Chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN:
Đối tượng chi trả, thanh toán theo dự toán NSNN từ KBNN gồm:
các khoản chi thường xuyên trong dự toán được giao của các cơ quan, đơn vị sau: Cơ quan HCNN; Các đơn vị SN; Các tổ chức CT- XH, chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội nghề nghiệp được NSNN hổ trợ kinh phí thường xuyên; Các Tổng công ty nhà nước được hỗ trợ thực hiện một số nhiệm vụ thường xuyên theo quy định của pháp luật.
Qui trình chi trả, thanh toán theo dự toán từ KBNN:
Khi có nhu cầu chi, đơn vị sử dụng NSNN lập giấy rút dự toán NSNN kèm theo các hồ sơ, chứng từ có liên quan gửi KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán. KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ thanh toán của ĐVSD NSNN, nếu đủ điều kiện theo qui định thì thực hiện chi trả, thanh toán.
Ưu, nhược điểm:
Ưu điểm: Đây là hình thức cấp phát NSNN nhiều ưu điểm đã bám sát dự toán chi NSNN được duyệt cả về tổng số cũng như cơ cấu các nhóm mục chi; tạo chủ động cho việc chuẩn chi của thủ trưởng ĐVSD NSNN, tạo điều kiện thuận lợi cho KBNN, CQTC trong việc kiểm soát, thanh toán, kế toán, thống kê báo cáo chi NSNN, có lợi cho việc sử dụng vốn của NSNN vì
chỉ khi đơn vị có nhu cầu chi, thủ trưởng đơn vị chuẩn chi để rút dự toán kinh phí, khi đó KBNN mới làm thủ tục xuất quỹ NSNN. Điều này có nghĩa là tồn quỹ NSNN mới thực sự giảm khi đơn vị thực hiện chi tiêu. Đây cũng là điểm hết sức quan trọng và có ý nghĩa kinh tế rất lớn trong quản lý, điều hành NSNN. Ưu điểm cuối cùng của hình thức này là trong khi NSNN còn bị động về nguồn thu, CQTC sử dụng dự toán kinh phí như một công cụ để kiểm soát luồng tiền ra khỏi NSNN để chủ động bố trí nguồn đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị.
Nhược điểm:
- Thời gian chuẩn bị dự toán không kịp thời để đảm bảo đầu năm đơn vị có dự toán được duyệt.
- Dự toán được giao nhưng tồn quỹ NS không đảm bảo nên cũng không rút kinh phí được
- Vẫn còn tồn tại sự can thiệp của CQTC vào quá trình chi tiêu của đơn vị sau khi dự toán chi đã được HĐND các cấp phê chuẩn
Cấp phát bằng hình thức lệnh chi tiền:
Đối tượng thực hiện chi trả :
Chi cho các doanh nghiệp, các tổ chức KT-XH không có quan hệ thường xuyên với NSNN; Chi trả nợ, viện trợ; Chi bổ sung từ NS cấp trên cho NS cấp dưới và một số khoản chi khác theo quyết định của thủ trưởng cơ quan tài chính.
Trách nhiện của cơ quan tài chính, Kho bạc nhà nước trong việc
kiểm soát thanh toán theo hình thức lệnh chi tiền:
- CQTC chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất của từng khoản chi, đảm bảo các điều kiện cấp phát NSNN theo chế độ qui định.
- KBNN thực hiện xuất quỹ NSNN và thanh toán cho ĐVSD NSNN theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
Ưu, nhược điểm:
khi tiền được cấp bằng lệnh chi tiền vào tài khoản tiền gửi cho đơn vị, đơn vị có thể rút sử dụng ngay khi tồn quỹ NS không đảm bảo.
Nhược điểm: Tiền của NSNN được chuyển thẳng vào tài khoản tiền gửi của đơn vị dự toán, làm tồn quỹ NSNN giảm đi, trong khi đơn vị lại chưa sử dụng ngay số tiền được cấp đó. Điều này một mặt gây căng thẳng giả tạo cho quỹ NSNN; mặt khác, KBNN rất khó kiểm tra, kiểm soát quá trình chi tiêu của đơn vị dự toán.
Ghi thu - ghi chi NSNN:
Đối tượng áp dụng: Áp dụng cho các khoản thu chi để lại cho đơn vị (chủ yếu là các đơn vị sự nghiệp có thu), các khoản thu chi viện trợ, thu bằng ngày công lao động, phí lệ phí....KBNN căn cứ lệnh chi tiền của CQTC hạch toán ghi thu, ghi chi NSNN và chịu trách nhiệm kiểm soát chi các khoản ghi chi này.
Nhược điểm: Ghi thu – ghi chi không phản ảnh kịp thời vào NSNN, thường thực hiện vào thời điểm cuối năm công việc dồn nhiều do đó chất lượng kiểm soát chi không bảo đảm.
2.4.3.Phương thức chi trả, thanh toán:
Cấp tạm ứng:
• Đối tượng cấp tạm ứng: Chi hành chính; Chi mua sắm tài sản, sửa chữa, xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tài sản cố định chưa đủ điều kiện cấp phát, thanh toán trực tiếp hoặc tạm ứng theo hợp đồng. Mức cấp tạm ứng tối đa không vượt quá các nhóm mục chi trong dự toán NSNN được phân bổ.
• Trình tự, thủ tục tạm ứng: Đơn vị gửi KBNN giấy rút DTNS kèm các hồ sơ chứng từ có liên quan, ghi rõ nội dung tạm ứng. KBNN kiểm tra, kiểm soát các nội dung hồ sơ, tài liệu, nếu đủ điều kiện thì cấp tạm ứng cho đơn vị.
• Thanh toán tạm ứng: Khi thanh toán, ĐVSD NSNN có trách nhiệm gửi đến KBNN giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo các hồ sơ
chứng từ có liên quan để KBNN kiểm soát, thanh toán. Khi thanh toán tạm ứng có
thể xảy ra các trường hợp sau:
- Số đề nghị thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng thì KBNN sẽ chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp thanh toán số đã tạm ứng và đề nghị đơn vị lập giấy rút dự toán ngân sách bổ sung phần chênh lệch.
- Số đề nghị thanh toán nhỏ hơn số đã tạm ứng thì KBNN căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp phát thanh toán bằng số đề nghị thanh toán tạm ứng.
- Số tạm ứng chưa đủ điều kiện thanh toán, đơn vị có thể thanh toán trong tháng sau, quý sau; nếu hết ngày 31/12 vẫn chưa đủ thủ tục thanh toán thì tiếp tục thanh toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán. Trường hợp hết thời gian chỉnh lý quyết toán mà vẫn không đủ thủ tục thanh toán, đơn vị phải đề nghị cơ quan tài chính đồng cấp xem xét cho chuyển tạm ứng sang năm sau. Nếu không đề nghị hoặc đề nghị không được chấp thuận, thì KBNN thu hồi tạm ứng bằng cách trừ vào mục chi tương ứng thuộc dự toán chi NS năm sau của đơn vị. Nếu dự toán chi NSNN năm sau không bố trí mục chi tương ứng hoặc có bố trí nhưng thấp hơn số phải thu hồi tạm ứng, KBNN thông báo cho CQTC biết và xử lý theo quyết định của CQTC.
Riêng khoản tạm ứng bằng tiền mặt đến cuối ngày 31/12 nhưng chưa chi hết phải nộp trả NSNN và hạch toán giảm chi NS năm hiện hành, trừ các khoản phải chi theo chế độ, nhưng chưa chi như: tiền lương, phụ cấp lương, các khoản trợ cấp cho các đối tượng theo chế độ và học bổng học sinh, sinh viên.
Cấp thanh toán:
• Các khoản cấp thanh toán bao gồm: Lương, phụ cấp lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản chi đủ điều kiện cấp thanh toán trực tiếp, các khoản tạm ứng đủ điều kiện chuyển từ cấp tạm ứng sang thanh toán trực tiếp.
• Mức cấp thanh toán: mức cấp thanh toán tối đa không vượt quá các nhóm mục chi trong dự toán ngân sách nhà nước được phân bổ. • Trình tự cấp thanh toán: ĐVSD NSNN gửi KBNN giấy rút DTNS
kèm các
• hồ sơ chứng từ có liên quan. KBNN kiểm tra, kiểm soát các nội dung hồ sơ, tài liệu, nếu đủ điều kiện thì cấp cho ĐVSDNS hoặc thanh toán trực tiếp cho các đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ. Tạm cấp kinh phí ngân sách nhà nước
• Vào đầu năm NS, khi dự toán NSNN chưa được phân bổ hoặc
phương án phân bổ dự toán chưa được cơ quan có thẩm quyền quyết địnhCQTC và KBNN tạm cấp dự toán cho các nhiệm vụ chi sau: Lương và các khoản có tính chất tiền lương; Chi nghiệp vụ và công vụ phí; Các khoản chi cần thiết để đảm bảo hoạt động của bộ máy trừ các khoản chi mua sắm thiết bị, sửa chữa; Chi cho dự án chuyển tiếp thuộc chương trình mục tiêu quốc gia; Chi bổ sung ngân sách cấp dưới.
• Mức cấp tạm ứng hàng tháng tối đa không vượt quá mức chi bình quân một tháng của năm trước. Sau khi có dự toán chính thức, KBNN sẽ thực hiện thu hồi số kinh phí tạm cấp.
Chi ứng trước dự toán cho năm sau:
Được thực hiện đối với những dự án cần chuẩn bị để chi tiêu cho năm tới. Mức ứng trước không vượt quá 20% dự toán chi NSNN theo từng lĩnh vực. KBNN thực hiện thu hồi vốn ứng trước theo quyết định của Bộ trưởng BTC hoặc Chủ tịch UBND tuỳ theo từng cấp ngân sách.
2.4.4.Kiểm soát và lưu giữ chứng từ tại KBNN
Đối với những khoản chi KBNN thanh toán trực tiếp:
ĐVSDNS phải gửi KBNN toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan để kiểm soát. KBNN kiểm tra các hồ sơ, chứng từ, đóng dấu “ Đã thanh toán” và trả lại cho đơn vị. KBNN chỉ lưu dự toán NSNN được duyệt; bảng đăng ký biên chế, quỹ lương, học bổng, sinh hoạt phí; hợp đồng mua bán hàng hoá,
thiết bị, sửa chữa tài sản; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; quyết định chỉ định thầu, phiếu giá thanh toán, bảng kê thanh toán.
Đối với những khoản thanh toán tạm ứng:
• Trường hợp thanh toán tạm ứng các khoản mua sắm, sửa chữa nhỏ, các ĐVSDNS phải mang toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan đến KBNN theo qui định đã nêu ở phần 2.4.1. điều kiện cấp phát thanh toán và ở mục “ có đủ hồ sơ chứng từ” ở trên để Kho bạc kiểm soát và lưu giữ chứng từ như trường hợp KBNN thanh toán trực tiếp.
• Trường hợp thanh toán tạm ứng đối với những khoản chi thường xuyên khác, ĐVSD NSNN lập 02 liên “bảng kê chứng từ thanh toán” gửi KBNN, KBNN kiểm tra và lưu 01 liên. ĐVSDNS chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của bảng kê chứng từ thanh toán.