2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Cơng ty: Tên Cơng ty: Cơng ty TNHH DV-TM HỒNG VŨ. Tên giao dịch: HỒNG VŨ CO., LTD
Địa chỉ cơ sở chính: 48 Quốc Lộ 62 Phường 2 Thành Phố Tân An Tỉnh Long An Điện thoại: 0723826900 và 0723 836333
Cơng ty TNHH DV-TM HỒNG VŨ được thành lập mà đại diện là Bà Bùi Thị Phàn.
Việt Nam ngày càng phát triển, với sự xuất hiện của nhiều ngành cơng nghiệp thì việc cần thiết phải cĩ những Cơng ty cung cấp những phụ kiện cho sự vận hàng của những ngành cơng nghiệp đĩ. Sự ra đời của Cơng ty TNHH DV-TM HỒNG VŨ là nhờ nắm bắt được những nhu cầu cấp thiết đĩ của thị trường. Cơng ty đã trở thành đại diện cung cấp các sản phẩm đến khách hàng Việt Nam. Với chất lượng sản phẩm và dịch vụ của các nhà sản xuất hàng đầu trên thế giới đã từng tạo nên uy tính trên thị trường. Đối với thị trường Việt Nam các mặt hàng đĩ ngày càng được nhiều doanh nghiệp Việt Nam biết đến và tin dùng. Cĩ được điều đĩ chính là nhờ sự tận tâm và chuyên nghiệp của đại diện cung cấp sản phẩm Cơng ty TNHH DV-TM HỒNG VŨ. Cơng ty TNHH DV-TM HỒNG VŨ được thành lập ngày 25 tháng 06 năm 2006
Vốn điều lệ của Cơng ty: 4.500.000 đồng (Bốn tỷ năm trăm triệu đồng). Người đại diện theo pháp luật của Cơng ty:
Chức danh: Giám đốc.
Họ và tên: Bùi Thị Phàn. Giới tính: Nữ.
Sinh ngày: 10/09/1961 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: 48 Quốc Lộ 62 Phường 2 Thành Phố Tân An Tỉnh Long An
Chỗ ở hiện tại 48 Quốc Lộ 62 Phường 2 Thành Phố Tân An Tỉnh Long An
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của Cơng ty DV-TM HỒNG VŨ:
* Cơng ty TNHH DV-TM HỒNG VŨ là cơng ty chuyên cung cấp các sản phẩm vật liệu xây dựng,trang trí nội thất và các dịch vụ sau bán hàng.Sản phẩm của Cơng ty rất đa dạng phong phú và đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng.
* Các sản phẩm cụ thể:
+ Về vật liệu xây dựng:cung cấp các sản phẩm sau: - Gạch lĩt nền nhà, gạch ốp tường
- Các loại ximăng xây dựng của các thương hiệu như Holxim, Hà Tiên, Nghi Sơn… ximăng trắng, bả matic.
- Cốp pha, và các loại giàn giáo
- Các loại sắt thép, nước sơn trang trí, sơn chống thấm, các, đá, xà gồù và nhiều mặt hàng cần dùng trong xây dựng cơng ty điều cĩ.
* Về trang trí nội thất: cơng ty nhận lắp đặt trang trí nội thất cho các văn phịng, các tịa nhà cao tầng và các khu cơng nghiệp lớn.
* Các dịch vụ sau bán hàng: gồm các dịch vụ như
+ Bảo hành sản phẩm cho khách hàng, nếu cĩ hư hỏng thì sửa chửa. + Chăm sĩc khách hàng, các dịch vụ hậu mãi.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Cơng ty.
* Cơng ty TNHH DV-TM HỒNG VŨ là Cơng ty cung cấp các loại vật liệu dùng trong xây dựng,trang trí nội thất và các dịch vụ sau bán hàng nên Cơng ty đặt nặng vào các phịng ban là phịng kế tốn, phịng kinh doanh và phịng hỗ trợ kinh doanh (như: Bộ phận kho nhập xuất hàng, bộ phận kỷ thuật hỗ trợ cho bán hàng và cung cấp các dịch vụ sau bán hàng). Các phịng ban này thì vẫn làm các chức năng, nhiệm vụ của từng phịng ban, tuy nhiên do Cơng ty khơng cĩ đầy đủ các bộ phận phịng ban nên cĩ những vấn đề khơng thuộc chuyên mơn của phịng ban cũng vẫn làm. Và Cơng ty cũng nhỏ nên cĩ những phịng ban được cho là khơng cần.
2.1 Sơ đồ tổ chức của Cơng ty.
* Chức năng nhiệm vụ của các phịng ban:
+ Giám đốc:
- Quản lý và kiểm tra tất cả các bộ phận trong Cơng ty, cĩ quyền quyết định mọi vấn đề của Cơng ty. Giám đốc lập, phê duyệt các mục tiêu, chiến lược dài hạn, ngắn hạn của Cơng ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tất cả các hoạt động của Cơng ty.
- Quản lý thu chi.
Giám đốc
Phĩ Giám đốc Phĩ Giám đốc
- Ra quyết định phê duyệt các chính sách kinh doanh. - Đánh giá khả năng làm việc của nhân viên dưới quyền. - Đại diện trước cơ quan nhà nước và các đối tác kinh doanh.
`- Tuyển dụng và bố trí nhân sự trong Cơng ty. Cĩ quyền cho thơi việc tất cả các vị trí trong Cơng ty.
+ Phĩ Giám đốc.
- Giúp việc cho Giám đốc Cơng ty, chỉ đạo sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong Cơng ty.
- Khai thác thị trường tìm đối tác, mở rộng và duy trì quan hệ với khách hàng.
- Chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng. - Quản lý và kiểm tra bộ phận kinh doanh.
- Củng cố phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của Cơng ty.
- Xem xét các văn bản pháp lý, hợp đồng để Giám đốc ký và thay mặt Giám đốc điều hành cơng tác sản xuất kinh doanh của Cơng ty khi giám đốc đi cơng tác.
+ Phịng kế tốn.
- Tham mưu cho giám đốc về cơng tác kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
- Quản trị và cân đối tài chính, áp dụng hình thức sổ kế tốn chứng từ ghi sổ để theo dõi cân đối và quản lý tài chính của Cơng ty cung cấp kịp thời các chỉ tiêu chính xác, cụ thể cho Giám đốc để lên kế hoạch cho thời gian sắp tới.
- Thu thập xử lý thơng tin, số liệu kế tốn theo đối tượng và nội dung cơng việc kế tốn theo chuẩn mực chế độ kế tốn.
- Kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, quản lý sử dụng tài sản và phát hiện ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế tốn.
- Phân tích hoạt động kinh tế, tham mưu đề xuất cho giám đốc Cơng ty giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của Cơng ty.
- Thực hiện các nghĩa vụ tài chính của Cơng ty đối với nhà nước theo luật định. - Tổ chức cơng việc kiểm kê tồn bộ tài sản cố định, tài sản lưu động và hoạch tốn định kỳ kịp thời, hiệu quả sản xuất của Cơng ty.
+ Ngồi ra phịng kế tốn cịn chịu trách nhiệm khác: Quản lý, tính lương cho cơng nhân viên.Và một số cơng việc khác mà Giám đốc yêu cầu.
+ Phịng kinh doanh.
- Là phịng nghiệp vụ của Cơng ty áp dụng các biện pháp kỷ thuật để đảm bảo chất lượng cho sản phẩm, và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm.
- Giao hàng cho khách hàng.
- Thực hiện các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm.
- Nhập khẩu kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu, quản lý, lưu kho, xuất hàng khi cĩ yêu cầu.
- Trực tiếp tìm kiếm khách hàng giới thiệu sản phẩm đến khách hàng.
- Thu thập các thơng tin về thị trường về khách hàng, đối thủ cạnh tranh sau đĩ phối hợp với các phịng ban liên quan để xây dựng chiến lược, kế hoạch, phương thức kinh doanh phù hợp.
- Giữ mối quan hệ với khách hàng, tích cực tìm nhiều khách hàng tiềm năng giới thiệu cho họ biết đến sản phẩm của Cơng ty để khi cần thiết họ sẽ nhớ đến và trở thành khách hàng của Cơng ty.
- Đề ra phương pháp quảng cáo sản phẩm để các khách hàng của Cơng ty cĩ thể biết đến.
- Phối hợp với các phịng ban để duy trì và đảm bảo sản xuất kinh doanh.
- Tổ chức cơng tác nhập hàng hĩa của Cơng ty để cung ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh.
+ Xưởng
- Khi nhận được các yêu cầu của khách hàng về mẫu mã kích thước thì xưởng sẽ làm theo yêu cầu.
- Thực hiện đúng thời gian đảm bảo tiến độ giao hàng đạt chất lượng và hiệu quả cao.
- Bảo quản sử dụng tốt máy mĩc thiết bị được Cơng ty trang bị.
- Tư vấn cho Giám đốc về các vấn đề cải tiến kỷ thuật phù hợp với cơng việc. - Theo dõi báo cáo cho Giám đốc về số lượng, chất lượng hàng hĩa xuất, nhập, tồn kho.
* Nhận xét:
+ Sơ đồ tổ chức của Cơng ty được tổ chức như trên theo tơi cĩ những ưu và nhược điểm sau:
- Ưu điểm:
Thu hút được các chuyên gia giỏi vào cơng tác lãnh đạo, phát huy được kiến thức chuyên mơn.
Cơ cấu này đáp ứng được nhu cầu của người quản lý đa năng, giải phĩng nhà quản lý khỏi nghiệp vụ chuyên mơn.
Quyền lực nằm trong tay Giám đốc nên quá trình ra quyết định và giải quyết cơng việc của Cơng ty được nhanh chĩng.
Những cơng việc cần thực hiện sẽ được chia cho các đơn vị riêng biệt theo chức năng quản lý và hình thành nên những nhà lãnh đạo chuyên mơn chỉ đảm nhận một chức năng nhất định.
- Nhược điểm:
Cĩ quan hệ phức tạp nên dễ gây mâu thuẫn giữa các phịng ban, bộ phận.
Mơ hình này khơng phù hợp với Giám đốc khơng quyết đốn trong cơng việc, khơng cĩ tầm nhìn chiến lược.
+ Nhận xét về bộ máy quản lý của Cơng ty.
- Bộ máy quản lý của Cơng ty rất đơn giản và mang nặng tính gia đình. Sự đơn giản thể hiện ở các phịng ban khơng chức năng chuyên mơn nhất định, cịn nhiều việc Giám đốc phải đảm nhận hoặc phân cho các bộ phận khơng cĩ chuyên mơn kiêm nhiệm. Sự phân cơng cơng việc khơng tách bạch rõ ràng.
- Tuy rằng cĩ nhiều điều chưa hợp lý nhưng đây là Cơng ty nhỏ nên quản lý bộ máy như thế sẽ gọn nhẹ ít tốn kém. Trong việc giải quyết cơng việc thì cĩ sự linh hoạt nên vẫn phát huy được hiệu quả lao động. Mơi trường làm việc Cơng ty thoải mái hịa đồng quan tâm giúp đỡ nhau.
- Các bộ phận vẫn chưa cĩ sự kiểm tra chéo lẫn nhau nên xảy ra trường hợp các bộ phận chưa nổ lực hết mình trong cơng việc.
- Bộ phận quản lý hầu hết quản lý theo kinh nghiệm vì vậy nhiều lúc cĩ sự lỏng lẻo thiếu khoa học.
2.2 Sơ đồ tổ chức theo chức năng.
+ Nhận xét:
- Như vậy bộ phận hỗ trợ kinh doanh bao gồm cả bộ phận xưởng và bộ phận thủ kho, giao nhận sản phẩm kết hợp với bộ phận kỷ thuật để đảm bảo chất lượng sản phẩm khi giao nhận và các hỗ trợ về kỷ thuật cho khách hàng.
- Phĩ giám đốc phụ trách từng ngành sẽ quản lý nhân viên theo ngành đĩ và thực hiện các cơng việc nhằm thúc đẩy việc bán sản phẩm.
2.1.4 Tình hình kinh doanh và kết quả đạt được trong những năm qua.
* Thành lập từ tháng 6 năm 2006 trong giai đoạn nền kinh tế cĩ nhiều biến động. Kinh tế thị trường ở Việt Nam đang dần được hình thành, nhiều đạo luật mới ra đời khuyến khích, tạo mơi trường cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp ngồi quốc doanh phát triển. Đứng trước tình hình nhiều doanh nghiệp trong tất cả các ngành cơng nghiệp được thành lập nên Cơng ty cũng cĩ nhiều thuận lợi trong việc thu hút khách hàng.TP Tân An là nơi tập trung nhiều doanh nghiệp nhất trong tỉnh Long An với nhiều ngành cơng nghiệp quan trọng, đĩ cũng là thuận lợi của Cơng ty, cĩ thể dễ dàng tiếp xúc với khách hàng. Từ năm 2006 đến 2007 số lượng hợp đồng tăng lên và giá trị hợp đồng cũng tăng, ngồi ra cĩ thêm nhiều Cơng ty mới là khách hàng của Cơng ty.
Bộ phận hỗ trợ
kinh doanh phụ trách ngànhPhĩ giám đốc
Thủ kho Xưởng Giao nhận Kỷ thuật Giao nhận Kỷ thuật Trợ lý kinh doanh Kinh doanh
Thư ký Kinh doanh
Lái xe Lái xe
* Tuy nhiên khi số lượng doanh nghiệp các cơng ty thành lập ở TP Tân An đã nhiều nên họ chuyển về các vùng lân cận như thành phố Hồ Chí Minh, Tiền Giang cũng cĩ rất nhiều lợi thế , do đĩ việc tiếp xúc với khách hàng giới thiệu sản phẩm khĩ khăn hơn. Mặc khác số lượng doanh nghiệp tăng trong năm 2009 khơng cĩ mức đột biến như trước nữa. Nền kinh tế gặp nhiều khĩ khăn nên ảnh hưởng rất lớn đến sản xuất của nhiều ngành cơng nghiệp chính vì thế năm 2009 doanh thu của Cơng ty giảm so với năm 2008.
* Sau hai năm thành lập 2006 đến 2008 thì doanh nghiệp đã ổn định được hệ thống nhân sự, tinh giảm một số vị trí khơng cần thiết. Cơng ty đã thu hút được một số nhân viên cĩ trình độ, kinh nghiệm và bộ phận kinh doanh, văn phịng cĩ năng lực.
Bảng 2.1 kết quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty TNHH DV-TM HỒNG VŨ trong hai năm 2008 và 2009
Các chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 % tăng %
giảm
1. Tổng doanh thu 20.879.923.000 18.325.026.509 1.12
2. Lãi 29.631.000 41.649.178 0.41
3. Lao động 39 25 0.36
Nhân viên quản lý 6 3 0.5
4. Khấu hao TSCĐ 350.530.287 106.386.482 0.7 5. Tiền lương 6. Tổng quỹ tiền lương 529.740.528 629.579.540 0.19 Thu nhập BQ/tháng 1.131.924 2.098.598 0.85 * Nhận xét:
+ Từ các chỉ tiêu trên ta thấy tuy năm 2009 cĩ doanh thu thấp hơn năm 2008 nhưng lợi nhuận cao hơn chứng tỏ Cơng ty đã giảm được các khoản chi vơ lý, cĩ cách quản lý hiệu quả về lao động tài sản.
+ Năm 2009 tuy số lượng lao động ít hơn năm 2008 nhưng quỹ lương lại tăng cao điều này cĩ thể giải thích do giá cả đều tăng vọt nên Cơng ty đã tăng lương theo nhằm đảm bảo đời sống cho nhân viên. Ngồi ra chính sách tiền lương năm 2009 của Cơng ty chu đáo hơn là tăng lương cho các nhân viên làm việc tốt, nhân viên cĩ năng lực. Ghi nhận những đĩng gĩp của nhân viên và cĩ chính sách thưởng cao so với năm trước.
+ Điều này cĩ thể giải thích là do cuối năm 2009 giá vàng tăng đột biến giá xăng dầu cũng tăng dẫn đến tình hình kinh tế gặp nhiều khĩ khăn, các khách của Cơng ty cũng vì thế mà ít đi.
2.1.5 Đặc điểm về lực lượng lao động của Cơng ty.
* Đặc điểm về trình độ:
+ Bảng 2.2 cơ cấu lao động của Cơng ty theo trình độ và theo chức vụ năm 2009.
Bộ phận Số
nhân viên Đại học Cao đẳng
Trung cấp TNPT Quản lý 3 2 1 Kế tốn 3 2 1 Thư ký 4 4 Kinh doanh 9 4 2 Giao hàng 1 1 Thủ kho 1 1 Thủ quỹ 1 1 Lái xe 1 1 Xưởng 1 1 Giao nhận 1 1 Σ 25 12 3 2 5
+ Biểu đồ 2.1 trình độ lao động của Cơng ty TNHH DV-TM HỒNG VŨ năm 2009
+ Nhận xét:
- Nhân lực là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Bố trí lao động cĩ hợp lý thì mới cĩ thể sử dụng lao động hiệu và nâng cao năng suất trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Đối với Cơng TNHH DV-TM HỒNG VŨ thì lực lượng lao động lại đặc biệt quan trọng vì Cơng ty chuyên kinh doanh về vật liệu xây dựng, trang trí nội thất và các dịch vụ sau bán hàng nên máy mĩc khơng thể giúp được gì tất cả là do con người đảm nhận. Từ biểu đồ trên chúng ta nhận thấy rằng tỷ lệ cĩ trình độ đại học là rất cao 9/25 người, và là những cĩ trình độ chuyện mơn.
- Theo tìm hiểu thì em được biết Cơng ty cĩ lực lượng lao động trẻ, cao tuổi nhất cũng chưa tới 50 và đa số là tuổi từ 24 đến 40. Cơng ty muốn phát huy sự sáng tạo của sức trẻ, tinh thần học hỏi, hết lịng với cơng việc nhằm nắm bắt thị trường, năng động trong tiếp xúc với khách hàng thu hút cho cơng ty thêm nhiều khách hàng mới.
- Tuy nhiên lực lượng cĩ trình độ chủ yếu nằm ở bộ phận quản lý, kinh doanh, kế