nguyên vật liệu ở xí nghiệp dợc phẩm trung ơng II.
Nh đã nói ở trên, Xí nghiệp Dợc phẩm Trung ơng 2 là một trong những đơn vị sản xuất thuốc chủ lực của ngành y tế Việt nam, sản xuất ra khối lợng thuốc lớn phục vụ chăm lo cho sức khoẻ của toàn dân. Hiện nay xí nghiệp vẫn đang không ngừng phát triển, đứng vững trong cạnh tranh mặc dù gặp phải không ít những khó khăn thách thức (vừa phải đáp ứng nhu cầu của ngời tiêu dùng, vừa đảm bảo đợc mức lợi nhuận hợp lý trong khi phải cạnh tranh với vô số sản phẩm của các doanh nghiệp trong và ngoài nớc.
Sau gần 3 tháng thực tập tại xí nghiệp, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán, với sự hớng dẫn của các cán bộ trong phòng Tài chính - kế toán tôi nhận thấy, công tác kế toán của xí nghiệp có những u khuyết điểm nổi bật sau đây:
+ Việc tổ chức hệ thống sổ sách, tài khoản kế toán và sử dụng các chứng từ luân chuyển hợp lý, khoa học giữa các bộ phận có liên quan trên cơ sở đảm bảo đúng chế độ và biểu mẫu do Nhà nớc ban hành. đặc biệt là việc vận dụng một số sổ sách trung gian theo yêu cầu quản lý của xí nghiệp, phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện nay, đảm bảo quản lý chặt chẽ việc thu mau, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu.
+ Việc vận dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ” là hình thức có nhiều u điểm trong quá trình quản lý và tổ chức công tác kế toán nói chung.
+ Việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu tơng đối ổn định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán, giúp cho quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý.
+ Về tổ chức công tác kế toán vật liệu: nhìn chung kế toán vật liệu ở xí nghiệp đợc tổ chức khá chặt chẽ, khoa học từ việc xây dựng kế hoạch thu mua vật t đến các kho tàng để bảo quản, giữ gìn vật t cùng với một hệ thống tài khoản, sổ sách đợc sắp xếp theo một trình từ khoa học, sử dụng một cách linh hoạt để hạch toán, theo dõi sự biến động của vật t.
Để ngày càng phát huy đợc thế mạnh, không ngừng phát triển, xí nghiệp đã và đang tìm tòi sáng tạo để hoàn thiện công tác quản lý hạch toán.
Tuy nhiên, trong việc sử dụng các công cụ quản lý kinh tế nói chung cũng nh trong công tác kế toán vật liệu nói riêng còn có những hạn chế nhất định đòi hỏi phải đợc cải tiến và hoàn thiện phù hợp với yêu cầu quản ký kinh tế:
+ Về phân loại vật liệu
Về lập sổ danh điểm vật liệu: xí nghiệp cha xây dựng hệ thống sổ danh điểm vật liệu thống nhất áp dụng trong toàn xí nghiệp, trong khi chủng loại và khối lợng vật liệu lớn do đó không thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý vật liệu.
+ Về hạch toán chi tiết: kế toán vật liệu áp dụng phơng pháp thể song
song tuy đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu nhng còn trùng lắp về chỉ tiêu số liệu giữa kế toán và thủ kho mà cha nắm đợc số vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ.
Cuối tháng kế toán không lập bảng kê tổng hợp N-X-T để tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết mà kế toán chỉ lên sổ tổng hợp nhập.
Cách ghi trên sổ tổng hợp nhập là trùng lắp với sổ chi tiết vật t (cả về số lợng và giá trị), nó chỉ có tác dụng đối chiếu với số liệu của kế toán thanh toán mà không đối chiếu số liệu đợc với kế toán tổng hợp. Nh vậy có thể thấy việc sử dụng sổ này là không hiệu quả mà tốn công sức, trong đó rất khó để biết đợc số liệu tồn kho, không phản ánh đợc kịp thời thông tin về hàng tồn kho... làm ảnh hởng đến việc phân tích vòng luân chuyển của vốn lu động, từ đó ảnh h- ởng đến phân tích hoạt động kinh tế. Vấn đề này sẽ đợc khắc phục nếu kế toán lập bảng kê tổng hợp N-X-T.
+ Về kế toán tổng hợp
Kế toán nhập vật liệu:
Việc sử dụng sổ chi tiết TK 331 Phải trả cho ng– ời bán:
Việc sử dụng sổ kế toán chi tiết là để phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp, các quy định về loại sổ này chỉ mang tính hớng dẫn. Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn và mở các mẫu sổ chi tiết phù hợp. ở xí nghiệp thực hiện ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT nếu các số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán là căn cứ để ghi NKCT số 5. Mẫu biểu nh xí nghiệp đang dùng là cha phù hợp, cha ghi riêng từng tài khoản, nên việc tổng hợp số liệu cuối tháng theo từng tài khoản (1521, 1522..., 111, 112.. ) sẽ rất phức tạp và dễ sai sót.
Về khoản tạm ứng khi mua vật liệu
ở xí nghiệp không dùng tài khoản tạm ứng để phản ánh, theo dõi các khoản tạm ứng thu mua vật liệu mà các khoản tạm ứng này lại đợc ghi trên trang sổ chi tiết thanh toán với ngời bán theo từng cán bộ cung tiêu theo định khoản:
Nợ TK 331 Có TK 111.
Nh vậy ở đây mỗi cán bộ cung tiêu có vai trò nh một ngời bán hàng và khoản tạm ứng giống nh nghiệp vụ ứng trớc tiền hàng cho ngời bán. Điều này cha đúng với tính chất của khoản tạm ứng, không phản ánh đợc riêng vai trò của việc mua hàng bằng tạm ứng.
Khi xuất vật liệu, kế toán xí nghiệp không lập bảng phân bổ số 2- Bảng phân bổ nguyên vật liệu mà lài dùng sổ số d dạng chữ T để phản ánh tổng hợp từng loại vật liệu (vật liệu chính, vật liệu phụ...) cho các đối tợng sử dụng. Việc sử dụng sổ số d chữ T là cha đúng theo quy định của hệ thống sổ kế toán của chế độ kế toán hiện hành. Mặt khác sử dụng sổ số d chữ T chỉ phản ánh về từng loại vật liệu xuát cho các đối tợng sử dụng, không thuận tiện cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
+ Một số vấn đề khác:
-Về tổ chức bộ máy kế toán: ở phòng, các nhân viên kế toán vẫn phải kiêm nhiệm công việc của nhau, ví dụ nh về việc quản lý vật liệu tự chế và thuê ngoài gia công chế biến: kế toán vật liệu chính quản lý trị giá vốn của vật liệu xuất kho, còn chi phí tự chế và gia công lại do kế toán tiền lơng phụ trách. Sau đó kế toán vật liệu căn cứ vào trị giá của vật liệu do kế toán tiền l- ơng tập hợp đợc để ghi vật liệu nhập kho. Do đó dẫn đến phân tán trong việc quản lý và hạch toán vật t . Tuy nhiên, do công việc của một số bộ phận kế toán tơng đối nhiều hơn các bộ phận khác nên tạm thời vẫn phải sắp xếp nh vậy.
- Về việc sử dụng tài khoản:
Khi xuất vật liệu cho phân xởng sản xuất phụ, kế toán ghi : Nợ TK 1544
Có TK 152
Nh vậy là cha đúng theo quy định, tuy không ảnh hởng đến chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhng khó khăn cho việc xác định các yếu tố chi phí theo 3 khoản mục.
Khi xuất vật liệu cho quản lý phân xởng, kế toán ghi: Nợ TK 6271- Chi phí quản lý phân xởng Tiêm.
Nợ TK 6272- Chi phí quản lý phân xởng Viên. Nợ TK 6273- Chi phí quản lý phân xởng Hoá. Có TK 152.-nguyên vật liệu
Theo chế độ hiện hành thì chi phí vật liệu dùng cho quản lý phân xởng ghi vào TK 6272, sau đó chi tiết theo yêu cầu quản lý bằng các TK cấp 2. Việc ghi nh ở xí nghiệp dễ bị hiểu lầm làm sai lạc thông tin kế toán