I) Đặc điểm chung về công ty cổ phần vận tải ô tô
2) Tổ chức kinh doanh và quản lý vận tải tại công ty cổ phần vận tải ô tô
NamĐịnh:
2.1) Tổ chức hệ thống kinh doanh ở công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định:
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân. Công ty thực hiện chỉ đạo tập trung thống nhất từ công ty đến các đơn vị trực thuộc nhằm đảm bảo phát huy tính năng động, sáng tạo, phối hợp nhịp nhàng các hoạt động chung của công ty để đạt đợc hiệu quả cao.
Hiện nay, công ty có 6 đơn vị trực thuộc hạch toán kinh tế trong nội bộ công ty, có t cách pháp nhân theo sự uỷ quyền của giám đốc công ty. Ngoài ra, còn có 4 phòng ban trực thuộc văn phòng công ty làm nhiệm vụ giải quyết các công việc phát sinh hàng ngày và còn là tham mu giúp việc cho giám đốc.
2.2) Tổ chức quản lý ở công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định :
Tại công ty, bộ máy quản lý đợc tổ chức theo kiểu một cấp, có nghĩa là các phòng ban giúp việc cho Hội đồng quản trị tức ban Giám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ của mình để ban Giám đốc ra các quyết định có lợi cho công ty, đồng thời, ban Giám đốc trực tiếp đứng ra chỉ đạo sản xuất. Ta có thể thấy đợc điều này qua sơ đồ sau:
Phòng kỹ thuật vật t Đội xe
ca số 1
Ban kiểm soát
XN bến xe Đại hội đại biểu cổ đông
Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc điều hành Phó chủ tịch HĐQT kiêm phó giám đốc Phòng kế toán tài vụ Đội xe ca số 2 XN bảo d-ỡng ô tô
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ chức bộ máy quản lý
Dựa vào sơ đồ này, chúng ta có thể thấy đợc chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận nh sau:
Đại hội đại biểu cổ đông:
Đại hội đại biểu cổ đông là cơ quan cao nhất của công ty. Đại hội đại biểu cổ đông chỉ đợc coi là hợp lệ khi có ít nhất 3/4 đại biểu tham dự, mỗi cổ đông đại diện cho 1000 cổ phiếu. Đại hội cổ đông có nhiệm vụ sau:
Quyết định các vấn đề tổ chức nhân sự của công ty bao gồm: Thông qua điều lệ công ty và sửa đổi điều lệ, bầu Hội đồng quản trị, bầu ban kiểm soát và ban thanh lý quyết định giải thể công ty.
Thông qua các báo cáo tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh, quyết toán tài chính của công ty trong niên độ kế hoạch trớc đó, đề ra phơng án lập các quỹ và sử dụng lợi nhuận, đề ra phơng hớng và kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm sau.
Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành:
Giám đốc là ngời đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch. Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành công ty, thực hiện đầy đủ các kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng và trình kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm, các quy chế về quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh.
Phó chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm phó giám đốc công ty :
Phó giám đốc là ngời giúp việc cho giám đốc, thay mặt giám đốc giải quyết các công việc khi giám đi vắng hoặc có công việc đột xuất khi giám đốc uỷ quyền.
Phòng tổ chức lao động tiền l- ơng, hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Đội xe taxi XN sửa chữa ô tô
Ngoài ra, phó giám đốc còn chịu trách nhiệm điều hành về công tác vận tải của công ty.
Ban kiểm soát:
Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty.
Ban kiểm soát có 3 ngời do đại đại biểu cổ đông bầu, có nhiệm vụ thực hiện kiểm soát các hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các báo cáo quyết toán năm tài chính của công ty.
Các phòng ban chức năng:
Các phòng ban chức năng trực thuộc văn phòng công ty bao gồm bốn phòng ban, đó là:
Phòng tổ chức lao động tiền lơng, hành chính:
Phòng tổ chức lao động tiền lơng, hành chính có nhiệm vụ tham mu cho lãnh
đạo cán bộ, tổ chức bộ máy, quản lý lao động, quản lý hồ sơ, tăng giảm lao động,
ký kết hợp đồng lao động, ban hành một số quy chế về công tác tiền lơng của cán bộ
công nhân viên trong công ty và các chế độ đối với ngời lao động khi còn làm việc
và khi nghỉ chế độ. Ngoài ra, phòng còn giúp việc cho giám đốc về công tác khen
thởng, kỷ luật trong toàn công ty.
Phòng kế hoạch kinh doanh:
Phòng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn công ty và cho các xí nghiệp thành viên, tham mu giúp lãnh đạo giải quyết xử lý những vấn đề vớng mắc trong vận tải hành khách và trong sản xuất. Ngoài ra, còn có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng vận tải với các tỉnh và các hợp đồng sửa chữa đóng mới ô tô.
Phòng kế toán tài vụ:
Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ quản lý hạch toán, theo dõi vấn đề tài chính của công ty. Chỉ đạo việc thu – chi hàng ngày, quan hệ giao dịch với ngân hàng và các đối tác kinh doanh, thực hiện các chế độ báo cáo tài chính theo dõi sự biến động của toàn bộ tài sản và nguồn vốn của công ty. Thực hiện chức năng giám sát bằng tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là công cụ quan trọng nhất trong quản lý kinh tế của công ty, tham mu cho giám đốc công tác tài chính thông qua mua sắm tài sản, thiết bị, vật t dùng cho sản xuất.
Phòng kỹ thuật vật t có nhiệm vụ kiểm tra kỹ thuật sản xuất đóng xe ô tô, kiểm tra và quản lý phơng tiện vận tải, thiết bị máy móc toàn công ty, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ , quản lý nhập – xuất vật t, phụ tùng, phơng tiện vận tải mới, theo dõi đôn đốc bảo dỡng thiết bị, trực tiếp điều hành cửa hàng vật t, phụ tùng ô tô.
Các đơn vị thành viên:
Các đơn vị thành viên căn cứ vào khả năng lao động, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải, nhu cầu thiết yếu của đơn vị mình để hàng năm thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch vận tải của công ty giao cho.
Giám đốc các đơn vị thành viên phải tìm mọi biện pháp để tổ chức thực hiện hoàn thành kế hoạch đợc giao, phải tổ chức và sắp xếp lao động hợp lý, đảm bảo ph- ơng tiện thiết bị có khả năng thực hiện tốt mức kế hoạch sản xuất của đơn vị mình.
Để tạo điều kiện cho các đơn vị thành viên chủ động khai thác đợc các nguồn hàng, giám đốc công ty uỷ quyền bằng văn bản cho giám đốc các đơn vị thành viên đợc ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức kinh tế khác từng việc hoặc nhiều việc trong thời gian quy định theo đúng phạm vi, nhiệm vụ đợc giao. Cuối tháng, các đơn vị thành viên trực tiếp gửi báo cáo kết quả hoạt động sản xuất của đơn vị mình về công ty đồng thời phản ánh các yêu cầu cần thiết cho việc sản xuất của đơn vị bằng văn bản (nếu có) làm cơ sở cho việc báo cáo sơ kết đánh giá kết quả sản của toàn công ty.
Đến cuối quý, đơn vị phải lập đầy đủ, đúng theo các biểu báo cáo quy định của công ty và các phòng nghiệp vụ hớng dẫn theo lịch quy định.
3) Đặc điểm quy trình công nghệ sửa chữa ô tô của công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định :
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định có đặc điểm là vừa sản xuất, vừa kinh doanh dịch vụ vận tải, do đó hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đợc chia làm hai khối là khối vận tải và khối công nghiệp. Khối công nghiệp bao gồm hai xí nghiệp là xí nghiệp bảo dỡng ô tô có nhiệm vụ sửa chữa ô tô và xí nghiệp sửa chữa ô tô có nhiệm vụ đóng mới ô tô.
Đối với việc bảo dỡng sửa chữa ô tô đợc thực hiện tại xí nghiệp bảo dỡng ô tô :
Khi khách hàng đa xe đến để đại tu, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng đối ngoại (tức là việc ký kết hợp đồng diễn ra trực tiếp giữa phòng kế hoạch kinh doanh với khách hàng). Sau đó, sẽ tiến hành làm tiếp hợp đồng đối nội giữa phòng kế hoạch kinh doanh và xí nghiệp bảo dỡng.
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục và hợp đồng, xe đợc bàn giao cho xí nghiệp bảo dỡng. Bớc đầu tiên, tổ tháo rỡ tiến hành công việc tháo rời theo cụm ( máy, gầm, điện, đệm ). Tiếp theo đó, tổ kiểm tu tiến hành kiểm tra, đánh giá chất lợng của từng chi tiết, loại nào dùng đợc, loại nào cần sửa chữa, loại nào bỏ đi để thay thế mới. Sau đó, các tổ khác tiến hành sửa chữa, gia công hoàn chỉnh từng bộ phận, tiến hành lắp ráp toàn bộ theo quy trình kỹ thuật của từng xe và cho xe chạy thử. Cán bộ KCS xuống kiểm tra thông số kỹ thuật, công suất xe, . . . đồng thời hoàn chỉnh xe giao cho khách hàng.
Quá trình bảo dỡng sửa chữa ô tô đợc thể hiện qua sơ đồ 2.2.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình sửa chữa ô tô
Nhận xe vào xưởng Tháo rời cụm xe
Cabin,
thùng xe Máy Gầm Điện Đệm
Vật tư
thay thế kiểm tra, phân loạiTháo rời chi tiết
Bỏ đi Dùng lại
Kiểm tra,
sửa chữa Gia công cơ khí Phục hồi , sửa chữa
Lắp ráp toàn bộ Lắp ráp thành cụm Chạy thử Sửa chữa(nếu có) Nghiệm thu Lắp đệm, đèn, sơn xe Giao cho khách hàng
4) Đặc điểm công tác kế toán tại công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định:4.1)Tổ chức bộ máy kế toán: 4.1)Tổ chức bộ máy kế toán:
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh là một công ty có quy mô lớn, nhiều đơn vị thành viên và để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Nghĩa là, toàn bộ công việc kế toán của công ty đợc tập trung thực hiện tại phòng kế toán tài vụ dới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trởng từ khâu tập hợp số liệu, ghi sổ kế toán đến việc lập các báo cáo tài chính. Các đơn vị trực thuộc cũng có kế toán riêng nhng không tổ chức thành một bộ phận kế toán riêng tại các đơn vị này mà các nhân viên kế toán tại đây chỉ làm nhiệm vụ hớng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu, thu nhận chứng từ và ghi chép vào sổ sách hạch toán nội bộ một cách đơn giản và hàng tháng lập các báo cáo gửi về phòng kế toán tài vụ của công ty để tổng hợp lại và ghi sổ tổng hợp. Phòng kế toán tài vụ của công ty có chức năng và nhiệm vụ sau:
Một là, quản lý và điều hành công tác tài chính và hạch toán kế toán trong toàn công ty.
Hai là, thu nhận và kiểm tra các báo cáo ở các đơn vị trực thuộc và lập báo cáo
chung cho toàn công ty.
Ba là, hớng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc.
Với cách tổ chức bộ máy kế toán nh trên, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung, đảm bảo phục vụ tốt cho công tác quản lý.
Trong bộ máy kế toán của phòng kế toán tài vụ trực thuộc văn phòng công ty có 8 ngời gồm 1 nam và 7 nữ. Kinh nghiệm làm việc của ngời thấp nhất là 2 năm và của ngời cao nhất là 33 năm. Trong đó, trình độ của các nhân viên kế toán là: 3 ngời tốt nghiệp đại học, 1 ngời tốt nghiệp cao dẳng và 4 ngời tốt nghiệp trung cấp. Ngoài những nhân viên kế toán tại văn phòng công ty, ở mỗi đơn vị trực thuộc, công ty cũng bố trí 2 nhân viên kế toán. Các nhân viên kế toán này cũng có trình độ và kinh nghiệm làm việc tơng đơng với những nhân viên kế toán tại văn phòng công ty.
Bộ máy kế toán của công ty có cơ cấu nh sau:
Đứng đầu là kế toán trởng với chức năng và nhiệm vụ nh sau:
Phụ trách chung các mặt hoạt động của phòng kế toán tài vụ và là ngời chịu trách nhiệm lớn về mặt quản lý kinh tế tài chính của toàn công ty. Chỉ đạo phân công nhiệm vụ, lập chơng trình công tác của tháng, quý, năm cho những ngời trong phòng. Trực tiếp phụ trách phần tài chính, các khoản phải thu, phải trả hàng ngày, công nợ xử lý kịp thời và thờng xuyên báo cáo với giám đốc để có thể đa ra các biện pháp giải quyết hợp lý và hiệu quả nhất. Tham gia vào những chủ trơng đầu t, các hợp đồng lớn của công ty có liên quan đến nhiều hoạt động tài chính. Tập hợp và hệ thống các chế độ, chính sách, các quy định hớng dẫn và vận dụng, áp dụng vào công ty. Thảo ra các công văn và dự thảo các văn bản có liên quan đến quản lý tài sản, nguồn vốn để trình giám đốc công ty ký duyệt. Ký duyệt các khoản thu, chi hàng ngày, các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nớc.
Kế toán tiền mặt- ngân hàng: Có chức năng và nhiệm vụ sau:
Theo dõi mở sổ giao dịch, đối chiếu, thực hiện lệnh thu- chi, lập kế hoạch vay vốn, lập các chứng từ giao dịch với Ngân hàng. Theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình công nợ, thanh quyết toán các khoản tạm ứng trong tháng, thanh quyết toán các khoản phải thu- phải trả đúng kỳ.
Kế toán vật t, tài sản cố định: Có nhiệm vụ:
Quản lý toàn bộ tài sản cố định, theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định, tình hình mua sắm mới, đầu t xây dựng cơ bản, biến động, điều động tài sản cố định
trong toàn công ty. Theo dõi quản lý khấu hao và trích khấu hao tài sản cố định cho các đối tợng, đại tu sửa chữa của các loại tài sản cố định để tính khấu hao và xác định giá trị còn lại. Theo dõi và kiểm tra các khâu nhập – xuất vật t, phụ tùng trong kỳ.
Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ theo dõi và tính toán tiền lơng và thực hiện trích nộp BHXH cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí và giá thành:Có nhiệm vụ sau:
Tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành, phân bổ từng loại chi phí theo đúng đối tợng, cung cấp kịp thời số liệu và thông tin. Định kỳ cung cấp các báo cáo về chi phí sản xuất cho kế toán trởng và giám đốc, đồng thời phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành và hạ giá thành sản phẩm, từ đó có những đề xuất về các biện pháp để giảm giá thành và tiết kiệm chi phí sản xuất cho công ty. Thu thập và tổng hợp lại các số liệu từ các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc.
Thủ quỹ : Là ngời quản lý tiền mặt tại quỹ của công ty. Thủ quỹ có nhiệm vụ trực tiếp quản lý các khoản thu- chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ, thủ quỹ là một nữ nhân viên kế toán tại công ty.
Kế toán tại các đơn vị trực thuộc: Tại mỗi đơn vị trực thuộc có hai nhân viên kế toán. Các nhân viên này có nhiệm vụ thu nhận các chứng từ liên quan trực tiếp đến đơn vị của mình và ghi chép sổ sách một cách giản đơn để cuối tháng lập báo cáo gửi về phòng kế toán tài vụ trên văn phòng công ty.
Qua những phân tích trên, ta có thể khái quát bộ máy kế toán của công ty thông
