp nhất Mẫu số B 01 – DN/HN − Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất Mẫu số B 02 – DN/HN − Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất Mẫu số B 03 – DN/HN − Bản thuyết minh báo cáo tài chính hợp nhất Mẫu số B 09 – DN/HN Nội dung, phương pháp tính toán, hình thức trình bày, thời hạn lập, nộp, và công khai Báo cáo tài chính hợp nhất thực hiện theo quy định tại Thông tư Hướng dẫn Chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày Báo cáo tài chính” và Chuẩn mực kế toán số 25 “Báo cáo tài chính
− Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tổng hợp Mẫu số B 02-DN − Báo cáo lưu chuyển tiền tệ tổng hợp Mẫu số B 03-DN − Bản thuyết minh báo cáo tài chính tổng hợp Mẫu số B 09-DN
Nội dung, hình thức trình bày, thời hạn lập, nộp, và công khai Báo cáo tài chính tổng hợp thực hiện theo quy định tại Thông tư Hướng dẫn chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày Báo cáo tài chính” và Chuẩn mực kế toán số 25 “Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào công ty con”.
Đối với công ty mẹ và tập đoàn vừa phải lập báo cáo tài chính tổng hợp, vừa phải lập báo cáo tài chính hợp nhất thì phải lập báo cáo tài chính tổng hợp trước (Tổng hợp theo loại hình hoạt động: Sản xuất, kinh doanh; đầu tư XDCB hoặc sự nghiệp) sau đó mới lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất giữa các loại hình hoạt động. Trong khi lập báo cáo tài chính tổng hợp giữa các đơn vị SXKD đã có thể phải thực hiện các quy định về hợp nhất báo cáo tài chính. Các đơn vị vừa phải lập báo cáo tài chính tổng hợp vừa phải lập báo cáo tài chính hợp nhất thì phải tuân thủ cả các quy định về lập báo cáo tài chính tổng hợp và các quy định về lập báo cáo tài chính hợp nhất.
Chương 4
XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACCESS CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG
4.1. Sự cần thiết của phần mềm kế toán
Như đã giới thiệu ở chương 1 – Mởđầu, công tác kế toán là một khâu rất quan trọng trong quá trình hoạt động SXKD của DN. Vì vậy, kiện toàn bộ máy kế toán, nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, là nhiệm vụ quan trọng của những nhà quản lý DN.Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán là một trong những cách để thực hiện nhiệm vụ này. Ứng dựng như thế nào là tùy thuộc vào đặc điểm của bộ máy SXKD, trọng tâm là đặc điểm của bộ máy kế toán, và quan điểm của từng DN. Họ có thể mua các phần mềm kế toán đã có trên thị trường, có thể thuê chuyên gia xây dựng phần mềm kế toán cho DN, hay cũng có thểứng dụng các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu để có thể tự xây dựng cho mình một phần mềm kế toán. Đối với CTCPVT AG, dựa trên quan
điểm của nhà quản lý DN, dựa trên đặc điểm của bộ máy SXKD, nhân viên kế toán tại Cty đã ứng dụng các phần mềm trong bộ MS Office để hỗ trợ cho công tác kế toán. Việc ứng dụng như sau:
Thứ nhất, các nhân viên kế toán đã dùng MS Excel, MS Word để in ra các sổ kế toán và các báo cáo tài chính, sử dụng Excel để phục vụ cho việc tính toán (khấu hao TSCĐ, tính thuế GTGT, tạm tính doanh thu,…). Việc ứng dụng này không khác gì khi thực hiện kế toán bằng tay, chưa ứng dụng sự tự động hóa của phần mềm, đây là tính năng
ưu việt giúp người dùng thực hiện công việc một cách nhẹ nhàng.
Thứ nhì, nhân viên kế toán tại Cty đã dựa trên MS Access viết ra phần mềm mang tên “Tien_Mat_2009.mdb”. Phần mềm này chỉ lưu trữ thông tin về các kế hoạch tuyến, lưu trữ thông tin về việc thực hiện hợp đồng, quản lý thu chi tiền mặt (in ra các phiếu thu, phiếu chi), quản lý nhập xuất phụ tùng (in ra các phiếu nhập, phiếu xuất), không quản lý phần nhập xuất nhiên liệu. Ngoài ra, họ còn viết thêm phần mềm “Tam_Ung_2009.mdb” quản lý việc chi tạm ứng cho nhân viên (in ra phiếu chi tạm
ứng). Các phần mềm này chỉ thực hiện được một vài phần công việc của kế toán, chưa hỗ trợ cho việc ghi chép sổ sách, lập báo cáo tài chính, theo dõi công nợ, và nhiều công việc khác nữa của kế toán. Do đó, CTCPVT AG cần phải có một phần mềm kế toán hỗ
trợ cho các phần công việc này.
Việc ghi chép sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính là hai trong những công việc quan trọng nhất và vất vả nhất của kế toán. Để lập báo cáo tài chính, nhân viên kế toán phải căn cứ vào sổ sách kế toán. Việc ghi chép sổ sách kế toán là công việc hàng ngày hoặc hàng kỳ tùy theo từng loại sổ và phải căn cứ vào chứng từ gốc. Rõ ràng chúng ta có thể có thể xây dựng phần mềm kế toán lưu trữ và xử lý các dữ liệu trên các chứng từ
gốc, từ đó phần mềm ké toán sẽ tựđộng ghi sổ kế toán một cách chính xác và đầy đủ; việc lập báo cáo tài chính cũng được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng. Vì vậy, việc xây dựng phần mềm kế toán hỗ trợ cho hai phần công việc này là thực sự cần thiết. Phần mềm này được xây dựng dựa trên cơ sở dữ liệu MS Access 2002.
4.2. Giới thiệu chung về phần mềm kế toán Access
Phần mềm kế toán Access được xây dựng trên nền Microsoft Access 2002 và nó được dành riêng cho Công ty cổ phần vận tải An Giang. Phần mềm này hoạt động theo đặc
điểm của bộ máy sản xuất kinh doanh, đặc biệt là bộ máy kế toán của đơn vị.Tuy nhiên, chỉ cần chỉnh sửa đôi chút là phần mềm này có thể áp dụng được cho các DN vừa và
nhỏ khác. Bởi vì hoạt động của phần mềm này rất đơn giản, DN chỉ cần khai báo hệ
thống tài khoản, nhập số dưđầu kỳ và định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào máy và thực hiện các thao tác cuối kỳ (sẽ được hướng dẫn cụ thểở phần sau) là DN có thể xem một số chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính. Một lời khuyên nho nhỏ
là, trước khi tiến hành chỉnh sửa, DN nên tiến hành sao lưu đểđề phòng rủi ro.
∗ Yêu cầu của phần mềm đối với máy tính:
Trước hết, để sử dụng được phần mềm này, DN phải cài đặt đúng cách bộ chương trình văn phòng MS Office của tập đoàn Microsoft vào máy tính, quan trọng nhất là MS Access, từ phiên bản 2000 trở lên. Vì vậy, cấu hình yêu cầu của máy tính cần thiết để sử
dụng được phần mềm kế toán Access tuân theo yêu cầu cấu hình của bộ chương trình MS Office (đã được giới thiệu ở chương 3, mục 3.4.1, trang 20). Nếu máy tính của DN
được bổ sung chương trình Visual Basic 6.0 trở lên thì càng tốt, dù việc bổ sung này là không cần thiết.
Thứ hai, máy tính của DN phải có các font chữ Unicode (Thoma, Arial, Times New Roman, …).
Hầu hết các máy vi tính hiện nay đều thỏa mãn về yêu cầu cấu hình và font chữ. Khi máy tính của DN đã thỏa 2 yêu cầu trên thì DN chỉ cần copy file KeToanAcces.mdb vào
ổ cứng máy tính là có thể sử dụng được phần mềm này.
4.3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Access 4.3.1. Khởi động phần mềm
Double – click vào file KeToanAccess để khởi động phần mềm. Màn hình bắt đầu như
sau:
Hình 4.1. Màn hình khởi động của phần mềm kế toán Access
DN bắt buộc phải chọn kỳ kế toán làm việc để vào chương trình. Kỳ kế toán làm việc là kỳ kế toán hiện hành của Doanh nghiệp. Nếu đã lỡ khởi động chương trình rồi mà không muốn tiến hành làm việc với chương trình, người dùng vẫn phải chọn kỳ kế toán làm việc, sau đó mới có thể thoát khỏi chương trình. Cách thực hiện như sau: Người dùng click vào combo box kế bên để chọn kỳ kế toán làm việc sau đó click vào nút Chọn như hình bên dưới.
Hình 4.2. Chọn kỳ kế toán làm việc
Sau khi chọn xong thì giao diện của chương trình như sau:
Hình 4.3. Thanh Menu KeToanAccess
Giao diện của phần mềm không có gì cả ngoài thanh Menu KeToanAccess và thanh menu chính của MS Access. Cơ sở dữ liệu đã được giấu đi và hoạt động của phần mềm kế toán dựa vào thanh Menu KeToanAccess này.
∗ Các nhóm Menu của Menu KeToanAccess:
− Nhóm Menu Hệ thống:
Nhóm Menu này thực hiện các công việc sau: Chọn kỳ kế toán; xem danh mục kỳ kế
toán và thêm mới kỳ kế toán; khai báo hệ thống tài khoản; định khoản các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh; chuyển sổ kế toán; tìm kiếm định khoản và thoát khỏi chương trình.
− Nhóm Menu Các sổ kế toán:
Hình 4.5. Nhóm Menu Các sổ kế toán
Nhóm Menu này giúp người dùng xem và in các sổ sách kế toán như sổ Nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi phí và các sổ khác.
− Nhóm Menu Báo cáo tài chính:
Hình 4.6. Nhóm Menu Báo cáo tài chính
Nhóm Menu này giúp người dùng xem và in các báo cáo tài chính như Bảng cân đối tài khoản (Bảng cân đối số phát sinh), Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, không xem và in được Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (đây là khiếm khuyết cua chương trình).
Hình 4.7. Nhóm Menu Chứng từ
Nhóm Menu này giúp người dùng xem các chứng từ thu, chi, nhập, xuất. Việc in các chứng từ này được thực hiện khi định khoản các bút toán có liên quan.
− Nhóm Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ:
Hình 4.8. Nhóm Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ
Đây là nhóm Menu quan trọng nhất, nó thực hiện các thao tác vào cuối kỳ kế toán, chỉ
khi vào cuối kỳ kế toán mới được phép sử dụng và phải sử dụng nhóm Menu này (sẽ được hướng dẫn sử dụng chi tiết ở phần sau).
Hình 4.9. Nhóm Menu Help
Đây là nhóm Menu trợ giúp người dùng, lời khuyên là, người dùng nên xem trước thông tin từ nhóm Menu Help này trước khi bắt tay vào làm việc với phần mềm, quan trọng nhất là Menu “Chú ý quan trọng”.
Trên đây là sự giới thiệu về cách khởi động phần mềm Kế toán Access và tổng quan về
các thành phần trên Menu KeToanAccess của phần mềm. Sự giới thiệu này cung cấp cho người dùng cái nhìn đầu tiên của họ về phần mềm, giúp họ hình dung được cơ bản các công việc cần làm trước khi bắt tay làm việc với phần mềm. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm kế toán Access.
4.3.2. Khai báo hệ thống tài khoản kế toán
Khi sử dụng phần mềm kế toán Access lần đầu tiên, người dùng phải khai báo hệ thống tài khoản kế toán và nhập số dưđầu kỳ. Để khai báo hệ thống tài khoản kế toán, người dùng thực hiện như sau: click vào Menu “Hệ thống”, một Menu sổ xuống, click vào “Khai báo tài khoản”.
Hình 4.10. Chọn khai báo tài khoản
Hình 4.11. Form khai báo hệ thống tài khoản kế toán
∗ Khai báo tài khoản cấp 1:
Người dùng nhập số hiệu tài khoản cấp 1 (gồm 3 chữ số) vào ô “Số hiệu TK Cấp 1” và Enter, nếu tài khoản này đã có trong danh mục tài khoản thì loại tài khoản và tên tài khoản sẽ tựđộng hiện ra, ngược lại người dùng phải định nghĩa loại tài khoản và tên tài khoản. Loại tài khoản là N hoặc C, nếu tài khoản có số phát sinh tăng bên Nợ thì loại tài khoản là N, có số phát sinh tăng bên Có thì loại tài khoản là C. Nếu tài khoản không có trong doanh mục, người dùng phải nhấn vào nút “Lưu thay đổi”, thông báo dưới đây sẽ
hiện ra, người dùng click “OK” thì tài khoản này sẽđược thêm trong danh mục.
Hình 4.12. Thông báo thêm tài khoản
Trường hợp không muốn thêm tài khoản mới vào danh mục thì người dùng click vào nút để hủy thao tác.
Trường hợp muốn sửa tài khoản đã thêm vào danh mục, người dùng gõ vào ô “Số hiệu TK Cấp 1” tài khoản muốn sửa rồi Enter, thực hiện thay đổi loại tài khoản hay tên tài khoản, sau đó bấm vào nút “Lưu thay đổi”, thông báo sau sẽ xuất hiện:
Hình 4.13. Thông báo sửa tài khoản
Người dùng nhấn “Lưu” nếu muốn sửa chữa, nhấn “Không” để hủy thao tác.
Trường hợp muốn xóa tài khoản trong danh mục, có 2 cách: Cách 1. Nhập vào ô “Số
hiệu TK Cấp 1” tài khoản muốn xóa; click vào Tab “Xóa Tài Khoản cấp 1”, chọn Record muốn xóa và nhấn phím Delete trên bàn phím, như hình sau:
Hình 4.14. Xóa tài khoản kế toán cách 1
Cách 2. Click vào Tab “Danh mục TK cấp 1” và chọn Record muốn xóa rồi nhấn Delete, các thao tác thêm, sửa tài khoản cũng có thể được thực hiện trong Tab này và cũng có thể áp dụng cho cả tài khoản cấp 2 và cấp 3.
Sau khi khai báo xong tài khoản cấp 1, người dùng tiến hành khai báo tài khoản cấp 2 và 3 (tài khoản cấp 3 là tài khoản chi tiết dùng đểđịnh khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tài khoản cấp 1 và 2 chỉ dùng để tổng hợp dữ liệu mà thôi)
∗ Khai báo tài khoản cấp 2:
Nhập vào ô “Số hiệu TK Cấp 1” tài khoản cấp 1 tương ứng với tài khoản cấp 2 muốn khai báo. Click vào Tab “Khai báo Tài khoản Cấp 2”, sau đó tiến hành khai báo tài khoản cấp 2, việc sửa tài khoản cấp 2 khá dễ dàng, việc xóa tài khoản cấp 2 cũng không