Bước 1: Chuẩn bị cho ký kết hợp đồng khốn phí.
- Ban Giám đốc Cơng ty tổ chức cuộc họp với Kế tốn trưởng, chủ quản Phịng Sản xuất, Ban Quản đốc Xưởng 1 và tồn thể cơng nhân viên của Xưởng 1 vào chiều ngày 04/7/2004.
+ Ban Giám đốc Cơng ty giải thích chủ trương khốn chi phí. Ban Giám đốc chủ trương đối xử với Phân xưởng 1 như là một đối tác nhận gia cơng thành phẩm của cơng ty.
+ Kế tốn trưởng giải thích thêm về việc khốn chi phí bộ phận và thơng báo chi phí phát sinh thực tế hàng tháng của bộ phận là 324.750 ngàn đồng. Số liệu này được thống kê trong 9 tháng đầu năm và khơng tính đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. So với kế hoạch chi phí điều chỉnh 325.886 ngàn đồng thì Xưởng 1 hồn thành kế hoạch chi phí.
Mặt khác, căn cứ mức tiêu hao nguyên vật liệu thực tế, Kế tốn trưởng thơng báo giảm định mức tiêu hao dầu gốc và phụ gia từ 0,62% xuống cịn 0,5%. Từ định mức này sẽ quyết định mức độ thưởng phạt như sau: nếu tiêu hao thực tế nhỏ hơn định mức thì được thưởng 50% trên giá trị chênh lệch; ngược lại thì bị bồi thường 100% giá trị chênh lệch.
Ngồi ra các sự cố phát sinh trong quá trình sản xuất như ngừng việc do thiếu nguyên vật liệu, cúp điện… sẽ được Cơng ty giải quyết theo từng trường hợp cụ thể (Mục 3.4.6).
+ Kế tốn trưởng thơng báo dựa vào chi phí kế hoạch và cách thức phân biệt định phí, biến phí để xây dựng hàm khốn chi phí cho Xưởng 1 là
116,10x + Hh%+ 0,0002401y + 87.548 (ngàn đồng)
Ở đây x được tính bằng trọng lượng thành phẩm sản xuất trong kỳ với mức chuẩn là gia cơng 1 tấn dầu cơng nghiệp. Các loại dầu động cơ, dầu chuyên dụng cĩ hệ số lần lượt là 1,05 và 1,1.
H là tổng giá trị chênh lệch hao hụt của nguyên vật liệu trong kỳ.
h% là tỉ lệ thưởng/ phạt nếu giá trị hao hụt là dương hay âm. Nếu dương thì h = 50%, nếu âm thì h% = 100%.
y là trung bình cộng của doanh thu và tiền thu bán hàng tồn cơng ty.
Chủ quản Phịng Sản xuất, Ban Quản đốc Xưởng 1 và các cơng nhân viên Xưởng 1 họp vào sáng ngày 06/7/2004 để thảo luận về việc nhận khốn mức khốn chi phí hợp lý.
Ban Giám đốc Cơng ty, Kế tốn trưởng, chủ quản Phịng Sản xuất và Xưởng 1 họp vào sáng ngày 07/7/2004 để gút lại mức khốn chi phí. Quản đốc Xưởng 1 đề xuất xin giữ lại định mức tiêu hao dầu gốc và phụ gia như trước đây 0,62% và mức thưởng do tiết kiệm vật tư là 100% nhưng Ban Giám đốc khơng đồng ý. Như vậy,
hàm khốn chi phí cho Xưởng 1 khơng đổi so với dự kiến
116,10x + Hh%+ 0,0002401y + 87.548 (ngàn đồng)
Bước 2: Ký kết hợp đồng khốn phí.
Phịng Kế tốn chuyển trình hợp đồng khốn phí cho Ban Giám đốc và Quản đốc Xưởng 1 ký. Thời gian hiệu lực của hợp đồng từ ngày 01/7/2004 đến hết 30/9/2004.
Bước 3: Sơ kết tháng và quyết tốn quý.
- Số liệu quyết tốn:
Bảng 26: SƠ KẾT THÁNG VÀ QUYẾT TỐN QUÝ III/04
Bộ phận: Xưởng 1
Chỉ tiêu Tháng 7/04 Tháng 8/04 Tháng 9/04 Trung bình Quí III/04
Lượng sản xuất (tấn) 1.912 1.782 1.987 1.894 Giá trị chênh lệch hao hụt (đ) 1.245.845 -542.485 1.318.783 674.048 Doanh thu (ngđ) 13.887.365 12.511.681 14.275.123 13.558.056 Tiền thu bán hàng (ngđ) 14.080.867 13.945.186 12.358.224 13.461.426
(Doanh thu + Tiền
thu )/ 2 (ngđ) 13.984.116 13.228.434 13.316.674 13.509.741
Doanh thu quyết
tốn (đồng) 313.511.709 297.071.862 322.095.425 310.983.413 Chi phí quyết tốn (đồng) 311.278.156 300.578.484 313.985.702 308.614.114 Chênh lệch doanh thu – chi phí (đồng) 2.233.553 -3.506.622 8.109.723 2.369.299 - Nhận xét:
Về mặt sản lượng sản xuất, Phân xưởng 1 đã hồn thành khối lượng đặt hàng của Phịng Kế hoạch – Kinh doanh với lượng sản xuất hàng tháng là 1.894 tấn. Số lượng này thấp hơn số sản xuất bình quân trong quý III/2004 là 121 tấn làm “doanh thu” của Phân xưởng 1 giảm khoảng 14 triệu đồng/tháng.
Về mặt chi phí thì Phân xưởng 1 cũng đã cố gắng trong việc kiểm sốt chi phí dẫn đến lợi nhuận bình quân tháng là 2,37 triệu đồng, điều này càng cĩ ý nghĩa khi sản lượng sản xuất bình quân tháng của Quý III/2004 thấp hơn so với sản lượng sản xuất bình quân tháng của 6 tháng đầu năm. Trong 3 tháng trong quý III/2004 thì chỉ cĩ Tháng 8/2004 là Xí nghiệp bị lỗ. Khi sơ kết kết quả kinh doanh tại Phân xưởng trong tháng này, chính các cơng nhân là những người chỉ ra các nguyên nhân làm thiệt hại cho Phân xưởng. Ngồi việc sản lượng sản xuất khá thấp, Phịng Kế hoạch lại thường xuyên thay đổi kế hoạch sản xuất làm bộ phận sản xuất bị động, chi phí ngồi giờ tăng cao bất hợp lý, ngồi ra Phân xưởng cịn chịu tiền phạt do lãng phí nguyên vật liệu. Cơng nhân cho biết thêm Quản đốc Phân xưởng 1 đã bố trí ca kíp sản xuất khơng phù hợp làm nảy sinh tình trạng khơng cĩ nhân sự biết sử dụng xe nâng vào ca chiều ngày 23/8/2004. Trách nhiệm lái xe nâng điều chuyển hàng hĩa trong Xưởng được giao cho một cơng nhân thời vụ và cơng nhân này đã vơ ý đâm thủng bên hơng một phuy nhớt 178kg. Đĩ là nguyên do làm phát sinh tiền phạt do sử dụng vượt mức nguyên liệu.
Tháng 9/2004 là tháng thành cơng của Phân xưởng 1: sản lượng sản xuất tăng lên mà chi phí lại được kiểm sốt tốt. Phân xưởng 1 đã chủ động họp với Phịng Kế hoạch - Kinh doanh về việc hạn chế thay đổi kế hoạch làm Phân xưởng chủ động hơn trong bố trí sản xuất, đặc biệt là phân bổ nhân sự biết lái xe cho tất cả các ca. Phân xưởng cũng thống nhất việc qui trách nhiệm cho từng Trưởng ca về việc quản lý sản xuất của ca mình phụ trách. Những lỗi gây thiệt hại đến quyền lợi chung của cả Xưởng thì được họp bàn, thảo luận để truy trách nhiệm đến từng cá nhân. Điều này làm chi phí của Phân xưởng 1 được quản lý tốt, hiệu quả hơn các tháng trước đây.
Quý III/2004 cũng cĩ một vài lần thiếu nguyên vật liệu nhưng Phịng Kế hoạch – Kinh doanh đã thơng báo kịp thời với Xưởng để sắp xếp cho cơng nhân nghỉ định kỳ hàng tuần nên khơng gây thiệt hại cho sản xuất.
Trong tháng 8/2004, theo yêu cầu của Đồn Thanh tra thuộc Sở Tài nguyên Mơi trường Tỉnh Vĩnh Long, Phân xưởng 1 phải xây thêm một bể gạn dầu để xử lý nước thải với chi phí là 7 triệu đồng. Chi phí này hiện tại chưa tính vào chi phí thực tế tại Xưởng 1 vì phát sinh ngồi kế hoạch khốn phí.
Mặc dù việc khốn phí cho bộ phận sản xuất cịn nhiều yếu tố bất ngờ do chủ quan của trưởng bộ phận lẫn một số nguyên nhân khách quan ngồi tầm kiểm sốt – nhưng Phân xưởng 1 đã lấy lại thế cân bằng vào tháng 9/2004 để dọn đường cho việc hồn thành kế hoạch chi phí quý IV năm 2004.
Bước 4: Tái ký hợp đồng khốn phí quý IV/2004.
Ban Giám đốc giữ nguyên hàm khốn phí trước đây cho Xưởng 1 với thời hạn hợp đồng là 3 tháng cuối năm 2004 và Phân xưởng 1 phải chịu chi phí phát sinh do
xây bể gạn dầu xử lý nước thải với thời hạn phân bổ chi phí là 6 tháng kể từ tháng 10/2004. Phân xưởng 1 đồng ý việc tái ký hợp đồng khốn phí.
3.5.3. Nhận xét về việc triển khai khốn chi phí tại hai bộ phận trọng tâm
3.5.3.1. Ưu điểm
Việc tổ chức cơng tác khốn chi phí được chuẩn bị chu đáo nên cơng nhân viên cĩ tâm lý tốt, sẵn sàng hợp tác và tiến trình thực hiện khốn phí ít gặp những tình huống khơng lường trước.
Mục tiêu chung của Cơng đặt ra được thỏa mãn: tỉ lệ tăng chi phí phải nhỏ hơn tốc độ tăng trưởng doanh thu và Cơng ty phải cĩ lãi. Các bộ phận khơng tham gia khốn phí trong đợt này cũng thực hiện tương đối tốt kế hoạch, cịn bộ phận Kinh doanh và Sản xuất thì thực hiện thành cơng kế hoạch lợi nhuận của mình.
Hai bộ phận thí điểm là Kinh doanh và Xưởng 1 là “xương sống” của Cơng ty đã thực hiện cơng tác khốn phí và cĩ thành cơng nhất định sẽ tạo sự khởi đầu tốt cho việc triển khai khốn phí cho tất cả các bộ phận cịn lại của Cơng ty. Cụ thể là Xưởng 2 cĩ xin tham gia hợp đồng khốn phí trong quý IV/2004 nhưng chưa được Ban Lãnh đạo Cơng ty chấp thuận.
3.5.3.2. Hạn chế
Mặc dù đã tiên lượng trước nhưng thực tế quá đa dạng, địi hỏi các nhà quản lý phải xử lý nhanh chĩng, kịp thời, phù hợp. Một số phát sinh đột xuất cĩ thể kể ra:
- Phát sinh mới một số chi phí tại bộ phận nhưng bộ phận khơng chấp nhận chi
phí này nằm trong hàm khốn chi phí: đây là việc khĩ tránh khỏi. Tuy nhiên, các
nhân sự tham gia kế hoạch khốn phí phải bám sát thực tế hơn, phải rút kinh nghiệm trong việc xây dựng hợp đồng cần cĩ những phân định rạch rịi để hạn chế những phát sinh tương tự.
- Chưa qui định việc xác định chi phí tiền lương khi nhân sự được điều chuyển từ
bộ phận này về bộ phận khác: xử lý tính lương thời gian bình thường và hạch tốn
cho từng bộ phận theo số ngày cơng thực tế.
- Cơng nhân viên bộ phận cĩ khốn phí thắc mắc cách chia tiền thưởng hoặc tiền
phạt hàng tháng: căn cứ vào tiền lương trong tháng của nhân viên, khơng kể tiền
làm thêm.
- Việc quyết tốn hàng quý cho các cơng nhân viên: căn cứ vào tiền lương trong
tháng của nhân viên, khơng kể tiền làm thêm và nhân viên đĩ đến cuối quý vẫn cịn làm việc tại Cơng ty.
- Tỉ lệ thưởng phạt đối với chênh lệch định mức tiêu hao vật liệu: hai cách tính
Ví dụ: chênh lệch tiêu hao vật liệu thực tế so với định mức tại Phân xưởng 1 qua các tháng 7, 8 và 9/2004 lần lượt là +1.245.845đ, -542.485đ và 1.318.783đ.
Nếu quyết tốn theo từng tháng thì doanh thu tăng thêm của Phân xưởng 1 do tiết kiệm chi phí sẽ là +1.245.845 x 50% - 542.485 x 100% + 1.318.783 x 50% = 739.829đ.
Nếu quyết tốn theo quý thì doanh thu tăng thêm của Phân xưởng 1 do tiết kiệm chi phí sẽ là (1.245.845 - 542.485 + 1.318.783) x 50% = 1.011.072đ.
Giữa hai cách tính chênh lệch nhau 1.011.072đ – 739.829đ = 271.243đ.
Ban Lãnh đạo thống nhất với Phân xưởng 1 về việc quyết tốn theo quý đối với tỉ lệ thưởng phạt này.
Mặc dù việc khốn phí đã đáp ứng mục tiêu ban đầu nhưng khơng tránh khỏi những bất cập. Ban Lãnh đạo Cơng ty quyết định tiếp tục thử nghiệm tại 2 bộ phận Kinh doanh và Phân xưởng 1 thêm một quý nữa trước khi triển khai khốn đến tất cả các bộ phận cịn lại.
Kết luận Chương III
Việc khảo sát kỹ lưỡng thực trạng kiểm sốt chi phí của Cơng ty trong thời gian qua giúp chúng ta thấy được sự cần thiết phải xây dựng lại hệ thống kiểm sốt dưới hình thức khốn phí. Hệ thống mới này phải đảm bảo kế thừa được những ưu điểm của hệ thống cũ cũng như khắc phục những hạn chế vốn cĩ của nĩ. Tính kế thừa thể hiện ở chỗ hệ thống mới chấp nhận các thống kê quá khứ cũng như các báo cáo trước đây để xác định hàm chi phí bộ phận.
Hệ thống kiểm sốt chi phí cĩ quan điểm mới trong việc xác định các trung tâm trách nhiệm: “chuyển” các trung tâm chi phí và trung tâm doanh thu thành trung tâm lợi nhuận để “định lượng” được thành quả của bộ phận thơng qua hàm khốn chi phí. Ngồi ra, để tập trung sự quan tâm của mọi bộ phận đến việc hồn thành mục tiêu chung của đơn vị thì hàm chi phí này được nghiên cứu và thêm vào biến số chung – đĩ là doanh thu và tiền thu bán hàng trong kỳ của tồn Cơng ty.
Sẽ chỉ là lý thuyết xuơng nếu như khơng cĩ thực tế kiểm định hệ thống kiểm sốt chi phí này. Việc thực hiện khốn phí diễn ra quý III/2004 tại hai bộ phận thí điểm là kinh doanh và sản xuất – bước đầu khá suơn sẻ, đã mang lại niềm tin cho Lãnh đạo Cơng ty. Đương nhiên hệ thống kiểm sốt chi phí – do chính tác giả xây doing và trực tiếp thực hiện - cịn phải bổ sung, hồn thiện thêm nữa trước khi triển khai thực hiện đại trà nhưng tinh thần đổi mới cơng tác kiểm sốt nhấn mạnh yếu tố con người – đã được tập thể Cơng ty chấp nhận như một vũ khí để cùng Cơng ty bước vào cuộc chiến cạnh tranh hiện tại.
K ế t l u ậ n
Kiểm sốt tốt chi phí là điều mong muốn của các nhà quản lý cấp cao. Tuy nhiên, biến điều mong muốn của Lãnh đạo Cơng ty này thành sự chú ý, quan tâm của tồn thể nhân viên trong một cơng ty lại là một điều khĩ khăn. Hàm khốn chi phí được xây dựng dựa trên mục tiêu của bộ phận và mục tiêu chung của đơn vị – đã được các thành viên trong bộ phận quan tâm. Sự quan tâm này thể hiện ở mức cao vì việc thực hiện thành cơng hay thất bại hàm khốn chi phí sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của từng thành viên trong tổ chức. Rõ ràng hàm khốn chi phí là cơng cụ hữu hiệu và đắc lực giúp Lãnh đạo Cơng ty cĩ thể hướng mọi người thực hiện nhiệm vụ được giao với tính tự giác cao cũng như khơng “vơ cảm” trước những thành quả chung của Cơng ty.
Như vậy, đề tài ‘Xây dựng hệ thống kiểm sốt chi phí trong điều kiện áp dụng hình thức khốn chi phí từng bộ phận trong Cơng ty cổ phần hĩa dầu Mekong” đã đạt được mục tiêu đề ra trong việc tăng cường việc kiểm sốt chi phí nên xuất phát từ cơ sở, từ các trung tâm trách nhiệm doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Việc thí điểm khốn phí tại hai bộ phận kinh doanh và sản xuất mặc dù phát sinh một số bất cập cần giải quyết ngay nhưng đã giúp tác giả cảm nhận được mối quan hệ khăng khích giữa lý luận và thực tiễn, giúp tác giả tích lũy thêm kinh nghiệm quí báu trong cơng tác xây dựng kế hoạch. Đề tài sẽ tiếp tục được mở rộng nghiên cứu thơng qua việc xây dựng hàm khốn cho các trung tâm lợi nhuận cịn lại, xây dựng hàm khốn cho trung tâm đầu tư – cấp Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc... để nĩ cĩ thêm sức sống và cĩ thể hữu dụng cho các nhà quản trị các cấp.
T à i l i ệ u t h a m k h ả o
1. Nguyễn Tấn Bình (2003), Kế tốn quản trị, Nhà xuất bản Đại học quốc gia, TP. Hồ Chí Minh.
2. TS. Phạm Văn Dược, Đặng Kim Cương (2003), Kế tốn quản trị và phân tích kinh doanh, Nhà xuất bản thống kê, TP. Hồ Chí Minh.
3. TS. Phạm Văn Dược, TS. Đồn Ngọc Quế, Th.S Bùi Văn Trường (2002), Kế tốn chi phí, Nhà xuất bản thống kê, TP. Hồ Chí Minh.
4. Th.S Huỳnh Lợi (2003), Kế tốn quản trị, Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội.
5. PGS. TS Nguyễn Minh Phương chủ biên (2002), Giáo trình Kế tốn quản trị,
Nhà xuất bản Lao động – Xã hội, Hà Nội.
6. TS. Võ Văn Nhị, Trần Anh Hoa, Th.S Nguyễn Ngọc Dung, Th.S Trần Thị Duyên (2003), Kế tốn tài chính, Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội
7. PGS.TS. Đào Văn Tài, TS. Võ Văn Nhị, Trần Anh Hoa (2003), Kế tốn quản trị áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội.
Tập thể tác giả Khoa Kế tốn – Kiểm tốn (2000), Kế tốn quản trị, Nhà xuất bản thống kê, TP. Hồ Chí Minh.