- Phòng Sản xuất: Có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch sản xuất do phòng kế hoạch vật t lập ra, nhận đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh và sản xuất cho kịp thờ
2.2.1 Kế toán tiêu thụ trực tiếp tại Công ty
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng trực tiếp tại cửa hàng của công ty hoặc bán hàng qua phòng kinh doanh của công ty, phòng kế toán lập Hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT đợc lập thành 3 liên:
Liên 1: Lu gốc.
Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Lu tại phòng kế toán.
Ví dụ: Ngày 05/10/2005, công ty Thiết bị và sản phẩm an toàn Việt Nam bán 36 chiéc mũ bảo hiểm Protec loại SAGA xốp trắng, có kính,cỡ M cho Quỹ cựu chiến binh Mỹ với đơn giá là 178.500 đ/chiếc, thuế suất GTGT 10%. Quỹ cựu chiến binh Mỹ thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Tại kho, sau khi nhận đợc lệnh xuất kho từ Giám đốc sản xuất, thủ kho kiểm tra với khách hàng thời gian cụ thể đẻ tiến hành giao hàng rồi viết Phiếu xuất kho (nh Biểu 1, trang 48). Thủ kho giao liên 2 Phiếu xuất kho lên phòng kế toán, kế toán phải thu tiến hành viết Hoá đơn GTGT (nh Biểu 2, trang 49), liên 1 lu tại gốc, liên 2 giao cho khách hàng đẻ thực hiện việc thanh toán, liên 3 giao cho Kế toán kho.
Hình thức thanh toán tại công ty rất linh hoạt, khách hàng có thể trả ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, còn đối với những khách hàng thờng xuyên hay khách hàng lớn thì công ty chấp nhận hình thức trả chậm hoặc đặt cọc trớc một phần trong tổng số tiền hàng. Đối với trờng hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán viết Phiếu thu (nh Biểu 3, trang 50), nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán phải thu căn cứ vào Giấy báo có của ngân hàng (Biểu 4, trang 51) để nhập dữ liệu vào sổ tổng hợp. Kế toán căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo có cập nhật đầy đủ thông tin, số liệu vào Sổ bán hàng (Sales) trong hệ thống phần mềm Exact, cụ thể bao gồm: mã khách, tên khách hàng, mã số thuế của khách hàng, mã thành phẩm, đơn giá xuất, giá trị xuất, số seri, số hóa đơn, diễn giải, số lợng xuất kho (ghi số âm), giá trị thanh toán (cha gồm thuế GTGT), thuế suất GTGT .… Từ đó hệ thống phần mềm Exact sẽ tự động kết chuyển các dữ liệu vừa cập nhật đợc
sang Bảng kê hoá đơn hàng hóa bán ra (Biểu 5, trang 52), Sổ cái TK 155- Thành phẩm (Biểu 6, trang 53), Sổ cái TK 511- Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ (Biểu 7, trang 54). Bên cạnh đó, căn cứ vào phiếu thu và giấy báo có kế toán nhập số tiền thu đợc từ việc bán hàng (bao gồm cả tiền thuế GTGT) theo từng hoá đơn, theo từng loại tiền thu đợc (là bằng tiền mặt hay chuyển khoản) vào Sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (Cash/Bank) trong phần mềm Exact.
Trờng hợp công ty chấp nhận cho khách hàng nợ, thanh toán tiền hàng sau, ngoài việc viết Hoá đơn GTGT, nhập số liệu vào Sổ bán hàng, kế toán nhập số tiền hàng (bao gồm tiền thuế GTGT) cha nhận đợc từ khách vào Sổ TK 131- Phải thu khách hàng, số hoá đơn, mã khách, tên khách Từ đó, máy tính sẽ tự động chuyển số liệu… sang Sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng (Biểu 8, trang 55), Bảng tổng hợp chi tiết công nợ của tất cả khách hàng (Biểu 9, trang 56).
Tại kho, sau khi nhận đợc Phiếu xuất kho, kế toán kho ghi Thẻ kho (nh Biểu 10, trang 57) và Sổ chi tiết thành phẩm (Biểu 11, trang 58). Đến cuối tháng kế toán lập Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn thành phẩm (Biểu 12, trang 59) Mẫu Thẻ kho nh