- Khuyết điểm:
Chương 6: KẾT LUẬN
Về công tác quản lý hàng tồn kho
Qua một thời gian tìm hiểu về công tác quản lý hàng tồn kho cũng như quy trình luân chuyển chứng từ tại Xí nghiệp. Tôi nhận thấy tất cả đều được tổ chức quản lý khá chặt chẽ, có hệ thống, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các khâu và có sự phối hợp rất tốt.
Thứ nhất, tính quản lý chặt chẽ được thể hiện ở chỗ: khi hàng được nhập kho đều được thủ kho ghi chép, theo dõi cẩn thận về tình trạng nhập kho của chúng. Chẳng hạn như: ngày nhập, số lượng, phẩm chất… Nhờ sự theo dõi chặt chẽ như vậy thủ kho có thể xác định được chính xác phẩm chất của từng lô hàng để điều động xuất sản xuất, xuất bán phù hợp.
Thứ hai, tính hệ thống thể hiện ở chỗ: hàng hóa trong kho được chất xếp theo trình tự nhất định, phân biệt rõ ràng giữa các loại hàng khác nhau. Hàng nhập trước sẽ được xuất trước làm cho vòng quay hàng tồn kho diễn ra đều đặn, tránh được sự kéo dài thời gian lưu kho của một loại hàng nào đó gây ảnh hưởng không tốt đến chất lượng gạo.
Thứ ba, phân công phân nhiệm và phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu được thể hiện: qua từng khâu của quy trình đều có cán bộ phụ trách xem xét lại cẩn thận, mỗi người một việc được phân định rõ ràng, không chồng chéo lên nhau. Chẳng hạn:
• Tổ kiểm tra chất lượng là các KCS sẽ chịu trách nhiệm xem hàng và quyết định giá, kiểm tra lại khi lên hàng. Trong quá trình sản xuất, xuất bán cũng do KCS kiểm tra chất lượng gạo.
• Việc xem cân, sắp xếp nhập kho, điều động xuất kho là nhiệm vụ của thủ kho.
• Kế toán chịu trách nhiệm ghi chép lại các nghiệp vụ phát sinh, số lượng nhập xuất trong ngày do thủ kho báo để lập các chứng từ có liên quan. Kết hợp với thủ kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho vào cuối tháng, đối chiếu lại hàng ngày số liệu ghi chép giữa phiếu nhập kho của mình với sổ theo dõi của thủ kho để ghi vào thẻ kho.
• Việc thu chi tiền là trách nhiệm của thủ quỹ.
Ở đây có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, không có sự kiêm nhiệm (dễ thấy nhất là tách biệt giữa chức năng bảo quản tài sản của thủ quỹ với chức năng kế toán). Điều này là rất tốt giúp các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng kịp thời. Đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình.
Chính các yếu tố này đã góp phần vào nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, đáp ứng giao hàng cho khách hàng đúng lúc. Tuy nhiên vẫn còn một số khiếm khuyết nhỏ đã nêu ở trên cần được khắc phục như:
• Chỉ dựa vào cảm quan để xem hàng.
• Vẫn còn một số trường hợp hàng được chất xếp không đúng quy định. • Các loại gạo khác nhau không được chất xếp riêng mà để chung một kho. Các yếu tố này sẽ góp phần nhỏ không tốt đến chất lượng hàng tồn kho.
Về thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho
Thực tế công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp đã khá tốt. Tuy nhiên bao nhiêu đó chưa thể thấy hết mặt hiệu quả của nó. Đó chỉ mới là tốt về mặt định tính, còn định lượng thì chưa biết được. Bởi hiện tại Xí nghiệp chưa áp dụng một mô hình tồn kho nào vào công tác thu mua để xác định xem nên triển khai mỗi lần mua vào là bao nhiêu. Vì vậy, về mặt quản trị hàng tồn kho tại Xí nghiệp có đôi nét cần phải được cải thiện nhất là trong khâu tổ chức thu mua. Nên triển khai mua theo sản lượng như đã tính toán ở trên không những sẽ tiết kiệm được chi phí tồn kho mà còn đáp ứng được nhu cầu, giảm bớt được thời gian lưu kho, chất lượng sản phẩm được đảm bảo hơn. Và điều quan trọng là tạo cho Xí nghiệp một thế chủ động. Có nghĩa là với nhu cầu dự kiến là như thế thì sẽ thu mua như thế nào, bao nhiêu là đủ chứ không phải có bao nhiêu thì mua bấy nhiêu như trước đây. Từ đó cho thấy việc áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho vào điều kiện kinh doanh thực tế tại Xí nghiệp là rất cần thiết.
6.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho
Mặc dù còn tồn tại các khiếm khuyết nhỏ, nhưng điều đó không thể phủ nhận một điều rằng công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp hiện tại là khá tốt. Vì vậy để góp phần hoàn thiện, nâng cao thêm hiệu quả quản lý này, cần phải:
Đối với những lô hàng mua vào với số lượng nhiều, hay những lúc nguồn cung đầu vào tăng vọt. Các cán bộ thu mua nên xem xét, kiểm tra hàng kỹ hơn (như đem mẫu lên phòng kiểm phẩm phân tích tính toán tỷ lệ thu hồi… ). Để KCS làm tốt nhiệm vụ này, Ban lãnh đạo Xí nghiệp có thể đưa ra quy định khi mua hàng với số lượng lớn bao nhiêu thì phải tiến hành kiểm tra cẩn thận hơn, đồng thời giám sát việc thực hiện. Có như vậy chất lượng gạo thu mua sẽ được đảm bảo hơn.
Những lúc hàng mua vào nhiều thủ kho nên tăng cường giám sát, chỉ dẫn các công nhân chất xếp theo đúng quy định để giúp cho việc luân chuyển hàng trong xuất kho được tốt hơn. Tránh được tình trạng một số lô hàng bị ứ đọng lại quá lâu.
Nên sắp xếp một vài kho để riêng một loại gạo nào đó. Chẳng hạn như đối với kho 3, 5, 6 tại phân xưởng Long xuyên. Ở các kho này không có lắp đặt dây chuyền lau bóng gạo có thể dùng để chất riêng một loại gạo nào đó (các kho còn lại chất chung là không tránh khỏi) điều này sẽ giúp cho việc quản lý, kiểm soát được dễ dàng hơn, có thể tránh được những sai sót nhỏ khi xuất hàng.
Mặt khác, để góp phần nâng cao hiệu quả về quản lý hàng tồn kho cả về mặt định tính và định lượng. Điều đầu tiên là cần tập trung làm tốt trong khâu quản lý hàng tồn kho, giữ vững và phát huy những mặt tốt đã thực hiện được. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo Xí nghiệp cần thực hiện tốt vai trò của mình: tạo mối liên hệ tốt với các đối tác cung ứng, nắm bắt kịp thời về tình hình nguồn cung của thị trường để đưa ra những định hướng, đề xuất, điều chỉnh sản lượng thu mua hợp lý theo từng thời điểm khác nhau. Để làm tốt điều này, bộ phận xây dựng kế hoạch cần phải cố gắng hơn để đưa ra các kế hoạch hợp lý (theo sát tình hình thị trường, có các dự báo thống kê chính xác… ). Bởi vì Xí nghiệp thực hiện thu mua theo kế hoạch, nên kế hoạch có tốt có phù hợp sẽ là yếu tố đầu tiên góp phần nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện. Mặt khác, bộ phận thu mua cũng phải có sự nổ lực hết mình để góp phần thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra.
Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của tỉnh và là một trong top 5 doanh nghiệp đứng đầu về lĩnh vực kinh doanh gạo trong cả nước. Đặc biệt là về xuất khẩu, thời gian qua đã đóng góp không nhỏ vào kim ngạch xuất khẩu cả nước nói chung, tỉnh An Giang nói riêng.
Tổng sản lượng của Công ty hàng năm xấp xỉ 250.000 tấn, trong đó chỉ riêng Xí nghiệp chế biến lương thực 1 chiếm khoảng 90.000 tấn (doanh thu của Xí nghiệp chiếm khoảng 35% trong tổng doanh thu của Công ty). Điều đó cho thấy đóng góp rất lớn của Xí nghiệp vào sự phát triển của Công ty nói riêng, tỉnh An Giang nói chung. Điều này được thể hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp qua các năm đều đạt lợi nhuận cao. Có được những thành tựu như vậy là nhờ vào sự chỉ đạo đúng đắn từ phía Ban lãnh đạo Công ty cùng với sự nổ lực hết mình của các thành viên trong Xí nghiệp. Tin rằng với sự quan tâm lãnh đạo từ các phía cùng những kết quả mà Xí nghiệp đã đạt được cộng với sự nổ lực không ngừng, sự quyết tâm của các thành viên của Xí nghiệp sẽ góp phần chấp thêm đôi cánh cho hạt gạo Angimex ngày càng bay cao bay xa hơn trên thị trường quốc tế.
Trong quá trình tìm hiểu về Xí nghiệp cũng như Công ty, tôi đã có một cái nhìn khái quát, hiểu rõ hơn về đặc điểm tình hình hoạt động của Xí nghiệp. Đây là khoảng thời gian thực tập rất có ý nghĩa, đã giúp tôi đi sâu tìm hiểu về một lĩnh vực cụ thể trên thực tế, tập trung chủ yếu là về công tác quản lý hàng tồn kho, từ đó thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho thích hợp. Điều mà những kiến thức trên lớp chúng tôi không thể nào có được.
Qua thời gian thực tập này đã giúp tôi nhận thấy rằng, những kiến thức tích lũy được trên lớp nếu chỉ đem vận dụng vào thực tế một cách cứng nhắc, thuần túy, không linh hoạt thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế thì khó lòng đem lại kết quả khả quan. Từ đó cho thấy lý thuyết thuần túy cần có sự hỗ trợ của thực tiễn.
Với tôi đề tài này rất có ý nghĩa bởi tính mới mẽ của nó:
Thứ nhất, Xí nghiệp chưa đưa các mô hình quản trị hàng tồn kho vào thực tế. Mặc dù hiện tại công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp đã khá tốt. Nhưng không vì thế mà chúng ta quên đi vấn đề rất quan trọng là về quản trị hàng tồn kho đó chính là đề ra những phương hướng, chỉ tiêu, cách thức thực hiện để góp phần nâng cao thêm, hoàn thiện hơn trong quản lý hàng tồn kho. Quản trị đúng đắn, quản lý tốt là một trong những tiền đề quyết định đến sự thành công, mang lại hiệu quả trong vấn đề thực hiện. Vì vậy cần kết hợp tốt giữa hai mặt quản lý và quản trị. Muốn vậy thì việc áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho vào điều kiện quản lý hàng tồn kho thực tế tại Xí nghiệp là điều cần phải thực hiện và rất cần thiết.
Thứ hai, đề tài này chưa được thực hiện bởi các sinh viên khóa trước của trường. Cho nên viêc tìm hiểu đề tài này có thể nói đã tạo tiền đề, đóng góp được phần nào, làm phong phú thêm các lĩnh vực mà các bạn sinh viên khóa sau có thể lựa chọn nghiên cứu, phát triển lên để làm đề tài nghiên cứu cho chính mình sau này.
Tuy nhiên, chưa hẳn cái gì mới là đã hay đã tốt. Mà cái hay cái tốt ở đây phải đươc thể hiện ở chỗ nó cần thiết như thế nào, người nghiên cứu đã phân tích rõ vấn đề đó chưa. Đây là điều rất quan trọng mà có thể nói đó cũng là một điểm hạn chế mà đề tài này chưa đi sâu làm sáng tỏ. Ở đây, tôi chỉ mới phát thảo được những vấn đề cơ bản, đề ra những phương hướng chung để thực hiện mà chưa đi sâu làm rõ, đưa ra những phương hướng cụ thể để giải quyết. Đó là do những hạn chế nhất định về mặt chuyên môn, cộng với thời gian thực tập còn ngắn và sự mới mẽ của đề tài nên không
thể tránh khỏi những sai sót và khiếm khuyết. Mong được sự đóng góp của quý thầy cô.