Một công ty Red đang gặp khó kh n nhƣ sau:
Công ty thƣờng sẽ chạy cùng 1 thời điểm rất nhiều dự án. Vì vậy làm sao để ngƣời quản lý có thể kiểm soát đƣợc tình hình dự án đang đến giai đoạn nào, chi phí và nhân sự tham gia dự án ra sao, lãi lỗ của 1 dự án ngay tại 1 thời điểm bất kỳ, 1 nhân viên có thể thực hiện đƣợc bao nhiêu dự án trong 1 khoảng thời gian…v.v...
Khi có một yêu cầu báo cáo về dự án đƣợc đặt ra, làm sao để nhân viên có đƣợc những thông tin nhanh nhất và chính xác phục vụ cho yêu cầu báo cáo của cấp trên.
Làm sao kiểm soát hoạt động của các nhân viên tham gia dự án?
Làm sao để biết đƣợc tổng thời gian nhân viên đó đã tham gia 1 dự án hoặc nhiều dự án.
Làm sao biết đƣợc tổng số ngày nghỉ phép của nhân viên trong tháng, n m. Ở cấp độ nhân viên nếu nhân viên đó không có mặt trong công ty liệu nhân viên đó có thể xin nghỉ phép với 1 qui trình nghỉ phép chặc chẽ không? Hay nhân viên đó phải làm thủ công nhƣ viết email, nhắn tin hoặc gọi điện cho cấp trên của mình theo 1 qui trình thủ công (viết đơn, trình duyệt, chờ đợi sự chấp nhận của cấp trên…)
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 32
Ở cấp độ quản lý: Nếu ngƣời quản lý là ngƣời thƣờng xuyên ra ngoài gặp khách hàng, đối tác,….Việc duyệt ngày nghỉ phép cho các nhân viên là cả 1 vấn đề khi ngƣời quản lý không có mặt ở v n phòng.
Trƣớc những vấn đề trên cần một phần mềm có thể giải quyết các khó kh n đó. Sau khi khảo sát hiện trạng, phân tích viên nắm đƣợc những thông tin nhƣ sau :
Trong công ty có những nhân viên bán hàng làm nhiệm vụ tìm kiếm liên hệ với các khách hàng, sau khi có đƣợc thông tin của khách hàng cũng nhƣ các yêu cầu của khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ tiến hành tổng hợp lại các thông tin về hợp đồng mà khách hàng yêu cầu để đƣa lên cấp trên.
Cấp trên khi nhận thấy có thể kí kết đƣợc hợp đồng sẽ tiến hành lập các thông tin về dự án sắp tới lên hệ thống của công ty.
Khi bắt đầu triển khai dự án thực tế, ngƣời quản lý sẽ vào phần mềm và tạo các thông tin về dự án sắp đƣợc triển khai. Khi lên dự án mới có thể dự tính đƣợc chi phí cho dự án đó, cũng nhƣ có thể quản lý thời gian làm việc của các nhân viên trong dự án đó, thêm các nhân viên để tham gia dự án. Ngƣời quản lý cùng với nhân viên kế toán đƣa ra các hóa đơn dự tính cho dự án đang đƣợc triển khai.
Trong quá trình dự án diễn ra các nhân viên khi đi làm việc sẽ truy cập vào hệ thống và điền số giờ mình đã làm việc trong ngày dành cho dự án nào, những ngày nhân viên không đi làm vì lí do gì thì nhân viên phải vào hệ thống điền vào ngày mình nghỉ và lí do nghỉ để đợi sự cho phép của ngƣời quản lý
Đến cuối tháng nhân viên kế toán sẽ xuất ra các báo cáo về những chi phí dành cho từng dự án, cũng nhƣ số tiền mà công ty phải thanh toán cho các nhân viên của từng dự án.
Lƣu ý trong công ty ngoài nhân viên kế toán ra không có nhân viên nào đƣợc truy cập vào hệ thống lƣơng của công ty.