Khi sử dụng phần mềm kế toán Access lần đầu tiên, người dùng phải khai báo hệ thống tài khoản kế toán và nhập số dưđầu kỳ. Để khai báo hệ thống tài khoản kế toán, người dùng thực hiện như sau: click vào Menu “Hệ thống”, một Menu sổ xuống, click vào “Khai báo tài khoản”.
Hình 4.10. Chọn khai báo tài khoản
Hình 4.11. Form khai báo hệ thống tài khoản kế toán
∗ Khai báo tài khoản cấp 1:
Người dùng nhập số hiệu tài khoản cấp 1 (gồm 3 chữ số) vào ô “Số hiệu TK Cấp 1” và Enter, nếu tài khoản này đã có trong danh mục tài khoản thì loại tài khoản và tên tài khoản sẽ tựđộng hiện ra, ngược lại người dùng phải định nghĩa loại tài khoản và tên tài khoản. Loại tài khoản là N hoặc C, nếu tài khoản có số phát sinh tăng bên Nợ thì loại tài khoản là N, có số phát sinh tăng bên Có thì loại tài khoản là C. Nếu tài khoản không có trong doanh mục, người dùng phải nhấn vào nút “Lưu thay đổi”, thông báo dưới đây sẽ
hiện ra, người dùng click “OK” thì tài khoản này sẽđược thêm trong danh mục.
Hình 4.12. Thông báo thêm tài khoản
Trường hợp không muốn thêm tài khoản mới vào danh mục thì người dùng click vào nút để hủy thao tác.
Trường hợp muốn sửa tài khoản đã thêm vào danh mục, người dùng gõ vào ô “Số hiệu TK Cấp 1” tài khoản muốn sửa rồi Enter, thực hiện thay đổi loại tài khoản hay tên tài khoản, sau đó bấm vào nút “Lưu thay đổi”, thông báo sau sẽ xuất hiện:
Hình 4.13. Thông báo sửa tài khoản
Người dùng nhấn “Lưu” nếu muốn sửa chữa, nhấn “Không” để hủy thao tác.
Trường hợp muốn xóa tài khoản trong danh mục, có 2 cách: Cách 1. Nhập vào ô “Số
hiệu TK Cấp 1” tài khoản muốn xóa; click vào Tab “Xóa Tài Khoản cấp 1”, chọn Record muốn xóa và nhấn phím Delete trên bàn phím, như hình sau:
Hình 4.14. Xóa tài khoản kế toán cách 1
Cách 2. Click vào Tab “Danh mục TK cấp 1” và chọn Record muốn xóa rồi nhấn Delete, các thao tác thêm, sửa tài khoản cũng có thể được thực hiện trong Tab này và cũng có thể áp dụng cho cả tài khoản cấp 2 và cấp 3.
Sau khi khai báo xong tài khoản cấp 1, người dùng tiến hành khai báo tài khoản cấp 2 và 3 (tài khoản cấp 3 là tài khoản chi tiết dùng đểđịnh khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tài khoản cấp 1 và 2 chỉ dùng để tổng hợp dữ liệu mà thôi)
∗ Khai báo tài khoản cấp 2:
Nhập vào ô “Số hiệu TK Cấp 1” tài khoản cấp 1 tương ứng với tài khoản cấp 2 muốn khai báo. Click vào Tab “Khai báo Tài khoản Cấp 2”, sau đó tiến hành khai báo tài khoản cấp 2, việc sửa tài khoản cấp 2 khá dễ dàng, việc xóa tài khoản cấp 2 cũng không khó, chỉ chọn Record muốn xóa và nhấn Delete.
Hình 4.16. Khai báo tài khoản cấp 2
Để tạo sự thuận tiện cho người dùng, khi người dùng double – click vào ô của 2 cột “SHiệuTKC2” và “TênTKC2” khi chúng chưa có dữ liệu thì chúng sẽ nhận giá trị bằng với tài khoản cấp 1, riêng ô của cột “LoạiTKC2” chỉ cần click vào là nó sẽ mang giá trị
giống với giá trị của tài khoản cấp 1.
Để tránh sự nhầm lẫn khi người dùng nhập số hiệu tài khoản cấp 2 không tương tự với tài khoản cấp 1 thì thông báo sẽ xuất hiện để cảnh báo.
Hình 4.17. Thông báo khi nhập liệu sai tài khoản cấp 2
Sau khi khai báo xong tài khoản cấp 2 , người dùng tiến hành khai báo tài khoản cấp 3. ∗ Khai báo tài khoản cấp 3:
Đặt con trỏ tại bất cứ vị trí nào trên Record có tài khoản cấp 2 tương ứng với tài khoản cấp 3 muốn khai báo, sau đó click nút “Khai báo TK cấp 3”, hoặc double – click vào số
hiệu tài khoản cấp 2 tương ứng, Form “Khai báo hệ thống tài khoản cấp 3” sẽ xuất hiện, khi đó, người dùng tiến hành khai báo tài khoản cấp 3. Để tạo thuận tiện cho người dùng và tránh sự nhầm lẫn, thao tác khai báo tài khoản cấp 3 tương tự như tài khoản cấp 2.
Hình 4.18. Khai báo hệ thống tài khoản cấp 3
Và thông báo sau sẽ xuất hiện nếu người dùng nhập tài khoản cấp 3 không tương tự với tài khoản cấp 2.
Hình 4.19. Thông báo tài khoản cấp 3 phải tương tự với tài khoản cấp 2
Chú ý, cột “TK Nhận KC” và cột “Mã KChuyển” không cần phải nhập (việc này sẽ được hướng dẫn sau)
Trong quá trình khai báo tài khoản cấp 2 và cấp 3, đôi khi người dùng không thể khai báo được tài khoản nào đó. Để giải quyết vấn đề này, chỉ cần người dùng thoát khỏi 2 Form khai báo trên (chỉ có thể thoát bằng cách click vào nút ) và mở lại là có thể
khai báo được. Đây là lỗi của phần mềm mà tác giả cũng không biết nguyên nhân. Một
điều cần lưu ý nữa là, Số hiệu tài khoản và tên tài khoản của từng cấp không được trùng nhau trong danh mục của tài khoản cấp đó, nếu người dùng nhập liệu trùng Access sẽ đưa ra thông báo lỗi và nhất quyết không cho người dùng rời khỏi ô có dữ liệu trùng cho
đến khi dữ liệu được sửa phù hợp với yêu cầu.
Sau khi khai báo xong tài khoản cấp 3, người dùng có thể click vào Tab “Chi tiết các Tài Khoản” để thay đổi tài khoản cấp 3. Lưu ý, chỉ khi tài khoản cấp 3 được khai báo thì Tab này mới có dữ liệu.
Hình 4.20. Tab chi tiết các tài khoản
4.3.3. Nhập số dư đầu kỳ
Sau khi khai báo xong hệ thống tài khoản kế toán, người dùng tiến hành nhập số dưđầu kỳ. Trước khi tiến hành nhập số dưđầu kỳ, người dùng phải bấm vào nút “Khởi tạo số
dư TK mới”. Cách thức hoạt động của phần mềm như sau: phần mềm này xem tất cả
các tài khoản đều có số dư, đối với các tài khoản mà bản chất của nó không có số dư thì phần mềm xem nó có số dư bằng không. Do vậy khi phát sinh tài khoản mới chưa có trong danh mục tài khoản cấp 3 thì phải khởi tạo số dư bằng không cho nó, việc này rất
đơn giản, chỉ cần bấm nút “Khởi tạo số dư TK mới” là xong. Sau đó, người dùng có thể
Hình 4.21. Nhập số dư đầu kỳ vào tài khoản có số dư
Lưu ý: Việc nhập số dư và khai báo hệ thống tài khoản kế toán chỉ thực hiện khi lần đầu tiên sử dụng phần mềm. Vào kỳ kế toán kế tiếp, người dùng chỉ cần chọn Menu Hệ
thống\Chuyển sổ kế toán và click vào nút “Thực hiện” là xong.
Hình 4.22. Chuyển sổ kế toán
Và cũng lưu ý đối với người sử dụng phần mềm này là, trước khi chuyển sổ kế toán cho kỳ sau thì người dùng cần phải thực hiện thao tác thêm kỳ kế toán vào trong danh mục, nếu không thì việc chuyển sổ sẽ không thành công.
Hình 4.23. Thêm kỳ kế toán vào danh mục 4.3.4. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, người dùng tiến hành ghi nhận vào Form “Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh” của phần mềm. Người dùng click vào Menu Hệ thống\Định khoản, Form Định khoản sẽ hiện ra như sau:
Hình 4.24. Form Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Khi Form Định khoản hiện ra, người dùng phải nhấn vào nút để tiến hành định khoản. Khi định khoản xong, người dùng nhấn vào nút hay tổ hợp phím Ctrl – S
để lưu dữ liệu.
∗ Hướng dẫn định khoản:
Người dùng không cần và cũng không nên nhập liệu vào ô “Nghiệp vụ”, bởi vì khi người dùng định khoản thì ô này sẽ tựđộng nhận trị số tăng dần, nếu người dùng nhập liệu vào ô này có thể dẫn đến sai xót là, số nghiệp vụ không liên tiếp (thí dụ: nghiệp vụ
1 rồi đến nghiệp vụ 3, không có nghiệp vụ 2). Mục đích của ô này là, nếu người dùng
định khoản sai và muốn sửa nghiệp vụ thì nó dùng vào mục đích này.
Người dùng không thể nhập liệu vào ô “Mã kỳ”, cột “TênTKNợ” và cột “TênTKCó”. Dữ liệu sẽ tựđộng nhập vào ô “Mã kỳ”, còn 2 cột Tên tài khoản Nợ Có chỉ giúp cho người dùng nhận biết được tài khoản Nợ hoặc Có mà thôi, tạo sự thuận tiện cho người dùng.
Ngày ghi sổ là ngày phát sinh các nghiệp vụ kinh tế.
Trong quá trình định khoản, nếu tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có chưa có trong danh mục tài khoản cấp 3 thì người dùng cần phải khai báo tài khoản này, khai báo bằng cách nhấn vào nút “Khai báo TK mới” thì Form “Khai hệ thống tài khoản kế toán” sẽ
hiện ra (đã được giới thiệu ở mục 4.3.2 chương này). Trường hợp người dùng không chịu khai báo và vẫn tiến hành nhập liệu thì thông báo sau đây sẽ xuất hiện:
Hình 4.25. Thông báo khai báo tài khoản khi định khoản
Nếu người dùng không khai báo thì nhấn nút “Không”, khi đó người dùng phải sửa lại tài khoản cần định khoản cho đúng, nếu không thì thông báo lại xuất hiện.
Nếu người dùng muốn khai báo thì nhấn vào nút “Khai báo”, tùy theo trường hợp mà sẽ
hiện ra Form khai báo tương ứng. Trường hợp tài khoản cấp 2 của tài khoản này đã có trong danh mục tài khoản cấp 2 thì cả hai Form “Khai báo hệ thống tài khoản” và “Khai báo tài khoản cấp 3” sẽ hiện ra và người dùng tiến hành khai báo trên tài khoản cấp 3. Trường hợp tài khoản cấp 1 hoặc cấp của tài khoản này chưa có trong danh mục tài khoản tương ứng thì chỉ có Form “Khai báo hệ thống tài khoản kế toán” hiện ra mà thôi. Trên Form “Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh” có các khu vực ghi chứng từ
như sau:
– Chứng từ thu/chi:
Hình 4.26. Khu vực phiếu thu/chi
Khu vực này dùng để ghi nhận các phiếu thu hoặc phiếu chi. Khi xảy ra nghiệp vụ thu tiền, người dùng nhập vào thông tin về phiếu thu và khi nhấn nút “In P.Thu” thì Report “Phiếu thu” sẽ hiện ra để người dùng xem xét và có thể thực hiện in phiếu thu hoặc xuất ra Word rồi mới in phiếu thu. Khi xảy ra nghiệp vụ thu tiền thì người dùng thực hiện tương tự và có thể in ra phiếu chi.
– Chứng từ Hóa đơn:
Đây là khu vực ghi nhận thông tin về các Hóa đơn giá trị gia tăng mua vào do đối tác phát hành và Hóa đơn giá trị gia tăng bán ra do DN phát hành.
– Chứng từ nhập/xuất:
Hình 4.28. Khu vực phiếu nhập/xuất
Đây là khu vực ghi nhận các chứng từ nhập/xuất kho. Khi DN tiến hành nhập kho hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì người dùng tiến hành ghi thông tin của phiếu nhập kho và nút “In P.Nhập” dùng để xem thông tin trên phiếu nhập kho trước khi in. Khi DN xuất kho hàng hóa hay thành phẩm đem bán, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng để dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì người dùng thực hiện thao tác tương tự.
Trường hợp người dùng định khoản sai và muốn sửa hoặc xóa định khoản, có 2 cách: Cách 1. Người dùng có thể sửa hoặc xóa định khoản trực tiếp trên Form này. Nhấn vào hệ thống các nút để thực hiện các thao tác di chuyển đến mẫu tin muốn sửa hoặc xóa. Để sửa định khoản, người dùng thao tác trên mẫu tin hiện hành, sau đó nhấn nút để lưu. Để xóa định khoản, tại mẫu tin hiện hành, người dùng nhấn nút . Hoặc người dùng có thể nhập số thứ tự mẫu tin vào ô như hình bên dưới để di chuyển đến định khoản muốn sửa hoặc xóa.
4.29. Thao tác sửa hay xóa định khoản
Cách 2. Người dùng nhấn vào nút “Tìm kiếm định khoản” hoặc chọn Menu Hệ
thống\Tìm kiếm định khoản. Form “Tìm kiếm định khoản” sẽ hiện ra với giao diện như
sau:
Hình 4.30. Form tìm kiếm dịnh khoản
Người dùng chỉ cần nhập vào 1 trong 8 chỉ tiêu tìm kiếm sau đây: Tìm kiếm theo mã nghiệp vụ (nhập vào trị số); Tìm kiếm theo ngày ghi sổ (ngày phát sinh nghiệp vụ); Tìm kiếm theo số phiếu thu/chi, nhập/xuất, số Serie trên Hóa đơn hay số Hóa đơn; và Tìm kiếm theo tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có. Sau khi nhập vào các chỉ tiêu tìm kiếm thì thông tin của bút toán định khoản có liên quan sẽ hiên ra. Người dùng có thể sửa và xóa thông tin sai.
Chú ý: các bút toán phân bổ công cụ dụng cụ và khấu hao lũy kế tài sản cốđịnh, người phải tính trước ở bên ngoài rồi nhập liệu vào Form định khoản con số đã tính. Phần mềm này không thực hiện 2 thao tác này.
Các bút toán cuối kỳ kế toán tập trung hầu hết trong Menu “CÁC BÚT TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ”.
Hình 4.31. Menu các bút toán kết chuyển và phân bổ
∗ Tính lại giá xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền cuối kỳ:
Phần mềm này chỉ tính được giá xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền cuối kỳ. Khi xuất kho hàng hóa, người dùng chỉ cần nhập vào Form định khoản số lượng phát sinh mà không cần nhập số tiền phát sinh. Cuối kỳ, người dùng click vào Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ\Tính lại giá xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền cuối kỳ thì giá xuất kho đã được tính và bổ sung vào các nghiệp vụ xuất kho.
Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá xuất kho khác như FIFO, LIFO, thực tếđích danh và đơn giá bình quân gia quyền mỗi lần xuất. Người dùng cần tính trước đơn giá xuất kho rồi nhập vào Form định khoản khi DN thực xuất kho.
Để tránh việc người dùng nhấp nhằm Menu này khi DN áp dụng phương pháp tính giá xuất kho khác, khi nó được nhấp, bảng thông báo sau sẽ xuất hiện:
Hình 4.32. Thông báo tính lại giá xuất kho
Nếu người dùng nhấp “Yes”, phần mềm sẽ tính lại giá xuất kho. Nhấp “No” thì không tính.
∗ Kết chuyển chi phí trực tiếp (tài khoản 621, 622):
Cuối kỳ kế toán DN cần phải kết các chi phí trực tiếp (tài khoản 621, 622) vào tài khoản 154 để tính giá thành sản phẩm. Trước khi thực hiện việc này, người dùng phải mở
Form “Định nghĩa tài khoản kết chuyển” (Menu Hệ thống\Định nghĩa tài khoản kết chuyển) và tiến hành định nghĩa theo nguyên tắc như sau:
– Tài khoản nhận kết chuyển là tài 154 chi tiết theo tài khoản 621 và 622, dĩ nhiên là tài khoản này phải được khai báo và phải được tạo số dư bằng không. Ví dụ: 621spA hoặc 622spA thì tài khoản nhận kết chuyển là 154spA.
– Mã kết chuyển là “1”.
Hình 4.33. Form định nghĩa tài khoản kết chuyển
Nói về Form “Định nghĩa tài khoản kết chuyển”, người dùng gõ vào combo box “Chọn loại TK” số hiệu tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 của các tài khoản cấp 3 muốn định nghĩa kết chuyển thì thông tin bên dưới sẽ được lọc ra, tạo cho người dùng sự dễ dàng khi
định nghĩa.
Sau khi định nghĩa xong, người dùng chọn Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ\Kết chuyển chi phí trực tiếp, thông báo sau đây sẽ hiện ra:
Hình 4.34. Thông báo khi kết chuyển chi phí trực tiếp
Khi người dùng nhấn “Tiến hành kết chuyển” thì phần mềm sẽ thực hiện kết chuyển, nhấn vào nút “Định nghĩa tài khoản kết chuyển” để mở Form “Định nghĩa tài khoản kết chuyển” và tiến hành định nghĩa, click vào nút để thoát.
Bút toán này được áp dụng trong trường hợp DN xác định được chi phí sản xuất chung cho từng sản phẩm dịch vụ. Điều này chỉ xảy ra khi DN có một hoặc nhiều phân xưởng, mỗi phân xưởng chỉ sản xuất ra một loại sản phẩm mà thôi.
Cũng như trường hợp phân bổ chi phí trực tiếp, trước khi phân bổ, người dùng cần tiến