Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán
áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết.
3.3.4. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán
Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.
Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.
3.3.5. Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính
Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính.
Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán theo quy định tại Mục II- “Các hình thức kế toán”. Đơn vị được mở
thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
− Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết đểđáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chếđộ sổ kế toán.
về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán ế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán − Thực hiện đúng các quy định
theo quy định của Luật K
và quy định tại Chếđộ kế toán này.
− Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp.
3.3.6. Mở và ghi sổ kế toán
3.3.6.1. Mở sổ
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế
toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ
máy vi tính.
Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc
để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:
Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế
toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác
Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ
phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán. − Đối với sổ tờ rời:
Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải
được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.
3.3.6.2. Ghi sổ
Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.
oá sổ
á sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của
c ban án như sau:
ổ và hình thức Kế toán trên máy vi tính.
n của hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ
Việc ghi sổ kế toán sổđăng ký chứng từ ghi sổ ổ cái ơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng 3.3.6.3. Kh Cuối kỳ kế toán phải kho
sổ kế toán trong các trường hợp pháp luật.
3.4. Các hình thức sổ kế toán
Theo quy định hiện hành (Quyết định số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/3/2006 về việ hành chếđộ kế toán doanh nghiệp) có 5 hình thức kế to
− Nhật ký- Sổ cái − Nhật ký chung − Nhật ký chứng từ − Chứng từ ghi sổ
− Kế toán trên máy vi tính
Do công ty hiện đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ và khóa luận đang tập trung nghiên cứu hình thức kế toán trên máy vi tính để áp dụng cho công ty nên khóa luận chỉ trình bày chi tiết hình thức Chứng từ ghi s
3.4.1. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ 3.4.1.1. Đặc trưng cơ bả
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”. tổng hợp bao gồm:
− Ghi theo trình tự thời gian trên nội dung kinh tế trên s − Ghi theo
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên c gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi vào sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: − Chứng từ ghi sổ;
− SổĐăng ký Chứng từ ghi sổ; − Sổ Cái;
− Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
ổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng k ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ,
Tổng s ái lập
Bảng Cân đối số phỏt sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số ái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan iếu, kiểm tra phải đảm bảo T ợ và Tổng h Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Câ h phải bằng nh
Tổng số tiền phát sinh trên sổĐăng ký Ch ố dư Nợ và Tổ ư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số ph i bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên p chi tiết.
3.4.1.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Biểu số 03)
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổđể ghi vào sổĐăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, phải khoá s
ý Chứng từ
ố phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ C liệu ghi trên Sổ C hệ đối ch ổng số phát sinh N n đối số phỏt sin ứng từ ghi sổ. Tổng s ỏt sinh phả số phát sin au và bằng ng số d Bảng tổng hợ
3.4.2. Hình thức kế toán trên máy vi tính 3.4.2.1. Khái niệm kế toán máy
nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế hiệp.
vi tính
∗ Các thành phần của hệ thông thông tin kế toán dựa trên máy vi tính:
– Phần cứng:
+ Máy tính
+ Các thiết bị ngoại vi
+ Các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác. – Phần mềm: + Hệđiều hành + Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu + Phần mềm kế toán ỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ
Kế toán máy là quá trình ứng dụng công
toán, nhằm thực hiện công tác hạch toán trong doanh ng
3.4.2.2. Sơ lược về Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy Biểu số 03
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH TH
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chi tiết Sổđăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối
số phát sinh
Hình 3.5. Sơ đồ ghi sổ theo Hình thức Chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
– Các thủ tục:
+ Tổ chức và qu ạt động xử lý tin (thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mề n lý chức năn p vụ. ở dữ liệu kế toán: File danh mục tựđiển File nghiệp vụ – Con người:
+ Các nhân viên xử lý thông tin (phân tích và thiết kế viên hệ thống, lập trình viên...)
+ C làm kế toán
v
ả các yếu tố trên đều có mối quan hệ với nhau.
án
bàn phím
m bán hàng cũng là thời điểm
ụng một bộ các sổ kế toán để hệ thống hoá theo thời gian và theo đối ản trị các ho thông
m, quả g các nghiệ – Cơ s
+ +
ác nhân viên nghiệp vụ (kế toán viên, những người có nhu cầu ới sự trợ giúp của máy tính)
+ Các nhà quản trị doanh nghiệp. Æ Tất c
Æ Con người nắm quyền chủđộng tuyệt đối trong hệ thống thông tin kế to
i
∗ Các gia kế toán dựa trên máy vi
tính:
– Giai đoạn nhập liệu: chuyển dữ liệu trên chứng từ vào máy tính + Dùng
đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống thông tin
+ Bán thủ công: dùng máy quét-scan; thời điể nhập số liệu (Point of sale - POS)
+ Tự động: số liệu được truyền vào máy từ hệ thống dữ liệu khác (kế thừa từ hệ thống trước). – Giai đoạn xử lý: + Sử d tượng (tổng hợp hoặc chi tiết) + Phần mềm kế toán thể hiện ưu điểm lớn nhất trong xử lý dữ liệu: sắp xếp dữ liệu (phục vụ tìm kiếm); tính toán; tổng hợp số liệu theo nhóm. Dữ liệu kế toán (chứng từ, sổ sách) Thông tin tài chính, báo cáo kế toán (báo cáo quản trị) Con người Phần cứng Phần mềm Cơ sở dữ liệu Các thủ tục
– Giai đoạn lưu trữ:
+ Sổ kế toán và các tệp dữ liệu là những phương tiện lưu trữ dữ liệu trong hệ thống kế toán thủ công và hệ thống kế toán máy
+ Tệp dữ liệu là một bộ lưu trữ có tổ chức các dữ liệu, gồm: tệp danh mục tự hoặc lâu dài; tệp
hình; in các báo cáo; gởi các tệp qua mạng.
hương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy vi ết bằng một ngôn ngữ cơ sở dữ liệu với một ức năng xử lý cơ bản nhất của công việc của nhân viên kế toán chỉ đơn giản
h ệc của họ như sau: Nhập số liệu
Æ In báo cáo kế toán quản trị; ho Thực hiện thao tác cuối kỳ Æ In báo cóa quản trị và báo cáo tài chí
∗ Vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán:
– Phần mềm kế toán chỉ là một trong các yếu tố để cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán.
ế toán chỉ trợ g ng tác kế toán tr ện c của mình, với công áy tính điện tử trong ường quản trị cơ sở dữ liệu thích hợp.
∗ Các loại file cơ bản trong chương trình kế toán: – Dạng file cơ sở dữ liệu, bao gồm:
+ Tệp danh mục từđiển + Tệp nghiệp vụ giao dịc
+ Tệp báo cáo/thông tin khái quát – Dạng file ch
– Dạng file biể
:
điển là tệp chứa các dữ liệu có nhu cầu sử dụng liên tục
giao dịch là một bộ các dữ liệu nghiệp vụ đầu vào có nhu cầu sử dụng tức thời.
– Giai đoạn phân phối và truyền đạt thông tin:
+ Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy vi tính có thể cung cấp thông tin bằng nhiều cách: đưa ra màn
3.4.2.3. Sơ lược về phần mềm kế toán
∗ Khái ni m: ệ
Phần mềm kế toán là hệ thống các c
tính.Hầu hết các phần mềm kế toán được vi
bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các ch tác kế toán.
Với sự giúp đỡ của phần mềm kế toán, công
ơn rất nhiều so với việc làm kế toán thủ công. Công vi ặc Nhập số liệu Æ nh.
– Phần mềm k iúp người làm cô ong việc thực hi
công việ cụ xử lý là m một môi tr
h
ương trình (*.PRG, *.EXE,…) u mẫu
– Đầu vào kế toán (Input) bao gồm: + Hệ thống sổ, báo cáo kế toán
hiển bởi các file chương trình (*.PRG, : báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
a các h này hoàn toàn phải tuân thủ các bước hạch toán kế toán.
(Feed back): là những câu hỏi của máy nh ười ó thể tránh kh hủ quan hay khách quan trong quá trình làm việc, nhắc nhở ngườ ảo đúng nguyên t
∗ Nguyên tắc tổ chức thông tin trên máy vi tính:
– Nguyên tắc lưu trữ một lần: chỉ nhập một chứng từ một lần, phần mềm sẽ tự tách ều loại sổ tương ứng.
c hạch toán kế toán đã được trình bày ởđầu
Æ Để sai sót trong quá t cần tuân thủ tắc trong kế toán máy. Khi hoàn thành nhập số liệu sẽ có đủ cơ sởđể lập tất cả các sổ và b để có được các báo cáo kế toán chính xác còn phụ thuộc tố thủ những nguyên tắc trong kế toán máy, tiếp
đ , phản ánh chính xác các nghiệp vụ
+ Hệ thống các công cụ kế toán, đối tượng kế toán
+ Các chứng từ phát sinh (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, các phiếu kế toán ...).
Trong ba yếu tố trên, hệ thống các công cụ, đối tượng kế toán được xem là cơ sở dữ liệu chung cho một chương trình kế toán.
– Xử lý thông tin (Processing): được điều k *.EXE,…).
– Đầu ra kế toán (Output): là kế quả của đầu vào kế toán đã được chương trình xử lý, bao gồm
– Câu lệnh điều khiển (Control): điều khiển hệ thống đầu vào kế toán, tạo r báo cáo kế toán, kế toán phải thực hiện hệ thống câu lệnh. Các câu lện
– Phản hồi thông tin
làm kế toán c
ằm giúp ng ỏi những sai sót c
i điều khiển đảm b ắc kế toán.
chứng từ ghi vào hai hay nhi – Bảy nguyên tắ
tránh khỏi
chương 3 này. rình làm việc đầy đủ các nguyên áo cáo kế toán. Tuy nhiên,
vào nhiều yếu , trước hết đó là sự tuân
ó là trình độ của các kế toán viên để có thể ghi nhận h
kinh tế phát sin trong kỳ...
3.4.2.4. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính
Xử lý thông tin (Processing) Câu lệnh điều khiển (Control) Phản hồi thông tin (Feed back) Đầu vào kế toán (Input) Đầu ra kế toán (Output)
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính, phần mềm này được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức sổ kế