Chọn công cụ lập kế hoạch hợp lý
Đây là điều đầu tiên mà nhân viên văn phòng cần phải làm. Sự hỗ trợ đắc lực của các công cụ như máy vi tính, lịch… đã giúp cho việc sắp xếp công việc có phần nhẹ nhàng hơn rồi. Nhưng không nên “lạm dụng” các phương tiện đó mà hãy dành cho cuốn sổ tay và cây bút một vị trí trong công việc. Nó là cách làm truyền thống đơn giản mà ít gặp rủi ro nhất. Hãy tạo cho mình một lịch làm việc bằng cách ghi vào cuốn sổ những công việc cần làm. Cái list làm việc rất khoa học đó giúp không bị nhầm lẫn giữa việc nào làm rồi và việc nào chưa làm.
Rèn luyện óc tổ chức
Óc tổ chức cũng là một điều kiện cần thiết cho một nhân viên văn phòng.
Rèn luyện cách làm việc tổ chức bằng cách viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết trên cuốn sổ. Sắp xếp cho mình một không gian làm việc sao cho tất cả đều theo mục đích của nó.
Sắp xếp tài liệu trên máy tính
Sắp xếp, phân loại các tài liệu cho khoa học theo từng thư mục, đừng để tất cả các tài liệu đó trên màn hình trông rất rối mắt. Trong từng thư mục lớn tổ chức thành các tập tin nhỏ hơn. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Phân chia nhỏ thành càng
nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên đưa hết vào một mục. Để tiện cho việc ghi nhớ và sử dụng nên ghi lại các thư mục, các tập tài liệu để dễ tìm hơn.
Sắp xếp bàn làm việc
Không chỉ sắp xếp khoa học trên máy tính mà bàn làm việc cũng cần được chỉn chu gọn gàng. Bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Không nên để bàn làm việc của mình bị tài liệu lấn sân, sẽ thấy ngán ngẩm và không biết bắt đầu từ công việc nào và lục tìm tài liệu giấy tờ ra sao. Mọi thứ trên bàn hay trong văn phòng phải được để đúng nơi, đúng chỗ như một cửa hàng văn phòng phẩm để tiện cho việc sử dụng.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên tuỳ theo mức độ công việc
Thứ nhất: Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh số (2), việc không gấp đánh số (3).
Thứ hai: Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.
Thứ ba: Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.
Thứ tư: Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng.
Và tới ngày cuối của tuần làm việc bạn sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc trong tuần. Như vậy, chỉ cần mất khoảng 30 phút cho việc sắp xếp cũng như tổng kết công việc của một tuần, nhưng bàn làm việc của sẽ gọn gàng và ngăn nắp rất nhiều. Hiệu quả làm việc của một nhân viên cũng sẽ tăng lên rất nhiều, tránh được những áp lực trong công việc.
Bên cạnh những kỹ năng cần thiết cho công việc văn phòng, công ty cần trang bị cho nhân viên văn phòng những kiến thức cần thiết như:
Cách làm đơn giản hoá công việc hành chánh Cách quản trị thời gian
Cách quản trị thông tin Cách quản trị hồ sơ
Phân loại, phân cấp, và các soạn thảo các văn bản Tiếp khách và gọi điện thoại
3.1.3. Đối với công nhân làm việc tại công trường, phân xưởng
Cần được trang bị thêm những kiến thức về an toàn lao động như: Kỹ thuật vệ sinh lao động khi sản xuất
An toàn khi sử dụng máy móc, thiết bị thi công An toàn khi làm việc trên cao
Kỹ thuật an toàn điện
Kỹ thuật an toàn lao động trong thiết kế và thi công công trình
3.2. Giải pháp duy trì và phát triển nguồn nhân lực
3.2.1.Thu hút nhân viên giỏi và giữ người tài cho doanh nghiệp
Chú trọng vào cơ hội học hỏi của ứng viên khi mô tả công việc
Muốn tìm được nhân tài, trước tiên bạn phải có một bảng mô tả công việc thật hấp dẫn. Bạn không nên đi theo cách thức mô tả công việc truyền thống là chú trọng vào những tác vụ dựa trên kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm hiện có của ứng viên. Thay vào đó, hãy mô tả những những dự án lớn mà họ sẽ tham gia thực hiện nếu “đầu quân” cho công ty của bạn. Đừng quên nhân tài chỉ quan tâm đến một công việc khi họ nhận ra nó có thể cho họ cơ hội học hỏi và phát triển năng lực cá nhân trong tương lai.
Viết quảng cáo tuyển dụng một cách sáng tạo
Một mẩu quảng cáo tuyển dụng ấn tượng không bảo đảm 100% doanh nghiệp sẽ tuyển dụng được nhân tài đang cần, nhưng nếu doanh nghiệp đăng tuyển công việc với một mẩu quảng cáo chán ngắt thì chắc chắn sẽ không nhiều người ngó ngàng đến nó. Vì thế, hãy cố gắng sáng tạo khi viết quảng cáo tuyển dụng. doanh nghiệp không nên đề cập đến những kỹ năng cần thiết cho công việc theo kiểu liệt kê thông thường mà cần mô tả chúng trong mối tương quan với công việc cụ thể mà ứng viên sẽ đảm trách
Tìm kiếm nhân tài thông qua Ngân Hàng Hồ Sơ của một trang web tuyển dụng trực tuyến là cách hay để tạo nguồn ứng viên. Chỉ có điều công việc này thường làm nhà tuyển dụng mất khá nhiều thời gian. Để nâng cao hiệu quả của việc tìm kiếm, chỉ nên gọi điện cho những ứng viên có hồ sơ đăng trong vòng 2 tuần gần nhất (nếu lâu hơn thì họ có thể đã tìm được việc làm). Đối với những người còn lại, doanh nghiệp có thể viết một e-mail có chèn một mẩu quảng cáo tuyển dụng thật ấn tượng, gửi cho những ứng viên bạn quan tâm và yêu cầu họ hồi đáp.
Các mối quan hệ xã hội
Các mối quan hệ xã hội cũng là một kênh hiệu quả để tạo nguồn ứng viên. Hãy tích cực kết giao với mọi người và tìm hiểu xem họ có biết ai phù hợp với công việc doanh nghiệp đang tuyển không. Tuy nhiên, cần lưu ý là muốn tiếp cận những ứng viên tìm việc thụ động hàng đầu theo cách này thì công việc phải thật sự hấp dẫn. Nếu kết hợp hiệu quả cả 3 hình thức: đăng tuyển công việc trên các phương tiện truyền thông đại chúng, tìm kiếm ứng viên thông qua Ngân Hàng Hồ Sơ và tìm kiếm ứng viên thông qua các mối quan hệ xã hội, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo được một nguồn ứng viên hàng đầu gồm 3-5 người để dễ lựa chọn. Điều quan trọng là dù sử dụng hình thức nào thì trước tiên công việc doanh nghiệp đăng tuyển cũng phải thật hấp dẫn.
3.2.2. Các giải pháp ĐT & PTNNL khác
(1) Huấn luyện nhóm
Quá trình huấn luyện sẽ mang lại lợi ích cho các nhóm huấn luyện. Cùng chia sẻ các công việc về xây dựng mục tiêu, tìm ra các giải pháp và phân công trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.
Thống nhất mục tiêu
Việc cả nhóm thống nhất mục tiêu để đạt được thành công cao nhất là rất quan trọng. Cần xây dựng mục tiêu ngay khi bắt đầu dự án hoặc khi nảy sinh vấn đề cần giải quyết. Khi huấn luyện, hãy yêu cầu nhân viên trình bày ý kiến của họ về mục tiêu hiện tại hoặc gợi ý về các mục tiêu mới. Khuyến khích nhóm của bạn tiếp cận với những ý tưởng sáng tạo rồi sau đó hỏi về các mục tiêu lý tưởng.
Đánh giá thực tế
Quan điểm về tình hình thực tế của mỗi người là khác nhau, tuỳ vào hoàn cảnh hiện tại của họ. hãy lắng nghe tất cả những ý kiến khác nhau này. Trong khi huấn luyện hãy thiết lập một thang điểm để theo dõi các thái cực khác nhau, về trình độ năng lực chẳng hạn vào thời điểm khi dự án bắt đầu và lúc kết thúc dự án. Yêu cầu các thành viên trong nhóm tự xếp loại mình trên thang điểm đó và công khai nấc thang mà họ nhận. Tìm hiểu lý do tại sao họ lại chọn như vậy.
Khám phá các giải pháp
Cần phải biến các mục tiêu thành hiện thực. Điều này có thể làm được nhờ việc tìm kiếm các giải pháp ngoại lệ hoặc dựa trên tranh luận. Để có thể tìm ra các giải pháp ngoại lệ, cần phải thảo luận về các dự án đã thành công trước đây và từ đó rút ra bài học rồi đem áp dụng vào tình huống hiện tại. Hoặc cũng có thể khuyến khích nhân viên tranh luận về các ý kiến khác nhau. Sau đó đánh giá các ý kiến đó dựa trên các tiêu chí đã thống nhất trước để tìm ra giải pháp triển vọng nhất.
Quyết định về thời gian
Trong quá trình huấn luyện hãy dành thời gian nghỉ giải lao giữa mỗi giải pháp. Chẳng hạn như nghỉ giải lao để uống trà có thể là một ý tưởng hay để nhấn mạnh về buổi huấn luyện và giúp mọi người ghi nhớ sâu hơn về kế hoạch hành động đã được thống nhất. Khi tiếp tục, hãy xác định rõ các nhiệm vụ cần phải giải quyết. Đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ đó đều được giải thích một cách cặn kẽ cũng như đã thống nhất về thời gian hoàn thành chúng. Kiểm tra xem tất cả mọi người có nhất trí với kế hoạch không. Nếu bạn nhận thấy có điều gì đó chưa chắc chắn thì hãy đưa ra các câu hỏi để tìm nguyên nhân.
(2) Huấn luyện từ xa
Nếu nơi làm việc của các nhà quản lý và những thành viên của nhóm ở cách xa nhau thì có thể liên lạc bằng điện thoại hay thư điện tử nhưng cần nhớ rằng các cuộc gặp mặt trực tiếp vẫn đem lại kết quả tốt nhất và việc phân chia trách nhiệm cho từng thành viên cụ thể hơn.
Tổ chức huấn luyện từ xa
Quá trình huấn luyện có thể thực hiện được dưới bất kỳ hình thức nào thông qua liên lạc điện thoại, qua thư điện tử, thông qua máy quay video hay gặp mặt trực tiếp. Tuy nhiên hay tổ chức buổi huấn luyện đầu tiên bằng cách gặp mặt trực tiếp để cùng nhau thống nhất về hình thức huấn luyện. Sau đó, ở các cuộc trao đổi tiếp theo có thể gửi các báo cáo về
tiến độ công việc hay những ý kiến phản hồi về kết quả hoặc thảo luận xem nên điều chỉnh các thực hiện như thế nào. Mặc dù vậy, các vấn đề liên quan đến khả năng làm việc vẫn sẽ đạt được kết quả tốt nhất nếu hai bên gặp gỡ trực tiếp.
Kiểm tra qua điện thoại
Nếu báo cáo đầu tiên về tiến độ công việc được thực hiện qua điện thoại thì hãy kéo dài cuộc nói chuyện đó từ 15 đến 20 phút. Bắt đầu với việc nhắc lại mục tiêu và các kế hoạch hành động đã được thống nhất từ trước và hỏi tóm tắt về những việc đã làm được. Nếu mọi việc vẫn tiến triển tốt và vào thời điểm này chưa có chỉ đạo huấn luyện nào mới có thể dừng cuộc nói chuyện ở đó. Nếu có sự huấn luyện mới thì hỏi xem người được huấn luyện muốn sử dụng khoảng thời gian anh ta có thể giải quyết vấn đề như thế nào.
Huấn luyện qua thư điện tử
Thư điện tử là phương tiện liên lạc hữu hiệu thường được những người huấn luyện chuyên nghiệp sử dụng. Tuy nhiên cũng không nên quá lạm dụng phương tiện này mà chỉ sử dụng nó như một phương tiện hỗ trợ cho các buổi huấn luyện trực tiếp mà thôi. Những thông tin gửi qua thư điện tử nên ngắn gọn, súc tích và thân mật. Tránh gửi những tin nhắn quá dài hoặc đề cập đến những vấn đề quá phức tạp nằm ngoài khả năng giải quyết của các cá nhân.
(3) Huấn luyện và đánh giá
Có thể đánh giá năng lực nhân viên thông qua cách làm việc hoặc những bảng báo cáo tiến độ công việc. Công tác huấn luyện giúp nâng cao khả năng đánh giá bằng việc ghi nhận những thành công và đảm bảo rằng những mục tiêu thực thi mới đi vào hiện thực.
Tổ chức những buổi họp tổng kết
Công ty của bạn có thể có những buổi họp tổng kết nhằm đánh giá lại và đưa ra những mục tiêu mới cho tương lai. Hãy áp dụng phương thức huấn luyện trong buổi họp. Tìm kiếm những cơ hội có thể để khen ngợi những thành tựu của nhân viên và liên kết chúng với những triển vọng thành công sắp tới. Nếu cần thiết có thể thảo luận về những thất bại, gợi ý nhân viên thảo luận về những vấn đề đã diễn ra và những lựa chọn thích hợp cho hành động đúng đắn.
Trong buổi họp đánh giá hãy sử dụng những câu hỏi mở để khai thác những nhu cầu và tham vọng của nhân viên. Hãy hỏi những bước tiếp theo cần thiết để xem họ có thể đáp ứng những tiêu chuẩn theo yêu cầu của công việc. Việc huấn luyện là một quá trình bổ sung cho các kỹ năng. Khi thực hiện việc đánh giá, hãy phát hiện những kỹ năng cần thiết để đạt được những kết quả phù hợp và lập ra những cơ hội huấn luyện nếu cần thiết, có thể là huấn luyện tại chỗ hoặc đào tạo bên ngoài. Phát triển kế hoạch từng bước để nhân viên có thể dần dần đưa ra những kỷ năng đòi hỏi mới cho những dự án cụ thể.
Liên kết phần thưởng
Việc huấn luyện được xây dựng trên cơ sở những cá nhân có thể sử dụng những khả năng của họ để thành công hơn trong hiện tại. Phải luôn luôn khuyến khích và động viên những nhân viên có kết quả công việc tốt bằng phần thưởng xứng đáng. Phần thưởng đó có thể không phải luôn là vật chất. Đôi khi, phần thưởng giá trị nhất lại là những lời khen ngợi, sự ghi nhận, đánh giá cao và hành động biểu lộ sự khâm phục. Những phần thưởng mang tính vật chất có thể là sự thăng tiến hoặc tăng lương. Phần thưởng mỗi khi hoàn thành một mục tiêu công việc chính là sự ghi nhận của mọi người về cá nhân.
(4) Huấn luyện bằng cách ủy nhiệm
Việc huấn luyện và sự ủy nhiệm có mối quan hệ bổ sung với nhau. Bởi vì nhu cầu học hỏi phát triển không ngừng, nên những thành viên trong nhóm phải được huấn luyện để sẵn sàng đảm nhận những nhiệm vụ phức tạp hơn. Lúc này bạn phải đóng vai trò phân công, đề ra những mục tiêu mới và lãnh đạo.
Chuẩn bị giao nhận
Công việc huấn luyện đòi hỏi sự nhận biết được những mục tiêu thực thi phải luôn luôn mới cho thành công của chu kỳ tiếp theo. Phải ghi nhớ rằng những tài năng tiềm ẩn có thể tồn tại ngay trong chính đội ngũ nhân viên của bạn. Khuyến khích mọi người bộc lộ những tài năng này. Khi nhận thấy một nhân viên bắt đầu có đủ năng lực cần thiết, bạn hãy mạnh dạn sẵn sàng giao phó công việc của mình cho nhân viên đồng thời chỉ cho họ thấy rằng nhiệm vụ mới chính là cơ hội thuận lợi để nâng cao kỹ năng và trách nhiệm. Quan trọng hơn, trao quyền cho nhân viên để họ thấy được sự gia tăng lòng tin của bạn và tạo điều kiện cho nhân viên chủ động thực hiện công việc theo cách của mình.
Hãy để thành viên của nhóm biết rằng họ đang thực thi rất tốt và bạn sẵn sàng giao cho họ một dự án quan trọng. Đừng quên khen ngợi những kết quả trước đó của nhân viên. Lập ra một chương trình đào tạo bằng việc giới thiệu các dự án. Tạo lập sự thoả thuận với nhân viên về việc sẵn sàng nhận trách nhiệm mới và đảm bảo rằng họ quyết tâm tham gia vào