lập và kiểm tra bộ chứng từ thanh toán tại một số ngân hàng thơng mại
1. Khi ngân hàng thơng mại là ngân hàng phát hành L/C:
Hiện nay thơng mại quốc tế mở rộng theo cấp số nhân đã đòi hỏi sự tham gia của các ngân hàng vào thơng mại quốc tế ngày càng nhiều hơn. Các ngân hàng đã đảm nhiệm một khâu vô cùng quan trọng trong việc xuất nhập khẩu của doanh nghiệp đó là thanh toán quốc tế. Thực tế cho thấy kim ngạch nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam chiếm tỷ trọng lớn trong cán cân thanh toán quốc tế và khi thực hiên giao dịch với các đối tác nớc ngoài thì có đến 70% các giao dịch đợc thực hiện qua phơng thức tín dụng chứng từ. Vậy trong quy trình thanh toán bộ chứng từ hàng nhập (ngân hàng thơng mại là ngân hàng phát hành) thì quy trình tạo lập và kiểm tra bộ chứng từ đó đợc thực hiện nh thế nào?
Quy trình thực hiện khi là ngân hàng phát hành L/C của mỗi ngân hàng th- ơng mại khác nhau là khác nhau. Tuy nhiên quy trình ấy có một điểm chung là đều tuân thủ UCP 600 và ISBP 681.
Ta có thể tóm tắt bằng sơ đồ quy trình đó nh sau:
Trách Nhiệm Tiến Trình Thực Hiện Thanh Toán Viên Thanh Toán Viên Kiểm Soát Viên Thanh Toán Viên Thanh Toán Viên Thanh Toán Viên Kiểm Soát Viên
Nguồn: Ngân Hàng Đầu T và Phát Triển Việt Nam BIDV
Kiểm tra Thông báo bộ chứng từ về Từ chối bộ chứng từ kiểm tra Hoàn tất giao dịch Theo dõi, nhắc nhở TT khi KH không có tiền KH từ chối bộ chứng từ có bất đồng TT khi khách hàng có tiền Kiểm Tra N N Y
Bớc 1: Kiểm Tra: Hầu hết các ngân hàng thơng mại đều tiến hành kiểm tra chứng từ tuân thủ UCP 600 và ISBP 681.
Về thời gian kiểm tra chứng từ:
Đối với các ngân hàng thuộc sở hữu của nhà nớc:
Ngân Hàng Đầu T và Phát Triển Việt Nam (BIDV), Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam (NHNo&PTNT) quy định thời gian kiểm tra chứng từ tuân thủ theo quy định của UCP600, đó là 5 ngày làm việc ngân hàng.
Ngân Hàng Công Thơng Việt Nam (Vietinbank) cha áp dụng bản tập quán mới nên vẫn quy định thời gian kiểm tra chứng từ là 7 ngày làm việc nh quy định của UCP500.
- Đối với các ngân hàng thơng mại cổ phần (TMCP):
Ngân Hàng TMCP Ngoại Thơng Việt Nam (Vietcombank): thời gian kiểm tra BCT là 5 ngày làm việc ngân hàng.
Ngân Hàng TMCP Kỹ Thơng Việt Nam (Techcombank): 5 ngày làm việc ngân hàng.
Ngân Hàng TMCP Nhà Hà Nội (Habubank) quy định nh sau: Habubank chịu trách nhiệm thanh toán đúng, đủ và kịp thời theo L/C đã mở khi các bên liên quan thực hiện đúng các quy định của L/C trong vòng 5 ngày làm việc sau khi nhận đợc BCT từ ngân hàng nớc ngoài.
Ngân Hàng Dầu Khí Toàn Cầu (GPbank): 5 ngày làm việc ngân hàng.
Về việc phân bố thời gian kiểm tra chứng từ:
Hầu hết các ngân hàng đều quy định thời gian kiểm tra BCT tuân thủ đúng Đ14 UCP600, đó là 5 ngày làm việc ngân hàng. Tuy nhiên khi áp dụng cụ thể
vào quy trình của mình thì ngân hàng đã phân bổ thời gian 5 ngày đó theo những cách thức khác nhau.
- Đối với các ngân hàng thuộc sở hữu của nhà nớc:
Ngân Hàng Đầu T và Phát Triển Việt Nam (BIDV): Thanh toán viên (TTV) có tối đa là 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận để kiểm tra tính phù hợp của BCT theo L/C, phù hợp với các quy tắc thanh toán quy định trong UCP600 và ISBP681. Thời gian còn lại trình cấp thẩm quyền (kiểm soát viên) để tiến hành kiểm tra lại kết quả kiểm tra của TTV và quyết định tính phù hợp hoặc không phù hợp của bộ chứng từ (BCT).
Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam (NHNo & PTNT): 3 ngày làm việc.
Đối với các ngân hàng TMCP:
Ngân Hàng TMCP Kỹ Thơng Việt Nam Techcombank: Thanh toán viên có tối đa 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận để kiểm tra tính phù hợp của BCT theo L/C, phù hợp với các quy tắc thanh toán quy định trong UCP600 và ISBP681.
Ngân Hàng TMCP Nhà Hà Nội (Habubank): Quy định ngay sau khi nhận đợc BCT từ ngân hàng nớc ngoài, Habubank sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ và thông báo tình trạng BCT cho khách hàng trong vòng 2 ngày làm việc và có thể trả BCT nhanh theo yêu cầu của khách hàng khi ngân hàng nhận đợc BCT từ ngân hàng nớc ngoài.
Nh vậy rõ ràng là với thời gian 5 ngày làm việc để kiểm tra chứng từ theo UCP600, các ngân hàng đã phân bố khoảng thời gian ấy tơng đối hợp lý (thời gian 5 ngày ấy bằng thời gian dành cho thanh toán viên kiểm tra cộng với thời gian để kiểm soát viên, cấp có thẩm quyền kiểm tra lại). Nhờ quy định một cách
chặt chẽ, thời gian phân bổ hợp lý nên đã giúp cho các ngân hàng tránh đợc những sai sót từ việc kiểm tra BCT thanh toán.
Quy định ngày nhận chứng từ:
Ta có thể thấy rằng một hạn chế của UCP600 đó là mặc dù UCP600 đã quy định thời gian kiểm tra chứng từ là 5 ngày làm việc ngân hàng, tuy nhiên lại không quy định rõ ràng về ngày nhận chứng từ. Thời hạn tối đa dành cho mỗi ngân hàng tiến hành kiểm tra BCT là 5 ngày làm việc ngân hàng, nhng thời điểm bắt đầu tính từ khi nào? Để tránh trờng hợp có sự hiểu lầm và tránh tranh chấp xảy ra liên quan đến thời gian kiểm tra bộ chứng từ, một số ngân hàng cũng đã có những quy định cụ thể về vấn đề này.
- Đối với ngân hàng thuộc sở hữu nhà nớc:
Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn đã quy định: Ngày tiếp nhận chứng từ do cơ quan chuyển phát chứng từ gửi đến chi nhánh đợc coi là ngày nhận chứng từ.
- Đối với ngân hàng TMCP:
NHTMCP Kỹ Thơng Việt Nam Techcombank quy định: Ngày tiếp nhận chứng từ do cơ quan chuyển phát chứng từ gửi đến chi nhánh đợc coi là ngày nhận chứng từ, trong trờng hợp chứng từ đợc nhận từ hãng chuyển phát sau 14h30 hoặc vào ngày thứ 7 thì ngày nhận chứng từ đợc tính là ngày làm việc tiếp theo.
Bớc 2: TTV kiểm tra bộ chứng từ so với L/C đã phát hành để xác định tình trạng bộ chứng từ. Việc kiểm tra chứng từ tuân thủ Đ16 UCP600. Thực tế sẽ xảy ra hai trờng hợp đó là BCT hợp lệ và BCT không hợp lệ.
Bộ chứng từ phù hợp:
Ngân Hàng Đầu T và Phát Triển Việt Nam (BIDV): Nếu BCT hợp lệ thì lập thông báo BCT về gửi khách hàng.
Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam (NHNo & PTNT): Trong trờng hợp BCT phù hợp, lập thông báo BCT về theo mẫu của NHNo&PTNT gửi khách hàng.
Đối với ngân hàng TMCP: Cũng giống nh các ngân hàng thuộc sở hữu nhà nớc, trong trờng hợp BCT là phù hợp, ngân hàng sẽ lập thông báo BCT về gửi khách hàng.
Bộ chứng từ không phù hợp:
- Đối với ngân hàng thuộc sở hữu nhà nớc:
Ngân Hàng Đầu T và Phát Triển Việt Nam (BIDV): Nếu BCT có sai biệt thì lập điện từ chối BCT gửi ngân hàng đã gửi chứng từ và lập thông báo BCT có bất đồng gửi khách hàng.
Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn quy định nh sau: khi BCT có sai sót, NHNo&PTNT gửi thông báo về BCT có sai sót đến khách hàng, nếu trong vòng 3 ngày làm việc mà khách hàng cha chấp nhận sai sót thì NHNo&PTNT điện từ chối chứng từ.
- Đối với ngân hàng TMCP:
Ngân Hàng Thơng Mại Cổ Phần Kỹ Thơng Việt Nam Techcombank quy định nh sau: Đối với bộ chứng từ có sai biệt, điện thông báo về sự sai biệt phải đợc gửi tới ngân hàng đòi tiền/ ngân hàng đại lý của ngân hàng hởng trong vòng 5 ngày làm việc kể từ sau ngày Techcombank nhận đợc BCT. Mọi thông báo gửi sau ngày này đều khiến cho Techcombank mất quyền từ chối bộ chứng từ có sai biệt (tuân thủ theo Đ16 UCP 600). Đồng thời Techcombank cũng gửi thông báo đến khách hàng về việc BCT có sai sót và xin chỉ dẫn của khách hàng.
Ngân Hàng TMCP Nhà Hà Nội Habubank: Trong trờng hợp BCT có bất đồng trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận đợc thông báo của Habubank, khách hàng phải có chỉ thị về việc chấp nhận hay không chấp nhận bất đồng của BCT.
Ngân Hàng Ngoại Thơng Hà Nội (vcbhanoi): Nếu BCT có sai sót, ngân hàng sẽ thông báo sai sót bằng văn bản. Quý khách hàng phải xem xét sai sót đó và trả lời ngân hàng bằng văn bản trong vòng 2 ngày làm việc để ngân hàng có cơ sở trả lời ngân hàng nớc ngoài
Ngân Hàng Phơng Đông (OCB): Đối với BCT có sai sót, trong vòng 5 ngày kể từ ngày nhận đợc thông báo của OCB, khách hàng phải trả lời OCB bằng văn bản. OCB sẽ căn cứ vào công văn chấp nhận hay từ chối BCT của khách hàng để tiến hành thanh toán (đối với L/C trả ngay), cam kết thanh toán vào ngày đáo hạn (Đối với L/C trả chậm), hoặc gởi điện từ chối thanh toán đối với phía nớc ngoài.
Ngân Hàng TMCP Dầu Khí Toàn Cầu (GPbank): Khi BCT có sai biệt, GPbank sẽ giao chứng từ cho khách hàng khi khách hàng ký chấp nhận đồng ý bất hợp lệ.
Ta có thể thấy rằng theo quy định trong Điều 16b UCP600: khi một ngân hàng phát hành quyết định việc xuất trình là không phù hợp, thì nó có thể theo cách thức của riêng mình tiếp xúc với ngời yêu cầu xin bỏ qua sai biệt. UCP chỉ quy định điều đó không thể kéo dài quá thời hạn 5 ngày. Tuy nhiên, các ngân hàng khi ứng dụng UCP đã sửa đổi sao cho phù hợp với thực tiễn hoạt động của ngân hàng mình: Techcombank 5 ngày, NHNo&PTNT 3 ngày, Habubank 2 ngày…
Hết thời hạn nêu trên, nếu nhận đợc thông báo chấp nhận bỏ qua sai biệt của khách hàng thì ngân hàng tiến hành thanh toán bình thờng nh trong trờng hợp chứng từ không có sai biệt và thu phí lỗi chứng từ theo quy định. Nếu không nhận đợc sự phản hồi từ phía khách hàng hoặc khách hàng từ chối thanh
toán hoặc chỉ thanh toán một phần thì ngân hàng phải điện từ chối thanh toán và ghi rõ là chờ sự định đoạt của ngân hàng gửi chứng từ. Nếu trong thời gian chờ sự định đoạt của ngân hàng gửi chứng từ mà nhận đợc chỉ thị bỏ qua sai biệt của khách hàng thì ngân hàng phát hành tiến hành thanh toán bộ chứng từ.
Thực tế là các ngân hàng nớc ngoài trớc khi gửi BCT đòi tiền ngân hàng phát hành đã tiến hành kiểm tra BCT và khi phát hiện có sai sót trong BCT cũng đã phải điện thông báo cho NHPH và xin bỏ qua sai biệt. Vậy nếu BCT sau khi đợc chuyển đến cho NHPH mà phát hiện thêm những sai biệt mà ngân hàng đòi tiền cha đề cập đến trong điện xin bỏ qua sai biệt thì NHPH có thanh toán BCT không? Về vấn đề này, UCP thực sự vẫn cha giải quyết đơc. Tuy nhiên, một số ngân hàng thơng mại cũng đã có những quy định cụ thể về vấn đề này.
Theo quy định của Techcombank: “Trờng hợp Techcombank đã gửi điện chấp nhận sai sót đợc thông báo trớc đó nhng khi nhận đợc BCT và kiểm tra phát hiện thêm các lỗi sai sót khác ngoài các lỗi mà NH nớc ngoài đề cập trong điện thì Techcombank vẫn có quyền từ chối thanh toán BCT khi khách hàng không chấp nhận thêm các lỗi sai sót mà Techcombank thông báo thêm sau này”.
NHNo&PTNT quy định nh sau: khi nhận chứng từ kiểm tra nếu phát hiện thêm sai sót, TTV phải báo cáo phụ trách phòng và lãnh đạo chi nhánh để từ chối thanh toán và ghi rõ là chờ sự định đoạt của ngân hàng đòi tiền đồng thời thông báo để khách hàng cho ý kiến.
Vậy rõ ràng là khi áp dụng UCP 600 một số ngân hàng đã biết triển khai những quy định trên thành những quy tắc và cẩm nang riêng cho doanh nghiệp mình. Từ đó đã nâng cao đợc sức cạnh tranh và tránh đợc những tranh chấp liên quan đến việc kiểm tra BCT thanh toán.
Bớc 3: KSV kiểm tra lại kết quả kiểm tra chứng từ của TTV đồng thời kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
KSV phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận kết quả kiểm tra chứng từ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
KSV từ chối giao dịch nếu không chấp nhận kết quả kiểm tra chứng từ và/ hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập. KSV cần ghi lý do từ chối, gạch chéo và huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung, chỉnh sửa.
Bớc 4: TTV fax thông báo BCT về tới khách hàng.
Bớc 5: TTV nhắc nhở khách hàng chuẩn bị tiền để thanh toán BCT phù hợp
Trong thực tế thờng xảy ra 2 tình huống: đó là khách hàng có đủ tiền thanh toán và khách hàng không có đủ tiền thanh toán. Trong trờng hợp khách hàng không có đủ tiền thanh toán thì ngân hàng sẽ thực hiện việc cho vay, ghi nợ tài khoản của khách hàng. Việc này hầu hết chỉ xảy ra đối với những khách hàng quen thuộc của ngân hàng. Vì trong trờng hợp nếu khách hàng không phải là bạn hàng quen thuộc thì đại đa số các ngân hàng sẽ yêu cầu khách hàng ký quỹ 100% và nh vậy sẽ hiếm khi xảy ra trờng hợp khách hàng không đủ tiền thanh toán BCT.
2. Khi ngân hàng thơng mại là ngân hàng thông báo
Nh đã đề cập ở trên, trong quy trình thanh toán quốc tế thờng có sự tham gia của ít nhất một ngân hàng đóng vai trò là ngân hàng thông báo th tín dụng (hay nói cách khác đó là ngân hàng của ngời hởng lợi, ngân hàng tại nớc ngời xuất khẩu). Vậy khi đóng vai trò là ngân hàng thông báo L/C, một số ngân hàng tuân thủ UCP 600 và ISBP 681 nh thế nào trong quy trình nghiệp vụ của mình?
Quy trình thông báo th tín dụng hàng xuất đợc thể hiện nh sau:
(1 ) Kiểm tra và thông báo L/C: Hầu hết các ngân hàng thơng mại Việt Nam đều quy định rằng việc kiểm tra và thông báo L/C phải tuân thủ UCP 600
và ISBP 681. Tuy nhiên chỉ có một số ngân hàng đã nêu và quy định rõ việc kiểm tra nh thế nào trong quy trình nghiệp vụ của mình.
Đối với các ngân hàng thuộc sở hữu của nhà nớc
Theo quy định của Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam (NHNo&PTNT), Ngân Hàng Đầu T và Phát Triển Việt Nam (BIDV) thì khi nhận đợc L/C và thông báo L/C (tu chỉnh L/C), thanh toán viên có trách nhiệm nh sau:
- Kiểm tra L/C phải đúng mẫu Swift (nếu gửi bằng Swift), có xác nhận mã khoá đúng (nếu mở bằng Telex).
- L/C phải có dẫn chiếu UCP 600
- Kiểm tra tên, địa chỉ ngời hởng lợi, các chỉ dẫn của ngân hàng phát hành về việc thông báo L/C (thông báo trực tiếp hay qua ngân hàng thứ hai...), loại L/C để lựa chọn hình thức thông báo cho phù hợp.
# Đối với các ngân hàng TMCP:
Ngân Hàng Đông Nam á (Seabank): Khi nhận đợc L/C hoặc sửa đổi L/C từ phía NHPH, Seabank sẽ gửi thông báo theo mẫu của Seabank trong vòng 1 ngày. Khách hàng sẽ đợc Seabank lu ý về những điểm quan trọng hoặc những điểm có thể xảy ra sai sót khi lập bộ chứng từ xuất trình trên thông báo của Seabank. Seabank sẽ t vấn miễn phí cho khách hàng khi lập BCT.
Ngân Hàng TMCP Hàng Hải (Maritime bank): Ngân Hàng Hàng Hải tiếp nhận và thông báo nguyên bản L/C do ngân hàng nớc ngoài phát hành cho khách hàng bằng văn bản sau khi kiểm tra tính chân thực của L/C.
Ngân Hàng Ngoại Thơng Việt Nam (Vietcombank): Nhận đợc L/C hoặc sửa đổi L/C từ phía ngân hàng nớc ngoài, Vietcombank kiểm tra tính chân thực của L/C hoặc sửa đổi L/C và thông báo đến khách hàng qua điện thoại. Bản gốc